メンテナンス作業指示書の見積もり精度を高める5つのエキスパートヒント

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不正確な作業指示書見積もりは大きな頭痛の種！

メンテナンス作業指示書の時間見積もりは、特に毎日多数の作業を完了する必要がある場合に極めて重要です。所要時間を過少見積もりすると、多くの問題を引き起こします。

よくある話で、通常は次のような展開になります：

「毎週追加の残業が必要でメンテナンス作業を完了させている。メンテナンスチームはストレスで燃え尽き寸前だ。重要な作業指示書が多数保留中。メンテナンスチームは悪評を買い、最悪の場合『無能』と見なされる！」

メンテナンス予算への影響

この大量の残業がメンテナンス予算のコストを膨らませます。研修、新規採用、より質の高いスペアパーツ・工具への予算が圧迫されます。したがって、各メンテナンスタスクタイプの所要時間、必要リソースを把握し、適切に作業をスケジュールすることが極めて重要です。

しかし、これは物語の一部分に過ぎません…

メンテナンススタッフへの影響

メンテナンスチームの燃え尽き症候群は、技術者の高い離職率を招きます。彼らの後任を採用することは、問題をさらに複雑化させます。新しく採用された代替要員は、まだ多くのジョブと手順に習熟していません。その結果、作業に時間がかかり、ミスも頻発します。

こうして問題は悪化の一途をたどります… 🙁

メンテナンス作業指示書見積もりを改善する方法

1. 実施するすべてのメンテナンスタスクタイプをリストアップする

計画的（予防的）および非計画的（故障対応）の両方を含めます。予期せぬ問題がない前提で、各タスクにどれくらい時間がかかるか把握しておくべきです。それに加え、必要なスペアパーツ・資材、技術者とスキルも把握しておくべきです。優れたCMMS/メンテナンス管理ソフトウェアがあれば、このようなリスト作成を支援できます。

2. タスクライブラリをメンテナンス作業指示書テンプレートとして活用する

これはCMMSソフトウェアで最も効果的です。前ステップで作成したメンテナンスタスクリストを用いて、メンテナンスタスクテンプレートを作成します。これらのテンプレートには、必要な手順、部品、時間見積もり、頻度などが含まれます。CMMSプログラムはこのタスクライブラリから作業指示書をスケジュール・作成できます。タスクテンプレートの時間・要員・部品見積もりを用いて、1日の作業日でどれだけの仕事がこなせるか計算できます。ソフトウェアの計画レポートが作業指示書の適切なスケジューリングを支援します。スケジュール競合の検出が可能です。例：誰かが同時に2つの異なる作業指示書に割り当てられている！ スペアパーツ不足の可能性も発見できます。

3. レポートを確認し、作業指示書の見積もり時間と実績時間を比較する

予期せぬ問題により大きな変動が見られることもあります。しかし、一般的に、ジョブの規模を正しく見積もっていれば、見積もりと実績時間は近い値になるはずです。過大見積もりも良くありません！ 実際より少ない仕事量を計画することになるからです。見積もりと実績に大きな乖離が見られる場合、なぜそうなっているか確認し、見積もりを更新してください。これを定期的に行うことで、時間の経過とともに、ほとんどのメンテナンスタスクに要する作業量について、はるかに信頼性の高い見積もりが得られるようになります。

4. 作業指示書の見積もり時間を1日以内に収めるよう努める

複数日にわたる作業指示書は避けてください。数日かかる大規模なジョブの場合、より小さな作業指示書に分割し、連鎖させることを試みてください。例：1つの作業指示書の完了で次の作業指示書がスケジュールされるようにする。タスク見積もりの粒度を細かくすることで、見積もり問題を生じさせる領域を特定しやすくなります。クリティカルパス（ここで問題が起きると他のすべての作業が遅れる）も特定できます。

5. 作業に適した見積もりを取得する

見積もりは、平均的なスキルを持つ技術者がかける時間に基づくべきです。高度に経験豊富な技術者がかける時間を基準にしないでください！ 経験の浅い技術者が多い場合は、時間を多めに見積もる必要があります。技術者が熟練し、ジョブに慣れてくれば、この時間を短縮できます。

CMMSソフトウェアを見積もりに活用する

CMMSソフトウェアを使えば、メンテナンス作業指示書の見積もりを収集・管理するのが格段に容易になります。CMMSソフトウェアでタスクを定義し、時間の経過とともに見積もりを調整できます。タスクを連鎖させることも可能です。これにより、見積もりを困難にする大規模な複数日作業指示書を避けられます。CMMSソフトウェアのレポートを用いて、実績値と見積もり値を比較できます。

よく考えてみてください。

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参考リソース

1. PlantMaintenance.comの「作業指示書優先度の定義」には、重要・非重要なメンテナンス作業の定義に役立つヒントがあります。
2. Reliable Plant誌の「プラントシャットダウンの管理方法」には、メンテナンスシャットダウン時に考慮すべき項目に関する有用な情報があります。
3. 「成功するメンテナンス計画とスケジューリングの秘訣」（Lifetime Reliability）

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