ビジネスとITの連携：自動化成功のための実証済み戦略

世界最大の半導体・ディスプレイ装置企業であるApplied Materialsの財務組織には、困難な課題がありました。ビジネスが急成長する中、財務組織はそれに追いつくだけでなく、ビジネスへのパートナーシップと分析サポートを強化する必要がありました。しかし、財務リソースを実質的に増やさずに達成しなければなりません。

最近のReboot Work Festivalで、Applied MaterialsのJunaid Ahmed氏（財務担当コーポレートバイスプレジデント（VP））とTed Hanson氏（IT担当VP）が、この問題へのアプローチを説明しました。

彼らの解決策：自動化が必要で、かつ急いで必要でした。多くの組織なら、新しいテクノロジーとプロセスを断片的に、氷河のようなペースで導入するかもしれません。しかしApplied Materialsは、大規模かつ迅速なロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）を、財務組織に必要な帯域幅を短期間で創出する手段と捉えました。このアプローチにより、財務は（最初から）自動化がビジネスにもたらすインパクトの全体像を描き、そのビジョンを達成する戦略とロードマップを策定できました。自動化でスケールと持続可能性を実現する鍵は、最初からビジネスとITを強力に連携させることでした。

Applied Materialsは、初日からオールインしたことで、多くの企業が羨むスピードとスケールで自動化成功を収めました。

トップダウンでビジネスとITを連携させる

Applied Materialsは、ビジネスとITの事前連携の重要性を理解しており、自動化プログラム開始前に完了したアジャイル財務トランスフォーメーションプロジェクトで、このベストプラクティスを導入していました。これには、最高財務責任者（CFO）と最高情報責任者（CIO）およびそれぞれのリーダーシップチームの連携が含まれ、これが極めて重要であることが証明されました。

この経験を基に、Applied Materialsは財務とITからクロスファンクショナルチームを結成しました。Ahmed氏とHanson氏は、連携が最初からあり、かつあり続ける必要があると強調しました。財務とITから集められた少数精鋭のチームは、まずRPAテクノロジーの調査と主要RPAベンダーの能力評価に時間をかけました。次に、他の財務組織へのリファレンスコールを通じて独自のフィールドリサーチを行い、RPAの実行可能性と効果を研究しました。

ビジネス・IT連携は達成が難しく、維持はさらに難しい場合があります。Ahmed氏は、チームが連携を維持するために行った3つのことに焦点を当てました：

1. ITを早期に招き入れ、全員がビジネス目標と戦略ニーズを理解できるようにした。特に、IT全体に知識と影響力を持つITリーダーを招いた。
2. 最初から、ITインフラ、セキュリティ、ITと財務にまたがるその他のプロセスなど、RPA関連の知識ギャップがあることを認識した。「自分たちが何を知らないか」を把握し、実装パートナーとRPAプラットフォームベンダーを通じてこれらの重要な知識ギャップを埋めるよう努めた。
3. 社内では、RPA実装を促進するために適切な関連経験セットを自動化プログラムチームに加え、財務とITの間で強固な基盤からスタートした。

このレベルのビジネス・IT連携は、組織全体に連鎖しました。これら3つの戦術により、IT組織全体で広範な連携が得られました。インフラチーム、アプリケーションチーム、アイデンティティ管理チーム、情報セキュリティチーム、内部監査組織、法務部門、ITサービスプロバイダーエコシステムを含みます。

大きく速く動き、持続可能性を達成する

持続可能性は、財務とITチームが計画を始めたときからの北極星（指針）でした。彼らは、一部の伝統的企業が想定するのとは反対に、持続可能性への最良の道は「早期のスケール」にあることを発見しました。タイムラインを加速し、大量の新しいキャパシティ創出を目指しました。大きく速く動くには、財務とITの両チームが一歩引いて、RPAで真にどんなインパクトを与えたいかを考える必要がありました。これにより、安定性と持続可能性の基盤を設定するために必要な視点が得られました。

このプロジェクトの根底には、財務組織が大量のキャパシティを速やかに創出する必要があったことがあります。スケールなしでは、時間と金銭の投資に見合う価値がありません。

