理想のCMMSを見つける：施設に必須の主要機能

適切なCMMSソフトウェアを選ぶのは圧倒的に感じられるかもしれません。考慮すべきことがたくさんあり、プロジェクト全体に動く要素が多すぎます。しかし、適切なCMMSソリューションを見つけるのは、他の複雑なタスクと同じ：小さなステップに分解すれば、何でも可能です。まず、解決すべき具体的な問題のリストを作ること。ステップ2：それらの直接的解決策となるCMMS機能を見つけること。

ステップ2を容易にするため、CMMSソフトウェアの重要な機能をいくつか紹介し、それらがどう機能し、あなたの仕事からストレスと心配をどう取り除くかを見ていきましょう。

外出先でもチームを最新状態に保つCMMS機能

あなたが直面する多くの課題は、弱いコミュニケーションチャネルとの戦いに帰着します。正しい情報をチームに届けるのが難しいため、何をするにも大量の余分な作業が必要になり、時間と労力を浪費します。モダンな施設管理ソフトウェアなら、正しいデータを正しい手に届けるのが簡単です。

トップCMMS機能：データ満載のワークオーダーとテンプレート

従来のメンテナンス管理手法では、ワークオーダーに十分な情報を盛り込むのが困難です。紙ベースはスペース不足、DIYスプレッドシートは読みにくい。結果？

技術者が大量の時間を浪費し、全体の「レンチタイム（実作業時間）」を削ります。現場に正しい部品と資材を持って到着する代わりに、現地で「足りない」と気づきます。事務所や資材置き場へ戻る羽目に。正しい部品と資材が揃っても、具体的なノウハウ不足に悩むかもしれません。これは特に、自社資産や設備に不慣れなジュニア技術者に顕著です。行き詰まれば、自分の時間だけでなく、呼び出して助けを求めるベテラン技術者の時間と注意力も浪費します。

タスクのやり方を知らない技術者より悪いのは、「自信満々に一貫して間違ったやり方をする」技術者です。メンテナンスチームメンバーが我流でやれば、やり直しが必要な信頼性の低い仕事になり、予算を圧迫する大失敗を招くことさえあります。その場しのぎの解決策が偶然機能しても、「再現性がない」問題が残ります。例えば、先月フォークリフトが止まったとき、ある技術者が10分で直し、その後6週間問題なしだったとします。しかし今、7週目にまた故障。誰もあの「魔法の修理」を覚えていません。当時直した技術者？ 休暇中、転職済み、または定年退職済み。

モダンなワークオーダーソフトウェアは、技術者が効率的かつ適切に完了するために必要なすべてを簡単に含められるようにすることで、これらの問題を解決します：

• 包括的な資産メンテナンス・修理履歴
• ステップバイステップの手順書
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• デジタルO&Mマニュアル、回路図、関連画像
• 関連部品と資材
• インタラクティブなフロアプランとサイトマップ

これで技術者が現場に到着すれば、正しい在庫とノウハウを携えています。仕事は毎回、正しいやり方で完了します。

トップCMMS機能：予防保全スケジューリング

情報豊富なワークオーダーがあっても、問題が発生するたびに生成していたのではいけません。メンテナンスの曲線の先を行く資産管理ソリューションが必要です。オンデマンドワークオーダーは避けられない事実ですが、予防保全に注力すれば、資産と設備をより少ない時間とコストで長持ちさせられます。何より、あなたや他部門にとって最も都合の良いタイミングで、より多くの作業が完了します。月曜の締切に向け金曜午後遅くにプレスを修理する代わりに、水曜朝、ラインがすでに75%稼働予定の合間に点検と定期メンテを実施できます。

予防保全のメリットを語るのは簡単ですが、堅牢なプログラムを設定、スケジュール、追跡するのはもっと難しいです。どの点検とメンテナンスタスクを実施すべきか判断し、確実に適切な技術者に届け、プログラム全体の進捗を追跡するのは骨が折れます。モダンな予防保全ソフトウェアは、データ満載のPM、自動スケジューリング、適切なKPI満載の自動生成レポートでこれらを解決します。

プログラム初期設定時は、メーカー推奨の予防保全タスクに従うのが最も合理的です。メーター基準のPMを設定する場合もあれば、時間基準で設定する場合もあります。スケジュールされたタスクを少し後ろ倒しにする際、「フローティング」と「固定」を選択できます。どちらにしても、ソフトウェアは必要なすべてを記憶し、スケジュール通りに自動的にPMを生成します。カレンダービューで、チーム全員が一目で今後の予定を把握できます。オンデマンドワークオーダーと同様、技術者が効率的に働くために必要なすべての情報を簡単に含められます。結局、PMは「事前にスケジュールされたワークオーダー」に過ぎないため、同じタイプの情報を含みます。つまり、技術者が効率的に完了するために必要なすべてが揃っています。

