自動化を成功させるためのビジネスとITの連携を実現する方法

世界最大の半導体およびディスプレイ機器企業であるアプライドマテリアルズの財務組織は、彼らの前で困難な仕事をしていました。ビジネスは急速に成長しており、財務組織はペースを維持するだけでなく、ビジネスパートナーと分析サポートを強化する必要がありました。 1つの問題：彼らは財源の実質的な増加なしに追いつく必要がありました。

最近のリブートワークフェスティバルでは、アプライドマテリアルズの財務担当副社長（VP）であるJunaidAhmedとIT担当副社長であるTedHansonが、この問題の解決にどのように取り組んだかを説明しました。

彼らの解決策：彼らは自動化を必要としていました、そして彼らはそれを速く必要としていました。多くの組織は、この問題に熱心に取り組み、新しいテクノロジーとプロセスを少しずつ、そして氷河のペースで導入する可能性があります。アプライドマテリアルズは、大規模で迅速なロボットプロセス自動化（RPA）を、非常に必要な追加の金融機関の帯域幅を短期間で作成する手段と見なしていたため、適用されませんでした。このアプローチにより、財務部門は、自動化がビジネスに与える可能性のある影響の全体像を（最初から）構想し、そのビジョンを達成するための戦略とロードマップを開発することができました。自動化によって拡張性と持続可能性を実現するための鍵は、最初からビジネスとITを強力に連携させることです。

アプライドマテリアルズは、初日からオールインしたため、ほとんどの企業がうらやむような規模とスピードで自動化の成功を収めました。

ビジネスとITをトップダウンで調整する

アプライドマテリアルズは、事前のビジネスとITの連携の重要性を理解しており、自動化プログラムを開始する前に完了した初期のアジャイル財務変革プロジェクトを通じて、これをベストプラクティスとして展開していました。これには、強力な最高財務責任者（CFO）と最高情報責任者（CIO）、およびそれぞれのリーダーシップチームまたは取り組みの調整が含まれ、それが有益であることが証明されました。

アプライドマテリアルズは、これまでの経験に基づいて、財務とITから部門の枠を超えたチームを結成しました。 AhmedとHansonは、調整は最初から存在していたこと、そして存在する必要があることを強調しました。財務とITから集まった小さなチームは、最初にRPAテクノロジーの調査と、主要なRPAベンダーの機能の評価に集中するために時間をかけました。次に、RPAの実行可能性と有効性を調査するために、他の金融機関との参照呼び出しを通じて独自のフィールド調査を実施しました。

ビジネスとITの整合性を実現するのは困難な場合があり、維持するのがさらに困難な場合もあります。 Junaidは、チームが整合性を維持するために行った3つのことに焦点を当てました。

1. 彼らは、誰もがビジネスの目標と戦略のニーズを理解できるように、早い段階でITを招待しました。特に、IT全体に知識と影響力を持つITリーダーを招き入れました。

2. 彼らは、特にITインフラストラクチャ、セキュリティ、およびITと財務にまたがるその他のプロセスに関して、RPA関連の知識のギャップがあることをすぐに認識しました。彼らは「自分たちが知らなかったこと」を確実に理解し、実装パートナーとRPAプラットフォームベンダーを通じてこれらの重要な知識のギャップを埋めるために取り組みました。

3. 内部的には、RPAの実装を容易にするために、自動化プログラムチームに適切な関連経験を取り入れることで、財務とITの間の強力な基盤から始めました。

このレベルのビジネスとITの連携は、組織全体にカスケードされています。これらの3つの戦術により、IT組織全体で広範な調整が行われました。これには、インフラストラクチャチーム、アプリケーションチーム、ID管理チーム、情報セキュリティチーム、内部監査組織、法務部門、ITサービスプロバイダーのエコシステムが含まれます。

持続可能性を実現するために大きく速く移動する

持続可能性は、計画を開始して以来、財務チームとITチームにとって最重要事項でした。彼らは、一部の伝統的な企業が想定していることとは反対に、持続可能性への最善の道は初期の規模によるものであることに気づきました。彼らはタイムラインを加速し、かなりの量の新しい容量を作成することを目指しました。大きくて速く動くには、財務チームとITチームの両方が一歩下がって、RPAに実際にどのような影響を与えたいかを考える必要がありました。これにより、安定性と持続可能性の基盤を確立するために必要な視点が得られました。

