シャットダウンリスク管理のベストプラクティス
メンテナンス部門がこれまでに遭遇する可能性のある最も高いプレッシャーの状況は、計画されたダウンタイムです。短時間で大量の作業が予定されていますが、生産再開の締め切りはもうすぐです。
信頼性を高めたり、新しい機器を設置したりすることで、大きな利益が得られる可能性があります。ただし、リスクがあります。新しい問題が発生する可能性があり、コストが増大する可能性があります。シャットダウンをより安全な方法にするにはどうすればよいですか？
プロジェクト管理の文脈では、リスクという言葉は単に「プロジェクト計画からの逸脱」の省略形として使用されます。少なくともある程度のリスクに遭遇することは避けられません。そのリスクの影響は、シャットダウンがどのように計画されているかによって異なります。
必要な修理の規模に関する不確実性、過度に積極的な見積もり、経験不足、およびその他の多くの問題が、遅延、コスト超過、および生産性の低下につながる可能性があります。これらの要因のいくつかは排除できますが、ほとんどのリスクは管理することしかできません。
リスクを見る
ここでの重要なタスクは、シャットダウンに伴うリスクの大きさを正確に予測し、それに応じて対応することです。プロジェクトの概要が説明されているので、状況をよりよく把握するために、いくつかの要因を検討する必要があります。
基本的なルールは、タスクの複雑さは、困難に遭遇する可能性に直接関係しているということです。シャットダウンの計画では、次の要因がプロセスに遅延の可能性があることを示している可能性があります。
クリティカルパス –定義上、クリティカルパスタスクは重大な遅延を引き起こす可能性があります。クリティカルパスでのアクティビティの遅延は、プロジェクト全体を遅延させる可能性があります。
前任者 –最初に完了する複数のタスクに依存するタスクは、遅延の可能性が高くなります。
積極的な見積もり –生産性の高い基準を設定することは、不可能を期待することを意味しません。非現実的な見積もりは、シャットダウンの初期段階でのオーバーランによって後のタスクが遅延する場合に、深刻なボトルネックを引き起こす可能性があります。
なじみのないタスク –労働者は以前にこのタスクを実行したことがありますか？新しい機器と売上高は、労働者がその場で学習する状況を作り出す可能性があります。トレーニングのニーズを特定し、外部のリソースを呼び出すことは、予定どおりと予定より遅れている場合の違いになる可能性があります。
最終作業 –シャットダウンの終了時に、従業員にプレッシャーがかかり、仕上げ作業が障害となる可能性があります。適切な負荷平準化により、この問題を最小限に抑えることができます。
レア度 –特定のタスクに必要な材料や労力を入手するのは難しいですか？これらのニーズの提供が遅れると、大きな遅れが生じる可能性があります。プロジェクト管理レポートには、スペシャリストとリソースの可用性のためのフィルターを含める必要があります。
リスクの測定
すべての問題が同じように作成されるわけではありません。解決するのはかなり簡単かもしれませんし、会社を破産させるかもしれません。最も緊急の注意が必要なものを決定するのは、許容レベル、コスト、確率の3つの値を比較することです。
許容範囲： 許容範囲とは、許容できない結果を招くことなくリスクに対応する企業の能力を評価することです。現金準備、延滞注文、生産目標、および規制要件はすべて、この議論に情報を与えることができます。
複数のプラントを使用する国際的な事業で許容できる可能性のあるコストは、小規模なカスタムメーカーにとって壊滅的なものになる可能性があります。ここでお金が主要な考慮事項であるとしても、リスク許容度は単なる財政計算ではありません。これは、さまざまなシャットダウンリスクの大きさの基準です。
財務会計と並行して、環境、健康、および安全上の懸念を評価する必要があります。人間の生活を同じように数えることはできませんが、これは問題の可能性を定量化することが重要ではないという意味ではありません。最悪の事態を想定し、可能性についてブレインストーミングを行い、結果を特定し、シナリオを詳細に計画します。
コスト： リスクの追加コストは、考えられる最悪のシナリオを計画された支出と比較することで見積もることができます。物事がうまくいかなくなった場合、物事を制御下に戻すには何が必要ですか？費用は、問題を修正するための当面の費用だけでなく、中断から生じるすべてのものに限定されません。注文は履行されませんか？契約や顧客が失われましたか？専門家を連れてくる必要がありますか？新しい機器を注文しましたか？
ここでは、幅広いブレーンストーミングが重要です。あらゆる分野からの専門知識は、起こりうる結果の全体像を構築し、コストを集計するのに役立ちます。
特定したすべてのリスクについて正確な計算が可能であるとは限りません。また、単に推定する必要があるリスクもあります。ここでの優先事項は、混乱と遅延を引き起こす可能性が最も高いリスクを慎重に検討することです。
