合理化された資産タグ付け：効果的な管理のための6つの必須ステップ

物理資産の管理に資産タグ付けを活用するあらゆる組織は、資産取得時およびその耐用期間中の監視において、明確に定義された効率的なタグ付けプロセスを必要とします。

資産タグ付けとは？

資産タグ付けとは、識別タグまたはラベル（資産タグとも呼ばれる）を資産に貼付するプロセスです。固定資産と可動資産の両方に使用され、資産の耐用期間を通じて個々の資産を識別する手段を提供します。通常バーコードが印刷されており、ハンディ・バーコード・リーダーまたはバーコード・スキャン・アプリを搭載したスマートフォンでスキャンすることで、資産のロケーション、メンテナンス履歴、その他の詳細に関するデータを取得・記録できます。

資産タグ付けは、在庫管理、仕掛品（WIP）アプリケーション、CMMSソリューションを用いたメンテナンス・修理プロセスの管理によく使用されます。医療、教育、倉庫、防衛、公益事業、製造など、多くの業界で採用されています。

資産タグ付けシステムの目的は？

資産タグ付けにより、企業は各資産に一意の識別子を割り当てられます。バーコードが印刷された資産タグは手動データ入力を不要にし、正確かつ効率的な在庫追跡、メンテナンス・修理などの活動記録の合理化を実現します。各資産のロケーション、メンテナンス履歴、使用状況、その他の詳細を追跡することで、企業は記録管理をシンプルにし、会計・税務目的のレポート作成を効率化できます。例えば、完全な利用データがあれば、設備資産の減価償却計算が容易になります。

一部の業界では、タグ付け必須の資産タイプ、資産タグに求められる素材、その他の資産識別要件が規制で定められています。防衛産業では、MIL-STD-130に基づき、UID（Unique Identification）またはIUIDとして知られる一意の識別が要求されます。防衛用途で使用される資産タグ（UIDラベル）は、過酷な環境条件に耐え、資産の寿命を通じて読み取り可能であることなど、厳格な基準を満たす必要があります。防衛産業では、資産タグ付けシステムが、製造から流通、最終処分に至るまで、軍事財産をライフサイクル全体で追跡する貴重なツールとなります。

個々の資産について収集されたデータにより、あらゆる業界の企業がより賢明なデータ駆動型意思決定を行えます。例えば、期待耐用寿命に近づいた設備を修理するより、新規設備への投資が財務的に合理的かどうかの判断などです。

各アイテムに一意の識別子が貼付され、そのロケーション履歴が記録されるため、資産タグ付けは窃盗と紛失の抑止にも役立ちます。改ざん防止バーコード・ラベルなどの特定タイプの資産タグは、窃盗抑止にさらなる効果を発揮します。

なぜ資産タグが重要なのか？

資産タグは資産追跡システムの基盤であり、個々の資産を識別する信頼性の高い方法と、データを取得する効率的な手段を提供します。資産タグがなければ、資産のロケーションと履歴に関する情報を手動で記録することになり、ヒューマン・エラーが多発し、不正確になりやすいプロセスとなります。手動プロセスに頼ると資産の誤認識も起こりやすく、信頼性の低いデータにつながります。

永久粘着剤または機械的取り付けで資産に固定される資産タグは、資産の耐用期間中、貼付されたまま読み取り可能な状態を維持することを意図しています。資産タグは数十年使用される資産をマークするために用いられるため、資産タグを選ぶ際は動作環境を考慮することが極めて重要です。

バーコードを剥離式ラベルに印刷することはできますが、これらの紙ベース・ラベルは、数ヶ月から数年にわたる雨、雪、紫外線への曝露に耐えるほど耐久性がありません。剥がれたり、色褪せたり、読み取れなくなった資産タグは交換が必要となり、資産の寿命を通じたコストが、最初から資産の典型的な環境条件に耐えられる耐久性のある資産タグを選んだ場合よりも高くなります。

効率的な資産タグ付けシステムへの6ステップ

以下は、資産タグ付けプロセス・フローの必須ステップの概要です。

1. 資産タイプとカテゴリを特定する
2. 一意の識別番号を割り当てる
3. 必要な資産ラベルのタイプを決定する
4. 資産と関連情報をすべて資産追跡システムに入力する
5. 資産タグをアイテムに貼付する
6. データ検証プロセスを実装する

