メンテナンス管理者がスプレッドシートを手放せない5つの理由

業界専門家、学者、メンテナンス・施設管理者は、施設管理ソフトウェアのメリットを研究調査、記事、その他情報源で認め、引用しています。 ソフトウェア企業は、メンテナンスソフトウェア導入による潜在的な高ROIを謳っています。

よくCMMSソフトウェアのメリットとして挙げられるのは：

• 作業指示の効率的な管理・追跡能力
• 予防保全作業指示の自動トリガー
• 予定イベントと在庫低下時の自動アラート
• 労務スケジューリングと管理の改善
• メンテナンス部門と他部門間のコミュニケーション改善
• 在庫管理改善によるコスト削減
• 作業指示、更新、その他トランザクションの正確なログ記録とレポート化
• 業界監査と規制コンプライアンス検査向けの明確で正確なレポート生成
• いつでもどこでもメンテナンスデータへのアクセス
• リアルタイム更新

これだけのCMMSメリットがあるのに、なぜ多くのメンテナンス・施設管理者が依然としてスプレッドシートにしがみついて運用を追跡しているのでしょうか？ 最近の調査では、施設管理者の45%が依然として手動方法でメンテナンス運用を追跡しており、「書類に溺れている」と回答。 15%の管理者はメンテナンス追跡が「全く確立されていない」とし、67%が「ある程度確立されている」と答えました。

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スプレッドシートの問題点

メンテナンス部門がスプレッドシート、紙ベースの作業指示、メールと電話によるジョブ連絡システムでスタートすることは正当化されるかもしれません。しかし、これらの方法の長期的成功は逓減収穫をもたらします。 結局、スプレッドシートはメンテナンス部門のために設計されていません。 例えば、複数の人がスプレッドシート更新を担当している場合、変更保存時にエラーが発生する可能性があります。 この場合、数時間分のデータ入力が失われたり、上書きされたりします。 さらに、スプレッドシートは予防保全タスクの接近やスペアパーツ不足時にスケジュールメールアラートを送信できません。 作業指示や発注書の作成もできず、メンテナンス履歴、機器ダウンタイム、労働稼働率といった指標の把握は手動で、煩雑で、精度が低くなります。

冒頭でCMMSの一般的メリットを挙げましたが、作業指示ソフトウェア機能を用いた作業指示管理など、CMMS導入に伴うデメリットやコストについても議論することが重要です。 これらのデメリットこそが、メンテナンス・施設管理者がスプレッドシートを使い続ける主な理由です。

管理者がCMMSではなくスプレッドシートを選び続ける5つの理由……と対策

1. 経営層のサポート不足：

経済低迷や財務難の際、組織はコストオフセットのためにダウンサイジングを行い、最初に影響を受ける部門の一つがメンテナンスです。 経営層は通常、メンテナンスを「費用」と見なします。 P&L（損益計算書）を過度に単純化して見る傾向があり、短期利益増大のために費用を削減します。 皮肉なことに、適切に導入すればCMMSソフトウェアが高ROIをもたらすことは研究で示されています。 さらに奇妙なのは、短期的ダウンサイジングでは資産数（建物と機器）は減らさず、それらを維持するメンテナンス部門のリソースだけを削減することです。これは、過労のメンテナンスチームと劣化した施設という明確な失敗のレシピです。 こうした思考の意思決定者がいる限り、CMMSは「単なる追加費用」と見なされるため、導入は極めて困難です。

