資産追跡ソフトウェア :資産を正確に見つけて追跡する

資産追跡ソフトウェアを使用することにしました。多くの利点があるため、これは賢明な決定です。

資産追跡ソフトウェアとは

資産追跡ソフトウェアは、ユーザーが物理的にタグ付けされた資産の場所をデジタルで追跡する方法を提供します。また、資産情報と在庫データを保存し、スペアパーツの在庫が少なくなったときにマネージャーに警告することができます.

これらの資産を追跡するソフトウェアを使用すると、次のことができます。

• 予定されたメンテナンスが時間どおりに完了するようにする
• アラートと通知を設定して、新しい作業指示が作成されたときに適切な担当者が自動的にタスクに割り当てられるようにする
• 資産のライフサイクルを追跡する。機器の状態、使用年数などに関する情報が入力され、システムに保存されます
• レポートを実行し、機械の減価償却費を計算する

人々が資産追跡ソフトウェアを使用する理由:

予防保守プログラムの設定で最も時間がかかるのは、施設を調べて関連するすべての資産のインベントリを作成することです。アセット トラッキング ソフトウェアを使用すると、

• 在庫管理: ユーザーはデータを入力して、物理的なツール、ソフトウェア ライセンス、および契約を追跡します。結果として得られるデータベースは、監査を簡素化します。アセットのオンボーディング日とチェックインまたはチェックアウト機能は、紛失を防ぎ、定期的な更新を促進するのに役立ちます。
• 資産のライフサイクル管理: 必須または有用なソフトウェア更新をユーザーに通知します。資産の処分を管理します。契約を辞任または更新する時期になったら、関係者に警告する
• 中央ヘルプ デスク: デジタル ペーパー トレイルを作成して、取得、リクエスト、更新、ライセンス管理、コンプライアンス、最適化のニーズなどを追跡する

さらに、固定資産とモバイル資産を追跡すると、次のことができます:

必要なときに資産をすばやく見つける

資産追跡ソフトウェアは、物がどこにあるかを教えてくれます。また、基本的なチェックイン/チェックアウト システムを使用して、それを持っている人や最後に持っていた人を知ることができます。これは、地元の図書館で使用されているのと同じバイナリ システムです。すべての本は「入」または「出」として記録され、出ている場合、システムは誰がその本を持っているかも認識します。施設管理では、共有資産にチェックイン/チェックアウトシステムを設定できます。たとえば、タブレット技術者はシフト中に CMMS ソフトウェアにアクセスするために携帯しています。 「責任を監査する」能力は、特定の種類の資産の寿命を延ばします。自分の名前が最後に使用されたときに付けられていることを知っていると、誰もが少し注意を払います。

将来どの資産を購入するかを決定する

フロント オフィスは常に IT 部門のプロジェクターを借りていますか?メンテナンス部門は、過去 6 か月間チェックアウトされていない溶接リグにお金を費やしましたか?資産を追跡すると、物がどこにあるかだけではありません。それは彼らがどこにいたかを示し、企業はその情報を使用して、今後投資する資産についてより良い決定を下すことができます.

迅速で正確なカウントでアセットを管理

資産管理を成功させるには、保守部門が在庫に持っている部品の最新の記録を維持する必要があります。手動の資産追跡は、時間がかかり、エラーが発生しやすいプロセスです。その理由を理解するのは難しくありません。自分のキッチンを考えてみてください。次に、がらくたの引き出しを想像してください。小さな、めったに役に立たない、ほとんど価値のないアイテムでいっぱいです。間違いなく在庫を作成するには、どのくらいの時間がかかりますか?ゆるいツイストタイと、パンの袋を閉じておくためのすべてのプラスチックタブを手動で検査して書き留めることを想像してみてください。しかし、資産追跡ソフトウェアを使用すれば、各アイテムをスキャンするだけで完了です。

しかし、資産管理ソフトウェアを使用することを既に決めているので、これらすべてを知っています。

また、始めるのは早ければ早いほどよいこともわかっています。これは、開始するアセットの数が少ないほど、すべてのアセットをより迅速にシステムに取り込むことができるためです。会社が成長しているということは、資産が増えているということです。

資産維持管理が組織の費用を節約することをご存知でしたか。詳細については、Asset Maintenance Management が組織の費用を節約する 4 つの方法に関するブログをご覧ください。

しかし、最初に、もう 1 つ重要な決定を下す必要があります。使用するタグのタイプを決定する必要があります。選択できるものはいくつかありますが、特定のニーズに最適なものは 1 つだけです。

バーコードによる資産追跡

長く印象的な歴史を持つバーコードとバーコード リーダーは、「アセット トラッキング」について人々が考えることが多いものです。

スキャナとタグがますます安価になっているため、簡単に起動して実行できます。実際、独自のタグを印刷できる可能性が高く、最新のスマートフォンやタブレットのほとんどは、内蔵カメラを使用してリーダーとして機能します。紙のステッカーよりも頑丈なものが必要な場合は、耐久性のあるプラスチックや金属製のタグなど、より過酷な環境向けに設計されたタグを購入することもできます.