合理化された資産タグ付けプロセスを実装するために知っておくべきことは以下の通りです。

資産タイプとカテゴリを特定する

すでに資産追跡システムを導入している場合、資産カテゴリとタイプを含む資産分類システム（スキーマ）を持っているはずです。初めて資産追跡システムを導入する場合、この分類システムの作成は、時間の経過とともに一貫した分類を確保するための必須ステップです。資産は部門、コスト、用途、その他多くの変数でグループ化できます。
会計目的で資産を分類するプロセスと整合する分類方法を選ぶと良いでしょう。会計システムには有形・無形資産の両方が含まれますが、資産タグ付けプロセスは有形資産のみに関わるため、物理資産の分類を会計方法論と一致させることで、よりシンプルな統合とレポート作成が可能になります。

Corporate Finance Institute提供のスクリーンショット

物理資産カテゴリのいくつかの例：

• 家具
• IT機器（コンピュータ、ノートパソコン）
• オーディオ・ビジュアル機器
• 技術機器（電源、空調ユニット）

一意の識別番号を割り当てる

資産を分類しタイプ別にクラス分けすることに加え、各資産には正確な追跡のための一意の識別番号が必要です。この一意のIDは、同一カテゴリ・タイプの他資産から個々の資産を区別し、再注文、メンテナンス、会計などのプロセス管理を容易にします。
一意の識別番号には、資産のタイプや所有部門を示すコーディングを含めることができます。例えば、人事部門管理の資産には「013」のプレフィックス、経理部門管理の資産には「014」のプレフィックスを付けるといった具合です。この方法なら、タグを見るだけで資産の重要な情報がわかり、詳細情報はバーコード・スキャンで取得できます。

必要な資産ラベルのタイプを決定する

資産ラベルとタグは「ワンサイズ・フィッツ・オール」のソリューションではありません。過酷な条件にさらされる資産向けの耐久性資産タグ、窃盗・不正移転・改ざんのリスクがある高価値資産向けのセキュリティ資産タグなど、特定用途に合わせた多様な資産ラベル・タグが存在します。永久設備ラベルは、資産の寿命を通じたデータ収集の自動化に最適です。資産のカテゴリとタイプ、さらには資産がさらされる環境条件を考慮してください。過酷な洗浄液で洗浄されるか？ 化学薬品や溶剤にさらされるか？ 屋外気象条件にさらされるか？ これらすべての要因を、各資産に最適な資産ラベルを決定する際の重み付けとして検討してください。

資産と関連情報をすべて資産追跡システムに入力する

資産は受領後すぐにシステムに登録すべきです。このプロセスを効率化するには、資産をいつタグ付けするか、どう分類するか、特定資産タイプにどのタイプの資産ラベルを依頼するか、データ入力手順などを記した文書化されたプロセス・ドキュメントを用意すると便利です。例えば、ワシントン大学にはプロセス・フローの具体的な情報を提供する「タグ付け手順書」があります。データ入力要件は資産カテゴリとタイプによって異なる場合があります。一般的に、資産追跡システムに入力されるデータには以下が含まれます：

• 資産識別番号
• シリアル番号またはモデル番号
• 製造元またはベンダー情報
• 取得日
• ロケーションまたは所有部門
• ステータス
• 資産価値

資産タグをアイテムに貼付する

取り付け方法は資産タイプとラベル・タイプによって異なります。一部の資産タグは圧着接着剤を使用し、他は機械的取り付けです。両方の取り付け方法を提供するタグもあります。接着剤または機械的取り付けのオプションがある場合、資産に最も適した方法、または社内ポリシーで要求される方法を選択してください。

データ検証プロセスを実装する

バーコードとアイテムのシリアル番号など、最低2つのデータ・ポイントから資産を検証してください。資産を廃棄する際、このステップは「正確で検証可能な保管連鎖」を確保するために極めて重要であり、データ漏洩のリスク軽減（特にIT資産の廃棄時）と規制コンプライアンスの維持に役立ちます。
一貫した資産タグ付けプロセス・フローを実装することで、会社が受け入れるすべての資産が一貫して分類・追跡され、社内での資産位置特定、定期メンテナンス・スケジュールの実施、監査・会計目的の正確な記録管理が容易になります。明確なポリシーと手順を策定し、チーム・メンバーに承認済み資産タグ付け手順をトレーニングすることで、プロセスが合理化され、最終的にボトムラインに好影響を与え、リソース活用の改善、不要な資産重複の削減、投資からより多くの可用寿命を引き出すことが可能になります。