2. 高い初期費用：

150以上のメンテナンス管理ソフトウェアシステムが存在し、価格と料金体系は様々です。 伝統的に、ほとんどのCMMS導入はオンプレミス（PCインストール型）でした。 これらは高いインストールとセットアップコストを伴い、管理者の投資決断を躊躇させました。 「もしメンテナンススタッフが新技術を拒否したら？」「もしCMMSベンダーがアプリケーションのサポートを停止したら？」「もしソフトウェアが約束された成果を出さなかったら？」「切り替えコストはどうなる？」こうした未知数が、メンテナンス管理ソフトウェア導入を非常にリスキーに見せ、スプレッドシート継続を快適な代替案に見せました。 過去10年間で、初期費用と切り替えコストが低いWebベースCMMSへのシフトが進み、上記リスクの多くが無効化されました。 さらに、ほとんどのシステムでは履歴メンテナンスデータ、ユーザー、資産、機器を無料で新システムに移行できます。 ゼロからデータ収集を始める必要がなく、過去のメンテナンスレポートを即座に実行できます。 旧システムでの過去導入コストは、新システム移行時に決して失われません。

3. 隠れたコストと無形コスト：

表面上、メンテナンス管理ソフトウェアシステム導入コストの計算は簡単に見えます。 例えば、無制限ユーザーのWebベースCMMS（珍しくない）で、年間ソフトウェアライセンス費用3,000ドル、トレーニングと初期セットアップ費用1,500ドルと想定すれば、初年度4,500ドル、次年3,000ドル/年となります。 しかし、それほど単純ではありません。 コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア（CMMSソフトウェア）導入に関連する多くの無形コストを見落としています。 その一部は：

a. 異なるCMMSベンダー評価にかかるコスト：

しばしば見落とされるのが、異なるソフトウェアベンダー評価にかかる時間です。 このプロセスを経験した管理者は、ベンダーのオンサイト訪問、フライト、宿泊、ランチなどに慣れています。 これらすべての時間と費用を考慮すると、多くの管理者がメンテナンスソフトウェアソリューションの評価を敬遠します。 時代は変わり、これらすべての手間を回避できます。 ほとんどのメンテナンスソフトウェア評価は、ライブウェビナーとパーソナライズドデモでオンライン実施可能です。 現地訪問、接待、渡航費交渉の時代は終わりました。

b. メンテナンスソフトウェア購入にかかるコスト：

大規模組織で働いている場合、通常正式な調達プロセスがあります。 形式が多ければ、関わる時間と人も増えます。 ソフトウェア購入には特に、さまざまな部門からのインプットが必要です。 メンテナンスは機能要件を調査し、コストが予算に合うか判断し、ITはセキュリティ要件を確認し、法務はサービスレベル契約を精査します。 経理部門は会計ソフトウェアとの統合を望み、経営陣は派手なレポート機能を求めるかもしれません。 これらすべてのニーズにより、CMMSソフトウェアの価格タグは実質的に大幅に上がります。 幸い、小規模組織はこれらすべてのハードルを越える必要がなく、メンテナンス管理者が他部門の関与を最小限にして決定できます。 大規模組織はグリップを緩め、メンテナンス管理者により多くの自律権を与えるか、各部門のニーズを固め、最も重要なものに対応すべきです。 CMMSがSaaS（Software as a Service）契約なら、不満足なら比較的容易に契約解除できます。

c. セットアップにかかる時間：

ビジネスソフトウェア導入を経験した人なら、セットアッププロセスに多くの時間がかかり、多くのことがうまくいかない可能性があることを知っています。 小規模施設（小規模ホテル単体、製造プラント単体）で機器50台のみ、自動予防保全ソフトウェア導入のみを求めるなら、セットアップは比較的シンプルです。 必要なのは資産リスト取得とメンテナンススケジュール設定のみです。 しかし、複数施設で数百〜数千の資産を監督し、在庫、ベンダー、労務コスト、サプライヤー、修理を追跡しようとすれば、メンテナンス管理システムのセットアップにかかる時間は遥かに多くなります。 メンテナンス管理者はCMMSソフトウェアがもたらすメリットを認識していても、単純にシステムセットアップの時間がありません。 火消しとシステム稼働維持が、新しいメンテナンスプログラムのセットアップより優先されます。

