ある CMMS から別の CMMS へ:ソフトウェア データ移行のガイドライン

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これを想像してください: 現在、コンピュータ化された保守管理ソフトウェアを使用しています 時代遅れである、サポートされなくなった、使用するのが面倒すぎる、または成長したシステム (CMMS)。

理由が何であれ、保守部門の全員が同意することですが、新しい保守管理システムを導入する時が来ました。あなたはプロジェクトの先頭に立っており、2 つの質問が頭に浮かびます。

1. 現在の CMMS に保存されている何年ものデータを新しいシステムに取り込むにはどうすればよいですか?
2. 所要時間と費用はどれくらいですか?

このシナリオはそう遠くない話ですよね?

データ移行は、正しく計画されていないと、大変な作業になる可能性があります。現在の CMMS ソフトウェアからデータを抽出するとき、新しいシステムに移行するデータを決定するとき、フィールド名をマッピングするとき、現在の CMMS プロバイダーと新しいプロバイダーとの通信が中断するとき、およびデータ移行そのもの。このプロセスを現在行っているか、近い将来行う予定である場合は、途中でコストのかかる落とし穴を回避できるように、次のガイドラインを提供しています。

古い CMMS から別の CMMS へのデータ移行の次のステップについて混乱している場合は、次のしっかりした移行ガイドラインを読んでください。

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ガイドライン 1:現在の CMMS からデータを抽出する方法を決定する

最新の保守管理ソフトウェア システムを使用してデータを抽出することは、非常に単純明快です。ほとんどの CMMS には、ユーザーがデータを CSV ファイルまたはスプレッドシートにエクスポートできる抽出ツールが付属しています。この場合は、必要なデータを特定してエクスポートします。抽出ツールに慣れていない場合は、パワー ユーザーの 1 人に手伝ってもらうか、IT 部門の担当者に依頼することをお勧めします。もう 1 つのオプションは、CMMS プロバイダーのテクニカル サポート チームに連絡することです。データの抽出にはサービス料金がかかる場合があるため、事前に確認してください。サービス レベル アグリーメントにテクニカル サポートが含まれている場合は、追加料金なしでサポートを受けられます。現在のメンテナンス ソフトウェア プログラムに使いやすい抽出ツールがあれば、すばらしいスタートを切ることができます。

残念ながら、すべての企業が過去 10 年以内に開発されたシステムを使用しているわけではありません。 20 年以上前に開発された CMMS プログラムから切り替えている組織もあれば、IT 専門家のラウンドによって社内で構築されたシステムからのアップグレードを検討している組織もあります。このような場合、データの抽出はそれほど単純ではありませんが、不可能ではありません。 10 年以上前に開発された以前のメンテナンス プログラムからアップグレードし、それがサポートされなくなった場合は、ベンダーに連絡することをお勧めします (ベンダーがまだ営業している場合)。通常、システムがサポートされなくなった場合、ベンダーは単にアプリケーションを中止しますが、技術スタッフとリソースがあなたを支援できるはずです.ビジネス関係が終わりに近づいているので、少しのお金を使う準備をしてください。

ガイドライン 2:データを検証する

CSV ファイルまたはスプレッドシートにデータを取得したら、それを調べて、必要なものがすべて揃っていることを確認し、抽出が成功したことを確認する必要があります。 2 番目の目のセット、またはできれば 3 番目のセットを取得することを強くお勧めします。何を探すべきかを知る必要があります。抽出されたファイルの列名を、エクスポートするために最初に設定したフィールド名と比較します。機器や資産を抽出する場合は、機器や資産の名前、ID、製造元とモデル、シリアル番号、設置日と購入日、場所、および履歴が必要になる可能性があります。何も欠落していないこと、およびデータが適切に見えることを確認してください。

ガイドライン 3:フィールド名のマッピングと再定義

移行先の新しい CMMS ソフトウェアでは、一部のデータ フィールドの名前が異なることは間違いありません。一部のフィールド名は非常に標準的ですが、現在の CMMS が本当に時代遅れであるか、独自の保守システムである場合は、矛盾が生じます。たとえば、一部の保守管理ソフトウェアでは、建物と設備をすべて資産と呼び、オンデマンドの作業指示書や計画外の保守に名前を付けます。移行がうまくいくためには、レガシー CMMS のフィールド名を新しいシステムにマッピングするのに時間を費やす必要があります。これには、新しい CMMS プロバイダーのサービスを使用することを強くお勧めします。新しいソフトウェア ベンダーは、メンテナンス ソフトウェアで最高のエクスペリエンスが得られるようにしたいと考えています。彼らとの GoToMeeting 通話に参加し、抜粋を調べて不確実性を明らかにし、それらを定義する最善の方法を確立して、データ移行を進めてください。

