プロセス分析：プロセスマイニングの結果からビジネス価値を引き出す5つの方法

JosMangnusはUiPathのコンサルタントです。

編集者注： プロセスマイニングの概念に慣れていない場合は、紹介記事を読むことから始めることをお勧めします プロセスマイニングの価値：ビジネスにとっての意味 。

過去数週間で、プロセスマイニングがビジネスにもたらす独自の価値について説明しました。科学的な洞察を提供し、偏りのない分析を可能にし、データに裏付けられた戦略的意思決定を可能にします。プロセスマイニングは、最適化の機会を見つけ、運用効率を向上させるのに役立ちます。投資収益率が最も高い自動化のアイデアを特定します。

プロセスマイニングは、企業がよりプロセスを認識し、既存の企業データを活用できるようにすることで、企業に大きな変化をもたらします。

以前のプロセスマイニングの記事では、UiPathプロセスマイニングなどのプロセスマイニングツールの使用を開始する手順を説明しました。コアプロセスにUiPathプロセスマイニングを実装し、プロセスグラフを簡単に見て、最初の仮定を取得することを目的としている可能性があります。プロセスグラフは、チームのパフォーマンス、プロセスのボトルネック、プロセスの不完全なステップ、プロジェクトの遅延、および生産性の最大化を妨げるすべてのことを示しています。このデータは、信頼できる唯一の情報源、つまり部門での作業の実際の反映として信頼できます。

論理的な質問は次のとおりです。「次は何ですか？これらの洞察からビジネス価値を引き出すにはどうすればよいですか？」

価値を生み出すには、プロセス所有者としての知識とUiPathプロセスマイニングから得られたプロセスの洞察を結び付ける必要があります。このようにして、組織の変革を推進するためにどのような正確な変更を加えることができるかを判断できます。

これはあなたの専門知識が本当の違いを生むことができる時です。

プロセス分析で違いを生む方法

すべてのビジネスプロセスは特定の目標を対象とし、タイミング、関係者、合意などの特定の条件下で実行されます。多くのプロセスは同様の目標（リスクの低下または効率の向上など）を共有するため、UiPathではそれら全体で同様の問題パターンを認識できます。プロセス。

プロセスに共通する問題を把握し、そのプロセスに関するストーリーを念頭に置いて、調査結果を特定し、具体的なアクションプランを設定できます。

以下に、プロセスタイプに関係なく、プロセスマイニングプロジェクトでよく遭遇する5つのことを示します。 このリストを虎の巻として使用する 会社固有のプロセス分析を強化し、実用的な洞察を保証します。

1。プロセスコンテキスト

すべてのプロセスにはコンテキストがあります。つまり、そのプロセスに影響を与え、定義する一連の外部要因と内部要因です。請求プロセスの例では、コンテキストには次のようなものが含まれます。

• プロセスの実行に関与するチーム

• 請求書を送信したサプライヤー

• 請求書を受け取った時期

分析のためにプロセスマイニングプロジェクトを準備するときは、そのコンテキストをキャプチャすることを忘れないでください。 UiPathプロセスマイニングダッシュボードにコンテキスト情報を表示することもできます：

たとえば、冬季休暇中に処理される請求書は、（その季節に固有の）高い作業負荷のために遅延する可能性があります。遅延の背後にあるものを理解することで、より現実的なデータ解釈を行うことができます。

一般に、プロセスに影響を与える可能性のあるすべての変数をキャプチャする必要があります。別の例では、組織のサプライヤの一部が標準の請求書発行アプリケーションを使用していました。請求書発行アプリケーションとは、組織の支払いプロセスをスピードアップするソフトウェアを意味します。

UiPathチームは、このようなアプリケーションを使用する前後のプロセスフローの違いを示しました。請求アプリの利点はすぐに明らかになりました。

UiPathプロセスマイニングでこれを発見すると、やり直しから多くの時間とリソースを節約できました。

さまざまなサプライヤに請求書発行アプリを実装することで、組織は請求書に関する完全なデジタル情報を取得できました。これにより、支払いまでの時間が短縮され、手作業が減り、調達から支払いまでのプロセスがより合理化されました。

2。プロセスフロー契約

すべてのプロセス所有者（ディレクターまたはエグゼクティブ）は、プロセスがどのように流れるかについての考えを持っています。プロセスの所有者は、チームが実行する「すべきこととすべきでないこと」のリストを含む、明確なガイドラインでこのアイデアの概要を説明する場合があります。また、プロセス内の特定のステップに割り当てられた部門の概要にすることもできます。これはすべて、プロセスの完全なシナリオを説明することです。プロセスマイニングでは、完全なシナリオは「参照モデル」と呼ばれます。

参照モデルは、プロセス分析の最も重要なステップの1つである適合性チェックの強力な基盤です。適合性チェックにより、ビジネスアナリストは実際のプロセス（プロセスマイニングの結果）を確認し、それを参照モデルと比較できます。このようにして、チームが期待どおりに機能していない場所を確認し、理想的なプロセス（参照モデル）に近づくためのアクションを実行できます。

したがって、プロセスマイニングの結果は、ビジネス価値を与えるために複雑である必要はない場合があります。誰が特定のプロセスステップを実行したか、どのようにステップを実行したかを知り、期待と比較して実際のパフォーマンスを評価するだけで十分です。

3。タイミングアグリーメント

プロセスフローの後、タイミングはプロセスマイニングプロジェクトで最も議論されるトピックの1つです。

すべてのプロセス所有者は、手抜きをせずに最も効率的なプロセスを実行したいと考えています。しかし、効率的なプロセスとは プロセスグラフで効率的なプロセスをどのように特定できますか？

