ヘルスケア CMMS が規制の迷路をどのようにナビゲートできるか

品質と効率は常に適切なメンテナンスに依存しますが、病院ほどそれが明白な場所はありません。保守作業員が行うほぼすべての作業がコンプライアンスに影響し、清掃、検査、機器の適切な保管などの日常的な保守は、患者の生死を分ける可能性があります。病院のメンテナンスチェックリストは、手順を整理するための良い出発点です。

少なくとも、病院は効率的なプロセスに依存して患者ケアの一貫した流れを維持し、設定された数の患者が設定されたスケジュールで診察されるようにします。機器の故障やタスクの欠落により、患者の待ち時間が長くなり、病院スタッフやバックアップ機器に負担がかかる可能性があります。

病院施設管理ソフトウェアは、組織が規制コンプライアンス基準を遵守し、プロセスを一元化してコストを削減するために使用する基本的なツールです。多くの病院はすでに保守管理ソフトウェアを採用していますが、一部の組織はまだ分散型の手動方式を使用しています。あなたの組織が CMMS の時流に乗っていない場合は、このまま読み進めて、病院向けの保守管理ソフトウェアの利点について学んでください。

あなたの病院は規制を満たすのに苦労していますか?

病院は最も規制の厳しい施設の 1 つであり、メンテナンス部門はこれらの規制を満たす上で重要な役割を果たします。健康保険のプライバシーと携行性に関する法律 (HIPAA) は、とりわけ、患者の個人および病歴に対する強力な保護を義務付ける法律です。これらの要件は、メンテナンス部門に直接対応するものではありませんが、清掃や清掃などの日常業務を複雑にする可能性があります。予防保守。日常業務を簡素化するために、病院の保守方針と手順のマニュアルに従わなければなりません。作業が慎重にスケジュールされていない場合、労働者は、保護された医療情報 (PHI) にさらされる場所に行くことになります。これにより、それらは HIPAA の範囲内に置かれ、追加のトレーニングと保護が必要になり、侵害のリスクが不必要に高まります。

データが保存されている IT 機器または領域に関連するメンテナンス タスクは、侵害のリスクを最小限に抑えるために慎重に処理する必要があります。これには、メンテナンスが完了する前に、ワークステーションがログオフされていること、またはファイル キャビネットがロックされていることを確認するための追加のプロトコルが必要です。 HITECH コンプライアンスは、テクノロジーの効果的な使用を保証するために余分なメンテナンス負担を課します。コンピューター、ネットワーク、およびその他の IT リソースは、常に安全で正常に機能するように定期的なサービスを必要とします。

その上、保健省の規則、共同委員会の要件、病院に対する一般の認識に影響を与える HCAHPS 調査、および多くの病院が遵守することを選択する生命安全コード要件などのオプションの基準があります。

規則や規制が複雑に迷路のように絡み合っているため、問題が発生したときにそれを修正するだけでは十分ではありません。保守管理者は、コンプライアンス関連の修理と予防保守が確実に行われるように、基準を詳しく説明し、タスクに優先順位を付けることができなければなりません。コンピュータ化された保守管理ソフトウェアは、見落としや見落としを防ぐ効果的なツールです。

Philhaven Health Care に関するこのケース スタディは、適切な CMMS ソフトウェアで何ができるかを示しています。この行動医療プロバイダーは、従来の保守管理方法を使用して急速な成長に対処するのに苦労していました。ベッド数 103 の病院を含む 12 の場所で、紙の注文書や Excel スプレッドシートでは対応できなくなりました。 Philhaven の施設ディレクターである Jim Ipsen 氏は次のように説明しています。

「当社施設の保守作業を効果的かつ効率的に管理し、管轄当局へのコンプライアンスを実証するために、タスクのステータスを記録および報告する、より機敏な保守管理システムが必要でした。」

