適切なCMMSソフトウェアを選ぶ5つのステップ

CMMSソフトウェアソリューション選定時に考慮すべき5つのこと

まだコンピュータ化メンテナンス管理システム（CMMS）を使っていないなら、紙やスプレッドシートベースのシステムを使っている可能性が高いです。Hippoでは常に「手動データ入力に時間が足りない」という声を聞きます。企業はペーパートレイルのシンプルな解決策を求めています。CMMSへの移行理由は何であれ、時間とコストの投資が必要です。Hippo CMMSでは、ビジネスニーズに最適なマッチを容易に見つけたいと理解しています。

 メンテナンス管理ソフトウェア探しを容易にする5つのポイント：

1. CMMSプロジェクトチームを作る

このチームには、システムを使用する各部門から少なくとも1人を含めるべきです。通常、プロジェクトチームはメンテナンス・施設マネージャー、技術者、プラントエンジニア、経理、購買、ITの担当者で構成されます。このチームアプローチにより、あらゆる角度から会社のニーズをより良く把握でき、ソフトウェア決定と導入の際に意思決定しやすくなります。

2. ビジネスニーズを棚卸しする

選ぶCMMSプログラムがビジネスに適していることを確実にするため、求める機能のリストを作成します。必須機能と「あれば嬉しい」機能に分けるのがベストプラクティスです。メンテナンスソフトウェアニーズがどこにあるか知ることは、ビジネスに必要なソフトウェアタイプを把握する第一歩として極めて重要です。単にメンテナンス依頼を追跡するシステムを求めているのか、すべての機器、資産、スペアパーツの在庫を管理し、予防メンテナンス作業指示書が必要なときにアラートを出す、より堅牢なものを求めているのか。現在の運用ニーズだけでなく、5〜10年後のニーズも考慮してください。ソフトウェアを成長で超えてしまうのはよくあることですが、可能なら避けるべきです。

3. リサーチ、リサーチ、リサーチ

Brafton.comによると、94%の企業が購入決定時にオンライン情報源を利用しています。メンテナンスソフトウェアプロバイダーに関する有益な情報とレビューを提供するオンラインリソースは豊富です。主要ソフトウェアバイヤーズディレクトリのSoftware Adviceなどは、顧客レビュー付きで50種類以上のCMMSソフトウェア製品を掲載しています。自社のメンテナンスソフトウェア要件をしっかり把握し、CMMSに求めるトップ5の要件を選定してください。ソフトウェアバイヤーズガイド、レビュー、企業Webサイトを見てください。これらのオンラインリソースを活用することで、情報に基づいた決定を下せる確率が大幅に高まります。

4. ショートリストを作る

CMMSベンダーWebサイト、顧客レビュー、ディレクトリを精査した後、上位3製品のショートリストを作成します。ほとんどのメンテナンスソフトウェアベンダーはライブWeb会議デモを実施し、無料トライアルを提供しています。これらのリソース活用は必須です！ デモに他の人も招待し、トライアルについて意見をもらうことも推奨します。メンテナンス技術者、施設マネージャー、オフィス管理者、IT担当者など全員が意見を出せます。デモプロセスに多くの人を関わらせることで、従業員の賛同（buy-in）の可能性も高まります。

5. CMMSショートリストの選択肢を見直し、最終決定する

各CMMSのスコアカードを作成し、機能性、使いやすさ、コスト、セキュリティ、テクニカルサポート、ベンダー実績、成長ポテンシャルなどの属性で評価します。

• 成長ポテンシャル — ソリューションは会社の成長に合わせて柔軟に拡張できますか？ 必要に応じてシステムをアップグレードし、より多くの機能を含められますか？ CMMSは大きな投資です。どれを買うか決めるのは時間がかかる作業です。ニーズが変わるたびに数年ごとに購入サイクルを繰り返したくはないはずです。
• 機能性 — メンテナンスソフトウェアパッケージが機能要件をどの程度満たしているか。「必須」と「あれば嬉しい」のリストを見て、各ソフトウェアオプションを比較してください。
• 使いやすさ — ソリューションは学習と使用が容易ですか？ 導入後、ユーザーはソフトウェアを採用しますか？ 学習曲線が急峻だったり、仕事のやり方を変えなければならないなら、懸念材料です。両要因は、エンドユーザーが新システムをどの程度受け入れるかに大きく影響します。システムが仕事を難しくすると感じれば、採用しません。CMMS選定に費やしたすべての労力とコストを無駄にしないでください。テックサビーでないユーザーにもユーザーフレンドリーなCMMSソリューションを見つけて、これらの問題を回避しましょう。
• ベンダー実績 — 彼らは資格がありますか？ あなたの業界での実績は？ 財務的に健全ですか？ デモと顧客リファレンスを必ず入手してください。ニーズが似ている現在の顧客を紹介してもらってください。これで、そのベンダーと仕事をするのがどんな感じか、良いイメージが湧きます。
• テクニカルサポート — 技術サポートは極めて重要です。ベンダー提供のすべての方法を確認してください：ライブチャット、メール、電話、Web会議、ビデオなど。24時間対応でないなら、営業時間があなたの時間帯に近いですか？ テクニカルサポートが単なるWebページ上のFAQリストだけではありませんか？ ベンダーのサポート、アップグレードポリシー、関連コストを必ず検討してください。
• コスト — 選ぶCMMSシステムが予算に合うか確認してください。関わるすべてのCMMSソフトウェアコストを把握してください。サブスクリプションまたはライセンス、オンボーディングとセットアップ、トレーニングとサポート、アップグレードにさまざまな費用がかかります。サブスクリプションは年払いもあれば月払いもあります。キャンセルペナルティはありますか？ 価格上昇ポリシーを確認してください。

自社に適したCMMSを選ぶことは、宿題をすることです。これらの提案に従えば、リサーチが長期的に報われるでしょう。

さらなるCMMSリサーチアドバイスが必要ですか？ Hippo CMMSには他にも豊富なリソースがあります。CMMSソフトウェアをリサーチしているすべての人は、CMMSガイドを読む価値があります。評価プロセスを歩みやすくする有益なアドバイスが満載です。そこで学べること：

• 自社に最適なCMMSを見つける方法
• 完全なニーズ評価の作成
• 適切な質問の仕方
• 価格、機能性、機能の最適な組み合わせを得る方法

参考文献: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/