CMMS ソフトウェアの主な機能を発見する

適切な CMMS ソフトウェアを選択するのは大変なことです。考慮しなければならないことが非常に多く、プロジェクト全体には多くの可動部分があります。しかし、適切な CMMS ソリューションを見つけることは、他の複雑なタスクと同じです。小さなステップに分割すれば、あらゆることが可能になります。したがって、最初に、解決する必要がある特定の問題のリストを作成します。ステップ 2:直接的な解決策である CMMS 機能を見つけます。

その 2 番目のステップを簡単にするために、CMMS ソフトウェアの重要な機能のいくつかを見て、それらがどのように機能するかを確認し、現在のストレスや心配を仕事からどのように取り除くことができるかを調べてみましょう.

外出先でもチームを最新の状態に保つ CMMS ソフトウェア機能

あなたが直面している課題の多くは、弱いコミュニケーション チャネルとの闘いに帰着します。正しい情報をチームに伝えるのは難しいため、何かを成し遂げるには多くの余分な作業が必要となり、時間とエネルギーを浪費します。最新のファシリティ管理ソフトウェアを使用すると、適切なデータを適切な人に簡単に渡すことができます。

CMMS ソフトウェアの主な機能:データ満載の作業指示書とテンプレート

昔ながらの保守管理方法では、作業指示書に十分な情報を盛り込むのが難しいことがよくあります。紙ベースの作業指示書には十分なスペースがなく、DIY スプレッドシートは読みにくいことがよくあります。結果？

技術者は多くの時間を浪費し、レンチ番号で全体の時間を無駄にします。技術者は、適切な部品と材料を持って現場に到着する代わりに、アセットにたどり着き、仕事を完了するために必要なものがないことに気づきます。それは、オフィスや供給室に戻ることを意味します。また、適切な部品や材料が揃ったとしても、特定のノウハウが不足している可能性があります。これは、資産や機器にあまり詳しくない若手技術者に特に当てはまります。問題が発生すると、自分の時間だけでなく、追跡して助けを求めるために必要な経験豊富な技術者の時間と注意を無駄にすることになります。

そして、タスクを完了する方法を知らない技術者よりもはるかに悪いのは、一貫して間違ったタスクを自信を持って実行する技術者です。保守チームのメンバーがそれをうまく処理していると、やり直しが必要な信頼性の低い作業が発生する可能性があり、予算を無駄にする失敗につながる可能性さえあります。また、オンザフライ ソリューションが機能する場合でも、それを複製できないという問題が依然としてあります。たとえば、前回フォークリフトが動かなくなったとき、技術者の 1 人が 10 分でフォークリフトを復旧させ、その後 6 週間問題が発生しなかったとします。しかし、今は第 7 週で、フォークリフトが再びダウンしており、今回は誰もその魔法の修正を思い出すことができません。そして、数週間前にそれを修正した技術者は?休暇中、または別の仕事に移ったか、退職した。

最新の作業指示書ソフトウェアは、技術者が効率的かつ適切に終了するために必要なすべてを簡単に含めることができるようにすることで、これらの問題を解決します:

• 包括的な資産のメンテナンスと修理の履歴
• 段階的な説明
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• デジタル O&M マニュアル、回路図、および関連画像
• 関連する部品と材料
• インタラクティブなフロア プランとサイト マップ

技術者が現場に到着すると、適切な在庫とノウハウが得られます。いつでも正しい方法で作業を完了できます。

CMMS ソフトウェアの主な機能:予防保守のスケジューリング

多くの情報を含む作業指示書があるのは素晴らしいことですが、問題が発生したときにそれらを生成したくはありません。代わりに、保守曲線を先取りする資産管理ソリューションが必要です。オンデマンドの作業指示を出すことは日常茶飯事ですが、予防保守に注力することで、資産や設備をより少ない時間と費用で長持ちさせることができます。何よりも、組織全体で、自分自身と他の部門の両方にとって最も理にかなっているときに、より多くの仕事が完了します。金曜日の午後遅くに印刷機を修理する代わりに、技術者は、ラインがすでに 75% の生産能力で稼働するようにスケジュールされている水曜日の朝に、シフト間の検査と定期保守を行うことができます。 .