定期的にプログラムを見直し、メンテナンスチームがどれだけ従っているか、どれだけ機能しているか確認できます。すべての情報がCMMS内にあるため、ソフトウェアがメンテナンス指標とKPI満載のレポートを即座に生成します。どのメンテナンスタスクが実施され、PMの何パーセントが期限内に完了したか正確に把握できます。さらに、時間とコストの面で最もコストがかかっている資産を特定し、そこから逆算してPMスケジュールを微調整できます。例えば、あのフォークリフトが約3ヶ月ごとに故障するなら、PM頻度を4ヶ月から2.5ヶ月に増やす必要があります。

トップCMMS機能：モバイルアプリのプッシュ通知

世界トップクラスの予防保全プログラムを運用していても、スケジュールをその場で調整しなければならない瞬間はあります。これはメンテナンス人生の事実です。イライラするのは、新しい時間に敏感な情報をチームに伝えるのがいかに難しいかです。メンテナンスクルーはオフィスの机に列になって座っているわけではなく、施設全体、しばしば複数の建物に分散しています。

モダンな施設管理ソフトウェアは、チームの注意を引きつけやすくすることでこの問題を解決します。モバイルアプリで、ソフトウェアがデバイスの内蔵機能と直接連携するため、技術者を別現場に向かわせたいとき、プッシュ通知で即座に知らせられます。設定により、デバイスが鳴動/振動し、画面上のすべてにメッセージがオーバーレイ表示されます。次のワークオーダーのために事務所に戻ってくるのを待つ必要はありません。

あなたを最新状態に保つCMMS機能

良いコミュニケーションは双方向です。あなたがデータをチームにプッシュできるだけでは不十分。彼らが何に取り組んでいるかをあなたと共有できる必要があります。ワークオーダー完了の通知のようなシンプルなものから、新規または問題を抱えた資産のトラブルシューティングで取っている手順を説明するような、もう少し複雑なものまで。すべてのケースで、メンテナンスリーダーはループ内にいて、チームの進捗を把握する必要があります。誰がどこにいて、何をしているか分かれば、作業スケジューリング、リソース管理、説明責任の徹底が格段に容易になります。

トップCMMS機能：タスクとワークオーダーへのコメント

オンデマンドとスケジュール両方のワークオーダーがデータ満載で送られることは既にわかっていますが、技術者がさらに情報を追加する必要がある場面があります。例えば、技術者が定期メンテナンス点検中に、深刻な安全衛生リスクをもたらす断線配線を発見したとします。点検は約20分の予定でしたが、今や数時間の作業が必要です。さらに、もう一組の手が必要です。技術者がワークオーダー内のタスクにコメントを追加できるため、メンテナンスリーダーは状況を正確に把握し、リソースを再配分したり、残りのスケジュールを組み替えたりできます。

火災リスクのような深刻なケースでなくても構いません。技術者がタスクに質問をアップロードし、確認やベストプラクティスのヒントを求めたり、「長いPMの途中で昼食を取る」と伝えたり。重要なのは、部門の他メンバーと迅速かつ簡単に連絡を取り合える手段があることです。大きなメリットの一つは、彼らの発言と作業内容の関連がひと目で分かること。特定のタスクやワークオーダーに直接コメントが紐づいているため、文脈説明は不要です。

トップCMMS機能：直接画像アップロード

コメントだけでなく、画像もアップロードできます。一枚の画像は千の言葉に値します。問題の写真をメンテナンスリーダーに送る方が、説明するより効率的な場面は多々あります。ここでも、モダンな予防保全アプリがモバイルデバイスの既存ハードウェア（カメラ）を活用する好例です。ソフトウェアが内蔵カメラと直接連携し、撮影とアップロードを容易にします。

プロセスのあらゆるポイントで画像アップロードの機会があります。技術者が現場に最初に到着したとき、作業開始前の資産状態を記録するために一枚撮影。関連タスクを進める中で進捗を記録するために画像アップロード。これは特に、部品が重なって配置されている資産で作業する際に便利。例えば、エンジン部品を再組立てする過程で画像をアップロード。完了したら最終画像をアップロードし、リモート目視検査を依頼。メンテナンスリーダーが問題なければワークオーダーを完了。問題があれば、何を修正すべきか正確に把握できます。