確率： イベントの可能性は、事前データに基づいて最も正確に予測されます。以前のシャットダウンと経験豊富な従業員からの記録は、この種の分析を導くのに役立ちます。ただし、シャットダウンはまれである傾向があるため、すべての種類のリスクにハードデータが関連付けられているわけではありません。
ここで重要なのは、経験に基づいて可能な限り最良の見積もりを行うことです。合理的な見積もりは、大げさな推測やまったく予測しないよりも便利です。考えられる一連のイベントを検討することで、上記の基準に基づいて問題が発生する可能性のある場所を特定できます。
タスクが複雑になるほど、失敗する可能性が高くなることを忘れないでください。複数のインプット、重要な物資と才能、そして時間の敏感さはすべてリスクを高めます。
PERTとモンテカルロの期間見積もり方法を見逃さないでください。これらを使用すると、各タスクの最悪のシナリオ、予想されるシナリオ、および最良のシナリオ（ドルと期間）を入力できます。
プロジェクト管理ソフトウェアは、特定の日付にタスクが開始される可能性を推定することができ、モンテカルロ計算は、そのような結果をより詳細かつ正確にするのに役立ちます。
もちろん、予定日に開始される可能性が低いタスクは、さらに遅れる可能性が高くなります。 PERTは、計画担当者が期間の見積もりに持っている信頼度を定量化する方法と考えてください。モンテカルロ計算は、プロジェクト全体のこれらの不確実性の累積的な影響を計算する方法と考えてください。
リスクが発生する確率とリスクのコストを組み合わせて、許容可能なコストと遅延の許容範囲と比較します。タスクにリスクが伴うと感じた場合は、リストまたはプロジェクト管理ソフトウェアのフィールドにそのことを書き留めてください。
これらのリスクは管理する必要があります。許容範囲を超えるリスクはそのままにしておくことができます。リスクのリストに優先順位を付け、管理する必要のあるリスクと管理しないリスクを区別します。
応答の開発
リスクに対応するために行動する2つの面があります。リスクを回避することも、リスクが発生した場合のコストを削減することもできます。
回避は最初のステップです。チームがリスクを探しているので、いくつかの問題を完全に回避することができます。資料の到着の遅れや機器の修理に関する情報の不足は、先見の明を持って改善することができます。
いくつかの潜在的な問題は、防止できない場合、計画に吸収される可能性があります。リスクと遅延の最大の可能性の1つは、計画外の修理から生じます。シャットダウン中に発生する問題は、サプライズ要因のために優先される傾向があります。
これは必要かもしれませんが、実行する作業の規模を知ることから始める方がはるかに優れています。機器に対して非侵襲的テストが実行されましたか？過熱を探すために赤外線スキャンが行われましたか？振動チェックを実行しましたか？圧縮空気の漏れを音でチェックしますか？
シャットダウンと分解の前に機器を評価できるすべての方法を考えてください。そうすることで、供給と労働の準備が整うために何をする必要があるかを明確に把握してシャットダウンに入ることができます。
事前に問題について知っていることは、部品を待っている間とそれが時間通りに到着するまでの大きな遅延の違いを意味する可能性があります。問題が特定され、計画され、準備されると、それはもはやリスクではなく、計画されたメンテナンスの定期的な部分になります。
しかし、必ずしも回避できないリスクについてはどうでしょうか。シャットダウン中に、事前に知ることができないいくつかの問題が発生する可能性があります。診断には限界があり、一部の機器はオフラインになるまで確認できない場合があります。必要な物資が遅れる場合があります。修理作業は当初考えていたよりも複雑になる場合があります。ここで重要なのは緩和です。
軽減とは、リスクの影響を軽減するための措置を講じるプロセスです。これは、計画された作業が時間どおりに行われている間に新しい問題に対処できるように、スケジュールに余分な労働時間を組み込むことを意味する場合があります。
修理が行われるときにスペアパーツが必要になった場合は、スペアパーツを手元に用意しておくことを意味する場合があります。または、材料が時間どおりに配達されなかった場合に会社に払い戻しを行うために、外部のサプライヤーとの契約に損害賠償を書き込んでいる可能性があります。
目標は、リスクが発生した場合のリスクを軽減し、影響を許容範囲内にすることです。軽減努力に費やすのに合理的な金額は、コストとリスクの可能性の両方に関連している必要があります。
いくつかの低コストの対策はいくつかの小さなリスクを処理できますが、壊滅的なリスクから保護するために大規模な支出が賢明かもしれません。
リスクが実際に発生した場合にどうするかについての緊急時対応計画を作成します。これらは、反応時間を最小化し、応答効率を最大化することにより、リスクのコストと結果を最小限に抑えます。
