資産追跡ソフトウェア：正確なリアルタイム資産位置情報と管理

資産追跡ソフトウェアの使用を決定しましたね。それは賢明な決断です。なぜなら、多くのメリットがあるからです。

資産追跡ソフトウェアとは？

資産追跡ソフトウェアは、物理的にタグ付けされた資産の位置をデジタルで追跡する方法をユーザーに提供します。また、資産情報と在庫データを保存し、スペアパーツ在庫が少なくなったときに管理者にアラートを出すこともできます。

ソフトウェアを使用してこれらの資産を追跡することで、以下が可能になります：

• 計画メンテナンスが時間通りに完了することを保証
• 新しいワークオーダーが作成されたときに、適切な担当者が自動的にタスクに割り当てられるようアラートと通知を設定
• 資産のライフサイクルを追跡。設備の状態、年齢などの情報をシステムに入力・保存
• レポートを実行し、機械の減価償却を計算

人々が資産追跡ソフトウェアを使用する理由：

予防保全プログラムのセットアップで最も時間がかかるのは、施設を巡回して関連するすべての資産の在庫を作成することです。資産追跡ソフトウェアは以下で役立ちます：

• 在庫管理： ユーザーが物理的なツール、ソフトウェアライセンス、契約を追跡するためのデータを入力。結果として得られるデータベースが監査を簡素化。資産のオンボーディング日とチェックイン/アウト機能が紛失を防ぎ、定期的な更新を促進。
• 資産ライフサイクル管理： 義務的または有益なソフトウェア更新をユーザーに通知。資産廃棄を管理。契約の再締結または更新の時期に利害関係者にアラート。
• セントラルヘルプデスク： 取得、リクエスト、更新、ライセンス管理、コンプライアンス、最適化ニーズなどを追跡するデジタルな記録証跡を作成。

さらに、固定資産と移動資産の追跡は以下で役立ちます：

必要なときに、すぐに資産を特定

資産追跡ソフトウェアは、何かがどこにあるか、または基本的なチェックイン/チェックアウトシステムで誰が持っているか、最後に持っていたかを教えてくれます。これは地元の図書館で使われているのと同じ二値システムです。すべての本が「館内」または「貸出中」として記録され、貸出中ならシステムは誰が持っているかも知っています。ファシリティ管理では、チェックイン/チェックアウトシステムを共有資産に設定できます。例えば、シフト中にCMMSソフトウェアにアクセスするために技術者が携帯するタブレット。「責任の監査」能力は特定タイプの資産の寿命を延ばします。自分の名前が最後に使用した時刻に紐づいていることを知れば、誰もが少しは慎重になります。

将来どの資産を購入すべきかの意思決定

フロントオフィスがIT部門のプロジェクターを常に借りている？メンテナンス部門が過去6ヶ月間一度もチェックアウトされていない溶接装置にお金を費やした？資産追跡は物がどこにあるか以上のことを教えてくれます。どこにあったかを知らせ、企業はその情報を将来の資産投資に関するより良い意思決定に活用できます。

迅速かつ正確なカウントで資産を管理

資産管理で成功するには、メンテナンス部門が在庫している部品の最新記録を維持しなければなりません。手動資産追跡は遅く、エラーが発生しやすいプロセスです。理由は容易に想像できます。自分のキッチンを想像してください。今度は「何でも引き出し」を想像してください。小さく、めったに役立たず、ほぼ価値のないアイテムでいっぱいの引き出しです。ミスなく在庫を作成するのにどれくらいかかりますか？すべてのねじれたタイとパン袋を留めるプラスチックタブを手動で検査し書き留める様子を想像してください。しかし資産追跡ソフトウェアなら、各アイテムをスキャンするだけで完了です。

でもあなたはこれをすでに知っています。なぜなら、資産管理ソフトウェアの使用をすでに決めたからです。

早く始めれば始めるほど良いことも知っています。なぜなら、最初の資産数が少なければ、それらをすべてシステムに入れるのがより速く済むからです。そして貴社は成長しており、それはより多くの資産を意味し、待つほどプロセスは長くなります。

資産メンテナンス管理が組織のコストを節約することをご存知ですか？詳細は「資産メンテナンス管理が組織のコストを節約する4つの方法」ブログをご覧ください。

しかしまず、もう一つ重要な決断があります。どのタイプのタグを使用するかを決める必要があります。いくつか選択肢がありますが、特定のニーズに最も適しているのは一つだけです。

バーコードによる資産追跡

長く印象的な歴史を持つバーコードとバーコードリーダーは、人々が「資産追跡」を考えるときに真っ先に思い浮かべるものです。

スキャナーとタグがますます安価になっているため、導入は容易です。実際、タグを自社で印刷できる可能性が高く、最新のスマートフォンとタブレットの多くは内蔵カメラをリーダーとして使用できます。紙シールより頑丈なものが必要な場合、耐久性のあるプラスチックや金属製など、より過酷な環境向けに設計されたタグを購入することも可能です。