トップCMMS機能：指標とKPI満載の自動生成レポート

ここまで、データをプッシュする機能とプルする機能を見てきました。今度は、それらすべてのデータを活用する機能を見てみましょう。

従来のメンテナンス管理手法は、正確なデータの取得と保護が極めて下手なためフラストレーションが溜まります。結局、完全に信頼できないデータしか残りません。だが、紙やスプレッドシートベースでも信頼できるデータが取れたと仮定しても（実際は無理ですが）、今度は「それで何ができるか？」という問題が残ります。答えは、「不可能を可能にしても、それらの数値から価値を絞り出すには大量の追加作業が必要」です。簡単な例：過去6か月のメンテナンス部品・資材費の正確なデータがあったとします（リソースとベンダーをより効率的に管理するのに役立つ非常に貴重な情報）。しかし、それは6か月分のワークオーダーとPMに散らばっています。

データはありますが、小さな断片の集合体です。それらすべての断片を集め、慎重に組み立てるのに多大な時間と労力を費やさなければ、インサイトは得られません。そして、あらゆる苦労のステップで小さなミスのリスクがあり、最終数値の精度を削ぎます。

小さなミス一つ一つ（間違ったセルから間違った数字を写す、繰り上がりを忘れる）が、レンズを少しずつピント外れにします。 finally後ろに下がって全体像を見ようとしたとき、実用に耐えるほどにはぼやけています。

モダンな施設管理ソフトウェアは、正しいデータを取得し、安全に保ち、自動生成レポートで読みやすいグラフと洞察に富んだメンテナンス指標・KPIに加工することで、この問題を解決します。わずか数クリックで、ソフトウェアが生データを実用的なインテリジェンスに構築します。資産維持に関連するすべてのコストを持っているだけでなく、「どの資産が時間とリソースの面で最もコストがかかっているか」が分かります。特定資産のすべてのワークオーダーを持っているだけでなく、「それを維持し続けるコストが、交換コストより高いかどうか」が分かります。

舞台裏で働くCMMS機能

資産と設備と同様に貴重なのが、それらに関連するデータです。製造現場では、生産ラインの中心となるポンプやプレスがあるかもしれません。ラインを稼働させるためにそれらが必要です。メンテナンスチームにとって、それらに関連するデータもまた重要です。なぜなら、それらがポンプやプレスを稼働させ続けるために必要だからです。

Asset Championポッドキャストの最近のエピソードで、ゲストのJohn Rimer（FM360ファシリティマネジメントコンサルティング&トレーニングのCFM）がデータの価値を説いています。

「ワークオーダーのためだけにこれらのシステムを使っているなら、本質を捉え損ねています。情報を集約し、収集し、分析し、継続的に改善を推進する必要があります。世界は止まらない、我々もそれに合わせて変化し、改善し続けなければならないからです。」

これを踏まえ、表面からは見えにくいが、成功の核心となる機能を見てみましょう。

トップCMMS機能：クラウドコンピューティング

書類やスプレッドシートに依存する旧来のメンテナンス管理手法を詳しく見てみましょう。これらは、重要データを紛失させたり、古くなったデータの無限のバージョンを抱え込んだりすることで悪名高いです。

紙ベースでは、ワークオーダーは1部しかなく、含められる情報量は比較的少ないです。数枚の紙にどれだけ書き込めるでしょう？ わずかなデータでさえ、簡単に紛失します。薄い紙は文字通り隙間から落ちます。スプレッドシートでは、データを決して失わないかもしれませんが、残るのは「無用より悪い」ものです。

スプレッドシート依存ワークフローのステップを見てみましょう。デスクトップでスプレッドシートベースのワークオーダーを作成します。今、バージョンは一つ、作ったばかりなので最新です。でも、これをメールで技術者に送ると、コピーが2つになります。あなたのPCにあるオリジナルと、メールに添付されたコピー。ここから問題が始まります：この2つのコピーを繋ぎとめるものは何もありません。あなたがPCのコピーを変更しても、技術者は古いコピーしか持っていません。技術者が自分のコピーを変更しても、あなたのPCのは変わりません。2つの完全なコピーから、2つの異なるバージョンへ。誰かが自分のファイルを変更するたびに、他の全員がさらに遅れます。最悪なのは、スプレッドシートのどこにも「これは多くのバージョンの一つに過ぎない」とは書かれていないこと。全員が「自分が正しい情報を持っている」と思い込みます。

基本的な事実でさえ合意できない会話をしたことはありませんか？ 旧来のメンテナンス管理手法はまさにそれです。ただ、部門の全員が巻き込まれます。毎日、最悪の感謝祭の家族ディナーを耐え忍ぶようなものです。

クラウドコンピューティングは、「真実の単一バージョン」を作ることでこの問題を解決します。新しいデータがソフトウェアに入力されると、中央データベースに送られ、すべてのデータがリアルタイムで安全、確実、最新に保たれます。メンテナンスチームの誰かがソフトウェアを使うとき、全員が他の全員と同じデータを見ています。誰も6時間前にメンテナンス事務所で拾った紙切れで作業していません。誰も数日前にメール添付でもらったスプレッドシートで作業していません。そして最高なのは？ その正確で信頼できるデータが、どこからでも、いつでも、インターネット接続されたあらゆるコンピューターやモバイルデバイスからアクセスできることです。

