ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）で調達業務を革新：効率と精度を向上

人間は暗黒時代以来、自動化に魅了されてきました。

人類史上、自動化への第一歩となったのは車輪の発明であり、それまで想像もできなかった形で輸送を向上させました。現代に至り、運営、製造、財務、マーケティングにおける自動化が生産性の大幅な向上を実現してきました。では、テクノロジーはこれからどこへ向かうのか。その答えを握るのがロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）です。

現代の組織において、サプライチェーンは専門機能を果たす専用ソフトウェアアプリケーションのポートフォリオで構成されています。それらの間でスムーズな連携を確保することは共通のペインポイントです。RPAは、ERP（統合基幹業務システム）、輸送管理、倉庫管理、計画、調達、製品管理といった主要アプリケーション間でのタッチレスなコラボレーションを実現するのに役立ちます。

調達・購買ユーザーはこれら多くのシステムとやり取りし、外部データポイントを参照して製品の数量、価格、場所について意思決定を行います。調達チームはデータ収集と分析に多くの時間を費やしており、これがプロセスサイクルタイムに直接影響します。2019年のガートナー調査（調達・購買・ベンダー管理）では、テクノロジー調達における重要課題として、直接的なコスト削減、ビジネス成果への影響、効果的な交渉、コスト回避、処理時間の短縮が挙げられています。RPAはこれらすべての領域で調達課題の解決に大きく貢献できます。

2020年のガートナーレポート（ITコスト最適化）では、自動化の導入または拡張により、組織は継続的なITサービスプロジェクトコストで10〜15%の正味節約を達成できるとされています。既存のITアーキテクチャを維持しながら、RPAを通じて生産性向上のメリットを得られます。この技術は、既存デジタル製品のROIを、最適化された製品戦略を通じて持続的に改善できます。

RPAによる棚卸資産の照合は、多国籍企業が照合サイクルタイムを70%以上削減するのに役立ちます。例えば、ある大手グローバル物流企業は、オペレーション変革のためにRPAを導入し、サプライチェーンの卓越性を達成しました。

サプライチェーン機能の迅速なデジタル変革を可能にすることで、RPAは生産性向上のための最も重要なツールの一つであることを証明しています。RPAの世界市場規模は大幅な成長が見込まれ、2027年までに61億ドルに達するとFortune Business Insightsは予測しています。現代組織のサプライチェーンにおいて、RPAは調達機能のほとんどのプロセスを変革することで、隠れた価値を掘り起こせます。以下は、組織が即座にRPAのメリットを得られる主要領域です。

RPAで即効性が期待できる主要領域

自律的な支出分析

支出データの収集とカテゴリ分析は、RPAが力を発揮する主要領域です。様々なソースからデータを自動収集できます。組織レベルでは、ERPアプリケーションだけでなく、PDFやExcelスプレッドシートなどの手作業ファイルからも詳細レポートを生成可能です。また、企業が調達プロセス実行のために独自開発しているローカルツールとも統合できます。支出データの自動収集により、「ボット」は定義されたポリシーに基づき、詳細な自動支出機会評価も実行できます。

市場分析と最適化されたスポット購買

ボットは、サードパーティデータプロバイダーによって月次または週次で更新される複数のWebサイトやドキュメントから情報を容易に収集できます。収集された情報を用いて市場分析ダッシュボードを構築すれば、ソースデータの更新や確認は不要です。調達マネージャーはボットを使ってスポット購買オーダーを出せます。ボットは市場調査に基づき、最適な売り手と価格を特定します。RPAは、インターネットやその他のソース検索にかかる労力を大幅に削減します。

自動ベンチマーキングとタッチレスなパフォーマンス監視

RPAは、KPI（重要業績評価指標）ダッシュボードへのデータ自動投入を可能にし、人的介入なしでベンチマーキングを実行できます。また、メールを含む複数のアプリケーションからデータを自動収集できます。ユーザーがメールでデータを提供したい場合、RPAはメール入力をKPIダッシュボードに統合し、調達体験とステークホルダー満足度を向上させます。

購買依頼（PR）と発注書（PO）管理、サプライヤー特定

ボットはPRからデータを収集し、製品カタログで利用可能なアイテムを検索します。アイテムが利用不可の場合、ボットはインターネットでサプライヤーを検索し、想定価格付きでベンダー候補を提示します。RPAは、メールやSMSを用いて複数のサプライヤーへの問い合わせや会話の開始を自動化し、製品特定、市場調査、サプライヤー関係管理のプロセス全体を管理できます。これにより調達マネージャーの時間を大幅に解放できます。ERPからの定期的なPR/PO開始通知・レポートに加え、RPAはカテゴリや製品レベルのカスタムレポート作成も支援します。

サプライヤー自動オンボーディングとベンダーマスタ作成

サプライヤーのオンボーディングとベンダー作成は、多くの組織で時間のかかる手作業です。RPAボットを用いれば、人的介入なしで自動ベンダー作成プロセスを実行できます。ボットはいつでもエンタープライズアプリケーションにマスタデータを追加できます。

カスタムサプライヤー監査

ボットは、特定のサプライヤーの継続的な契約、クレーム追跡、契約コンプライアンスに関するカスタムレポートを作成できます。定義されたポリシーに基づき、ボットは特定のベンダーへメールやSMSで定期的なリマインダーを自動送信できます。メール機能を持つボットは、設定された基準や例外に基づき、メールボックスやSMSへ自動更新を通知できます。

	自律的支出分析	市場分析と最適化されたスポット購買	自動ベンチマーキングとタッチレスなパフォーマンス監視	PR/PO管理とサプライヤー特定	サプライヤー自動オンボーディングとベンダーマスタ作成	カスタムサプライヤー監査
自動化可能なプロセス割合	> 80%	> 70%	> 60%	> 80%	> 50%	> 60%
自動化できない領域	文書化されていないマーベリック支出 経営層の判断	人的検証 オフライン売り手の統合	パフォーマンス改善計画 KPIの特定	製品品質チェック 最低価格保証	サプライヤー検証 サプライヤー真正性確認	現地品質チェック 紛争原因の特定
直接影響を受けるKPI	調達組織が管理する総支出の割合 調達ROI 調達コスト	調達運営費 直接コスト削減 コスト回避 従業員満足度	アクティブ管理下の契約価値 受注額の変動 契約リスク	認証取得サプライヤーの割合 PRからPOまでのサイクルタイム 平均PO処理コスト ステークホルダー満足度	マスタデータ管理費の総支出に対する割合 データレコードエラー率 契約管理時間	コンプライアンス率 却下率 再作業・スクラップ価値 サプライヤー品質評価

*TCSプロセス卓越性フレームワークにおけるステージ3および4の成熟度レベル組織のデータ推定値

RPAは調達組織の不可欠な一部として急速に台頭しており、今後も進化・成熟を続けます。ビジネス戦略と整合させれば、RPAは短期間で例外的かつ持続可能な成果をもたらします。

Bakul Sharma氏とMudit Bansal氏は、タタコンサルタンシーサービシズ（TCS）のグローバルサプライチェーンプラクティスのコンサルタントです。