このプロジェクトのルーツは、多くの容量を迅速に作成するという財務組織のニーズにありました。規模がなければ、時間とお金を投資するだけの価値はありません。

Ahmedは、規模に重点を置いているため、利用可能な自動化ソリューションについて慎重に考える必要があることを発見しました。彼らは影響が大きいことを知っていたので、最初に見た解決策を選びませんでした。代わりに、彼らは風景を調査し、最も適切なものを選びました。特に、他の組織が自動化プラットフォームだけでなく、カスタマーサポートインフラストラクチャとパートナーエコシステムについても熱心に取り組むことを推奨しました。そして、実装パートナーの選択に関して、アーメドは何よりも経験を強調しました。彼によると、あなたは「そこにいて、それをした」誰かが欲しいのです。

全体像の視点はIT側にも役立ちました。ハンソン氏は、ITを大きくし、高速化するには、必要な自動化インフラストラクチャ、開発とサポートのプロセス、制御、スケーリング、パフォーマンスについて全体的な視点をとることが必要だと説明しました。

ITの経験によると、ゲートからの狭い視野は、より多くのアプリケーションとプロセスがRPAフォールドに導入されるにつれて、増分インフラストラクチャとプロセス変更チャーンの複数の反復サイクルをもたらす可能性があります。たとえば、SAPのみに焦点を当てた狭い計画では、電子メールやMicrosoftSharePointなどの他のアプリケーションで考慮する必要がある重要な基本的な考慮事項を見逃す可能性があります。しかし、より大きな視野は、戦術的および戦略的な成功をもたらしました。

標準化よりも速度を優先する

自動化を実装している組織は、明確に定義された選択のように見えることがよくあります。ビジネスプロセスを標準化してから自動化するか、そのまま自動化するかです。アプライドマテリアルズは3番目の方法を見つけました。

アプライドマテリアルズは、自動化を通じて標準化することを選択しました。大企業のプロセスを標準化することは、複雑で時間がかかるため困難です。たとえそれが重要であり、人々がそれを望んでいると合図したとしても、それを成し遂げる時間は誰にもありません。

アプライドマテリアルズは、特定のユースケースに関連するすべての利害関係者を集めることから始めました。彼らは利害関係者に、プロセスをそのまま自動化することを伝え、また、これが標準化の機会を検討するチャンスであると述べました。彼らは報酬として自動化を提供しました。たとえば、3つのチームで3つの自動化を行う代わりに、利害関係者に標準化の動機を与えました。それらが標準化された場合、これらの3つのチームは、現在標準化されている3つのプロセスに対して1つの自動化しか必要としないため、自動化をより迅速に行うことができます。

アーメドは、スピードを優先することがいかに重要であるかを強調しました。標準化は役に立ちますが、標準化を自動化の前提条件にすることは大きなリスクです。そのバリケードを建てると、実行が困難になり、RPAプロジェクトが成功するために必要な非常に重要な勢いが遅くなる可能性があります。

メリットを強調して勢いを維持する

RPAを提案し、最初のソフトウェアロボットを展開することは、組織がRPAに最も興奮する可能性が高い時期です。課題は、その初期の興奮の後、勢いを維持し加速することです。アプライドマテリアルズは、勢いをつける最善の方法は、影響力のある利害関係者の前に具体的な利益をもたらすことであると考えました。

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アプライドマテリアルズは基本原則に従いました：人々が利益を見るとき、彼らは参加したいです。そのため、彼らは、実質的な利益をもたらすであろう価値の高いユースケースを最初に選択することに特に重点を置いています。同社は、初期のユースケースが残りの自動化プログラムの方向性を決めることを知っていました。

これらの初期の価値の高いユースケースは、意図した結果をもたらしました。 RPAチームは、データを収集し、自動化されたトランザクションの数と節約された時間を追跡するメトリックとダッシュボードを作成するためのプロセスを導入しました。これらのメトリックは、RPAが提供していた価値の証明ポイントを提供しました。その結果、証明ポイントは、財務組織内の自動化をさらに推進し、アプライドマテリアルズ内の他の組織からの強い関心を生み出しました。

ビジネスとITの連携は、野心的なRPAイニシアチブの基盤です

ビジネスとITの連携の重要性は誇張することはできません。アプライドマテリアルズは、少ない労力でより多くのことを行うという一見不可能な目標を持っていましたが、自動化へのアプローチのおかげで成功しました。

ここでのレッスンは、明確ではないため、覚えておく価値があります。従来の組織は慎重かつゆっくりとアプローチする可能性があります。ただし、完全に自動化されたEnterprise™になる見込みには、より多くの野心が必要です。アプライドマテリアルズにとって、それは速く動き、大きくスケーリングし、持続可能性を優先することを意味しました。

リブートワークフェスティバルでは、より多くの野心的な顧客やパートナーから話を聞きました。見逃した場合は、引き続きレコーディングにアクセスしてください（アクセスを登録すると、仮想フェスティバル会場のビッグテントでアプライドマテリアルズのレコーディングセッションが見つかります）。

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