なぜCMMSがスプレッドシートを凌駕するのか：10の主要メリット

スプレッドシートは、施設管理者とメンテナンス管理者が監督する資産と運用を追跡するために一般的に使用されています。 表面上は、スプレッドシートは合理的なソリューションに見えます。

• ほとんどの企業がコンピュータベースのスプレッドシートアプリケーションを備えている。
• 想定内の費用で、別途予算化不要。
• ほとんどの従業員が使い慣れており、ほぼトレーニング不要の使いやすいソリューション。
• 強力なレポート機能があり、経営陣を感心させるグラフを作成可能。
• 資産・主要機器、在庫、ユーティリティ、ロケーション、サプライヤー、ベンダー、従業員、テナント、顧客のデータシートを作成可能。

これだけメリットがあるのに、なぜ管理者はコンピュータ化メンテナンス管理システム（CMMS）、コンピュータ支援施設管理システム（CAFM）、施設管理ソフトウェア（FMS）のようなシステムを検討するのでしょうか？ これらはスプレッドシート（MS Excelと比較）よりはるかに高価で、馴染みが薄く、実装とスタッフトレーニングに多大な時間と労力を要します。

確かにスプレッドシートのメリットは広大に見えますが、CMMSのメリットをそう簡単に無視すべきではなく、実際には業務の一部として受け入れるべきです。 以下は、管理者がスプレッドシートではなくCMMSソフトウェアを使用すべき10の理由です。

1. テナントと顧客へのカスタマーサービス向上

テナントや他の顧客にサービスを提供する企業は、施設管理ソフトウェアとCMMSで提供サービスを向上できます。 これらのシステムでは、テナント、スタッフ、その他の顧客がサービスリクエストをリアルタイムで送信でき、自動的にサービスプロバイダーにルーティングされます。 顧客はステータス更新をメールで受け取り、進捗を簡単に確認できます。 スプレッドシートではこれが不可能です。 マネージャーがリクエストステータスを顧客に知らせたい場合、手動で行う必要があります。 手動更新には多大な時間がかかり、信頼性に欠け、エラーを招きやすいです。 結局、メンテナンスや施設管理システムでサービスリクエストの進捗を通知してくれる企業の方が、顧客とテナントの満足度は高くなります。

2. 重要ドキュメントへの容易なアクセス

施設管理は重要ドキュメントの一元化ハブとして機能します。 施設・メンテナンス部門で働く人々は、図面、操作マニュアル、保証書、画像、ベンダー・サプライヤー契約、リース契約、請求書、発注書などの重要ドキュメントにアクセスする必要が頻繁にあります。 これらすべてのドキュメントがデータベース内で容易に保存・アクセス可能です。 ソフトウェアがない場合、操作マニュアルや機械図面を探すのに数時間、場合によっては数日を費やすことになります。 重要ドキュメントの管理とアクセスにおいて、スプレッドシートは施設管理およびCMMSソフトウェアに遠く及びません。

3. 自動メールアラートとリマインダー

CMMSとFMSがスプレッドシートに勝る最大のメリットの一つは、さまざまな関係者に自動通知とアラートを送信できることです。 ソフトウェアは、重要なイベントが期限を迎えたときにメールやテキストメッセージを送信するよう設定できます。 サービスリクエスト作成時、在庫アイテムがクリティカル閾値に達したとき、予防保全実施時、検査期限時、保証期限接近時、故障発生時に通知が送られます。

さらに、特定期間内に作業が対応されていない場合、アラートが自動送信されます。 例えば、技術者がエレベーター故障の通知を受けたにもかかわらず1時間以内に対応しない場合、施設マネージャーに通知され、迅速な対応が可能になります。 スプレッドシートを使用すると、マネージャーは受動的になり、しばしば手遅れになってから行動します。 一方、メンテナンスソフトウェアなら、マネージャーと技術者が能動的になり、故障を未然に防ぎ、より迅速に対応できます。

4. 予防保全の改善

ビルメンテナンスソフトウェアには、設定スケジュールに基づいて作業指示を自動的にトリガーする予防・計画保全機能があります。 一部システムでは、メーター読み取り値がクリティカル閾値に達したときにタスクをトリガーすることも可能です（メーターベースPM）。 予定イベントの前と期限時に通知を送信できます。 作業が完了していない場合、スーパーバイザーにアラートが送られます。 ソフトウェアなしでは、予防保全が容易に見落とされ、より頻繁なダウンタイムと高い修理コストを招きます。 スプレッドシートは、予防保全と検査がいつ予定されているかを文書化する程度で、それ以上のことはできません。 予防保全が組織の優先事項なら、スプレッドシートに頼るのは得策ではありません。

5. レポート機能の強化

スプレッドシートを使いこなせば素晴らしいレポートを作れることは承知しています。 経営陣は円グラフ、棒グラフ、散布図でプレゼンされれば感心します。 それはあなたが現状を把握し、プレゼンに労力をかけていることを示します。

