CMMS エキスパート シリーズ パート 4:ソフトウェアのセットアップに影響する 4 つの要因

先週のパート 3 CMMS エキスパート シリーズの では、3 種類の CMMS セットアップを紹介し、コスト、実装のタイムライン、および統合を決定する前に知っておくべき考慮事項について説明しました。この選択を完了するために、パート 4 では、セットアップ タイプを選択する際に考慮すべき 4 つの要因についての洞察を提供します。

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システムを迅速に稼働させるための最善の行動方針を決定するために、簡単なフローチャートを考案しました。このセクションでは、セットアップに影響を与える 4 つの要因に関連する、グラフの青いバブル内にある質問について説明します。 4 つの要因を理解すると、フローチャートを使用して最適なセットアップ タイプを決定できるようになります。

セットアップ タイプに影響する 4 つの要因

1-既存の保守管理ソフト- 簡単に言えば、既に保守管理ソフトウェアを使用していて、別のベンダーへの切り替えを検討している場合、多くのセットアップ作業が既に行われている可能性があります。新しいデータベースの初期セットアップ中、およびソフトウェア プロセスを日常業務に統合する際のハードルが軽減されます。これは、パート 3 のロールアウト時に役立ちます。今のところ、自問する必要がある主な質問は、「この現在のシステムでデータをエクスポートできますか?」ということです。答えが「はい」の場合、あなたは幸運です!セットアップが大幅に簡素化され、メンテナンス履歴の追跡がより広範囲になりました。メンテナンス履歴データを古いシステムから新しいシステムに移行することで、切り替え中にデータを失うことなく、最初からシームレスで一貫した追跡を行うことができます。保守履歴に加えて、資産と機器、ユーザー、在庫と予備部品、および作業指示テンプレートのリストは、通常、古いソフトウェアから新しいソフトウェアに移行できます。ベンダーのサポート チームがデータのクリーンアップとインポートを支援し、このプロセスをより簡単にします。

現在のシステムでデータを抽出できない場合は、もう少し作業が必要になる可能性があります。そこでベンダー サポート スタッフが活躍します。おそらく、資産と機器の情報がリストされた古いスプレッドシートを保持しているか、現在のベンダーが古いデータベースから情報を引き出すことができます.他のすべてが失敗した場合は、少なくとも古いアカウントをガイドとして使用して、新しいアカウントをセットアップし、追跡に使用した機器または資産を表示して、それらを新しいデータベースにコピーできます.迅速かつ正確に稼働させるために、この時点で完全または部分的なセットアップ サービスをお勧めします。

2-統合予算- パート 1 で述べたように、予算に統合費用の余地を残すようにしてください。 1 時間あたりのインポート料金は、1 時間あたり 150 ドルからです。 1 時間あたり 250 ドルまで。ベンダーによっては、ライセンスにこの料金が含まれているか、コストを完全に消費しているベンダーもあります。オンサイト監査は、通常、旅費と食費の日当を追加し、監査に関与する資産の数に基づいて価格を設定するため、幅広い価格設定があります。 1 日あたり 1,000 ～ 3,000 ドルで、監査価格の目安がわかります。どちらのセットアップ ルートを選択するかに関係なく、システムのセットアップを支援することを強くお勧めします。つまり、少なくともこれらのサービスの一部を予算化する必要があります。

3-実施時期- 実装のタイムフレームは、短期 (1 ～ 3 か月)、中期 (3 ～ 6 か月)、および長期 (6 か月 ～ 1 年) の 3 つの異なる期間で表示できます。この新しいシステムを軌道に乗せることを急いでいない場合は、ゆっくりと着実に自分でセットアップする時間があるかもしれません.インポートするリストのグルーミング、内部スタッフを使用した独自の監査の実施、必要な権限の種類や追跡したいアセットについて仲間のチーム メンバーからフィードバックを得るのに時間を割くことができます。システムをより迅速に起動して実行する必要がある場合は、専門家を雇って作業を完了させる方が理にかなっています.業界の専門知識と自社製品の使いやすさにより、ベンダーは完全な監査を実施し、1 か月以内にアカウントを設定できます。

4-専用の内部リソース- 専任の社内スタッフ メンバーを、セットアップと継続的なシステム サポートの担当者として任命する必要があります。この人物は、システムを定期的に使用し、ソフトウェア ユーザーのチームに新しい情報を広めることができる人物である必要があります。この「ソフトウェア チャンピオン」は、資産情報を収集し、インポート スプレッドシートに記入し、この情報をソフトウェアと統合することで、新しいシステムのセットアップを支援します。一部の組織では、サード パーティのソフトウェア コンサルタントのスキルを利用して、新しいシステムの適切な調査とセットアップを支援しています。他の組織では、夏のインターンや研修生にシステムのセットアップを任せており、これは契約期間中の大規模な進行中のプロジェクトになっています。この一時的な雇用は、初期セットアップの連絡先としては理にかなっている可能性がありますが、このチャンピオンが、システムを継続的に使用するチームの他のメンバーに知識をうまく伝えていることを確認してください。チームにシステムのセットアップを委任されたスタッフ チャンピオンがいる場合、データベースは、メンテナンス部門でこれを優先事項にしない人よりもはるかに迅速に起動して実行できます。

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