ベンダーの検索から支払いまで、調達プロセスを合理化する方法

調達プロセスは、共生可動部品で構成されています。コンポーネントが効率的に通信しない場合、サプライチェーンの中断が発生し、コストのかかるエラー、時間の損失、機会の逸失が発生します。

上級管理職は、このプロセスをトップダウンで合理化するという困難な作業に直面しており、調達者とサプライヤーの両方にとって相互に有益なポリシーとプロセスを実装する必要があります。これら2つの機能の間に存在する二分法は、交渉を面倒にし、共通点を見つけることを困難にする可能性があります。

これは、契約、差異、支払いの分野でコンプライアンスについてサプライヤーを審査する場合に特に明白であり、調達コストを削減して成長を促進するための共通の目標を確立することの重要性を強調しています。このプロセスを合理化するための課題には、次の質問が必要です。勤勉なリーダーシップと適切なポリシーの確立があっても、調達プロセスを合理化できるか？

解散は難しい

ポリシーの変更と戦略的イニシアチブの実装のためにベンダーを失いたいと思う人は誰もいません。逆に、請求書の照合、差異の解決、時間通りの支払いを行うための例外的な処理の実行などの面倒な作業に時間とお金を浪費することを望んでいる企業はありません。ただし、調達プロセスの合理化は、口で言うほど簡単ではありません。それを機能させるには、すべての人が手を携えておく必要があります。

合理化の障壁は、一貫性の欠如と標準的な操作手順からの逸脱から始まります。たとえば、すべての請求書の10％を占める可能性のあるJane Vendorは、標準的な契約、請求および支払いプロセスの順守を拒否し、長いクレジット条件のファンではありません。その結果、ジェーンからの非契約請求書をほとんどまたはゼロの割引で調整する場合、余分な労力が必要になります。これにより、内部プロセスに構造の欠如が生じ、調達、調達、および支払いプロセスにおける複数のタッチポイントによる人的エラーが発生する可能性があります。

別の例では、すべての請求書の8％を担当するJack Vendorは、調達文書に添付された請求書を送信するために電子請求チャネルにオンボーディングされた、全社的な標準化された契約および支払い条件に従うことに同意しました。さらに、ジャックは購入注文なし、支払いなしのポリシーにサインアップしたため、誤った支払いを排除しました。合理化を望まないベンダーの場合、リスクからベネフィットへの分析は、契約を更新するか終了するかを決定するのに役立ちます。すべての契約には終了日があります。別のサプライヤーからより良い価格条件が利用できる場合は、関係を断ち切り、目的のベンダープロファイルを満たす新しい契約に進む時期かもしれません。

一部のサプライヤーがかけがえのないものであり、強力な交渉力を持っていることは周知の事実です。合理化プロセスは、これらのベンダーを特定し、契約上のメリットを交渉することから始まります。かけがえのないものは、量、需要と供給、または長期的な関係が原因である可能性がありますが、最終的には、これらのサプライヤーは継続的な運用に不可欠であり、契約交渉は細心の注意を払って処理する必要があります。理想的には、彼らは、期待を明確に述べている有利な支払い条件と契約を採用するでしょう。

見ることは信じている

構造化されていない調達プロセスでは、コミュニケーションは難しく、タイムリーでコストがかかります。契約は存在する場合と存在しない場合があり、何マイルも離れたファイルキャビネットに印刷されたコピーとして保存できます。合理化の主な目標は、リアルタイムの透明性を確保することです。 POマッチング、電子請求書、および誤った請求書の自動拒否は、サプライヤーと調達者が文字通り同じページにいることを可能にするツールです。事前に決定された承認により、ダウンストリームのレビューや承認なしで請求書を処理できます。合理化されたプロセスでは、パフォーマンスは調達者とサプライヤーによって簡単に監視されます。期待が満たされない場合は、測定可能なデータを上級管理職が利用できるため、戦略的な介入が可能になります。

他の関係と同様に、調達は流動的であり、コミュニケーションを介してそれを解決することが重要です。リーダーシップは、静的および動的な割引慣行の両方を監督し、最高の利益を得るために可能な限り多くの利益を享受する必要があります。この関係が膨大なベンダーと存在する場合、組織にとってのメリットは継続的で信頼性があります。フィールドでプレーしたい人にとっては、動的割引がオプションかもしれません。

愛してはいけないことは何ですか？サプライヤーと調達者の両方が相互に有益な支払いを見つけるので、行動と興奮があります。最大限の可視性を備えた合理化されたプロセスでは、妥協を必要としないベンダーを排除しながら、収益を最大化するターゲットベンダーを簡単に選択できるため、動的な割引の恩恵を受けることができます。