ガイドライン 4:新しい CMMS ソフトウェアへのデータのインポート

多くのメンテナンス ソフトウェア プログラムには、クライアントが CMMS ベンダーを介さずに大量のデータをアップロードできるようにするインポート ウィザード ツールがあります。 Excel ファイルから機器、アセット、パーツ リストをインポートするだけの場合、これは優れたツールです。しかし、古いメンテナンス ソフトウェア プログラムから何年にもわたるデータを移行しており、多くの履歴がある場合、多くの問題が発生し、事態が複雑になる可能性があります。履歴が多い場合は、ベンダーのデータ統合チームから支援を受けることをお勧めします。スムーズな移行は、新しい CMMS ソフトウェアの成功の鍵です。

インポートを行うときは、新しい CMMS プロバイダーに相談してください。メンテナンス プロセスが非常に特殊な場合、新しい CMMS ベンダーは、インポートを実行するためにカスタム スクリプトを作成する必要がある場合があります。このような場合は、何が関係しているかを調べてください。ここで料金が発生する可能性があります。予算に余裕があることを確認してください。メンテナンス ソフトウェア ベンダーは、コストについて近日中に提示する必要があり、追加料金が発生する可能性がある場合はお知らせします。 セットアップに影響する要因についての記事を読む 詳細をご覧ください。

ガイドライン 5:QA テスト

データが新しい保守管理プログラムにインポートされたら、徹底的な QA テストを実施してください。数人のパワー ユーザーにシステムを調べてもらい、すべてが適切に見えることを確認します。移行されたデータの量によっては、事前によく準備された QA テスト計画が必要になる可能性があります。テストする項目、フィールド名が一致して意味を成していること、保守履歴が利用可能で正しいこと、機器、資産、部品リストが適切であること。これが移行された場合は、メンテナンス履歴に細心の注意を払ってください。多数のクエリを実行し、結果が最新のレポートと一致することを確認してください。新しい CMMS ソフトウェアではフィールド名が変更されている可能性があるため、データは古い保守システムのフィールド名と相互参照する必要があります。エラーが検出された場合は、CMMS ベンダーのデータ統合チームに報告し、解決してもらいます。有能なチームと協力している場合、やり取りは最小限に抑えることができます。

ガイドライン 6:ロールアウト

移行が QA テストに合格したら、トレーニングを受けて新しい CMMS ソフトウェアを展開する準備が整います。メンテナンス ソフトウェア プロバイダーが提供するすべてのトレーニングの機会を必ず活用してください。すべてのユーザーを十分にトレーニングすることは、成功への準備を整えるための最良の方法の 1 つです。多くの保守管理ソフトウェア プロバイダは、Web 会議トレーニングを提供しています 技術サポートは無料で、定期的なトレーニングウェビナーを開催するものもあります。何が利用できるかを理解し、メンテナンス チームにこれらの役立つリソースを知らせてください。

データ移行の費用は?

これに対する簡単な答えはありません。データ移行のコストは、データの量とその形式によって大きく異なります。15 年分のデータを再フォーマットしてインポートする場合は、予算に CMMS データ移行のための余地を残しておく必要があります。 CMMS ソフトウェア ベンダーは、予想されるコストについて率直に説明します。抽出されたデータのサンプルをベンダーに提供すると、データの再構成とインポートに必要な作業量を知ることができます。 CMMS企業には、この種の作業を毎日行う専門家と統合スペシャリストがいることを忘れないでください.恥ずかしがらないでください！適切な質問をするようにしてください。ただし、移行料金については覚悟しておいてください。

これらの 6 つの簡単なガイドラインに従うことは、正確なレガシー データを使用して CMMS アカウントを迅速に稼働させるための確実な方法です。

データ移行と CMMS セットアップ サービスの詳細については、[email protected] にお問い合わせください。 !

移行おめでとうございます!

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