ExcelからCMMSへ移行すべき理由：効率化とコスト削減を実現

2019年もかなり進み、効率チェックの時期です。まだ作業指示書とメンテナンスアクティビティを手動またはスプレッドシートで追跡していませんか？もしそうなら、あなただけではありません。私たちが調査した施設とメンテナンスプロフェッショナルのほぼ80%が、勤務先企業で作業指示書、メンテナンスリクエスト、予防保全を追跡するためにスプレッドシートまたは全く何も使用していません。ニュースフラッシュ：これらの方法を使うことは、あなたの部門と勤務先企業に莫大な金額の損失を与えています。

研究によると、スプレッドシートの88%以上にミスが含まれており、企業に数百万ドルの損失をもたらしています。

始めたばかりの小規模ビジネスであっても、数年間ビジネスを続けているより確立された企業であっても、まだスプレッドシートや手動メソッドを使ってメンテナンス運営を「把握」しようとしているなら、変化を検討する時期です。時間の使い方を改善し、設備ダウンタイムを減らし、部門を事後対応から計画的メンテナンスへと変革し、部品と資材の待ち時間を減らす変化です。私たちが話している変化は、ExcelではなくCMMSソフトウェアを使用することへの移行です。

理由はこちらです。

CMMSなしの世界

「Excelのコーディングエラーが西側世界の経済を破壊したのか？」とポール・クルーグマンはニューヨークタイムズで疑問を投げかけました。経済学者ラインハートとロゴフによるハーバード大学の研究は、世界的な財政政策に疑わしい計算をもたらしました。スプレッドシートは計算に特定のセルを含めず、それにより国家の経済成長への債務負担の影響を過大評価しました。それだけではありません！

JPモルガンの「ロンドン・ホエール」事件を覚えていますか？スプレッドシートのモデルエラーにより、銀行に62億ドルもの損失を与えました。

以上は、意思決定にスプレッドシートデータを頼る専門家による、大規模で高コストなエラーの例です。スプレッドシートを使ってメンテナンスアクティビティを追跡することが、勤務先企業を沈没させることを示唆しているわけではありません。むしろ、データはエラーを起こしやすく、しばしば信頼できないということです。その他のデメリットには：

労働集約的

スプレッドシートはユーザーに手動でデータを入力することを要求し、場合によってはすべてのデータ入力を管理するために完全に新しいポジションを必要とします。ハーバードの経済学者がスプレッドシートでミスをするなら、平均的なExcel得意な社員も同じことをする可能性が高いです。企業は、CMMSならより少ないリソースでより多くのことができ、データがより信頼性が高く結果が自動化されるのに、不要なスタッフにデータ入力と維持のために数千ドルを費やしています。

複雑な分析を許さない

スプレッドシートはユーザーを施設運営のよりシンプルな分析に制限し、施設の現在のステータスについて不完全な絵を描くことになります。施設管理ソフトウェアとその他のメンテナンスプログラムは、専門家によって開発・テストされた、遥かに強力なレポートツールと機能を備えています。これらのレポートツールは、あなたのようなメンテナンスプロフェッショナルに、重要な作業指示書、遅延、ボトルネック、ダウンタイム、在庫レベル、コストデータなど、瞬時の情報を取得する力を与えます。これらの能力を持つことは、最終的にはより良い意思決定、効率改善、コスト削減につながります。

データの損失

スプレッドシートを使っていてもファイリングキャビネットを使っていても、データ損失、盗難、 mismanagementの可能性は、CMMSのようなメンテナンス管理アプリケーションを使用する場合と比べて10倍です。スプレッドシートは頻繁な更新を必要としますが、CMMSソフトウェアでは労働時間やステータスを完了にチェックするなど、1〜2のデータポイントの入力で済むことがよくあります。これらの更新は、マネージャーに信頼性が高く重要なデータを届ける多数の他の計算を動き出させます。さらに、データ入力は一人の人（スプレッドシート所有者）に制限されません。CMMSなら、技術者がコンピューターやモバイルデバイスからリアルタイムでシステムを更新できます。スプレッドシートとファイリングキャビネットにデータを保存することは、情報が間違った手に渡る可能性を高め、潜在的に企業セキュリティを危険にさらします。

信頼できないデータ

前述しましたが、強調する価値があります：すべてのスプレッドシートの88%にエラーが含まれ、企業にコストを与えています。メンテナンス管理ソフトウェアの使用への移行は、部門の時間とコストを節約する正しい方向への一歩です。

エコフレンドリーではない

まだ大量の紙を使ってデータを保存・管理しているなら、春なのにコートを着ている理由はあなたです。地球温暖化が史上最高（と最低）の気温をもたらす中、環境のためにできることを始めるのは最高の時です。木を救うためでなくても、デスク周りの雑然さを減らすためにどうですか。

これらは、スプレッドシートと紙を使って作業指示書、修理、予防保全、その他のメンテナンスアクティビティを追跡することから生じる、ごく一部のデメリットです。この記事はCMMSでの可能性のアートを描いていますが、実際に試してみなければCMMSのメリットを本当には見えません。余談ですが、過去にCMMSで悪い経験をしたことがあるなら、現在のソリューションはコストが下がり、遥かにユーザーフレンドリーで、アクセスしやすくなっていることを知っておいてください。

CMMSがある世界

CMMSは、アクセス権を持つ施設マネージャー、技術者、顧客、基本的にすべての人を、施設のあらゆる側面を一つの包括的なシステムで追跡できるようにエンパワーします。作業指示書ソフトウェア、予防保全ソフトウェア、設備と資産管理、車両、スタッフ、ベンダー、在庫管理——すべてが一つの集中型アプリケーションで手に入ります。

CMMSソフトウェアで利用可能なこれらの素晴らしい機能のいくつかをチェックしてください。

施設メンテナンス履歴レポート

月次メンテナンスカレンダー（現在の作業と計画された予防保全）

インタラクティブな施設サイトと平面図

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ネタバレ注意：この電子書籍は、シンプルなCMMSがいかにあなたのメンテナンス部門を変革し、会社のコストを節約するかを示します！