CMMS無料トライアルを最大限に活用する：成功する評価のためのヒント

無料トライアルは、適切なCMMSソリューションを見つけるうえで重要なプロセスです。実際にソフトウェアを操作し、その仕組みを理解し、自社に合うかどうかを判断する絶好の機会だからです。

しかし、他の機会と同様、最大限の成果を得るには準備が必要です。

無料トライアルでは何を確認すべきか、そしてそれを見つける最善の方法は何か。トライアル期間を最大限に活用するためのステップをご紹介します。

トライアル開始前に準備を整える

トライアル公式開始前に準備を始めることをお勧めします。一般的にアクセス期間は約2週間と十分な長さですが、事前にできる下準備に時間を費やしてしまうのはもったいないです。

その「下準備」とは具体的にどのようなものでしょうか。

まず、トライアルで何を達成したいかを明確にします。「このCMMSソフトウェアが優れているか知りたい」というシンプルな目標から、「CMMSソフトウェアの設計と運用のあらゆる側面をカバーする100項目のチェックリスト」といった複雑なものまで、目標は様々です。

CMMSを探索するための時間を確保しましょう。来週はPM作業でチーム全員が忙しく、さらにサードパーティベンダーの対応、大量の部材入荷と在庫登録、優秀な技術者3人が休暇……といった状況であれば、トライアルに割く余裕はありません。

メンテナンス部門は常に多忙です。特に、いまだに紙やスプレッドシートによる旧来の管理に苦労しており、モダンなCMMS導入を検討している場合はなおさらです。トライアル期間中に最大限の成果を得られるよう、あらかじめスケジュールを確保しておきましょう。

ソフトウェアを確認してほしい他のメンバー、特に現場技術者のための時間も設けます。正式なミーティングでも、ランチミーティングのようなカジュアルな場でも構いません。

業界を問わず、導入失敗率は最大80%に上るとされ、その主な理由は「習得が難しい」「業務の邪魔になる」と現場が判断するためです。

このリスクを回避するには、早い段階で技術者の賛同を得ることが不可欠です。彼らから前向きな反応を得られれば、CMMSプロジェクト全体の成功に大きく近づきます。

CMMSベンダーの連絡先を確保しておきましょう。無料トライアルの段階に来ていれば、すでにベンダー側からはコンタクトがあるはずです。しかし、トライアル中に疑問が生じた際、こちらからすぐに連絡できる体制を整えておくことも重要です。

準備が整ったら、いよいよトライアル開始後の最大化戦略を見ていきましょう。

機能だけでなく「使いやすさ」も重視する

機能一覧に飛びつきたくなりますが、その前に確認すべきポイントがあります。

最優先は、全体的なUX（ユーザー体験）、レイアウト、そして使いやすさです。

デスクトップ、タブレット、スマートフォンなど、できるだけ多くのデバイスでCMMSを開いてみてください。画面サイズごとに表示や操作感を比較します。デスクトップでは完璧でもモバイルでは窮屈ではないか、メンテナンス事務所のPCよりタブレットの方が直感的ではないか、といった視点で検証します。

なぜこれが重要なのか。ユーザータイプごとに主なアクセスデバイスが異なるからです。経営層がレポートを確認するのはデスクトップ、技術者が作業指示を確認しバーコードをスキャンするのはモバイルアプリです。各ユーザーにとっての使いやすさを判断する際は、該当するデバイスで確認する必要があります。

直感的にどれくらい理解できるか試してみてください。画面上の配置やラベルを見ただけで、どの程度操作が把握できるでしょうか。

優れた設計であれば、ある程度は自明であるべきです。もちろん一晩でマスターできるわけではありません。CMMSはCandy Crushやテトリスのようなゲームアプリとは異なり、試行錯誤だけで習得できるものではありません。しかし、真に学びやすいCMMSであれば、基本的な操作感を短時間で掴めるはずです。

自社が必要とする機能に焦点を当てる

多くのメンテナンス管理ソフトウェアは膨大な機能リストを掲げていますが、注目すべきは「実際に使う機能」だけです。これはケーブルテレビのパッケージ選びと似ています。何百チャンネルあっても、見たいチャンネルがなければ意味がありません。最新のメンテナンス管理ソフトウェアはサブスクリプション型です。決して使わない機能にお金を払い続けるのは避けたいところです。

一見奇妙なアドバイスに聞こえるかもしれませんが、「機能」そのものを考えない方が有益な場合があります。代わりに「ワークフロー」──関連する機能が連携し、メンテナンス業務を完結させる一連の流れ──に注目してください。なぜなら、それが実際のCMMSの使い方だからです。

例えば、以下のような一般的なユースケースに焦点を当てます。

1. 新規オンデマンド作業指示の作成
2. メンテナンス技術者への割り当て
3. 作業指示の受諾
4. コメントの追加
5. 完了・クローズ
6. KPIとレポートを用いた履歴の確認

個々の機能の動作を知るだけでなく、「日常的にこのCMMSを使うとはどういうことか」という実感が得られます。

アプリ版とデスクトップ版の違いを確認する

これは、ユーザーごとにソフトウェアの使い勝手がどう異なるかを把握することに繋がります。また、機能の見落としを防ぐ意味でも重要です。

Hippo CMMSのモバイルアプリが好例です。デスクトップ版だけを試すと、アプリ専用の機能をすべて見逃してしまいます。

なぜデバイスごとに機能が異なるのか。アプリはモバイルデバイスのソフトウェア・ハードウェアと直接連携できるため、以下のような独自機能が実現可能です。

• プッシュ通知
• バーコードスキャン
• 作業指示への音声入力（音声認識）
• オフライン同期

アプリ限定の機能がある場合は、それらをしっかり試す時間を確保してください。

ベンダーのサポート、リソース、ソフトウェアアップデートもチェックする

UX、使いやすさ、レイアウト、機能とワークフローを確認したら、次はベンダーが提供するリソースセンターを見てみましょう。これはソフトウェア本体の一部ではありませんが、総合的なユーザー体験の重要な構成要素であり、無料トライアルで把握すべきポイントです。

Appleのデザインエキスパートたちは、ユーザー体験を驚くほど広く定義しています。あるトップデザイナーは「ユーザー体験とは、製品とのあらゆるインタラクションであり、新しいコンピュータを店から車まで運ぶ容易さにまで及ぶ」と語り、箱を持ちやすく、後部座席に収まりやすいよう再設計しました。

以下のサポートツールを確認してみてください。

• ナレッジベース・リソース
• ビデオチュートリアル
• 機能別チュートリアル

要約

無料トライアルは、CMMSソフトウェアを探求し、自社に最適なものを見つける絶好の機会です。成功の鍵は「準備」にあります。自分とチームがCMMSを検証する時間をスケジュールに組み込みましょう。

機能だけに注目せず、まずは全体のレイアウトと設計を見てください。使いにくければ、メンテナンスチームの誰も使おうとはしません。よくあるユースケースをいくつか想定し、それらをテストするのが賢明です。個別の機能より「ワークフロー」の視点で考える方が実態に合っています。

ソフトウェア本体だけでなく、リソースを含めた「ユーザー体験全体」を探求する機会としてトライアルを捉えましょう。

次のステップ

トライアルの進め方がわかった今、Hippo CMMSの14日間無料トライアルに申し込んでみてはいかがでしょうか。