Hippo 保守管理ソフトウェアにより、Philhaven は「作業指示書の作成、実行、および処理に関与するすべての関係者間のコミュニケーションを簡素化」することができました。資産と機器の管理機能により、施設全体のメンテナンスを追跡できるようになり、メンテナンス タスクが取り残されることがなくなりました。これにより、コンプライアンスの検証が容易になっただけでなく、効率も向上しました。これは、より高い標準のケア、より低いコンプライアンス リスク、および組織全体の支出の削減を意味します。

あなたの病院にはプロセスの標準化が欠けていますか? 病院の保守管理では、各タスクが適切な手順と基準に適合する必要があります。コンプライアンス、安全性、または病院の使命に影響を与えるものはすべて、ツールの滅菌、医療機器の整備、緊急用機器のチェックなど、リスクを最小限に抑え、ケアの質を最大化するために、非常に特別な方法で行う必要があります。複雑さの低いタスクであっても、詳細に段階を追って説明する必要があります。

口コミや実践的な指導は信頼できません。病院には、メンテナンスを担当する数十人から数百人の人々がいます。複雑な診断機器の保守や、IT セキュリティの実行と監視などのタスクは、通常、外部の請負業者によって行われ、定期的な施設の保守は外部に委託されることがよくあります。多くの場合、離職率は高く、病院はいつでもベンダーを変更したり、以前は社内で行っていた業務を外部委託したりする可能性があります。

すべての機器に SOP があっても、保守管理ソフトウェアなしではそれらを実施することは困難です。それらがスプレッドシートまたはバインダーに保持されている場合、作業者が必要なときにそれらにアクセスする実際的な方法がないことがよくあります。誰もがメンテナンスオフィスに戻って手順を再確認し、すべてが正しいことを確認するのは現実的ではありません.記憶力を働かせると、ミスや手順の見落としにつながります。また、紙ベースのシステムを使用すると、整理して後で参照するのが面倒になります。

強力なオンデマンドの作業指示書管理ソフトウェアにより、フルタイムの保守作業員から、年に 1 ～ 2 回しか来ない外部請負業者まで、割り当てられた作業員に関係なく、ジョブをタイムリーに完了することが容易になります。作業指示書にはカスタマイズ可能なフィールドがあり、施設管理者は必要に応じて必要な情報を指定できます。必要なツール、ドキュメント、安全性の問題、およびその他のデータに作業指示書でアクセスできるため、作業員はその修理に属するすべての情報を参照できます。

作業指示書には、社内の保守担当者または外部ベンダーがアクセスできます。すべてのユーザーは、モバイル CMMS アプリを使用して現場から作業指示情報を更新する機能により、インターネット接続があればどこでも作業指示を受け取ることができます。管理者は、作業指示書の進捗状況を並べ替え、追跡、表示して、全員が順調に進み、すべてが完了していることを確認できます。

従業員とベンダーに説明責任を負わせることができますか? 作業指示、修理履歴、およびその他の要因を追跡することは、保守作業員を助けるだけではありません。また、組織全体の説明責任を確保するために必要な可視性を経営陣に提供します。詳細な保守レポートにより、マネージャーはすべての作業指示書のステータスを一目で確認でき、ユーザー定義可能なカテゴリでフィルター処理されて使いやすいグラフになります。どのタスクが完了しているか、期限が切れているか、期限が過ぎているかを簡単に確認できます。優先度、仕事の種類、その他の基準で並べ替えることができます。

CMMS レポートにより、保守履歴レコードのプルが簡単になります。ユーザーは、通常の労働時間と時間外労働時間、使用した部品と材料、および請求書ごとにコストを調べて、コストを調べることができます。メンテナンス履歴レポートは、主要業績評価指標についても正確な洞察を提供します。このデータがあれば、最も競争力のある価格のベンダーを見つけたり、最高の実績を持つ従業員を昇進させたり、パフォーマンスの低い従業員を追加のトレーニングのために指名したりすることが容易になります。また、より戦略的な人員配置の決定を下すのにも役立ち、マネージャーが請負業者と従業員を直接比較できるようになります。

