CMMSソフトウェアでメンテナンス業務を整理する5つの実証済み方法

コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェアは、メンテナンスプロフェッショナルがより整理整頓できるよう支援する素晴らしいツールです。CMMSソフトウェアは、シンプルなリクエストから作業指示書、予防保全、在庫管理、ダウンタイム追跡まで、メンテナンスプロセスを合理化します。

日々の活動が常に動き回っている中、作業指示書とその他の情報をまとめておくのは困難です。メンテナンスソフトウェアを最適に活用する方法を知っていれば、やるべき仕事を完了するのはずっと簡単になります。ここでは、メンテナンス部門をより良く整理し、効率を改善するためのCMMS作業指示書ソフトウェアの5つのメリットをご紹介します。

メンテナンス作業を分類する

通常、作業指示書は異なるアクションと責任の間で変動します。作業指示書に関連する詳細によっては、異なる手順に従う必要がある場合があります。一部の作業はインフラストラクチャに関連し、他は設備修理のためのものです。関連する作業指示書を適切に関連付けることで、施設メンテナンスのパターンを見つけるのに役立ちます。また、他の作業指示書とは区別して、作業指示書履歴を管理する必要があるプロジェクトや部門もあるかもしれません。

CMMSで使用できるリソースの一つは作業指示書ソフトウェアです。メンテナンスアクティビティと部門のカスタム名（配管、電気、床など）を作成します。作成された作業指示書は、同じカテゴリーやサブカテゴリーからのすべての作業指示書に関連付けて、それらのいずれかに分類できます。

カテゴリーとサブカテゴリーのリストを作成することで、メンテナンスアクティビティを互いにより良く配置し、メンテナンスレポートをより良く構造化できます。これにより、故障のパターンや、より重要なメンテナンス問題を抱える部門が明らかになる可能性があります。

メンテナンス役割にユーザー権限を割り当てる

メンテナンス管理ソフトウェアシステムに複数のユーザーがいる場合、技術者とメンテナンスチームメンバーが何を見るかを考慮してください。役割が電気の監視であれば、ログイン時に窓掃除の作業指示書を見るべきではありません。完了した作業を検証する役割のマネージャーだけが、作業指示書を完了としてマークできるようにすべきです。彼らが集中できるよう、ユーザーアクセスは彼らの役割と責任に関連するもののみにすべきです。

ソフトウェアによっては、メンテナンスシステムのユーザーライセンス数が固定されている場合があります。各人の役割とユーザー権限が何に設定されているかを見直す時間を取ってください。必要であれば、多くのソフトウェア会社にテクニカルサポートがあります。各メンバーがどのユーザーアクセスを持つべきかをウォークスルーしてもらうために連絡してください。

メンテナンスレポートをスケジュールする

前述の通り、適切なツールがないとレポート作成は時間がかかります。必要なメンテナンスレポートのタイプがわかっていれば、多くのソフトウェアシステムでそれらをプリセットできます。Hippo CMMSでは、お客様が特定のメンテナンスアクティビティ（設備ダウンタイム、修理コスト、ベンダーパフォーマンスなど）を見直すための保存済みレポートを作成できます。これらは定期的にメールリストに送信するように表示またはスケジュール設定できます。

書類を最小限に抑える、または排除する

作業指示書管理の改善には、プロセスを最初から最後まで追跡する最良の方法を使用することが含まれます。印刷された作業指示書は、人から人への移動の間に紛失する可能性があります。これにより、重要なレビューのための回収が難しくなります。最も必要なときにコンテンツとドキュメントを検索するのは本当に面倒です。だからこそ、紙の代替案——より少ない紙、または全くなし——を検討するのが役立ちます。

可能であれば、設備マニュアルやO&Mマニュアルの印刷コピーをスキャンしてコンピューターに保存してください。これらはPDFファイルとしてソフトウェアにアップロードし、必要に応じてアクセスできます。

ベンダーとサプライヤーの連絡先をインポートする

サービスのためにベンダーに連絡する際、プロセスを可能な限り合理化するのが常に良いことです。適切な情報を提供することは、必要なサービスや価格見積もりを得る鍵です。

ベンダーの連絡先をインポートすることで、ベンダーをシステム内の作業指示書に直接関連付けられます。これは時間の経過とともにベンダーパフォーマンスをフォローアップし、レビューするツールになります。最高の価値を得ているかどうかを知るのにも役立ちます。ベンダーに割り当てられた作業指示書でベンダーパフォーマンスの定期レポートを設定してください。優れた価値を得ているか、別のベンダーを探す時期かどうかがわかります。

これらのリソースを使用することで、日々の整理の負担を軽減できます。関連タスクを呼び出すために適切なカテゴリーとサブカテゴリーを設定します。メンテナンスチームでの各ユーザーの関連役割に基づいて、システム内の各ユーザーアカウントを構造化します。メンテナンスレポートを事前にスケジュールして、情報の見直しに適切に取り組めるようにします。CMMSソフトウェア（施設管理ソフトウェアとしても知られる）にベンダーを登録することで、コミュニケーションを合理化し、パフォーマンスをレビューできます。

前もって計画し、不要なものを減らし、ステップを合理化することで、ワークロードでより少ない時間でより多くのことが完了できます。