Ahmed氏は、スケールへの注力が、利用可能な自動化ソリューションについて慎重に考えることを強いたと語ります。インパクトが大きいとわかっていたから、最初に見つけたソリューションを選ぶのではなく、状況を調査し、最も適したものを選びました。特に、自動化プラットフォームだけでなく、カスタマーサポートインフラとパートナーエコシステムについても慎重であるべきだと他組織に勧めています。実装パートナー選定については、Ahmed氏は経験を最優先すべきと強調します。彼いわく、「『そこを通ってきた（been there, done that）』人を求めるべきだ」と。

全体像の視点はIT側にも役立ちました。Hanson氏は、大きく速く進むには、ITが必要な自動化インフラ、開発・サポートプロセス、統制、スケーリング、パフォーマンスについて全体的な視点を持つ必要があったと説明します。

ITの経験は、ゲートから出た時点で狭い視点を持つと、より多くのアプリケーションとプロセスがRPAの対象になるにつれ、インフラとプロセス変更の増分的なイテレーションサイクルが複数回発生するリスクがあることを示していました。例えばSAPだけに焦点を当てた狭い計画では、メールやMicrosoft SharePointのような他のアプリケーションで考慮すべき重要な基盤的要素を見逃す可能性があります。しかし、広い視点が戦術的・戦略的成功をもたらしました。

標準化よりスピードを優先する

自動化を実装する組織は、明確に定義された選択肢に直面することがよくあります：ビジネスプロセスを標準化してから自動化するか、現状のまま自動化するか。Applied Materialsは「第3の道」を見つけました。

Applied Materialsは「自動化を通じた標準化」を選びました。大規模ビジネスでプロセスを標準化するのは、複雑で時間がかかるため困難です。誰もそれをやり切る時間がありません。重要でもあり、人々が望んでいてもです。

Applied Materialsは、特定ユースケースに関連するすべてのステークホルダーを集めました。彼らに「現状のままプロセスを自動化する」と伝え、同時に「これが標準化の機会を検討するチャンスだ」とも伝えました。自動化を報酬として提示しました。例えば、3つのチームに3つの自動化を提供する代わりに、標準化すれば1つの自動化で3チーム分をより速く実現できると動機付けました。

Ahmed氏は、スピードを優先することがいかに重要かを強調します。標準化は有益ですが、自動化の前提条件にすると大きなリスクです。その障壁を設けると、実行が困難になり、RPAプロジェクトが成功するために不可欠なモメンタムを鈍らせます。

メリットを強調してモメンタムを維持する

RPAを提案し、最初のソフトウェアロボットをデプロイする時期は、組織がRPAに最もワクワクしている時期です。課題は、その初期の興奮の後、モメンタムを維持し加速させることです。Applied Materialsは、モメンタムを推進する最良の方法は、影響力のあるステークホルダーの前に具体的なメリットを提示することだと見出しました。

関連記事： 組織内でRPAをエバンジェライズする方法

Applied Materialsは基本原則に従いました：人がメリットを見れば、参加したくなる。そのため、当初から実質的なメリットをもたらす高価値ユースケースの選定に特別な重点を置きました。同社は、初期のユースケースがその後の自動化プログラムのトーンを決めることを知っていました。

これらの初期高価値ユースケースは意図した結果を生みました。RPAチームは、自動化トランザクション数と削減時間を追跡するデータ収集、メトリクス、ダッシュボードのプロセスを整備しました。これらのメトリクスは、RPAが提供する価値の証明ポイントとなりました。証明ポイントは、財務組織内での自動化への更なる引き寄せと、Applied Materials内の他組織からの強い関心を生み出しました。

ビジネス・IT連携は野心的なRPAイニシアチブの基盤

ビジネス・IT連携の重要性は、どれだけ強調してもし過ぎることはありません。Applied Materialsは、より少ないリソースでより多くを成し遂げるという、一見不可能な目標を、自動化へのアプローチによって達成しました。

ここでの教訓は、自明でないからこそ記憶に値します。伝統的な組織は慎重かつゆっくりとアプローチしがちです。しかし、「完全自動化企業™」になるには、より野心が必要です。Applied Materialsにとって、それは速く動き、大きくスケールし、持続可能性を優先することを意味しました。

Reboot Work Festivalでは、他にも多くの野心的なお客様とパートナーの話を聞きました。見逃した方は、登録後にアクセス可能な録画（バーチャルフェスティバル会場のBig TentにApplied Materialsの録画セッションがあります）をご覧ください。

そして、次回の必見イベントへの登録もお忘れなく。