効率とは、労力（時間またはリソース）に関連する生産された作業の品質です。時間通りに作業を提供していないプロセスは非効率的です。

プロセスのどの部分に必要以上に時間がかかるかを効果的に分析するには、プロセスのすべてのステップにかかる時間を見積もる必要があります。次に、各ステップを完了するのにかかる時間をプロジェクトのタイミングの予想と比較できます。 UiPath Process Miningを使用すると、これらの比較、ボトルネックの検出、リソース不足の場所の検出、プロセスの速度を低下させる外部依存関係の特定などを簡単に行うことができます。

さらに深く掘り下げたい場合は、サービスレベルアグリーメント（SLA）の条件を参照してください。最近、1人のUiPath Process Miningの顧客と協力しているときに、プロセスグラフは、買掛金プロセスについて、チームが時間どおりに請求書を支払い、期限を守ったことを示しました。関連するSLAを振り返ると、チームが2日前に請求書を提出した場合、顧客は20％の割引を受け、サプライヤーへの多額の支払いを節約できるように見えました。

このようなケースは珍しいことではありません。支払いが遅すぎたり早すぎたりすると、現金に悪影響を与える可能性があります。

もう1つの一般的な例は、チケットシステムのSLAです。チケットシステムにより、カスタマーサポートサービスが容易になります。このようなシステムにより、サポートチームは、1つの場所で顧客と通信し、顧客の履歴、サポートサービスの品質に関するKPI、応答時間などを追跡できます。

ほとんどすべてのヘルプデスクには、最初の応答時間や解決時間などのサポートタスクに関するSLAがあります。

SLAを満たしていない原因を特定すると、サービスを高速化できます（たとえば、チームの作業を再設計したり、チャットを自動化したりすることで）。自動化は、チームがより多くの問題を解決し、より多くの注意と人間の論理を必要とする問題に集中するのに役立ちます。全体として、これらの測定値は顧客満足度を大幅に向上させることができます。

4。ユーザーベースの情報

プロセスマイニングで最も興味深い発見は、人々がどのように協力しているかを見ることから来ています。特に、1つのプロセスに複数のチーム、部門、施設、または国が関与している場合。あなたもこれを経験した可能性があります。チームが責任を別のチームに移す傾向がある場合があります。

責任をシフトすると、従業員の幸福が低下するだけでなく、プロセスの実行が遅れ、生産性の低下、経済的損失、顧客満足度の低下につながる可能性があります。

UiPathプロセスマイニングを使用すると、プロセス全体に関与するすべての人がどのように連携しているかを透過的に確認できます。パフォーマンスが期待と一致しているかどうかを確認し、さまざまなチームを通過するプロセスステップを特定できます。行き来が多すぎる場合は、UiPathプロセスマイニングツールの[ユーザーインタラクション]タブに表示されます。

請求書の支払いなどの一部のアクティビティは簡単ですが、請求書の承認には他のチームとの多くのやり取りが必要です（下の画像を参照）。過剰なコミュニケーションは最終結果を遅くする可能性があります。

請求書支払いの相互作用：

請求書承認のための相互作用：

このようなプロセスの逸脱を見つけることで、作業部門のチームとプロセスチームの構造についてより多くの情報を提供できます。

5。進捗状況の監視

多くの組織は、プロセスの理解と分析機能のためにプロセスマイニングを開始します。

しかし、プロセスを発見するだけでは不十分であり、得られた洞察は戦略的行動によってサポートされるべきです。プロセスを自動化して、エラーを削減し、完了をスピードアップし、日常業務から解放することで従業員の幸せを高めることができます。または、リソースを追加したり、スタッフをさらにトレーニングしたり、別の戦術や戦略を採用したりして、プロセスを最適化することもできます。

何らかの方法でプロセスを変更した後は、UiPathプロセスマイニングを使用して、これらの変更がプロセスのパフォーマンスにどのように影響するかを追跡します。

• 改善はありましたか？

• 参照モデルに近づいていますか？

• チームは主要業績評価指標（KPI）を満たしていますか、それとも追加のアクションが必要ですか？

変更とそのプロセスへの影響を追跡することで、プロセスマイニングプロジェクトの投資収益率（ROI）を判断できます。プロセス分析が成功したら、リストの次の項目は、プロセスの改善を計画し、プロセスのパフォーマンスを測定することです。

あなたにとって効率的なプロセスは何ですか？それは速度または品質の向上ですか？

• 自動化はプロセスのスピードアップに役立ちますか？

• 1つのプロセスに必要なソフトウェアロボットの数は？

• 運用効率の測定に役立つKPIは何ですか？

• 定期検査ではどのような評価方法を選びますか？

これらすべての質問に答え、エンドツーエンドのプロセス最適化戦略をUiPathと連携させることで、継続的な改善サイクルと自立性に近づくことができます。プロセスを管理し、リソースの割り当てを再考し、ビジネスの成長を促進します。

プロセスを発見することは、ビジネスプロセス管理を成功させるための旅の始まりにすぎないことを忘れないでください。 本当の違い リスクを防ぎ、生産性を向上させ、顧客の期待に応え、それを超え、成長戦略をさらに最適化するために実施する変更とアクションが付属しています。

プロセスマイニングは組織で何が起こっているのかを認識させるため、Robotic Process Automation（RPA）を使用すると、この認識を行動に移すことができます。プロセスマイニングが、企業がビジネス成長のための自動化戦略を設定するのにどのように役立つかについては、最近のホワイトペーパーをご覧ください：

UiPathで言うように、「組織は、大きな変更の準備ができたら、プロセスマイニングの準備ができています。」

ハッピーマイニング！