CMMS成功への6ステップ：実装とROIを確実にする

貴社はCMMSを購入またはサブスクライブし、導入プロセスを経て、いくつかのトレーニングを受けました。数ヶ月後、メンテナンス管理ソフトウェアが期待した成果を出していないことに気づきます。 ベンダーをいくつか評価し、適切な質問をし、ショートリストを作り、最終デモラウンドに参加し、価格交渉し、契約したはずなのに。

今、期待通りに機能しない、メンテナンスチームに抵抗されている、あるいは誰も使っていないメンテナンス管理ソフトウェアにお金を払い続けています。 このとき、「何が間違っていたのか？」と自問するかもしれません。

現実として、CMMSソフトウェア導入計画の成功率は低いです。業界情報源では失敗率が40%〜80%の範囲と報告されています*。 一部情報源ではさらに高い失敗率を示唆しています。reliabilityweb.comによれば、実装失敗率は90%に達することもあります。 失敗理由はしばしば：

• 必要な労力の過小評価
• ベンダーからのサポート不足
• ワークフローの不適切な定義
• 主要機能に関するトレーニング不足

ディスコネクト（断絶）の理由は多数あり、その多くは不十分な導入計画に関係します。 この記事では、失敗を回避し、CMMSを成功させるための立て直し方に焦点を当てます。

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ステップ1：何が欠けているか評価する

第一歩は、メンテナンスソフトウェアで直面している問題を特定し、リストアップすることです。 自問すべき質問：

• あなたと想定ユーザーは、コンピュータや他のデバイスからシステムにアクセスできますか？
• すべての機器と資産がアップロードされていますか？
• 前のCMMSから移行した場合、履歴は移行されていますか？
• すべてのユーザーがアップロードされ、適切な権限とアクセスが与えられていますか？
• 予防・計画保全作業指示がアップロードされ、スケジュールされていますか？
• 契約に基づき、必要なCMMS機能がすべて有効化されていますか？
• あなたとメンテナンスチームはトレーニングを受けましたか？
• さらなるトレーニングが必要ですか？

このエクササイズの目的は、CMMSソフトウェアで直面している問題を徹底的に評価することです。

ステップ2：CMMSベンダーとの契約を見直す

社内チームにタスクを割り当ててゲームプランを立てる前に、ベンダーとの契約を見直し、納品内容に相違がないか確認してください。

導入プロセスには多くの人が関わり、ベンダーとの交渉・購入プロセスに関与していなかった人に責任が引き継がれることがよくあります。 ソフトウェアがすべてのデータ統合を含めて完全にセットアップされているのに、ソフトウェアユーザーが契約で合意された十分なトレーニングを受けていない、といったことが判明するかもしれません。

おそらく1ユーザーのみが1時間トレーニングを受け、その後忙しくてベンダーにフォローアップセッションのスケジュールを依頼しなかったのかもしれません。 CMMSベンダーがクライアントを積極的にフォローアップし、購入済みトレーニングを受けられるよう確実にすべきですが、トレーニングをベンダー任せにせず、自ら管理するのがベストです。

ベンダーが契約で合意されたサービス（データインポート、ユーザーセットアップ、トレーニング提供など）を提供していないと判明したら、アカウント担当者とミーティングを設定し、話し合って、支払った対価を受け取れるよう確保してください。 インポート、セットアップ、トレーニングの提供が義務付けられているなら、ベンダーに完了タイムラインを設定させましょう。

ステップ3：ゲームプランを立てる

CMMSソフトウェア導入計画の問題リストができたら、明確なゲームプランを立て、実行します。 問題評価で以下のような不具合が特定されたかもしれません：

• ユーザーが適切な権限で正しくセットアップされていない
• すべての機器が追加されていない
• 予防保全作業指示がスケジュールされていない
• ユーザーがレポートツール、メトリクス設定、レポート実行に不慣れ
• トレーニング不足

リストができたら、問題解決の責任者と許容可能な完了タイムフレームを割り当てます。 ここで、何が必要かについての不確実性を排除します。

責任者とタスクを確認し、タスク完了方法を理解し、必要なリソースが利用可能か確認してください。 例えば、予防保全スケジュールをアップロードする必要があるなら、担当者がPMスケジュール詳細をどこで見つけ、CMMSソフトウェアに移行可能な形で情報をまとめられるかを確認してください。

一部タスクはソフトウェアベンダーの支援を要するかもしれません。 例えば、データのインポートと再設定、トレーニングではベンダーが支援できます。 アカウント担当者と連携し、プロセスに含めてください。 ここで追加費用が発生することも驚かないでください。 ベンダーが契約通りに納品しており追加作業が必要な場合、サービス費用がかかることがあります。

ステップ4：進捗をフォローアップし、やり遂げる

タスクが割り当てられ、責任者がやるべきことを明確にしたら、進捗をフォローアップします。 CMMSソフトウェア導入計画が優先事項であることを伝え、完了に対して人々に説明責任を持たせることが重要です。 タイムラインが設定されているので、チェックインして進捗報告を受け取ることが重要です。

CMMSソリューションを成功させたいなら、他の高優先度プロジェクトと同様に扱い、人々が真剣に取り組むようにする必要があります。 会議中に計画通り進んでいれば良いですが、そうでなければ原因を突き止め、調整し、再割り当てし、仕事を完了するために必要なことを何でも実行してください。

ステップ5：最終評価

「すべて完了」と宣言する前に、問題リストを確認し、すべての問題が解決されたことに全員が納得しているか確認してください。 各項目を、このプロセスを始めた時点と現在の状態を比較して注意深く見ます。

自分（と他のユーザー）に問いかけてください：現在の状態に満足していますか？ ここで、何か不足している、または基準に達していないものを特定します。 チームで解決できず、ベンダーの支援が必要な場合があります。 必ずベンダーを巻き込み、助けを求めてください。

ステップ6：継続的なトレーニング

トレーニングの重要性を強調しすぎることはありません。 トレーニングは一度きりのイベントではなく、継続的なプロセスであるべきです。 一度に吸収できる量には限界があります。

メンテナンスソフトウェアに慣れ、快適になるにつれ、より多くの機能と関数を取り入れる立場になります。

メンテナンスソフトウェアは随時更新されるため、ユーザーがこれらの新機能を知り、使用できることが重要です。

ベンダーに継続的トレーニング、無料トレーニングウェビナー、サポートについて問い合わせてください。 ベンダーとのコミュニケーションラインを開いたままにしておきましょう。 それが報われます。

メンテナンス管理ソフトウェアは、労務から在庫レベル、機器ダウンタイムから予防保全まで、メンテナンス運用のさまざまな側面を追跡するマネージャー支援ツールです。 それ単独では、すべてのメンテナンス問題を解決するソリューションではありません。

往々にして、経営陣はソフトウェアの必要性を見て、複数のオプションを評価し、CMMSパッケージを決定します。 欠けているのは、すべてのメンテナンスソフトウェアユーザーに伝達された、よく計画された実装戦略です。 会社はチーム全体からのバイインを得て、ユーザーが完全にトレーニングされることで、実装を成功させられます。

CMMS成功実装戦略の詳細については、一般的なメンテナンスソフトウェア落とし穴に関する有益な投稿をこちらでお読みいただくか、Hippoソフトウェアスペシャリストにお問い合わせください。

情報源：

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com