オールハンズオンデッキイニシアチブの最も難しい部分は、率直に言って、すべてのハンズオンデッキを取得することです。ベンダーのオンボーディングと支払い条件の全面的な標準化は、熟練した上級管理職のタスクです。これはリーダーシップ主導のイニシアチブであり、最大限の注意を払って処理する必要があります。組織変更のあらゆる事業と同様に、プロセスがあります：

• 組織の成功に不可欠な大量のベンダーを特定します。 支出分析を実施して、請求書の支払いと処理に存在するギャップを特定します。既存のサプライヤーとの関係を維持するという決定は、組織への利益を条件としています。このメリットが条件、信頼性、透明性の観点から見られない場合は、契約を置き換えるだけでなく、統合を可能にする可能性のあるサプライヤーを探す時期かもしれません。
• 電子請求書およびオンボードベンダーに移動します。 小規模で頻度の低いベンダーが参加したくない、または参加できない場合に備えて、ベンダーを支援するためのポリシーを設定してください。アドホックベンダーを引き続き使用するかどうかの決定は、その全体的な価値に左右される必要があります。
• ソーシングイニシアチブを作成して、ビジネスプロセスと契約書作成のばらつきを減らします。 すべての支払いは、調達トランザクションごとに合法的な発注書に関連付けられる必要があります。オンボーディングサプライヤーからの確立された契約はゴールドであり、不要な承認プロセスの必要性を減らします。
• 割引の機会をもたらします。 統一された条件を確立すると、早期支払いが可能になり、静的割引と動的割引の両方が可能になります。
• 「POなし、支払いなし」のポリシーに移行します。 リクエストまたは受領されなかった場合、料金は発生しません。これもまた、勤勉な契約の確立から始まり、その契約に調達文書を添付することができます。用語は目に見えて明確です。
• 許容範囲と自動拒否基準を確立します。 分析は傾向を明らかにし、データが有用であることを確認します。タイムラインと正確性の面で削減を行っていないベンダーは、合理化されたプロセスで簡単に特定されます。
• POが一致しない請求書の承認プロセスを実装します。 厳格なポリシーとプロセスがあっても、完璧は保証されません。準備してください。

上記のステップを完了することは、リーダーシップ主導のイニシアチブであり、1つの目標は支払いを受けることです。 支払いプロセスの開発は、合理化されたプロセスへの移行の最終ステップです。小切手を手動でカットすると、エラーの余地が残り、コストが増加し、支払いプロセスが無駄になります。電子支払い方法はたくさんあり、利用されない場合は、リベートをテーブルに残します。

各組織は、内部プロセスを補完する支払いプロセスを選択する必要があります。電子決済は標準ですが、多くのバリエーションがあります。適切に利用されると、未決済の小切手が減り、未請求の資産が減ります。サードパーティのホストは、更新された銀行情報の責任と信頼性を吸収しているため、人気が高まっています。ただし、仮想カード処理の使用は、リベートの可能性がある最もユーザーフレンドリーなオプションとして浮上しています。事前に設定された支払い金額と有効期限の追加されたセキュリティは、完全に一致するPOとうまくペアになります。

これからも幸せに

合理化とは、定義上、アイテムを変更して、より単純またはより効率的にする行為です。調達では、合理化は、組織全体で測定可能かつ透過的でなければならない複雑なリーダーシップベースのイニシアチブで構成されます。これらのプロセスの監査には費用がかかる可能性がありますが、付加価値のある調達プロセスが期待どおりの結果を達成していることを確認するために必要です。所有権は、個々のプロセスを評価するために割り当てられる必要があります。これらの所有者の適切な監視は、事前に決定された一貫した基準で上級管理職によって実行されます。

内部プロセスを監査するために同様に重要なのは、交渉された契約条件へのサプライヤーの順守を継続的に監視することです。これらの契約は調達関係の基盤であり、戦略的目標を確実に達成するには、すべての成果物の期待に応えられなかったことを認識する必要があります。

調達は流動的なプロセスであり、監視する必要があります。 2021年には、世界的大流行により、供給の可用性が前例のない形で影響を受けました。そして、不足はより多くの不足を生みます。このトリクルダウン効果は、製造業者、流通業者、消費者に同様に影響を及ぼします。これらの競争の激しい時代には、エラーの許容度はゼロです。

サプライチェーンプロセスの合理化は、運用コストを削減しながら収益を最大化するための手段です。結局のところ、模範によるリーダーシップと綿密な監視の両方が不可欠であり、継続している必要があります。