予防保守の利点について話すのはいつでも簡単ですが、堅牢なプログラムを設定、スケジュール、追跡するのは非常に困難です。どの検査と保守作業を行うべきかを知り、適切な技術者に確実に届け、最終的にプログラムの全体的な進捗状況を追跡するのは難しい場合があります。最新の予防保守ソフトウェアは、データ満載の PM、自動スケジューリング、および適切な KPI を満載した自動生成レポートでこれらの問題を解決します。

プログラムを最初にセットアップするときは、多くの場合、予防保守タスクに関するメーカーの推奨事項に従うことが最も理にかなっています。メーターベースの PM を設定する場合もあれば、単に時間に応じて設定する場合もあります。スケジュールされたタスクを少し遅らせる必要がある場合は、変動と固定のどちらかを選択することもできます。どちらの場合でも、ソフトウェアは実行する必要があるすべてのことを記憶し、スケジュールに合わせて PM を自動的に生成します。カレンダー ビューを使用すると、チームの全員が今後の予定を一目で確認できます。また、オンデマンドの作業指示書と同様に、このソフトウェアを使用すると、情報技術者が効率的に作業するために必要なすべてを簡単に含めることができます。最終的に、PM は事前にスケジュールを設定する作業指示書にすぎないため、同じ種類の情報がすべて含まれています。つまり、技術者が効率的に締めくくるために必要なすべてが揃っているということです。

定期的にプログラムを調べて、保守チームがどの程度プログラムに従っているか、どの程度うまく機能しているかを確認できます。すべての情報はすでに CMMS 内にあるため、ソフトウェアはメンテナンスの指標と KPI を満載したレポートをすばやく生成します。実行されたメンテナンス タスクと、予定どおりに完了した PM の割合を正確に把握できます。その上で、実行に時間と費用の面で最も時間を費やしているアセットを確認し、逆方向に作業して PM スケジュールを微調整することができます。たとえば、フォークリフトが約 3 か月ごとに故障する場合、PM の頻度を 4 か月ごとから 2.5 か月ごとに増やす必要があります。

CMMS ソフトウェアの主な機能:モバイル アプリのプッシュ通知

しかし、世界クラスの予防保守プログラムを実行している場合でも、スケジュールをその場で調整しなければならない場合があります。あくまで整備寿命の事実です。イライラするのは、時間に敏感な新しい情報をチームに提供するのがいかに難しいかということです。メンテナンス クルーは、オフィスの列に並んだデスクで働いているわけではありません。それらは施設全体に広がっており、多くの場合、複数の建物にまたがっています。

最新のファシリティ管理ソフトウェアは、チームの注意を引きやすくすることで、この問題を解決します。モバイル アプリを使用すると、ソフトウェアはデバイスの組み込み機能に直接結び付けられます。つまり、技術者が別のサイトに移動する必要がある場合、プッシュ通知をすばやく送信できます。設定に応じて、モバイル デバイスが鳴ったり振動したりして、画面上の他のすべてのものの上にメッセージが表示されます。次の仕事の注文のためにオフィスに来るのを待つ必要はもうありません。

最新の状態に保つ CMMS ソフトウェア機能

良好なコミュニケーションは双方向です。チームにデータをプッシュするだけでは十分ではありません。彼らは今何をしているのかをあなたと共有できる必要があります。新しいアセットや問題が発生しやすいアセットの問題をトラブルシューティングするために取っている手順を説明するなど、もう少し複雑なことに作業指示書をクローズしたことを通知するのと同じくらい簡単な場合もあります。いずれの場合も、メンテナンス リーダーはループ内にいて、チームの進捗状況を把握している必要があります。全員がどこにいて何をしているのかがわかれば、仕事のスケジュール、リソースの管理、説明責任の実施がはるかに簡単になります。

CMMS ソフトウェアの主な機能:タスクと作業指示のコメント

オンデマンドとスケジュールされた作業指示書の両方がデータでいっぱいになることは既にわかっていますが、技術者がさらに追加する必要がある場合があります。たとえば、技術者が定期的なメンテナンス検査に取り組んでいるときに、一連の健康と安全上のリスクをもたらす擦り切れた配線を発見したとします。検査には約 20 分しかかからない予定でしたが、技術者は現在、数時間分の作業を調べています。その上、彼らは仕事を正しく行うために追加の手を必要とするでしょう。技術者は作業指示書のタスクにコメントを追加できるため、保守リーダーは何が起こっているかを正確に把握し、リソースをリダイレクトしたり、残りのスケジュールを再調整したりできます。

火災のリスクほど深刻なものである必要はありません。場合によっては、技術者が質問をタスクにアップロードして、明確化やベスト プラクティスのヒントを求めることがあります。または、長い PM の途中で昼食をとる必要があることを説明します。重要なことは、彼らが部門の他のメンバーと迅速かつ簡単に連絡を取り合う方法を持っていることです。大きな利点の 1 つは、彼らが言っていることと彼らが取り組んでいることとの間のつながりを簡単に確認できることです。コメントが特定のタスクまたは作業指示書に直接関連している場合、コンテキストや説明は必要ありません。

CMMS ソフトウェアの主な機能:画像の直接アップロード

また、コメントをアップロードできるだけでなく、画像をアップロードすることもできます。写真は千の言葉に値するものであり、メンテナンス リードに問題の写真を送る方が説明を試みるよりも効率的な場合がよくあります。これは、最新の予防保守アプリがモバイル デバイスの既存のハードウェアをどのように活用できるかを示すもう 1 つの優れた例です。このソフトウェアは内蔵カメラに直接接続されているため、画像のキャプチャとアップロードが簡単です。

