Excel よりも CMMS ソフトウェアを使用する理由

2019 年に入り、効率性をチェックする時が来ました。手動またはスプレッドシートを使用して、まだ作業指示書と保守活動を追跡していますか?もしそうなら、あなたは一人ではありません。私たちが調査した施設とメンテナンスの専門家のほぼ 80% は、スプレッドシートを使用しているか、またはスプレッドシートをまったく使用せずに、勤務先の会社での作業指示、メンテナンス要求、および予防的メンテナンスを追跡しています。 Newsflash、これらの方法を使用すると、あなたの部門とあなたが働いている会社に多額の費用がかかります.

調査によると、スプレッドシートの 88% 以上に誤りが含まれており、その結果、企業は何百万ドルもの損失を被っています..

始めたばかりの中小企業であろうと、数年前から事業を展開しているより確立された企業であろうと、まだスプレッドシートや手動の方法を使用してメンテナンス作業を「把握」している場合は、変更を検討する時期です。これにより、時間の使い方が改善され、機器のダウンタイムが短縮され、部門が事後対応型から保守計画の計画に移行し、部品や消耗品の待ち時間が短縮されます。私たちが話している変化は、Excel よりも CMMS ソフトウェアを使用するように移行することです。

理由は次のとおりです。

CMMS のない世界

「 Excel のコーディング エラーが西側諸国の経済を破壊したのでしょうか?」ニューヨーク・タイムズでポール・クルーグマンに質問した。エコノミストの Reinhart と Rogoff によるハーバード大学の研究では、世界の財政政策に関する疑わしい計算が行われました。このスプレッドシートでは、計算に特定のセルが含まれていなかったため、国の経済成長に対する債務負担の影響が誇張されていました。それだけではありません!

JPモルガンでのロンドンのクジラ事件を覚えていますか？銀行は 62 億ドルもの損失を被りましたが、これはすべてモデルのスプレッドシート エラーが原因でした。

上記は、専門家が意思決定のためにスプレッドシート データに依存しているために発生した、コストのかかる大規模なエラーの例です。スプレッドシートを使用してメンテナンス活動を追跡すると、勤務先の会社が沈没することを示唆しているわけではありません。むしろ、データはエラーが発生しやすく、信頼性が低いことが多い.その他の欠点は次のとおりです。

労働集約的

スプレッドシートでは、ユーザーが手動でデータを入力する必要があり、場合によっては膨大なデータ入力を管理するためにまったく新しいポジションが必要になります。ハーバード大学のエコノミストがスプレッドシートを使用して間違いを犯す可能性がある場合、平均的な Excel の天才子供の従業員が同じことをする可能性が非常に高くなります。 CMMS がより少ないリソースでより多くのことを実行でき、データの信頼性が向上し、結果が自動化されている場合、企業はデータ入力と維持を行うために不必要なスタッフに何千ドルも費やしています。

複雑な分析を許可しない

スプレッドシートでは、ユーザーは施設の運用を簡単に分析することができず、施設の現在の状態を完全に把握することができません。施設管理ソフトウェアやその他のメンテナンス プログラムには、専門家によって開発およびテストされた、はるかに強力なレポート ツールと機能が装備されています。これらのレポート ツールにより、あなたのようなメンテナンスの専門家は、重要な作業指示、遅延、ボトルネック、ダウンタイム、在庫レベル、コスト データなどに関する情報を即座に入手できます。これらの機能を持つことで、最終的に意思決定が改善され、効率が向上し、コストが削減されます。

データの損失

使用しているのがスプレッドシートであろうとファイリング キャビネットであろうと、CMMS のような保守管理アプリケーションを使用する場合と比較すると、データの損失、盗難、または管理ミスの可能性は 10 倍になります。スプレッドシートは頻繁に更新する必要があり、CMMS ソフトウェアでは作業時間などの 1 つまたは 2 つのデータ ポイントでデータ入力が必要になることが多く、ステータスを確認して完了させる必要があります。これらの更新は、マネージャーに信頼できる重要なデータを提供する他の多くの計算を開始します。さらに、データ入力は 1 人 (スプレッドシートの所有者) に制限されるのではなく、CMMS を使用すると、技術者は自分のコンピューターまたはモバイル デバイスからシステムをリアルタイムで更新できます。また、スプレッドシートやファイル キャビネットにデータを保存すると、情報が悪用される可能性が高まり、企業のセキュリティが危険にさらされる可能性があります。

信頼できないデータ

前述しましたが、強調する価値があるのは、すべてのスプレッドシートの 88% にエラーが含まれており、企業にコストがかかるということです。保守管理ソフトウェアの使用に移行することは、部門の時間と費用を節約するための正しい方向への移行です。

環境に優しくない

まだ大量の紙を使用してデータを保存および管理している場合は、春にまだ上着を着ている理由があります.地球温暖化がこれまでにない高温 (および低温) につながる中、私たちは環境のためにできることをしようと努力し始めました。木を守りたくない場合は、机の周りを散らかしてはどうでしょうか。

これらは、スプレッドシートや紙を使用して作業指示書、修理、予防保守、およびその他の保守活動を追跡することから生じるごくわずかな欠点です。この記事では、CMMS の可能性の芸術の全体像を描きますが、実際に CMMS の利点を確認するには、実際に試してみる必要があります。余談ですが、過去に CMMS で悪い経験をしたことがある場合は、現在のソリューションはコストが下がり、ユーザー フレンドリーでアクセスしやすくなっていることを知っておいてください。

CMMS のある世界

CMMS は、施設の管理者、技術者、顧客、および基本的にアクセスできるすべての人が、施設のあらゆる側面を 1 つの包括的なシステムで追跡できるようにします。作業指示ソフトウェア、予防保守ソフトウェア、設備と資産の管理、車両、スタッフ、ベンダー、在庫管理など、すべてを 1 つの集中型アプリケーションで取得できます。

CMMS ソフトウェアで利用できるこれらの素晴らしい機能のいくつかをチェックしてください。

施設メンテナンス履歴レポート

毎月のメンテナンス カレンダー (現在の作業と計画された予防メンテナンス)

インタラクティブな施設のサイトとフロア プラン

Excel やその他の手動の方法ではなく、CMMS ソフトウェアを使用する必要がある理由について詳しく知りたいですか?つかまえた！この電子書籍をまとめて、事実とフィクションを区別し、スプレッドシートと紙がビジネスに悪影響を与える理由と、それを好転させる方法について真の洞察を得ることができます。

ネタバレ注意 :この電子書籍では、シンプルな CMMS が保守部門を変革し、会社の経費を節約する方法を紹介します!