施設・メンテナンス管理ソフトウェアは、同等以上のレポート機能を提供します。 強力なレポート作成ツールに加え、ソフトウェアパッケージにはマネージャーが必要とする定型レポートが標準搭載されています。 期限超過作業指示、今後の予防保全と検査、月次メンテナンスコスト、人件費と稼働率、機器ライフサイクル分析、在庫レベルなどです。 これらをスプレッドシートで正しく構築するのにどれだけ時間がかかるか想像してみてください。

レポートはスケジュール設定し、必要時に自動メール送信も可能です。 スプレッドシートを愛するマネージャーのために、CMMSレポートを抽出してスプレッドシート機能で加工することもできます。 多くのメンテナンスシステムにはカスタマイズ可能なダッシュボードもあり、KPI（重要業績評価指標）のリアルタイムデータを閲覧できます。

6. アクセシビリティ

過去10年間で、ブラウザ経由でのアクセスを可能にするWebベースソフトウェアへのシフトが見られました。 これにより、インターネット接続さえあれば、いつでもどこからでもアクセス可能です。 より最近では、ワイヤレスインターネットの普及により、スマートフォンやタブレットからデータベースにアクセスできます。 同じメール通知とアラートをリモートで受信でき、デスクトップコンピュータに縛られません。 これにより、対応時間短縮、ペーパーレス化、コミュニケーション改善が実現します。 CMMSソフトウェアとスプレッドシートの比較では、このレベルのアクセシビリティはスプレッドシートでは実現不可能です。

7. LEED認証への貢献

施設管理ソフトウェアとCMMSの導入は、建物エネルギー消費削減の効果的な手段として認識されています。 CAFMにより、性能不良のシステムを簡単にレポートし、機器アップグレードやメンテナンスが必要なタイミングをタイムリーに決定できます。 メンテナンスソフトウェアには、故障しつつある機器を特定し、傾向を把握できるレポートツールが搭載されています。 ソフトウェアが予防保全プログラムに付加する価値は、グリーンビル運営への一歩と見なされます。 これが、メンテナンスソフトウェアシステムの導入が施設にLEED認証の1ポイントを与える理由です。

8. 新規レコードの追加

施設・メンテナンス管理ソフトウェアは、スプレッドシートよりも優れたイベント記録機能を持っています。 サービスリクエストが送信されると、ソフトウェアはリクエスタの名前、連絡先、リクエスト日時を自動的に記録します。 誰が対応し、いつ対応したかも記録されます。 実際、ソフトウェアはすべてのトランザクションを自動的にログ記録します。 複数の人がレコードを追加するスプレッドシートでこれをやろうとすると、ほぼ不可能です。

9. 作業指示管理

CMMSとFMSは、作業指示ソフトウェアを用いて作業指示プロセス全体を合理化できます。これはスプレッドシートでは不可能です。 メンテナンスソフトウェアがあれば、スタッフと顧客がリクエストを送信し、承認（または却下）され、メンテナンススタッフと外部ベンダーに派遣されます。 ソフトウェアはリクエスト時刻、受信時刻、作業指示プロセス全体のすべてのトランザクションを自動的にログ記録します。 写真、請求書、その他重要ドキュメントを作業指示に添付して参照できます。 メンテナンスマネージャーは対応時間、完了時間、関連コストのデータを容易に抽出できます。 前述の通り、メール通知とアラートが生成され、すべての関係者に作業指示ステータスが通知されます。 より良い作業指示管理プロセスは、対応時間短縮と機器ダウンタイム削減にもつながります。

10. コスト削減

現在スプレッドシートを使用しているなら、物事が漏れている可能性が高いです。 予防保全が計画通り実施されていません。 予防・計画保全と非計画保全には逆相関関係があります。 予防・計画保全が増えれば、機器ダウンタイムと修理コストは減少します。 ベンダーと技術者のパフォーマンス、労働稼働率、機器パフォーマンスのより良い文書化とレポートによるコスト剥減も見込めます。 CMMSとFMSには在庫管理ツールもあり、在庫を低く抑えつつ、必要時に供給を確保する在庫最適化が可能です。これもコスト削減です。 強力なメンテナンスソフトウェアレポートツールをマネージャーに提供することで、会社のコストを節約するより良い意思決定が可能になります。

一般的に、メンテナンスソフトウェアシステムは1年未満でROIを示し、5〜15%のメンテナンスコスト削減が期待できます。 予防・計画保全システムがなく、メンテナンスが事後対応型の場合、コスト削減効果はさらに大きくなります。 ROI計算には多くの変数が関わりますが、本記事で説明したCMMSメリットを考慮すれば、適切なCMMSまたは施設管理ソフトウェア導入は巨大なコストセーバーになり得ます。

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執筆者注： CMMS企業が「メンテナンスソフトウェアは素晴らしい」と言うのは少し宣伝めいて聞こえるかもしれません。 しかし、弊社は自社CMMSシステムだけでなく、一般的なメンテナンスソフトウェアソリューションを支持します。 弊社の言葉を鵜呑みにする必要はありません。こちらをクリックして、多数のクライアント成功事例の一つをお読みください。