画像をアップロードする機会は、プロセスのあらゆる段階にあります。技術者が最初にサイトに到着すると、作業を開始する前に簡単な写真を撮って資産の状態を記録できます。関連するタスクを進めながら、写真をアップロードして進行状況を記録できます。これは、パーツが重なり合っているアセットで作業する場合に特に便利です。たとえば、技術者はエンジンの部品を再組み立てしているときに写真をアップロードできます。完了したら、最終的な画像を 1 枚アップロードして、リモートでの目視検査をリクエストできます。メンテナンス リーダーは、表示された内容が気に入った場合、作業指示書を閉じることができます。そうでない場合は、何を変更したいかを正確に確認できます。

CMMS ソフトウェアの主な機能:指標と KPI を含む自動レポート

これまで、データをプッシュしてプルする機能について説明してきました。次に、そのすべてのデータを取得して活用する機能を見てみましょう。

メンテナンス管理の古い方法は、正確なデータを取得して安全に保つという悪い仕事をしているため、イライラします。最終的に、完全に信頼できないデータが残ります。しかし、議論のために、紙ベースまたはスプレッドシートベースのシステムを使用して信頼できるデータを取得できるとしましょう (できないことを思い出してください)。問題は、それで何ができるかということです。答えは、不可能を達成したとしても、それらの数値から価値を引き出すには、さらに多くの追加作業が必要になるということです。簡単な例:過去 6 か月間に保守部品と材料に費やした金額に関する正確なデータがあります (これは、リソースとベンダーをより効率的に管理するのに役立つ非常に貴重な情報です)。作業指示書と PM。

そこにありますが、小さな断片がたくさんあります。そこから何らかの洞察を得る唯一の方法は、多くの時間とエネルギーを費やしてすべての小さなピースを集め、慎重に組み立てることです。そして、すべての困難なステップで、小さな間違いを犯す可能性が常にあり、最終的な数値の精度が損なわれます.

小さな間違い (間違ったセルから間違った番号をコピーしたり、番号を持ち忘れたりする) ごとに、レンズを少しねじってピントを外します。最終的に一歩下がって全体像を見ようとすると、ぼやけていて実際には役に立ちません。

最新のファシリティ管理ソフトウェアは、適切なデータを取得して安全に保ち、読みやすいグラフと洞察力に富んだメンテナンス指標と KPI が満載の自動生成レポートで処理することで、この問題を解決します。数回クリックするだけで、ソフトウェアは生データを取得し、それを実用的なインテリジェンスに組み込みます。資産の維持に関連するすべてのコストを把握するだけでなく、どの資産が時間とリソースを最も消費しているかがわかります。 1 つの特定の資産のすべての作業指示を取得するだけでなく、資産を交換するよりも運用を維持する方がコストがかかるかどうかがわかります。

舞台裏で動作する CMMS ソフトウェア機能

資産や機器と同じくらい価値があるのは、それらに関連するデータです。製造環境では、生産ラインの中心にあるポンプまたはプレスを使用できます。行列を維持するために必要です。それに関連するデータは、メンテナンス チームにとって重要です。なぜなら、ポンプやプレスの稼働を維持するために必要だからです。

Asset Champion ポッドキャストの最近のエピソードで、FM360 Facility Management Consulting &Training の CFM であるゲストの John Rimer がデータの価値について説明しています。

「これらのシステムを使用して作業指示を出しているだけでは、ボートに乗れません。その情報を集約し、収集し、分析を行い、改善を継続していることを確認する必要があります。私たちが知っているように、世界は止まらないので、私たちはそれとともに変化し、改善し続けなければなりません。」

そのことを念頭に置いて、表面的にはわかりにくい機能ですが、それでも成功の中心となる機能を見てみましょう.

CMMS ソフトウェアの主な機能:クラウド コンピューティング

書類やスプレッドシートに返信するこれらの昔ながらのメンテナンス管理方法を詳しく見てみましょう。どちらも、重要なデータを失ったり、古くなったデータの無限のバージョンを保持したりすることで有名です.

紙ベースの方法では、作業指示書のコピーは 1 つしかなく、含めることができる情報量は比較的少なくなります。数枚の紙にどれだけ落書きできるでしょうか。そして、あなたが持っているわずかなデータは簡単に失われます。それは薄い紙の上にあり、文字通り亀裂から落ちる可能性があります.スプレッドシートを使用すると、多くの場合、データが失われることはありません。

Let’s look at the steps in a spreadsheet-dependant workflow. You start out by creating a spreadsheet-based work order on your computer. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.

Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.

Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. And the best part? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.

Top CMMS software features:comprehensive onboarding and multi-channel ongoing support

Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”

In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.

Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.

There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.

Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?

One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.

The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.

That one critical CMMS software feature everyone forgets

Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.

Top CMMS software feature:intuitive, user-friendly UX

It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.

Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.

Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.

Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.

Step Three

Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.