しかしバーコードシステムは完璧ではありません。スーパーのセルフレジでの経験からご存知の通り、リーダーを動作させるのが難しい場合があります。特にバーコードが損傷している場合。わずかな歪みでもバーコードを読み取れなくすることがあります。結局のところ、少しコツをつかむ問題であることが多いです。レジ係がテクノロジーに慣れているため、問題がないことに気づいたことはありませんか？

小さなフラストレーションがあるにもかかわらず、バーコードがこれほど普及しているのには十分な理由があります。テクノロジーは信頼性が高く安価です。人々はそれが機能し、慣れ親しんでいるから使用します。

RFIDによる資産追跡

無線周波数識別（RFID）タグは従来のバーコードよりいくつかの利点がありますが、トレードオフも伴います。

バーコードには少量の情報しか含められませんが、クラウドベースEAMソフトウェアを使用する場合通常は問題になりません。すべての資産情報がオンラインに保存されるからです。しかしインターネットアクセスがコスト面で禁止的な環境では、この制限がより大きな問題になります。一方RFIDタグはバーコードより多くの情報を格納できるため、遠隔地での選択肢として優れています。例えば、重要なサービス情報をタグ自体に格納でき、オフラインでのコンピューターベースメンテナンス管理が可能になります。タグは読み取りだけでなく書き込みも可能に設定でき、多くの可能性を開きます。例えば、タグが最後にスキャンされた時刻を知らせることができます。

RFIDテクノロジーは無線周波数を使用するため、スキャナーは直接の視線を必要としません。実際、スキャナーとタグは互いに近接している必要さえありません。距離はタグのサイズと特定タイプによりますが、小型で安価なタグでも最大300フィート離れた場所からスキャナーと通信できます。これにより技術者のタグスキャンがずっと容易になり、スキャナーが視線を必要としないため、タグを保護プラスチックカバーの下で安全に保管できます。

RFIDタグは従来のバーコードより高速です。なぜなら、複数のタグを同時にスキャンできるからです。先ほど在庫しようとしていたキッチンの「何でも引き出し」を思い出してください。バーコードなら、すべてのアイテムを拾い上げて読み取る必要があります。RFIDタグなら、部屋の向こうから一度にすべてのタグをスキャンできます。

より一般的な職場の例は、オフィスビルの家具です。バーコードなら、すべての資産を巡回して読み取る必要があり、机の下を這ったり椅子をひっくり返してバーコードシールを探したりすることになります。RFIDタグなら、各オフィスのドア前に立ち、すべてのタグを同時にスキャンできます。

RFIDタグを採用する場合、パッシブとアクティブのバージョンを検討する必要があります。簡単に言うと、パッシブRFIDタグはスキャナーから電力を得ます。独自の電源はありません。これによりコストが下がり、サイズを小さくでき、寿命が延びます。しかし外部電力に依存することは、スキャン可能な距離を短くする傾向があります。アクティブタグは独自の電源を含み、より長距離でブロードキャスト可能です。ただしトレードオフがあります。内部電源を持つほぼすべてのものと同様、寿命はより限定されます。結局、アクティブRFIDタグはより大きく高価であるため、一般的に大型資産に適しています。

RFIDタグは素晴らしいですが完璧ではありません。タグとスキャナーのコストはバーコード機器よりはるか高額です。また、多数のスキャナーやタグが近接して同時に送受信すると、無線信号が衝突する可能性があります。この問題の回避策はありますが、留意すべき点です。また、テクノロジー導入以来、持続的なセキュリティ懸念があります。タグはバーコードより多くのデータを保持できますが、暗号化を可能にするにはまだ不十分です。これは、特定の状況下では適切な機器を持つ誰でもタグをスキャンできることを意味します。

では、私に適した資産追跡タグはどれ？

あらゆるテクノロジーと同様、バーコードとRFIDタグには長所と短所があります。資産、施設、ワークフロー、予算について考えることで、貴社に最適なものを選択できます。

意思決定プロセスの一部として、CMMSプロバイダーと相談することをお勧めします。彼らは専門分野のエキスパートであるだけでなく、さまざまなタイプのタグでソフトウェアを最適に活用する方法を教えてくれます。

新しい資産追跡ソフトウェアの発見が圧倒的に感じられることは理解しています。Software AdviceやCapterraなどのオンラインディレクトリは、数千人のファシリティ管理者が自社に適した資産追跡ソフトウェアを選ぶのを支援しています。Software Adviceのバイヤーズガイドを読み、資産追跡ソフトウェアの一般的な機能と、購入時に購入者が考慮すべき要因を理解してください。