6 つの簡単なステップで CMMS ソフトウェアを実装

あなたの会社は CMMS を購入または購読し、導入プロセスを経て、トレーニングを受けました。数か月後、保守管理ソフトウェアが期待した結果を提供していないことがわかりました。一握り以上のベンダーを評価することでデューデリジェンスを行い、適切な質問をし、ベンダーを絞り込み、デモの最終ラウンドに参加し、価格について交渉し、承認しました.

今では、期待どおりに機能しない保守管理ソフトウェアにお金を払っていること、保守チームが抵抗していること、場合によっては誰もそれを使用していないことに気付きます。この場合、何が問題だったのかと自問するかもしれません。

現実には、CMMS ソフトウェアの実装計画の成功率は低いです。業界の情報筋によると、失敗率は 40% ～ 80% の範囲にあると報告されています*。一部の情報源は、さらに高い故障率を示唆しています。 Reliabilityweb.com によると、実装の失敗率は 90% に達する可能性があります。多くの場合、失敗の理由は次のとおりです。

• 必要な労力を過小評価する
• ベンダーからのサポートの欠如
• 不適切に定義されたワークフロー
• 主な機能に関するトレーニングの欠如

接続が切断される理由はいくつかありますが、そのほとんどは実装計画の不備に関係しています。この記事では、状況を好転させ、失敗を回避し、CMMS を成功させる方法に焦点を当てています。

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ステップ 1:不足しているものを評価する

最初のステップは、保守ソフトウェアで発生している問題を特定してリストを作成することです。尋ねるべき質問;

• あなたと予想されるユーザーは、コンピューターやその他のデバイスからシステムにアクセスできますか?
• すべての機器とアセットをアップロードしましたか?
• 以前の CMMS から移動した場合、履歴は移行されていますか?
• すべてのユーザーがアップロードされ、適切な権限とアクセス権が付与されていますか?
• 予防および定期メンテナンスの作業指示書はアップロードされ、スケジュールされていますか?
• 契約に従って、必要なすべての CMMS 機能が有効になっていますか?
• あなたとメンテナンス チームはトレーニングを受けましたか?
• さらにトレーニングが必要ですか?

この演習の目的は、CMMS ソフトウェアで直面している問題を徹底的に評価することです。

ステップ 2:CMMS ベンダーとの契約を確認する

ゲームプランを進めて社内チームにタスクを割り当てる前に、ベンダーとの契約を参照して、提供されたものと矛盾がないか確認してください。

実装プロセスには多くの人が関与することが多く、責任はベンダーとの交渉や購入プロセスに関与していない人に引き継がれます。ソフトウェアはすべてのデータが統合されて完全にセットアップされていますが、ソフトウェア ユーザーは契約で合意された完全なトレーニングを受けていないことに気付くかもしれません。

おそらく、1 時間のトレーニングを受けたユーザーは 1 人だけで、その後忙しくなり、フォローアップ セッションをスケジュールするためにベンダーに連絡することを怠ったとします。 CMMS ベンダーは、クライアントのフォローアップに積極的に取り組み、購入したトレーニングを確実に受けられるようにする必要がありますが、トレーニングを常に把握し、ベンダーの手に委ねないことが最善です。

ベンダーが契約で合意したとおりにサービスを提供していないことがわかった場合は、アカウント担当者とのミーティングを設定して、空気をきれいにし、支払った金額が確実に得られるようにする必要があります。データのインポート、ユーザーのセットアップ、トレーニングの提供を義務付けられているが、これが提供されていない場合は、ベンダーにこれを行うためのタイムラインを設定してもらいます。

ステップ 3:ゲームプランを考え出す

CMMS ソフトウェア実装計画の問題点のリストができたので、次は明確なゲーム プランを考え出し、それを実行します。問題の評価で、次の不具合を特定した可能性があります。

