ビジネス価値を解き放つ：プロセスマイニングインサイトを活用する5つの実証済み方法

Jos MangnusはUiPathのコンサルタントです。

編集部注： プロセスマイニングの概念が初めての方は、入門記事 「プロセスマイニングの価値：あなたのビジネスにとっての意味」 からお読みになることをお勧めします。

過去数週間、プロセスマイニングがビジネスにもたらす独自の価値について議論してきました。科学的なインサイトを提供し、バイアスのない分析を可能にし、データに基づいた戦略的意思決定を実現します。プロセスマイニングは、最適化の機会を発見し、運用効率を改善するのに役立ちます。最速ROIの自動化アイデアを特定します。

プロセスマイニングは、企業がよりプロセスに気づき、既存の企業データを活用できるようにすることで、企業に大きな変化をもたらします。

以前のプロセスマイニング記事では、UiPath Process Miningのようなプロセスマイニングツールの導入から、プロセスグラフを一瞥して最初の仮説を得るまでをご案内しました。プロセスグラフは、チームのパフォーマンス、プロセスのボトルネック、プロセスの未完了ステップ、遅延プロジェクト、生産性最大化を妨げるすべてを示します。このデータは「唯一の真実のソース」、つまりあなたの部門での実際の仕事の反映として信頼できます。

論理的な疑問は：「次は？ これらのインサイトからどうビジネス価値を引き出すか？」です。

価値を創出するには、プロセスオーナーとしてのあなたの知識と、UiPath Process Miningから得たプロセスインサイトを結びつける必要があります。こうして、組織に変革をもたらすために具体的にどんな変更ができるかを決定できます。

まさに今、あなたの専門知識が真の違いを生む時です。

プロセス分析でどう違いを生むか？

すべてのビジネスプロセスは、特定の目標を対象とし、タイミング、関係者、合意などの特定の条件下で実行されます。多くのプロセスが類似の目標（リスク低減や効率向上など）を共有するため、UiPathではそれらのプロセス全体で類似の問題パターンを認識できます。

あなたのプロセスが抱えうる一般的な問題を知り、そのプロセスを取り巻くストーリーを念頭に置くことで、発見を具体化し、具体的なアクションプランを設定できます。

以下に、プロセスのタイプに関わらず、プロセスマイニングプロジェクトでよく遭遇する5つの事項を示します。このリストをチートシートとして活用し、貴社固有のプロセス分析を強化し、実行可能なインサイトを確保してください。

1. プロセスのコンテキスト

すべてのプロセスにはコンテキストがあります。そのプロセスに影響を与え、定義する外部および内部要因のセットです。請求書処理プロセスの例では、コンテキストには以下が含まれます：

• プロセス実行に関わるチーム

• 請求書を送ったサプライヤー

• 請求書を受け取った時期（年末年始など）

プロセスマイニングプロジェクトを分析用に準備する際、そのコンテキストを取り込むことを忘れないでください。UiPath Process Miningダッシュボードにコンテキスト情報を表示することもできます：

例えば、冬季休暇中に処理された請求書は、その季節特有の多忙な業務量のために遅延する可能性があります。遅延の背景を理解することで、より現実的なデータ解釈が可能になります。

一般的に、プロセスに影響を与えるすべての変数を取り込みたいものです。別の例では、ある組織の一部のサプライヤーが標準的な請求書アプリケーションを使用していました。請求書アプリケーションとは、組織の支払いプロセスを高速化するソフトウェアを指します。

UiPathチームは、そのようなアプリケーション使用前後のプロセスフローの違いを示しました。請求書アプリのメリットが即座に明確になりました。

UiPath Process Miningでこれを発見したことで、大量の時間とリソースを手戻りから節約できました。

請求書アプリをさまざまなサプライヤーに導入することで、組織は請求書に関する完全なデジタル情報を得られるようになりました。その結果、支払いまでの時間短縮、手作業の削減、より合理化された調達支払プロセスが実現しました。

2. プロセスフローの合意事項

すべてのプロセスオーナー（ディレクターやエグゼクティブ）は、自分のプロセスがどう流れるべきかというイメージを持っています。プロセスオーナーは、チームが実行するための「するべきこと、しないべきこと」のリストを含む明示的なガイドラインとして、このイメージを概説することがあります。また、プロセス内の特定のステップに割り当てられた部門の概要であることもあります。これらはすべて、プロセスの完璧なシナリオを記述するものです。プロセスマイニングでは、この完璧なシナリオを「参照モデル」と呼びます。

参照モデルは、コンフォーマンスチェック（適合性チェック）の強力な基盤となります。これはプロセス分析において最も重要なステップの1つです。コンフォーマンスチェックにより、ビジネスアナリストは実際のプロセス（プロセスマイニングの結果）を見て、参照モデルと比較できます。これにより、チームが期待通りに実行できていない箇所を特定し、理想的なプロセス（参照モデル）に近づけるためのアクションを取れます。

したがって、プロセスマイニングからの発見が複雑でなくても、ビジネス価値を提供できます。誰が特定のプロセスステップを実行し、どう実行したかを知り、実際のパフォーマンスを期待値と比較評価するだけで十分です。

3. タイミングの合意事項

プロセスフローに次いで、タイミングはプロセスマイニングプロジェクトで最も議論されるトピックの1つです。

すべてのプロセスオーナーは、手を抜かずに最も効率的なプロセスを運営したいと考えています。しかし、効率的なプロセスとは何か、そしてプロセスグラフで効率的なプロセスをどう特定できるでしょうか？

