CMMS で作業指示管理を簡素化する方法

多くの業界セクターの企業は、施設管理ソフトウェアとしてコンピューター化された保守管理ソフトウェア (CMMS) にますます注目しています。効率の向上、コストの削減、投資収益率 (ROI) の大幅な向上が、企業が従来の紙と鉛筆のアプローチをやめて自動化されたメンテナンス管理システムを選択する主な理由です。現在の CMMS ソフトウェアは、企業が作業指示を追跡し、正確なレポートを迅速に作成し、予防保守が必要な資産を即座に判断する機能を提供することで、煩雑で非効率的な紙のファイリング システムを排除しています。これらはすべてクラウドベースのソフトウェア内で行われます。組織の効率性という利点とは別に、この改善により、機器の寿命が延び、時間管理が改善され、労働力が活用され、最終的にコストが削減され、利益が増加しました。

CMMS は非常に洗練されたソフトウェア システムであり、何千ものデータ ポイントを利用して、いつでもユーザーに施設の運用の概要を提供したり、個々の機器の状態を提供したりできます。メンテナンス管理ソフトウェアは、その潜在能力を最大限に活用することで堅牢なシステムを実現します。 CMMS 業界は、絶え間なく変化する顧客のニーズに対して継続的に進化し、より迅速に対応することで、テクノロジと業界の変化を常に把握するよう努めています。保守管理ソフトウェアの最近のイノベーションには、安全なクラウドベースのインターフェイス、モバイル デバイスのアクセシビリティ、使いやすさをさらに向上させるペーパーレス機能が含まれます。

Hippo CMMS が 125 人の購入者を対象に実施した最近の調査では、回答者の 91% が作業指示管理 (つまり、修理、予定外のメンテナンス) を重要とランク付けしました。この調査結果は、予防保守に対する購入者の価値 (回答者の 96% が支持) と同様に、CMMS の顧客が運用効率の向上を最優先目標として優先していることを示唆しています。以下は、ソフトウェア システムが作業指示書の管理を簡素化する 7 つの方法のリストです。

1.リアルタイム通知

「時は金なり」であることは疑いの余地がありません。ハード コピー方式に依存している企業は、時間をかけて作業指示書を作成し、指定されたサービス担当者に物理的に送信します。その人が作業指示書を受け取るために立ち会っていない場合、確認する前にしばらく机に座っている可能性があります。 CMMS を使用すると、すべての作業指示書がシステム内で作成され、サービスを受けるために適切なユーザーにすぐに送信されます。電子メール通知やモバイル アラートを使用して、数秒以内に作業指示書を受け取ります。作業指示書管理ソフトウェアは、作業指示書のプロセスを追跡することもできるため、作業指示書の進行状況を最初から最後まで監視できます。

2.アクセス可能なデジタル作業指示管理

作業指示書が作成されると、指定されたすべてのユーザーが利用できるデジタル レコードがあります。作業指示書は、デスクトップ コンピューター、ラップトップ、タブレット、スマートフォンなど、複数のデバイスで取得できます。すべての場合において、データは、同じ情報を同時に受信するすべての関係者と一致しています。作業指示書は同じ形式で作成され、入力必須フィールドがあります。これにより、すべての関連情報が含まれていることが保証されます。たとえば、作業指示書には、誰が要求したか、関連する連絡先情報、必要に応じて画像を含む問題の明確な説明、およびサービスが必要な機器の場所の記録が含まれます。デジタル作業指示書テンプレートにより、含まれる情報が明確で読みやすく、失われたり誤解されたりすることがないようにします。

3.シンプルな組織、明確な優先順位

中規模から大規模の企業では、特定の時点で複数の未処理の作業指示があることは珍しくありません。技術者と時間の割り当ては限られている可能性があるため、緊急性、物資、人員、および時間に基づいて作業指示書に優先順位を付けることが不可欠です。作業指示書管理ソフトウェアは、期日と優先度 (つまり、高または低) を割り当てることができます。一部の CMMS は、機器の位置を特定し、技術者が作業指示書の履行を戦略的に計画するのを支援するフロア プランとマップを表示できます。

4.期限切れの作業指示に関する簡単なレポート

作業指示書管理ソフトウェアは、作業指示書の履行の進行状況を追跡します。作業指示レポートは、進行中、完了、期限切れなどのさまざまな指標でフィルター処理できます。期限が守られない場合、管理者に警告が送信されます。このタイプの監視により、マネージャーはスタッフの割り当て、雇用、供給について決定を下すことができ、遅れた作業のボトルネックを特定することができます。時間の経過とともに作業指示レポートを確認することで、マネージャーは必要に応じて変更を加え、業務の効率を向上させることができます。

5.アクセス可能な作業指示書

近年、CMMS は業界の要求に応えて進化し、より洗練された堅牢で使いやすいアプリケーションになりました。たとえば、現在多くのメンテナンス システムには、機器のマニュアル、保証情報、関連ドキュメント、ベンダー契約、および業界コード標準へのリンクが含まれています。このすべての情報はソフトウェアのデータベースに保存され、マウスを数回クリックするか、モバイル デバイスをタップするだけでアクセスできるため、必要なときに重要な機器関連データを手動で検索する必要はありません。アクセシビリティの利便性と容易さにより、作業指示プロセスに関与するすべての人の時間とエネルギーが節約されます。

6.修理履歴と傾向レポート

CMMS は、完了した作業指示書に基づいて修理履歴レポートを生成できます。レポートは、期間 (つまり、日、週、月、年) で、部門や場所でフィルター処理できます。経時的に、または他の指標を介して修理履歴をレビューする柔軟性を備えているため、管理者は、機器の故障、部品交換、修理費用、労働力の割り当てなどの傾向を評価できます。機器の一部に継続的な修理が必要であることが判明した場合、交換時期です。修理履歴を持つことは、管理者が部門で進行中の業務について重要な決定を下すのに役立ちます。

7.モバイル端末の保守管理

CMMS 機能の最も重要な開発の 1 つは、保守管理システムのダッシュボードにモバイル アクセスを追加したことです。スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスの普及により、保守管理ソフトウェアの使用方法が変化し、保守管理の自動化が新たなレベルに達しました。コンピューター デスクトップで利用可能なすべての CMMS 機能は、作業指示書アプリを使用して利用することもできます。モバイル デバイス機能を使用すると、ユーザーはデスクトップ コンピューターで CMMS にアクセスするのを待つ必要がなくなります。代わりに、いつでもどこでもシステムにアクセスできます。最も重要なことは、携帯電話やタブレットのカメラにより、技術者が修理が必要な機器や交換が必要な部品の画像をアップロードできるようになることです。モバイル デバイスのバーコード スキャン機能により、参照されているアイテムが正確であることも保証されます。画像やバーコードがあると、エラーや混乱の可能性が減ります。繰り返しになりますが、これにより全体的な効率が向上します。

継続的なメンテナンスは、あらゆる運用に不可欠な部分であり、見逃すことのできない現実です。修理が迅速に行われなかったり、作業指示が不明確であったりエラーが多発したために修理が遅れたりすると、組織の生産性が妨げられます。自動化された詳細で一貫性のある形式の作業指示書を作成することで、時間とエネルギーを削減しながら、エラーと混乱を排除します。作業指示書ソフトウェアによって生成された修理履歴は、企業が保守作業に関する情報を入手するのに役立ち、必要に応じて十分な情報に基づいた意思決定を行う機会を提供します。