機器の状態が予想よりもはるかに悪い場合は、機器を稼働状態にするために必要な一連のタスクを作成して保存し、プロジェクト計画ファイル、準備済みの作業パケット、およびいずれかの部品にすばやく挿入できるようにする必要があります。関連情報をあまり探すことなく、すぐに注文できるようになります。
これにより、作業をできるだけ早く開始できます。シャットダウンのリスクのほとんどは予期しない緊急作業に起因するため、緊急時対応計画はシャットダウンリスクを管理するための大きな進歩の源です。
これらの準備が行われた後も重要なままであるリスクごとに、リスクが発生した、または発生しようとしていることを示すトリガーまたはトリガーのセットを特定します。トリガーを特定することで、緊急時対応計画を実施するための反応時間を最小限に抑えることができます。
トリガーを決定するには、リスクに精通している専門家との別のブレーンストーミング会議を呼び出します。リスクが発生したことを彼らがどのように知っているかを調べてから、そこから最も早い指標に戻ります。
特定の残業パターンや特定の種類の専門家リソースの多用など、更新中にプロジェクト計画で明らかになる指標を見つけるようにしてください。この動作を表すフィルターをプロジェクト管理ソフトウェアに作成して、プロジェクト中にこれらのパターンが発生しているかどうかを1日1回確認できるようにします。
自分でリスクを監視しない場合は、リスクを監視する責任を必ず割り当ててください。監督者や請負業者にもプロジェクトデータへのアクセス権を与えることができます。各リスクは、関連するタスクが進行中の期間にのみ発生する可能性があるため、リスク監視スケジュールを作成してください。
考えられる指標を綿密に追跡するには、そうでない場合よりも多くの情報を収集する必要がある場合があります。たとえば、リスクが重要な材料の製造と配送である場合、それが軌道に乗っていることを確認するために、製造業者に製造の各段階で通知するように要求することができます。
リスクのすべての原因を排除するのではなく、どのような準備をしたいかを事前に決定するという考え方です。高コストで可能性の高いイベントを最初に検討し、主要な計画プロセスの一部と見なす必要があることは明らかです。
リスクの定量化は、主に過去の情報の量に応じて、正確な科学または漠然とした魔法の練習になる可能性があります。
難しい判断の呼びかけは、潜在的な混乱とそれが発生する可能性の組み合わせに基づいてイベントを分離することです。
壊滅的な結果を伴うロングショットイベントから保護することは、より可能性の高いマイナーな問題に対処するために過度の事前時間を費やすよりも価値があるかもしれません。リスク分析の目的は、重大なリスクを計画することです。
リスク対応管理
リスクの排除と軽減策を実施してシャットダウンを開始した後、2つのことを監視する必要があります。それは、予想されるリスクについてすでに決定したトリガーと、予期しないリスクの発生です。
もちろん、予期しないリスクには迅速に対応する必要があり、それらの原因は、将来のシャットダウンを支援するために十分に文書化されています。予想されるリスクは、作成したリスクスケジュールを使用して監視する必要があります。
プロジェクトの指標、プラントフロア、およびトリガーの証拠について監督者からのコミュニケーションを分析します。トリガーが発生した場合は、リスクが実際に発生したかどうかをさらに調査し、発生した場合は、緊急時対応計画をプロジェクト計画にインポートし、必要に応じてタスクスケジュールを再調整して、余分な作業に対応します。
重大な不測の事態に備えて、計画の変更を反映するために新しいベースラインを保存します。レポートにもリスクの発生を記録します。
これらの手順を完了するためにエネルギーを投入すると、より短く、より厳密に制御されたシャットダウンが発生し、インシデントが少なくなります。つまり、この程度の計画のコストは、プロジェクトのパフォーマンスの向上によって返される以上のものになります。
シャットダウンの包括的なリスク管理プログラムの手順を要約すると、次のようになります。
-
コスト、顧客関係、安全性、および環境リスクに対する許容度を決定します。
-
リスクの高いタスクをフィルタリングします。
-
短縮されたリストを使用して、環境、健康、および安全の問題を考え出します。リスクごとの財務コストも同様です。
-
各リスクが発生する確率を決定します。
-
許容範囲と、各リスクの確率とその結果の大きさの組み合わせに基づいて、リスクに優先順位を付けます。
-
緩和計画または緊急時対応計画、あるいはその両方を考え出します。
-
緊急時対応計画のあるタスクの場合、リスクが悪化していることを示すトリガーのリストをブレインストーミングします。
-
実行中にプロジェクトを監視して、トリガーや予期しないリスクがないか確認します。
-
シャットダウン後にデータを収集して報告します。以前に発生した問題の履歴は、将来の潜在的な問題箇所を見つけるのに役立つ可能性があります。
機器のメンテナンスと修理