トップCMMS機能：包括的なオンボーディングとマルチチャネル継続サポート

他の「舞台裏の機能」もいくつか見てみましょう。

昔、ワークオーダー管理と予防保全ソフトウェアは、VCRを買うのと同じように買われました。家に持ち帰ったら、セットアップと運用はあなた次第。あなたとVCR会社の関係は基本的に「ワンタイム」で、限定保証を考慮してもそうでした。会社がまた売上を上げたいときは、新モデルを出して買い替えを促しました。

モダンなメンテナンス管理ソフトウェアプロバイダーは、全く異なるビジネスモデル、SaaS（Software as a Service）を採用しています。VCRの例で言えば、彼らはNetflixのようなものです。製品（自分でインストール・運用するソフトウェア）を売るのではなく、サービス（メンテナンスソフトウェアとデータ保護・ストレージへのサブスクリプションアクセス）を提供します。あなたとCMMSプロバイダーの関係は根本的に変わりました。そしてそれはあなたに有利です。

来年の新モデルを売りつけるプレッシャーはありません。代わりに、プロバイダーはあなたに自社CMMSを使い続けてほしいので、常にアップグレードし、新機能を追加し、あなたの投資から最大限の価値を得られるよう支援します。

これが、オンボーディングと継続サポートという追加の舞台裏機能につながります。ここまで機能を「特定の問題への解決策」として見てきましたが、これらも同じです。ただし、これらは「今あなたが抱えている問題」の解決策ではなく、「CMMSの導入と運用に特有の課題」を克服するのを助けます。それらの課題とは？

一つは「合意形成（バイイン）」です。優れたプロバイダーは優れたソフトウェアを持つだけでなく、組織全体が施設メンテナンス管理ソリューションの価値を理解し、ソフトウェアの使い方を素早く学べるようプログラムを用意しています。大きな部分は、CEOからメンテナンスリーダー、技術者まで、役割に合わせたカスタマイズトレーニングを用意することです。

もう一つは、「必要なときにワークオーダー管理ソフトウェアのヘルプを得る」ことです。優れたプロバイダーは、知識豊富で複数チャネルで利用可能なサポートチームでこれを解決します。関連記事、電子書籍、動画を備えたリソースセンターに加え、電話、メール、ウェブサイトのチャットウィンドウでのライブサポートを提供すべきです。

誰もが忘れる、あの唯一無二の重要なCMMS機能

正確には「忘れる」のではなく、「それが機能だということを忘れている」のです。そしてそれは単なる機能ではなく、他のすべての機能をアクセス可能にする機能です。直感的で、学びやすく、使いやすいUXデザイン。高級スポーツカーのキーのようなものです。エンジンがどれだけ速く、タイヤがどれだけスリックでも、エンジンを始動するキーがなければ、車はどこにも行けません。

トップCMMS機能：直感的でユーザーフレンドリーなUX

「良いUXが重要」と言うのは簡単ですが、明確に定義するのは別問題。「定義できないけど、見れば分かる」レベルで留めるのも一理あります。でも、もう少し具体的にしましょう。ポイントは「配置」と「視覚的雑音」に絞れます。

車の例に戻ります。速度を知りたいとき、どこを見ます？ 正面です。ガソリン残量は？ 速度計の少し右。ラジオ局を変えたいとき？ さらに右、そして下。物事があるべき場所にあれば、すぐに見つけられます。それが良い配置です。

ラジオの例で、「視覚的雑音」も理解できます。ラジオを見たとき、見えるのは今聴いている局だけです。ありとあらゆる局が表示されるわけではありません。もし表示されたら、重要な情報が視覚的雑音の海に沈みます。

なぜ重要か？ CMMS導入時、部門内外でバイインを獲得する必要があります。ソフトウェアが学びやすく使いやすければ、投資に対する継続的なリターンをより早く実感できます。

ステップ3

悩みの種リストと、それらを直接解決する機能の見当がついたら、CMMSソリューションプロバイダーにコンタクトを取る番です。優れたプロバイダーは通常、まずあなたの現在の課題をできるだけ深く理解しようとします。それから、それらを解決する方法について話し合い、あなたに最適な具体的機能を説明します。場合によっては、あなたがすでに知っている機能をカバーします。しかし多くの場合、あなたが考慮していなかった機能やワークフローを提示してくれます。優れたプロバイダーはCMMSソフトウェアを生きがいとしており、情報、洞察、アドバイスの最高のリソースです。何が機能し、どうあなたに機能させるかを知っています。