作業指示追跡ソフトウェアの長所と短所
作業指示書を管理および追跡するためのスプレッドシートの設定に関する YouTube ビデオを見たことがありますか?メンテナンス マネージャーが列の幅を気にする必要があることは、必ずしも大きな時間の無駄ではありませんでしたが、今では確かにそうです。
どの業界でも、初期段階では、退屈だが必要な作業がたくさんあります。 Hippo は cmms ソフトウェア会社です。コンピューター サイエンスの例を見てみましょう。想像してみてください:何年にもわたる勤勉な研究に続いて、黒板で複雑なアルゴリズムを解決するための膨大な時間が続きます。ある日、インスピレーションが稲妻のように降り注ぎ、側面に「Eureka」が飾られます。次は何が起こる？何千もの紙のカードに小さな穴をあけるという、気が遠くなるほど骨の折れる作業です。
当時は、それがソフトウェアの書き方でした。より速く、より簡単で、より信頼性の高い技術が開発されたとき、誰もがパンチカードをできるだけ早く放棄しました.彼らが節約した時間と労力は、より重要な仕事に投資することができました。作業指示を追跡するためにスプレッドシートを使用する場合と同じです。
スプレッドシートの利点、いくつか
スプレッドシートは、ペンと紙ですべてを追跡しようとする試みから一歩前進したものでした。ハード ドライブはファイル キャビネットよりも場所を取りません。数式を入力すると、ソフトウェアがすべての計算を行います。また、スプレッドシートはデジタルであるため、コピーを作成して配布するのは簡単です。ワンクリックで、それらをバックアップして共有できます。すべての利点に加えて、メンテナンス マネージャーは、ほとんどの企業がスプレッドシートを使用していたため、スプレッドシートを使用していました。スプレッドシートはビジネスのあらゆる場所にあり、企業チャートの上下にある人々によって使用されています。簡単に利用できるため、簡単に選択できました。
スプレッドシートの欠点、たっぷり
本当のメリットがありました。しかし、多くの問題もあります。まず、レイアウトを考えてから、すべてを自分で構築する必要があり、時間のかかるプロセスです。 YouTube でチュートリアルを見ると、人々は自分が何をしているのかを理解しており、進行中に間違いを犯していません。平均的なメンテナンス マネージャーにとって、スプレッドシートのデザインをまとめるのは時間のかかる難しい作業です。また、適切なフィールドがすべて正しくグループ化された、優れたわかりやすいデザインを作成できたとしても、すぐに問題が発生します。
壊れたポンプの作業指示書を作成する必要があるとします。最初に行うことは、コンピューターの前に座り (オフィスの近くにいない場合、実際に最初に行うことはそこまで歩いて行くことです)、スプレッドシートの作業指示書テンプレートを呼び出して、入力を開始します。 Ok。間違いに気づきましたか？まず、テンプレートのコピーを作成してから、入力を開始する必要があります。テンプレートを台無しにしたくありません。これで、作業指示書がすべて適切に入力されました。次に、それを技術者に割り当てる必要があります。印刷するか、メールに添付して送信してください。
それを印刷してしまうと、そもそもスプレッドシートを使用する利点がすべて失われてしまいます。ペンと紙のシステムのエラーが発生しやすい時代に戻りました。メールに添付して送ってはどうですか？実際にはメールに添付して送信することはできないため、これはひっかけ問題です。これまで。送信できるのはコピーのみです。ここから問題が始まります。そのメールを送信するとすぐに、作業指示書のコピーが 2 部作成されます。しかし、そのうちの 1 つしか見ることができません。それは、コンピューターに閉じ込められたものです。技術者のコピーはどこかにあります。
スプレッドシートの作業指示書:出生時に別れた双子
YouTube の動画といえば、双子が生まれて別居し、別々に育てられた動画を見たことがありますか?大人になると、彼らは同じように見え、いくつかの資質を共有していますが、ほとんどの点で異なります.さて、同じことがあなたの仕事の注文にも起こります。最初は同じですが、時間が経つにつれて、見た目が大きく異なります。バージョンを更新するたびに、技術者のコピーと同期が少しずれます。そして、彼らが何かをするたびに、たとえばそれを閉じると、それはさらに同期しなくなります。これらの作業命令は一卵性双生児として始まりましたが、遠縁のいとことして終わりました.
