CMMS エキスパート シリーズ パート 6:購入後の完璧なタイムラインへの 3 つのステップ

新しいソフトウェアを正常に展開した後でも（詳細については、パート 5:展開を最適化するための 9 つのヒントをご覧ください） 、システムの継続的なサポートを確実にするために、まだいくつかの作業が必要です。 購入後は、機能、トレーニング、セットアップを改善し、測定できる時期です。システムに批判的な目を向けることで、最初に学んだ基本的な機能を超えて、より高度な機能を深く掘り下げることができます。このセクションでは、継続的な最適化を確実にするために、システムをロールアウトしてから 1 ～ 2 か月後に完了するフォローアップ手順について説明します。

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完璧なポスト購入タイムラインへの 3 つのステップ

短期 (3 週間から 1 か月)

新しく作成したデータベースを評価し、現在の長所と短所を判断します。すべての基本機能が適切に機能していること、すべてのユーザーが適切な作業指示通知とステータス更新を受け取っていること、チームがこの新しいシステムを日常業務に統合するコツをつかんでいることを確認してください。さまざまなユーザーと話をして、彼らが直面している可能性のある課題を理解し、ベンダーのトレーニング スタッフのメンバーにフォローアップして、アドバイスを求めるか、これらの問題を軽減するためのトレーニングを受けてください。プロセスが非常にうまく機能している場合、または特定の機能から大きなメリットが得られている場合は、組織内の他の誰かがそのツールを利用することでメリットが得られる可能性があります。この期間を通じて、堅牢な機能とソフトウェアのシンプルさのバランスを取りながら、新しいアクセス許可をゆっくりとユーザーに追加してください。システムに対するこれらの小さな変更と微調整は、ユーザーの懸念に対処すると同時に、ソフトウェアを最大限に活用するのに役立ちます

中期 (1 ～ 2 か月)

ソフトウェアを一貫して約 1 か月使用すると、これらのアクティビティに関するレポートを開始するのに十分なメンテナンス履歴データが収集されます。レポートは、CMMS が提供できる最も堅牢で有益な機能の 1 つです。データを詳細に分析してパターンを発見し、より適切な意思決定を行うことができます。 HR の決定から、修理や交換の決定、スペアパーツの再注文まで、さまざまな項目についてレポートしたり、対象を絞り込んでミクロ データを表示したりできます。ソフトウェア レポート ツールを十分に理解するには、おそらく 1 ～ 2 回のトレーニング セッションが必要になるでしょう。レポートの範囲は非常に多様であるため、チームの他のメンバーもこの機能にメリットを感じる可能性があります。ベンダーに連絡して、チーム向けのレポート専用トレーニング セッションを予約してください。ベンダーは、チームの利害関係者に役立つさまざまな種類のレポートを説明したり、各メンバーがレポートの目的を念頭に置いてセッションに参加したりできます。

長期 (3 か月以上):

レポートのトレーニングに加えて、ベンダーのサポート チームとのセッションを予約することで、ソフトウェアのすべての機能をよりよく理解できます。これらのセッションを短くし、一度に 1 時間に制限するようにしてください。ただし、頻繁に行ってください。システムが提供しなければならない多くの詳細を認識したら、ソフトウェアを真にマスターすることができます。ソフトウェア ベンダーは、年間を通じて新しいアップデートを提供していることに注意してください。システムが Web 経由で展開されているか、インストール済みのソリューションであるかによって、これらのアップグレードを受け取り、チームに伝える方法が異なります。 Web ベースの場合、ユーザーにとって非常に有益であると判明する可能性のある小さな変更は、常に直接伝えられるとは限りません。そのため、ベンダーが提供する可能性が最も高い無料のリソースを利用して、最新情報を把握することが重要です。これらの継続的なリソースには、ビデオ、記事、ソーシャル メディア メッセージ、ブログ投稿などの新しい CMMS コンテンツが含まれます。ベンダーの電子ニュースレターを購読し、Linked In でフォローし、最新の記事を読んでください。また、アカウント担当者に連絡して、新機能とソフトウェア開発ロードマップ (新機能がいつリリースされるかのタイムライン) の内容を確認することもできます。最新かつ最高の情報を常に把握することで、新しい情報をいち早く入手でき、ベータ テスト中のこれらの変更について意見を共有できる可能性が高くなります。

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CMMS エキスパート シリーズの第 7 部の最終回をお読みください。 CMMS のよくある 6 つの落とし穴とその回避方法について説明します。