保守管理ソフトウェアは、作業員のスケジューリングと同様に、部品やその他の在庫の管理にも役立ちます。在庫レポート機能により、管理者は在庫全体を一目で調べて並べ替えることができます。部品や材料が少なくなると、電子メールでアラートが適切な担当者に送信され、再注文できるようになり、重要な部品が常に利用できるようになります。 CMMS 在庫管理モジュールにはサプライヤーの連絡先情報も保存されるため、部品や材料の補充が必要な場合は、遅滞なく行うことができます。

レポートの可視性と説明責任は、マニトバ地域保健局サザン ヘルスのレイノルド ピーターズを含む多くの施設管理者にとって重要な機能です。この組織は約 27,000 キロメートルをカバーし、分散型モデルで運営されており、これが独特の課題をもたらしています。中央当局が施設の一部を監督していますが、病院、診療所、介護施設の多くは独立して運営されているため、保守部門全体で一貫したパフォーマンスを検証することは困難です。

Health Care CMMS ソフトウェアを使用することで、保守部門に革命を起こすことができました。建設および省エネルギー マネージャーの Peters 氏によると、メンテナンス ソフトウェアにより、「誰が作業指示書を発行したかを確認し、文書に問題がある場合は誰に連絡すればよいかを知ることができます」。レポートとベンチマークを使用して施設間のパフォーマンスを比較し、深刻な問題になる前に品質管理の問題を特定できます。そして、各施設がコミュニティのニーズを最もよく満たすことを可能にする地域の自治を維持しながら、それを行うことができました.

予防保守プログラムを採用していますか? 故障した機械が生産を停止する可能性がある製造業のような業界では、誰もが予防保守の利点を理解していますが、多くのヘルスケア組織は依然としてそれを軽視しています.しかし、病院には、定期的にサービスを提供する必要があるミッション クリティカルなインフラストラクチャもあります。生命維持装置のような重要な機器だけでなく、故障が致命的なものになる可能性があります。 HVAC インフラストラクチャ、バックアップ電源、または除染装置の予期しない障害も、生産性レベルを低下させ、患者のケアに深刻な影響を与える可能性があります。

命が危険にさらされていない場合でも、予防保守は病院に大きな利益をもたらします。 MRI から冷蔵装置まで、正式な計画的メンテナンス プログラムを実施することで、資産の寿命を延ばすことができます。これにより、費用が節約され、混乱が最小限に抑えられるため、ヘルスケア施設は、より一貫性のあるより高い水準のケアを提供できるようになります。

適切な予防保守ソフトウェアを使用すると、病院は単一のシステムを使用して、血液検査室からカフェテリアのキッチンまで、定期的な修理のスケジュール、追跡、確認を行うことができます。作業指示は、カレンダーの頻度または検針に基づいてスケジュールされます。フローティング オプションは、最新のサービス日に基づいて将来の作業指示を調整するように設定されています。

CMMS を使用すると、予防保守作業指示書が設定されるため、適切な作業者または技術者に自動的に割り当てられるか、管理者に送信されて割り当てられます。期日、事前通知リマインダー、およびその他のスケジューリング機能により、前もって計画を立てることが容易になり、作業者は通常の業務を中断することなく、重要なメンテナンス タスクに優先順位を付けることができます。

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保守管理ソフトウェアは、病院のあらゆる業務をサポートします。 コンプライアンス目標の達成を容易にし、説明責任を促進し、戦略的なベンダーと人員配置の決定を可能にし、病院と保守機器の寿命を延ばします。

Hippo Health Care CMMS は、ヘルスケア業界向けの保守管理システムの提供を専門としています。 200 を超える病院、退職者コミュニティ、診療所、介護施設での導入に成功しています。医療施設向けのシンプルな保守管理ソフトウェアの詳細については、Hippo CMMS にお問い合わせください。