買掛金自動化でサプライチェーンのレジリエンスと効率を強化

サプライチェーンマネージャーは、買掛金（AP）と調達から支払い（P2P）プロセスにおいて、長年課題に直面してきました。あらゆる業界でデジタルシフトが進む中、多くの組織は依然として手作業・紙ベースのAPプロセスに頼り、請求書の承認と支払いを行っています。これにより、サプライヤーへの支払いタイミングの管理不全、貴重なスタッフ時間を消費する請求書例外、CFOとサプライヤー双方にとっての可視性不足など、多くの問題が生じています。

デジタル化がもたらすメリット

組織の買掛金プロセスをデジタル化に移行することで、多くのサプライヤー問題の根本原因である遅くエラーの多いプロセスを排除できます。これにより、コスト削減、キャッシュフロー最適化、未払い買掛金へのリアルタイム可視化獲得、潜在的なサプライチェーン混乱の事前防止が可能になります。

収益性改善とキャッシュフロー最適化から、より安定したサプライチェーンの構築まで、AP/P2P自動化はサプライチェーンマネージャーに多くのメリットを提供します。以下に、特に説得力のある3つを挙げます。

1. 請求書例外の排除

理想的な世界では、請求書例外は稀です。しかし、依然として時代遅れのAPプロセスに依存する多くの組織にとって、それは単純に現実ではありません。Ardent Partnersの最近の調査では、APプロフェッショナルの62%が、請求書例外が日常業務で最大の頭痛の種だと同意しています。

請求書例外は解決に多くの時間を要するだけでなく、一貫性のない支払いサイクルをもたらします。商品が受領されておらずAPが三点突合（スリーウェイマッチ）できないためにサプライヤー請求書が保留になるシナリオを想像してください。このシナリオでは、多くのサプライヤーが顧客をクレジット保留にします。中には追加商品の出荷を完全に停止するところさえあります。

そこまで極端でなくても、サプライヤーがタイムリーに支払われていません。ベストケースでも、これはサプライヤー関係の悪化と、厳しい資金繰りにあるサプライヤーの不安定化を招きます。

2. 早期支払い割引機会のスケールアップ

グローバルパンデミック中、すべての企業が同じレベルの痛みを感じたわけではありません。SaaS（Software-as-a-Service）プラットフォームを用いた自動化プロセスを持つ企業は、ほとんどトラブルなくリモートワークフォースへ迅速に移行できました。AP領域では、従業員がどこからでも、かつ大規模に請求書を処理できることを意味しました。

伝統的に、財務マネージャーが数百・数千のサプライヤーに早期支払いして早期支払い割引を活用したい場合、それは問題ではありませんでした。一方で、キャッシュフロー最適化が目標なら、支払い条件内で可能な限り最終日まで支払いを保留するのは簡単にスケジュールできました。

3. APとP2Pプロセスへの可視性提供

サプライチェーンへの可視性が高ければ高いほど、キャッシュフロー予測、潜在的混乱の事前特定、データ駆動型意思決定が容易になります。しかし、紙ベースの請求書ワークフローに頼っていると、任意の時点で物事がどこまで進んでいるかを把握することはほぼ不可能です。

AP部門にAP/P2P自動化という形でデジタルトランスフォーメーションをもたらすことで、請求書プロセス全体への24時間365日可視性を獲得できます。これはサプライズを排除し、ビジネスインテリジェンスを向上させ、リアルタイムインサイトを活用して運営を継続的に最適化することを可能にします。

組織が依然として紙ベースのAPワークフローを使用しているなら、サプライチェーンを可能な限り効率的にすることは不可能です。APプロセスを自動化するツールに投資することで、サプライヤーとのデジタル接続を構築でき、以下が可能になります：

• サプライチェーン混乱の回避：クレジット保留や取引停止を回避
• サプライヤーデータ管理の合理化：W-9や銀行口座情報など関連データを一箇所に集約、効率的なレポート機能
• サプライヤー関係の改善：支払いステータスへの可視性提供、タイムリーな支払い確保
• P2Pプロセスの効率向上：取引のデジタル化で運営合理化、人的ミス削減
• 請求書例外の排除：プロセスをさらに最適化し、AP、社内バイヤー、部門マネージャーが付加価値活動のみに時間を費やせるようにする

最終的に、AP自動化はサプライチェーンを効率的に回し続け、生産性と収益性を高める簡単な方法です。

Shan Haq氏はTranscepta（クラウドベースの調達から支払いプラットフォーム）の企業戦略・開発担当バイスプレジデントです。