企業が作業指示書管理を改善するための 10 のヒント

過去 30 年間で、企業の運用管理は大きく進化しました。変動する経済状況、市場競争の激化、およびコンピューター技術への移行は、すべてのセクターの企業が「よりスマートな」運用アプローチを採用する主な原因となっています。企業は、収益性と競争力を維持するために、リソース、材料、および時間を節約してビジネス効率を高める必要性を認識しています。効果的な運用管理の重要な側面は、効率的な作業指示管理です。以下は、そのプロセスを改善するための 10 のヒントです。

1. 紙ベースの運用管理方法からデジタル形式への移行を検討してください。

スプレッドシートは、毎月 20 未満の作業指示書を処理する小規模および一部の中規模の操作に優れた作業指示書保守管理ソリューションを提供します。スプレッドシートは、Microsoft Excel や Lotus 1-2-3 などのコンピューター プログラムを使用して作成されます。表計算ソフトウェアを使用すると、列と行に配置されたデータをキャプチャ、表示、操作できます。スプレッドシートは、数値データと短いテキスト文字列を保持し、データの関係をグラフィカルに表示するように設計されています。一方、より大規模な施設 (毎月 20 を超える作業指示書を管理する施設) では、コンピューター化された保守管理ソフトウェア (CMMS) のような作業指示書追跡ソフトウェアがより最適な選択です。これらのシステムは作業指示書を追跡し、正確なレポートを迅速に生成できるためです。また、予防保守や修理が必要な資産を即座に特定できます。ソフトウェアの最近のイノベーションには、安全なクラウドベースのインターフェイス、スマートフォンやタブレットによるモバイル アクセス、完全なペーパーレス化が含まれており、これらのシステムはビジネスにとってさらに魅力的です。

2.事後保守と予防保守を区別する

リアクティブ メンテナンスは、機器の一部に予期しない障害が発生した場合に実施されます。この場合、機器が修理されるまで運用が停止されます。場合によっては、必要な部品が在庫にない場合は注文する必要がある場合があります。一方、予防保全とは、稼働中の設備を点検し、予期せぬ故障や故障を未然に防ぐためのチューンナップや小さな部品の交換などを目的としています。運用のダウンタイム中および必要な部品が手元にあるときに予防保守をスケジュールできるため、運用の中断を最小限に抑え、機器の寿命を延ばすことができます。

3. 予防保全計画を実施する

計画外の事後保守を減らす目的で、予防保守計画を策定することが重要です。そうすることで、コストを削減し、リソースをより適切に割り当て、時間管理をより効率的にすることができます。予防保守のスケジュールを立てることで、施設の管理者は、使用時間の少ない設備や施設の場所に基づいて技術者を派遣し、複数の設備を同時に整備できるようにすることができます。

4. 作業指示書をアセットに関連付ける

予防保守スケジュールを計画し、後ですべての保守履歴を確認する場合、作業指示書を資産にリンクすることは有益な戦略になる可能性があります。これには、建物と場所をその機器 (つまり、排気ファン、空調機、空調などの屋上ユニット) に関連付けることが含まれます。これらの関連付けを確立することにより、管理者は技術者の時間を削減し、保守履歴レポートの場所に基づいて機器を識別することもできます。

5. テンプレートと標準操作手順を確立して使用する

効率と収益性が主な目標であるため、保守管理者がこのプロセスを支援する手順を実装することは理にかなっています。メンテナンス用のチェックリスト テンプレートとプロトコルを作成することで、技術者の当て推量が不要になり、各機器の運用基準に確実に準拠できるようになります。標準化された作業指示書のメンテナンス テンプレートは、エラーや混乱を減らしながら、本来の方法で処理される可能性を高めます。

6. モバイル デバイスを使用して作業指示を管理する

モバイル デバイスは、時間を節約するポータビリティをタスクに追加することにより、優れた作業指示書のメンテナンス管理ツールです。作業指示書アプリを使用すると、メンテナンス マネージャーはデスクトップ コンピューターに戻るのを待つことなく、現場で作業指示書を送信できます。つまり、作業指示書を外出先で送信できるため、応答時間が短縮されます。 CMMS を使用すると、技術者は携帯電話やタブレットから直接作業指示書を作成、変更、または更新できます。また、これらのシステムにはカメラとバーコード機能が統合されているため、エラーが減り、部品注文の時間を節約できます。モバイル アクセス バーコード スキャンを使用すると、機器メーカーのデータベースをキーワードやマニュアルのフィルターで検索する必要がなくなります。代わりに、スマートフォンやタブレットでバーコードを簡単にスキャンすると、作業指示書を正確に作成できます。

7. 現実的な期日を設定する

時は金なりであるため、現実的な修理時間を設定することが重要です。機器の一部が使用できなくなる時間を正確に見積もることにより、メンテナンス マネージャーは、全体的な運用を維持するという目標を達成するために、別のスケジュール計画を立てることができます。

8. 可能であれば、社内の技術者に作業を割り当てる

修理には費用がかかる可能性があるため、最も費用対効果の高い方法で修理を行うことをお勧めします。多数の資産を持つ大企業は、時間の節約と全体的なコストの観点から、社内の技術者を持つことが最も手頃なソリューションであることに気付くでしょう。社内の技術者がすぐに利用できるため、機器のダウンタイムが最小限に抑えられます。このアプローチを使用して、保守管理者は説明責任を管理し、完了までの時間を監視し、人件費を記録し、修理の傾向を観察し、将来の計画を立てることができます。小規模な運用の場合、社内のサービス プロバイダーを雇うよりも、サード パーティの技術者を使用する方が費用対効果が高い場合があります。一度に複数の機器を修理することにより (予防保守プログラムを利用する場合)、下請けサービスが最適な選択になります。

9. サプライヤーやベンダーからの外部経費を追跡する

社内の修理技術者が保証されているかどうかを評価するために、サプライヤーやベンダーからの外部費用と、機器のダウンタイムのコストを追跡することが役立ちます。サードパーティの修理サービス (部品の購入を含む) を利用するコストが、スタッフの技術者を雇うコストを超える場合、解決策は明らかです。

10. すべてのコスト、部品、消耗品、人件費、外部請負業者を追跡して記録する

全体的な運用コストを評価する場合、供給、人件費、および外部請負業者に関連するコストは、考慮すべき重要な要素です。これらのコストを経時的に追跡することにより、メンテナンス マネージャーは、将来的に資金とリソースを最適に割り当てる方法について、十分な情報に基づいた決定を下すことができます。

結論

企業の設備を効率的に稼働させ続けることは、おそらく保守管理者にとって最も重要な目的です。作業指示書の簡素化と迅速化は、その目標を達成するための手段です。施設の資産とその場所に関する知識を持ち、定期的な予防保守計画を策定し、標準化された作業指示書テンプレートを作成し、モバイル デバイス テクノロジを組み込むことで、エラーや不要な機器のダウンタイムを最小限に抑えることができます。さらに、これらの戦略は、機器の寿命を延ばし、時間管理と労働力の活用を改善し、最終的には全体的なコストを削減し、利益率を高めるのに役立ちます。スプレッドシートであろうと作業指示書ソフトウェアであろうと、最適な作業指示手段を見つけることは、運用効率を達成するための重要な第一歩です。