• ユーザーが適切な権限で適切に設定されていません
• すべての装備が追加されたわけではありません
• 予防保守の作業指示がスケジュールされていません
• ユーザーはレポート ツール、指標の設定方法、レポートの実行方法に慣れていない
• 不十分なトレーニング

リストを作成したら、問題を解決する責任者と、完了までの許容可能な時間枠を委任します。これは、何が必要かについての不確実性を取り除くための段階です。

担当者と一緒にタスクを実行し、タスクを完了する方法を理解し、タスクを完了するためのリソースを利用できるようにします。

たとえば、予防保守スケジュールをアップロードする必要がある場合、担当者が PM スケジュールの詳細を見つける場所と、CMMS ソフトウェアに移行できるように情報を編集する方法を知っていることを確認してください。

一部のタスクでは、ソフトウェア ベンダーが必要になる場合があります。たとえば、ソフトウェア ベンダーは、データのインポートと再構成、およびトレーニングを支援できます。必ずアカウント担当者と連絡を取り、プロセスに含めてください。ここで追加料金が発生しても驚かないでください。ベンダーが契約で合意されたとおりに納品し、追加の作業が含まれる場合、一部のサービス料金が適用される場合があります。

ステップ 4:進捗状況をフォローアップして確認する

タスクが委任され、責任者が何をする必要があるかが明確になったので、必ず進捗状況をフォローアップしてください。 CMMS ソフトウェアの実装計画が優先事項であることを伝え、人々に責任を負わせることが重要です。タイムラインが設定されているので、チェックインして進捗レポートを入手することが重要です。

CMMS ソリューションを成功させたい場合は、他の優先度の高いプロジェクトと同じように扱う必要があります。そうすれば、人々は列に並んで真剣に受け止めてくれます。うまくいけば、会議中、作業は計画どおりに進んでいます。そうでない場合は、その理由を見つけ、調整し、再割り当てし、仕事を完了するために必要なことは何でもしてください。

ステップ 5:最終評価

すべてが完了したと言う前に、問題のリストに目を通し、すべての問題が解決されたことに全員が満足していることを確認してください。このプロセスを開始したときの状況と現在の状況を考慮して、各項目を注意深く検討する必要があります。

現在の状態に満足していますか? これは、何かが不足しているかどうかを特定するときです。チームが問題を解決できず、ベンダーからの支援が必要な場合があります。必ず彼らを巻き込んで助けを求めてください。

ステップ 6:継続的なトレーニング

トレーニングの重要性はいくら強調してもしすぎることはありません .トレーニングは継続的なプロセスであるべきであり、1 回限りの取引ではありません。一度に吸収できる量には限りがあります。

メンテナンス ソフトウェアに慣れるにつれて、より多くの機能を利用できるようになります。

メンテナンス ソフトウェアは時々更新される可能性が高く、ユーザーがこれらの新機能について知り、それらを使用できるようにすることが重要です。

継続的なトレーニング、無料のトレーニング Web セミナー、およびサポートについては、必ずソフトウェア ベンダーにお問い合わせください。ベンダーとのコミュニケーション ラインを開いたままにします。それは報われるでしょう。

保守管理ソフトウェアは、労働力から在庫レベル、機器のダウンタイム、予防保守など、保守作業のさまざまな側面を管理者が追跡するのを支援するツールです。これだけでは、メンテナンスの問題をすべて解決することはできません。

多くの場合、管理者はソフトウェアの必要性を認識し、いくつかのオプションを評価してから、CMMS パッケージを決定します。欠けているのは、すべてのメンテナンス ソフトウェア ユーザーに伝達される、綿密に計画された実装戦略です。実装を成功させるには、会社はチーム全体から賛同を得なければならず、ユーザーは十分なトレーニングを受ける必要があります。

CMMS の成功する実装戦略の詳細については、こちらのメンテナンス ソフトウェアのよくある落とし穴に関する有益な投稿をお読みください。 またはお問い合わせ 当社のサポート サービスの詳細については、Hippo ソフトウェア スペシャリストにお問い合わせください。

ソース:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* Reliabilityweb.com