しかし、バーコード システムは完璧ではありません。これは、スーパーマーケットのセルフ レジでの経験からも明らかです。特にバーコードが破損している場合は、リーダーを機能させるのが難しい場合があります。わずかな歪みでも、バーコードが読み取れないことがあります。結局のところ、それは多くの場合、そのためのちょっとしたコツを開発する場合にすぎません。テクノロジーを使って多くの練習を積んできたレジ係が、まったく問題を抱えていないように見えることに注目してください?

小さなフラストレーションに関係なく、バーコードがこれほど一般的になっているのには十分な理由があります。この技術は信頼性が高く、安価です。人々はそれが機能し、快適に使用できるため、それを使用します。

RFID によるアセット トラッキング

無線自動識別 (RFID) タグには、従来のバーコードに比べていくつかの利点がありますが、トレードオフもあります。

バーコードには少量の情報しか含まれていませんが、クラウドベースの EAM ソフトウェアを使用する場合、通常は問題になりません。とにかく、各資産に関するすべての情報はオンラインで保存されます。しかし、インターネット アクセスのコストが法外に高い環境では、この制限がより大きな問題になります。ただし、RFID タグはバーコードよりもはるかに多くの情報を保存できるため、離れた場所での使用に適しています。たとえば、重要なサービス情報をタグ自体に保存できるため、オフラインのコンピューターベースの保守管理が可能になります。タグは、読み取りだけでなく書き込みもできるように設定できるため、多くの可能性が開かれます。たとえば、タグは最後にスキャンされた時刻を教えてくれます。

RFID 技術は無線周波数を使用するため、スキャナは直接の視線を必要としません。実際、スキャナとタグは互いに近くにある必要さえありません。距離はタグのサイズと特定のタイプによって異なりますが、スキャナーは 300 フィート離れた場所から小型で安価なタグと通信できます。これにより、技術者はタグをスキャンしやすくなり、タグをより適切に保護することもできます。スキャナは視線を必要としないため、保護用のプラスチック カバーの下でタグを安全に保つことができます。

RFID タグは、複数のタグを同時にスキャンできるため、従来のバーコードよりも高速です。棚卸しようとしていたキッチンのがらくたの引き出しを覚えていますか?バーコードを使用すると、すべてのアイテムを手に取って読み取る必要があります。 RFID タグを使用すると、部屋全体から一度にすべてのタグをスキャンできます。

より一般的な職場の例は、オフィス ビルの家具です。バーコードを使用すると、歩き回ってすべての資産を読み取る必要があり、それはバーコード ステッカーを探すために机の下を這ったり、椅子をひっくり返したりすることを意味する可能性があります。 RFID タグを使用すると、各オフィスのドアに立って、すべてのタグを同時にスキャンできます。

RFID タグを使用することに決めた場合は、パッシブ バージョンとアクティブ バージョンの検討を開始する必要があります。パッシブ RFID タグは、スキャナーからすぐに電力を得ます。彼らには独自の力の源がありません。これにより、コストが削減され、小型化が可能になり、寿命が延びます。しかし、外部電源に頼ると、スキャンできる距離が短くなる傾向もあります。アクティブ タグには独自の電源が含まれているため、長距離でのブロードキャストが可能です。ただし、トレードオフがあります。内部電源を備えたほとんどのものと同様に、寿命はより限られています。結局、アクティブな RFID タグはより大きく、より高価であるため、一般的により大きな資産に適しています。

RFID タグは優れていますが、完璧ではありません。タグとスキャナーは、バーコード機器よりもはるかに高価です。また、多数のスキャナまたはタグが同時に近くでブロードキャストまたは受信している場合、無線信号が衝突する可能性があります。この問題を回避する方法はありますが、覚えておく必要があることです。また、テクノロジーの導入以来、セキュリティに関する懸念が根強く残っています。タグはバーコードよりも多くのデータを保持できますが、それでも暗号化するには十分ではありません.これは、特定の状況下では、適切な機器があれば誰でもタグをスキャンできることを意味します.

では、私にとって適切なアセット トラッキング タグはどれでしょうか?

どんなテクノロジーにも言えることですが、バーコードや RFID タグにも長所と短所があります。アセット、施設、ワークフロー、予算を考慮すると、最適なものを選択するのに役立ちます。

意思決定プロセスの一部として、CMMS プロバイダーと話し合う必要があります。彼らは専門分野の専門家であるだけでなく、さまざまな種類のタグを使用してソフトウェアを最適に使用する方法を教えてくれます。

新しい資産追跡ソフトウェアを見つけるのは大変なことだと理解しています。 Software Advice や Capterra などのオンライン ディレクトリは、何千もの施設管理者がビジネスに適した資産追跡ソフトウェアを選択するのに役立ちます。 Software Advice のバイヤーズ ガイドを読んで、アセット トラッキング ソフトウェアの一般的な機能と、バイヤーが購入する際に考慮すべき要素を理解してください。