CMMSエキスパートシリーズ第4回：ソフトウェアセットアップ選択の4つの重要因子

前回の第3回では、CMMSセットアップの3タイプを紹介し、コスト、導入タイムライン、統合決定前に知るべき考慮事項を解説しました。今回の第4回では、セットアップタイプ選択時に考慮すべき4つの因子について解説します。

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システムを迅速に稼働させる最善の行動を決定するシンプルなフローチャートを用意しました。このセクションでは、チャート上の青い吹き出しにある質問、すなわちセットアップに影響する4つの因子について解説します。これら4因子を理解すれば、フローチャートを使って最適なセットアップタイプを決定できます。

セットアップタイプに影響する4つの因子

1. 既存のメンテナンス管理ソフトウェア

すでにメンテナンス管理ソフトウェアを使用しており、別のベンダーへの切り替えを検討している場合、セットアップ作業の大部分はすでに完了している可能性があります。 チームは新しいデータベースの初期セットアップや、ソフトウェアプロセスの日常業務への統合において、ハードルが低くなります。これは第3回の導入時に役立ちます。 現時点で自問すべき主要な質問は、「現在のシステムでデータをエクスポートできるか？」です。 答えが「はい」なら朗報です！ セットアップが大幅に簡素化され、メンテナンス履歴追跡が最初からより広範囲になります。 旧システムから新システムへメンテナンス履歴データを移行すれば、切り替え時にデータを失うことなく、最初からシームレスで一貫した追跡が可能になります。 メンテナンス履歴に加え、資産・機器リスト、ユーザー、在庫・スペアパーツ、作業指示テンプレートなども通常、旧ソフトウェアから新ソフトウェアへ移行可能です。 ベンダーのサポートチームがデータのクレンジングとインポートを支援し、プロセスを大幅に簡素化します。

現在のシステムでデータ抽出ができない場合は、もう少し作業が必要になり、ベンダーサポートスタッフの出番です。 古いスプレッドシートに資産・機器情報が残っているかもしれませんし、現ベンダーが旧データベースから情報を引き出せるかもしれません。 それでもダメなら、少なくとも旧アカウントをガイドとして新アカウントのセットアップに利用し、以前追跡していた機器や資産をコピーできます。 この時点でフルまたは部分的なセットアップサービスを利用すれば、迅速かつ正確に稼働できます。

2. 統合予算

第1回で述べた通り、統合費用分の予算を確保してください。 時間単価のインポート費用はベンダーにより150ドル/時間〜250ドル/時間の範囲で変動しますが、ライセンス費用に含めたり、費用を負担したりするベンダーもいます。 オンサイト監査は価格帯が広く、通常は日当（渡航費・食費）が加算され、対象資産数に基づいて価格設定されます。 1日あたり1,000ドル〜3,000ドルが監査価格の目安です。 いずれのセットアップルートを選んでも、システムセットアップの支援を一部でも受けることを強く推奨します。つまり、これらのサービス費用を少なくとも一部予算化する必要があります。

3. 導入タイムフレーム

導入タイムフレームは、短期（1〜3ヶ月）、中期（3〜6ヶ月）、長期（6ヶ月〜1年）の3期間で見ることができます。 新システムの立ち上げを急いでいないなら、自分で着実にセットアップする時間的余裕があります。 インポート用リストを整理し、内部スタッフで監査を実施し、チームメンバーから必要な権限や追跡したい資産についてフィードバックを得る時間を取れます。 より早くシステムを稼働させる必要があるなら、専門家に依頼するのが合理的です。 業界の専門知識と自社製品の使いやすさを活かし、ベンダーならフル監査とアカウントセットアップを1ヶ月以内で完了できます。

4. 専任の社内リソース

セットアップと継続的なシステムサポートの窓口となる専任の社内スタッフを任命すべきです。 この人物はシステムを定期的に使用し、新しい情報をソフトウェアユーザーのチームに伝達できる人物であるべきです。 この「ソフトウェアチャンピオン」は、資産情報の収集、インポート用スプレッドシートの作成、この情報のソフトウェアとの統合により、新システムのセットアップを支援できます。 一部組織では、サードパーティのソフトウェアコンサルタントのスキルを活用して新システムの調査とセットアップを行います。 他の組織では、夏季インターンや研修生にセットアップを任せ、契約期間中の大規模な継続プロジェクトとします。 この一時雇用が初期セットアップの窓口として機能することはあり得ますが、このチャンピオンが知識を継続的にシステムを使用するチーム全体に確実に伝達できることを確認してください。 指名されたスタッフチャンピオンがセットアップを使命としていれば、データベースを、メンテナンス部門で優先順位が高くない組織よりもはるかに迅速に稼働させられます。

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