自動化成功を導くチェンジマネジメント：CisionとMorgan Stanleyの実践

CisionのグローバルCHRO（最高人事責任者）Susan Steele氏と、Morgan StanleyのインターナショナルCIO（最高情報責任者）Katherine Wetmur氏が、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）エキスパートと実務者の最大の集まりであるFORWARD IIIにパネリストとして参加しました。彼女たちは、自社で自動化を成功させたチェンジマネジメント戦略について語りました。

多くの企業では、チェンジマネジメントは受動的です。新技術が新たな課題をもたらし、企業は反応し、新ツールのメリットと、従業員が不快と感じる変化のバランスを取ろうとします。

自動化テクノロジー導入には異なるアプローチが必要

競争力を維持したい企業は、「自動化ファースト」のマインドセットを育む必要があります。しかし、自動化ファーストで考えることは、プロアクティブなチェンジマネジメント戦略の開発も意味します。

最も不安を感じる従業員をRPA推進リーダーに

自動化ファーストのビジョンは鼓舞的ですが、日々の業務とストレスに対しては抽象的になりがちです。他のテクノロジーとは異なり、RPAはタスク全体を引き受ける力を持っています。それは威圧的に映ることがあります。

Cisionでは、Steele氏が透明性を持ってこの恐怖を克服しました。「RPAによって役割が直接影響を受ける人々を巻き込み、実際にリードするチームの一員にしました。」

自動化の影響を最も受ける人々でリーダーチームを構築することで、Cisionは強力なエバンジェリストグループを得ました。

「突然、私たちが懸念していたチェンジマネジメントの課題の多くが消えました。」

彼女のチームは不安を興奮に変え、その感情を組織全体に広げました。

従業員がソフトウェアロボットによってエンパワーされ始めると、日常ワークフローの中で自動化ユースケースを自ら特定するようになります。ロボティックCoE（センターオブエクセレンス）が従業員をガイドすれば、ロボットは威圧感を与えることなく従業員にとって有用なものになります。

Wetmur氏は、CoEの責任は「すべてを実装すること」ではないと言います。代わりに、「自動化のガードレールを設置する役割を果たすべき」だとしています。

チェンジマネジメント、リスクマネジメント、ポリシー課題を監督することで、CoEは「他の人々が必要なものを実装しやすくし、組織のより広い部分が実装を担えるようにする」ことができます。

Wetmur氏によれば、成功の重要な要素は、従業員に「自動化を終えた後の進む道」と「それによって次に取り組めること」を示すことです。

従業員のエンパワーメントは一時的なイベントではありません。効果的なチェンジマネジメントには、どこから始めるか、誰に助けを求めるか、どう関わり続けるかを示し、ループを閉じることが求められます。

理想的には、エンパワーされた従業員の一部が、自部門内で自動化のチャンピオンとなり始めます。オンデマンドウェビナー『Automation Hubで自動化チャンピオンを発掘する』をご覧になり、あなたの組織のチャンピオンを特定しましょう。

自動化を技術変革の歴史と結びつける

Morgan Stanleyでは、テクノロジーは常にビジネス成功の不可欠な要素でした。「Morgan Stanleyで実際に起きていることは」とWetmur氏、「継続的にトランスフォーメーションし、テクノロジーをより活用していることです。」ソフトウェアロボットは万能薬ではなく、「テクノロジーツールキット」の一部だと強調します。

自動化は、変革的であっても、明確にビジネス目標と整合させる必要があります。したがって、新技術導入の前に、プロセスの徹底的な検証が不可欠です。個別タスクの自動化のようなワンショットではなく、エンドツーエンドのプロセス再設計の方が多くの場合有益です。

ロボット導入前にプロセスをより合理化できれば、自動化後のプロセスはより良くなります。「時にはスピードダウンするかもしれませんが、得られる成果はずっと良くなります」とWetmur氏。

UiPathでは、自動化ライフサイクル全体にわたる段階的アプローチを推奨しており、自動化計画への科学的アプローチから始めます。

UiPath Task Miningのようなツールがあれば、最適なプロセス選定が勘や時間のかかる調査に頼る必要はありません。代わりに、Task Miningによりデータに基づいた意思決定が可能になり、自動化プログラムを確固たる基盤の上にスタートさせられます。

次世代労働者に向けたチェンジマネジメント戦略の準備

UiPath Academic Allianceのようなプログラムを通じて、次世代が労働市場に参入するとき、彼らはソフトウェアロボットの使用を当たり前のように期待するでしょう。

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現在の従業員も同じ特権を享受すべきですが、それには彼らが1つか2つ学ぶ必要があります。その追加トレーニングはしばしばアップスキリングと呼ばれます。

Amazonのような企業は、アップスキリングに数億ドルを投資しています。

Wetmur氏は、このアップスキリングは従業員に派手な新ツールを提供するだけでは済まないと言います。

自動化を最大限に活用するには、アップスキリングを担当する人々自身もアップスキルする必要があります。

Steele氏によれば、すべての企業が自問すべきは、「HR機能はこの変化をリードし、スムーズに進める準備ができているか？」です。答えはほぼ「いいえ。まだ。」

Willis Tower Watsonの調査では、HRチームの86%が、自動化の影響を受ける役割の従業員をアップスキルする方法を特定できていません。Steele氏の言葉を借りれば、「人の側を準備するには、まだまだやるべきことがたくさんあります。」

RPAがあれば、HRプロフェッショナルはこの仕事のための時間を確保できます。

ソフトウェアロボットが、HRプロフェッショナルを創造的で人間中心の仕事から遠ざける反復タスク（病欠・休暇申請処理、経費・払い戻しレポート提出、オンボーディング・オフボーディングなど）を引き受けます。これらはすべてソフトウェアロボットに最適なユースケースです。

それらのタスクから解放されることで、HRプロフェッショナルは従業員との対話により多くの時間を費やし、繁栄する「自動化ファースト」企業を可能にするアップスキリングプログラムの開発と参加ができるようになります。

内部パートナーシップはチェンジマネジメントの基盤

「自動化ファースト」組織には、自動化戦略の規模に見合ったチェンジマネジメント戦略が必要です。つまり、組織の上下でパートナーシップを形成することです。

Steele氏は、自動化ビジョンの開発は何よりもまず「新しいパートナーシップの開発」にかかっていると強調します。変化を管理するとき、変わらないべき唯一のものは、同僚と協力するというコミットメントです。

特に自社のCIOについて語るとき、Steele氏は「今ではベストフレンドで、ヒップで結ばれています。それが変わることは当分ないでしょう」と言います。

こうした緊密なパートナーシップこそが、変化を可能にします。RPAを採用し、自動化ファースト企業へ進化する中で、あなたの関係性が成功の重要な決定要因となります。

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