スプレッドシート、一般的にひどいものになりがち
これは、スプレッドシートを使用する際の問題の 1 つにすぎません。もっとたくさんあります。たとえば、スプレッドシートは不正確であることで有名です。よく引用される調査では、Excel シートの 88% にエラーが含まれていることがわかりました。問題の大部分は、間違った情報を入力したり、数式を設定するときにセルを含めるのを忘れたりするのがいかに簡単かということです.実際、ハーバード大学の有名な研究者数人が画期的な研究の 1 つでそれを行ったほど簡単です。スプレッドシートがハーバード大学の教授をつまずかせることができれば、保守部門も大混乱に陥る可能性が十分にあります。
今日の CMMS と作業命令
作業指示を追跡し、保守部門を管理するためにスプレッドシートを我慢したのはなぜですか?彼らがしなければなりませんでした。プログラマーがコンピューターのパンチ カードを使用していた頃と同じように、CFO がそろばんを使用していた時代には、代替手段はありませんでした。しかし、そうではありません。さえない。
最新のフル機能を備えたクラウドベースの CMMS を使用すると、作業指示書を迅速かつ簡単に生成、優先順位付け、委任、活用、および追跡できます。作業指示書ソフトウェアは保守管理専用に設計されているため、優れたソフトウェアには必要なものがすべて組み込まれています。回避策について心配したり、自分で追加する数式を見つけようとしたりする必要はありません。また、クラウドベースのソリューションであるため、インターネットに接続されたあらゆるデバイスから、いつでもどこからでもすべてを利用できます。誰もが同じデータベースにアクセスしているため、データの最新バージョンは 1 つだけです。表示される作業指示書は、技術者が表示しているものと同じです。出生時に双子が分離することはもうありません。
作業指示書を簡単に作成
誰かがチケットを送信すると、それをアクティブな作業指示にする前に確認できます。または、現在のニーズに基づいて独自の作業指示書を作成することもできます。重要なことは、どこからでも実行できることです。オフィスに戻ってすべてをスプレッドシートに入力する代わりに、モバイル デバイスから作業指示書を作成して管理できます。
優れた CMMS ソフトウェアを使用すると、技術者が効率的に完了するために必要なすべてをすばやく含めることができます。たとえば、次のものが含まれます。
- インタラクティブなフロアマップ
- アセットの写真
- アセットの O&M マニュアルと回路図
- 資産の修理とメンテナンスの履歴
- 段階的な説明とチェックリスト
- 関連する部品と材料
彼らは、資産をすばやく見つけて特定し、そのサービス方法を知り、部門の基準とベスト プラクティスに従い、最初からすべての適切な部品と材料を用意することができます。時間を無駄にしてオフィスに戻る必要はもうありません。
作業指示書を作成したら、CMMS を介して簡単に割り当てることができます。技術者には、コピーではなく、同じ作業指示書が表示されます。これは、作業指示を追跡する次のステップにとって重要です。
どこからでも作業指示を追跡
あなたと技術者は同じ作業指示書を見ているので、彼らの進捗状況を追跡できます。たとえば、タスク用に設定したカスタマイズ可能な手順を確認し、正しい部品と材料を使用したかどうかがわかります。最終的に、効果的な作業指示書の追跡により、すべてがより透明になり、全員がより説明責任を負うようになります。何が完了し、何が残っているかが一目でわかります。誰が何をし、どれくらいの時間を要したかがわかります。
簡単に作業指示レポートを作成
フル機能を備えた CMMS は、作業指示を整理して追跡するだけではありません。また、そのデータを使用してレポートを作成し、部門のパフォーマンスの全体像を把握できます。作業指示の KPI を追跡することで、以下についての洞察を得ることができます。
- 人件費
- 部品と材料費
- 作業指示の成約率
- 資産減価償却費
あなたの施設に関するこれらの質問に答えていただけますか?
- 過去 6 か月間、稼働し続けるために最もコストがかかったアセットはどれですか?
- 耐用年数の終わりに最も近い資産はどれですか?
- 先週最も多くの作業指示を完了した技術者は?
作業指示書を追跡し、CMMS を使用してレポートを生成すると、それらすべてに回答するのに役立ちます。たとえば、部品と人件費は作業指示書に含まれているため、過去 6 か月間でどの資産が最もコストがかかったかがわかります。適切な情報があれば、コストを削減して稼働時間を増やすための具体的な措置を講じることができます。
次のステップ
スプレッドシートは他の部門にも存在しますが、保守管理者はスプレッドシートを歴史的遺物として扱う必要があります。以前は適切なソリューションでしたが、その時代は過ぎ去りました。
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