d. トレーニングにかかる時間：

運用規模が大きく、機能要件が多いほど、CMMSスタッフトレーニングに多くの時間が必要です。 さらに難しいのは、テックセイビーでないメンテナンスチームを持つ場合です。 多くの組織で、メンテナンスチームの技術スキルレベルに大きなばらつきを見ます。 人口構成が高齢寄りの部門は、新技術導入により困難を伴います。 明るい面として、ミレニアル世代が労働市場に入るにつれ、より速い導入と新技術への抵抗減少へのシフトが見込まれます。 これは高齢世代がメンテナンス管理ソフトウェアを学べないということではなく、チームがソフトウェアに慣れるためにより多くのトレーニング時間を必要とする可能性を示唆します。 多くのCMMSベンダーがクライアント向け無料トレーニングを提供し、質の高いサポートサービスを迅速に提供していることを覚えておいてください。 また、ユーザーフレンドリーなCMMSソフトウェアの増加トレンドも状況を好転させています。 ベンダーはよりシンプルなデザインと直感的なナビゲーションの新バージョンを出し、ユーザー体験を向上させています。

e. ソフトウェアカスタマイズコスト：

メンテナンス管理ソフトウェア購入後、自社の特定運用ニーズに合わせるために変更が必要だと気づくことがよくあります。 過去、CMMSインストールが純粋にオンプレミスで買い切り型だったとき、ソフトウェアカスタマイズは期待され、高コストでした。 今日、より多くの企業がSaaS形態を選ぶ中、実質的にリースしているソフトウェアに多額のカスタマイズ費用を投じることへのクライアントの意欲は低下しています。 しかし、メンテナンスソフトウェアベンダーがユーザー自身でカスタマイズできるソフトウェアを作っていないとしても、クライアントと提携し、開発ニーズを聞き、カスタマイズコストを一部分担する用意があります。

4. 高い失敗リスク：

悲しい真実ですが、メンテナンス管理システム導入の実績は芳しくありません。 ある研究では失敗率40%、別の研究では80%と報告されています。 高い失敗率は、不十分な実装計画、不適切なセットアップ、ベンダーサポート不足、ユーザーの抵抗、不十分なトレーニングに起因します。 理由が何であれ、メンテナンスソフトウェアベンダーは、よりユーザーフレンドリーなソフトウェア開発、より多くのサポート、より良いトレーニング提供に努めています。

5. エンドユーザーからの抵抗：

スタッフの変化への抵抗は、スプレッドシートからコンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェアへの移行の主要な障壁です。 管理者も部下も、さまざまな理由で変化を拒みます。 メンテナンススタッフはCMMSソフトウェアを自分たちのパフォーマンス測定ツールと見なし、脅威を感じたり警戒したりしやすいです。 また、時間のない追加作業と見なします。 抵抗を緩和するには、管理者がスタッフを早期から巻き込み、システム導入目的を明確に説明（パフォーマンス追跡を強調しない）、ツールがいかに彼らの生活を楽にするかを示す必要があります。 チームのバイインを得れば、彼らはスプレッドシートからメンテナンスソフトウェアへの移行を支持するでしょう。

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結論：

CMMSメリットのリストは広範囲です。 理論上、あらゆるメンテナンス部門にとって論理的なソリューションに見えます。 すべてのメリットを知りながら、なぜメンテナンス・施設管理者がスプレッドシートを使い続け、メンテナンスソフトウェアシステムを導入しないのか、理解しがたいです。 状況を詳しく見ると、メンテナンスソフトウェア導入には多くのリスクが伴うことがわかります。 管理者は、予期せぬ隠れコスト、スタッフの抵抗、失敗への恐れから変更を躊躇します。 しかし、CMMSベンダーは、より低価格で柔軟な支払いプラン、よりユーザーフレンドリーなCMMSを提供することでこれに対処しています。 さらに、テックセイビーなメンテナンス担当者が労働市場に入り、メンテナンスソフトウェア技術にオープンになっています。