Mega Guptaは、Oracle、IBM、Amazon、Starbucksなどの企業と協力してきたリードシステムアナリストです。

調達プロセスは、共生可動部品で構成されています。コンポーネントが効率的に通信しない場合、サプライチェーンの中断が発生し、コストのかかるエラー、時間の損失、機会の逸失が発生します。

上級管理職は、このプロセスをトップダウンで合理化するという困難な作業に直面しており、調達者とサプライヤーの両方にとって相互に有益なポリシーとプロセスを実装する必要があります。これら2つの機能の間に存在する二分法は、交渉を面倒にし、共通点を見つけることを困難にする可能性があります。

これは、契約、差異、支払いの分野でコンプライアンスについてサプライヤーを審査する場合に特に明白であり、調達コストを削減して成長を促進するための共通の目標を確立することの重要性を強調しています。このプロセスを合理化するための課題には、次の質問が必要です。勤勉なリーダーシップと適切なポリシーの確立があっても、調達プロセスを合理化できるか？

解散は難しい

ポリシーの変更と戦略的イニシアチブの実装のためにベンダーを失いたいと思う人は誰もいません。逆に、請求書の照合、差異の解決、時間通りの支払いを行うための例外的な処理の実行などの面倒な作業に時間とお金を浪費することを望んでいる企業はありません。ただし、調達プロセスの合理化は、口で言うほど簡単ではありません。それを機能させるには、すべての人が手を携えておく必要があります。

合理化の障壁は、一貫性の欠如と標準的な操作手順からの逸脱から始まります。たとえば、すべての請求書の10％を占める可能性のあるJane Vendorは、標準的な契約、請求および支払いプロセスの順守を拒否し、長いクレジット条件のファンではありません。その結果、ジェーンからの非契約請求書をほとんどまたはゼロの割引で調整する場合、余分な労力が必要になります。これにより、内部プロセスに構造の欠如が生じ、調達、調達、および支払いプロセスにおける複数のタッチポイントによる人的エラーが発生する可能性があります。

別の例では、すべての請求書の8％を担当するJack Vendorは、調達文書に添付された請求書を送信するために電子請求チャネルにオンボーディングされた、全社的な標準化された契約および支払い条件に従うことに同意しました。さらに、ジャックは購入注文なし、支払いなしのポリシーにサインアップしたため、誤った支払いを排除しました。合理化を望まないベンダーの場合、リスクからベネフィットへの分析は、契約を更新するか終了するかを決定するのに役立ちます。すべての契約には終了日があります。別のサプライヤーからより良い価格条件が利用できる場合は、関係を断ち切り、目的のベンダープロファイルを満たす新しい契約に進む時期かもしれません。

一部のサプライヤーがかけがえのないものであり、強力な交渉力を持っていることは周知の事実です。合理化プロセスは、これらのベンダーを特定し、契約上のメリットを交渉することから始まります。かけがえのないものは、量、需要と供給、または長期的な関係が原因である可能性がありますが、最終的には、これらのサプライヤーは継続的な運用に不可欠であり、契約交渉は細心の注意を払って処理する必要があります。理想的には、彼らは、期待を明確に述べている有利な支払い条件と契約を採用するでしょう。

見ることは信じている

構造化されていない調達プロセスでは、コミュニケーションは難しく、タイムリーでコストがかかります。契約は存在する場合と存在しない場合があり、何マイルも離れたファイルキャビネットに印刷されたコピーとして保存できます。合理化の主な目標は、リアルタイムの透明性を確保することです。 POマッチング、電子請求書、および誤った請求書の自動拒否は、サプライヤーと調達者が文字通り同じページにいることを可能にするツールです。事前に決定された承認により、ダウンストリームのレビューや承認なしで請求書を処理できます。合理化されたプロセスでは、パフォーマンスは調達者とサプライヤーによって簡単に監視されます。期待が満たされない場合は、測定可能なデータを上級管理職が利用できるため、戦略的な介入が可能になります。

他の関係と同様に、調達は流動的であり、コミュニケーションを介してそれを解決することが重要です。リーダーシップは、静的および動的な割引慣行の両方を監督し、最高の利益を得るために可能な限り多くの利益を享受する必要があります。この関係が膨大なベンダーと存在する場合、組織にとってのメリットは継続的で信頼性があります。フィールドでプレーしたい人にとっては、動的割引がオプションかもしれません。

愛してはいけないことは何ですか？サプライヤーと調達者の両方が相互に有益な支払いを見つけるので、行動と興奮があります。最大限の可視性を備えた合理化されたプロセスでは、妥協を必要としないベンダーを排除しながら、収益を最大化するターゲットベンダーを簡単に選択できるため、動的な割引の恩恵を受けることができます。