効率性とは、投入された労力（時間やリソース）に対する成果物の質です。時間通りに成果を出せないプロセスは非効率です。

プロセスのどの部分が想定より時間を要しているかを効果的に分析するには、プロセスの各ステップがどのくらいの時間を要するかの見積もりが必要です。その後、各ステップの完了時間をプロジェクトのタイミング期待値と比較できます。UiPath Process Miningなら、それらの比較を容易に行い、ボトルネックを検出し、リソース不足箇所を発見し、プロセスを遅らせる外部依存関係を特定するなどが可能です。

さらに深く掘り下げたい場合は、サービスレベル契約（SLA）の条項を参照してください。最近、UiPath Process Miningのお客様と作業した際、プロセスグラフでは買掛金プロセスでチームが請求書を期限内に支払い、締め切りを守っていることが示されました。しかし、関連するSLAを遡って見ると、請求書を2日早く届ければ、20%の割引を受けられ、サプライヤーへの大幅な支払い削減になることが判明しました。

このようなケースは珍しくありません。支払いが遅すぎたり早すぎたりすると、キャッシュフローに悪影響を及ぼす可能性があります。

もう1つの一般的な例は、チケットシステムのSLAです。チケットシステムはカスタマーサポートサービスを容易にします。このようなシステムにより、サポートチームは顧客と1か所でコミュニケーションし、顧客履歴、サポートサービス品質のKPI、初回応答時間、解決時間などを追跡できます。

ほぼすべてのヘルプデスクには、初回応答時間や解決時間などのサポートタスクに関するSLAがあります。

SLA未達成の原因を特定すれば、チームの作業再設計やチャットの自動化などでサービスを高速化できます。自動化により、チームはより多くの問題を解決し、より多くの注意と人間の判断を要する問題に集中できます。総じて、これらの測定により顧客満足度を大幅に向上できます。

4. ユーザー基点の情報

プロセスマイニングで最も興味深い発見は、人々がどう協働しているかを見るときに得られます。特に、複数のチーム、部門、施設、国が1つのプロセスに関わっている場合です。皆さんも経験があると思いますが、チーム同士で責任を押し付け合うことがあります。

責任の押し付け合いは、従業員の幸福度を下げるだけでなく、プロセス実行の遅延を招き、生産性低下、財務損失、顧客満足度低下をもたらす可能性があります。

UiPath Process Miningは、プロセス全体に関わるすべての人がどう協働しているかを透過的に表示します。パフォーマンスが期待通りかどうかを確認し、異なるチームを流れるプロセスステップを特定できます。行き来が多すぎる場合、UiPath Process Miningツールの「ユーザーインタラクション」タブで確認できます。

請求書支払いのようなアクティビティは単純ですが、請求書承認は他チームとの多くのやり取りを必要とします（下図参照）。過剰なコミュニケーションは最終結果を遅らせます。

請求書支払いのインタラクション：

請求書承認のインタラクション：

このようなプロセス逸脱を発見することで、チームに業務分担とプロセスチーム構造についてより多くの情報を提供できます。

5. 進捗の監視

多くの組織が、プロセス理解と分析機能のためにプロセスマイニングを開始します。

しかし、プロセスを発見するだけでは不十分です。得られたインサイトは戦略的アクションで裏付けられる必要があります。プロセスを自動化してエラーを減らし、完了を高速化し、従業員を単調なタスクから解放して幸福度を高めたいかもしれません。あるいは、リソース追加、スタッフのさらなるトレーニング、別の戦術や戦略でプロセスを最適化するかもしれません。

プロセスを何らかの形で変更した後、UiPath Process Miningを使って、それらの変更がプロセスパフォーマンスにどう影響したかを追跡してください。

• 改善はあったか？

• 参照モデルに近づいたか？

• チームは主要業績評価指標（KPI）を達成しているか、追加アクションが必要か？

変更とそのプロセスへの影響を追跡することで、プロセスマイニングプロジェクトの投資収益率（ROI）を算出できます。成功したプロセス分析の後、次の項目はプロセス改善の計画とプロセスパフォーマンスの測定です。

あなたにとって効率的なプロセスとは、スピードの改善か、品質の改善か？

• 自動化でプロセスを高速化できるか？

• 1つのプロセスにいくつのソフトウェアロボットが必要か？

• 運用効率を測るのに役立つKPIは何か？

• 定期チェックアップにどの評価方法を選ぶか？

これらすべての質問に答え、UiPathとともにエンドツーエンドのプロセス最適化戦略を整合させることで、継続的改善サイクルと自己持続性に近づけます。プロセスを掌握し、リソース配分を見直し、ビジネス成長を加速させましょう。

プロセスを発見することは、成功するビジネスプロセス管理への旅の始まりに過ぎません。真の違いは、リスクを防ぎ、生産性を改善し、顧客期待を満たし超え、成長戦略をさらに最適化するために実施する変更とアクションによって生まれます。

プロセスマイニングが組織で何が起きているかへの認識を生むのに対し、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）はこの認識を行動に変えます。プロセスマイニングが企業の自動化戦略をどう設定し、ビジネス成長を支援するか、最近のホワイトペーパーでご確認ください：

UiPathでよく言うように：「あなたの組織がプロセスマイニングの準備ができているのは、大きな変化の準備ができている時だ。」

楽しいマイニングを！