オールハンズオンデッキイニシアチブの最も難しい部分は、率直に言って、すべてのハンズオンデッキを取得することです。ベンダーのオンボーディングと支払い条件の全面的な標準化は、熟練した上級管理職のタスクです。これはリーダーシップ主導のイニシアチブであり、最大限の注意を払って処理する必要があります。組織変更のあらゆる事業と同様に、プロセスがあります：

• 組織の成功に不可欠な大量のベンダーを特定します。 支出分析を実施して、請求書の支払いと処理に存在するギャップを特定します。既存のサプライヤーとの関係を維持するという決定は、組織への利益を条件としています。このメリットが条件、信頼性、透明性の観点から見られない場合は、契約を置き換えるだけでなく、統合を可能にする可能性のあるサプライヤーを探す時期かもしれません。
• 電子請求書およびオンボードベンダーに移動します。 小規模で頻度の低いベンダーが参加したくない、または参加できない場合に備えて、ベンダーを支援するためのポリシーを設定してください。アドホックベンダーを引き続き使用するかどうかの決定は、その全体的な価値に左右される必要があります。
• ソーシングイニシアチブを作成して、ビジネスプロセスと契約書作成のばらつきを減らします。 すべての支払いは、調達トランザクションごとに合法的な発注書に関連付けられる必要があります。オンボーディングサプライヤーからの確立された契約はゴールドであり、不要な承認プロセスの必要性を減らします。
• 割引の機会をもたらします。 統一された条件を確立すると、早期支払いが可能になり、静的割引と動的割引の両方が可能になります。
• 「POなし、支払いなし」のポリシーに移行します。 リクエストまたは受領されなかった場合、料金は発生しません。これもまた、勤勉な契約の確立から始まり、その契約に調達文書を添付することができます。用語は目に見えて明確です。
• 許容範囲と自動拒否基準を確立します。 分析は傾向を明らかにし、データが有用であることを確認します。タイムラインと正確性の面で削減を行っていないベンダーは、合理化されたプロセスで簡単に特定されます。
• POが一致しない請求書の承認プロセスを実装します。 厳格なポリシーとプロセスがあっても、完璧は保証されません。準備してください。

上記のステップを完了することは、リーダーシップ主導のイニシアチブであり、1つの目標は支払いを受けることです。 支払いプロセスの開発は、合理化されたプロセスへの移行の最終ステップです。小切手を手動でカットすると、エラーの余地が残り、コストが増加し、支払いプロセスが無駄になります。電子支払い方法はたくさんあり、利用されない場合は、リベートをテーブルに残します。

各組織は、内部プロセスを補完する支払いプロセスを選択する必要があります。電子決済は標準ですが、多くのバリエーションがあります。適切に利用されると、未決済の小切手が減り、未請求の資産が減ります。サードパーティのホストは、更新された銀行情報の責任と信頼性を吸収しているため、人気が高まっています。ただし、仮想カード処理の使用は、リベートの可能性がある最もユーザーフレンドリーなオプションとして浮上しています。事前に設定された支払い金額と有効期限の追加されたセキュリティは、完全に一致するPOとうまくペアになります。

これからも幸せに

合理化とは、定義上、アイテムを変更して、より単純またはより効率的にする行為です。調達では、合理化は、組織全体で測定可能かつ透過的でなければならない複雑なリーダーシップベースのイニシアチブで構成されます。これらのプロセスの監査には費用がかかる可能性がありますが、付加価値のある調達プロセスが期待どおりの結果を達成していることを確認するために必要です。所有権は、個々のプロセスを評価するために割り当てられる必要があります。これらの所有者の適切な監視は、事前に決定された一貫した基準で上級管理職によって実行されます。

内部プロセスを監査するために同様に重要なのは、交渉された契約条件へのサプライヤーの順守を継続的に監視することです。これらの契約は調達関係の基盤であり、戦略的目標を確実に達成するには、すべての成果物の期待に応えられなかったことを認識する必要があります。

調達は流動的なプロセスであり、監視する必要があります。 2021年には、世界的大流行により、供給の可用性が前例のない形で影響を受けました。そして、不足はより多くの不足を生みます。このトリクルダウン効果は、製造業者、流通業者、消費者に同様に影響を及ぼします。これらの競争の激しい時代には、エラーの許容度はゼロです。

サプライチェーンプロセスの合理化は、運用コストを削減しながら収益を最大化するための手段です。結局のところ、模範によるリーダーシップと綿密な監視の両方が不可欠であり、継続している必要があります。

Mega Guptaは、Oracle、IBM、Amazon、Starbucksなどの企業と協力してきたリードシステムアナリストです。