CMMS学校ソフトウェアで教育施設のCOVID-19安全を確保

COVID-19は誰にとってもユニークな課題を突きつけます。特に、人々の安全と資産の稼働を担う施設・メンテナンスマネージャーにとっては。完全または部分的なシャットダウン中、そして再開後に、チームと組織をどう守るか、その方法を共有します。ここでは学校とキャンパスに焦点を当てますが、情報は業界横断的に適用可能です。目標は変わりません。人々を守り、資産を稼働させる。しかし、やり方は変わります。

CMMSソフトウェアで新しい衛生スケジュールを設定

これまでは「清潔に保つ」ことにより焦点を当てていたでしょう。泥だらけの床をモップがけし、指紋だらけの表面を拭く。でも今、「清潔」だけでは不十分です。新たな基準は「衛生（サニタイズ）」です。定期的に触れられる表面に焦点を当てます。これらには：

• ドアノブ
• 照明スイッチ
• 机
• 手すり
• キーボードとタッチスクリーン
• エレベーターボタン
• トイレのレバー

リストは施設により異なります。例えば、ほとんどの小学校にエレベーターはありません。しかし一般的なルールとして、「一日のどこかで触れられる表面は、頻繁に衛生化する」です。

課題は、この作業が極めて重要で、誤って実施しやすく、学習曲線の時間がないことです。最初から正しくやらなければなりません。

表面が正しく衛生化されるようどう確保するか？

CMMSソフトウェアのワークオーダーテンプレートで重要情報を一貫共有

表面が適切に清掃されるよう、テンプレートを作成し、重要な指示と情報を新しいワークオーダーに簡単にコピーできるようにします。衛生化のためのワークオーダーがあるだけでは不十分です。「いかに完全に衛生化するか」を説明するワークオーダーが必要です。

CMMSソフトウェアのワークオーダーには、以下のような大量の情報を詰め込めます：

• ステップバイステップの手順書
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• デジタル画像、回路図、文書
• 完全な資産ワークオーダー履歴
• インタラクティブなフロアプランとサイトプラン

衛生化関連のワークオーダーには、製品の適切な準備と安全な使用方法に関する指示を必ず含めてください。

混合と取り扱い

これは施設で使用する製品によります。使用前に化学薬品を混合する必要がある場合もあれば、すべて混合済みで届く場合もあります。ワークオーダーに、必要な個人防護具を含め、製品の準備方法を記載してください。多くの清掃製品は腐食性があり、手袋とゴーグルまたはフェイスシールドが皮膚と目への接触を防ぎます。

「混ぜてはいけない化学薬品」についても記載すべきです。技術者は「スーパークリーナー」を作ろうと、すべてのクリーナーを少しずつ混ぜたくなるかもしれませんが、結果は有毒になる可能性があります。アンモニアと塩素系漂白剤を混ぜるとクロラミン蒸気が発生し、喉と目を焼きます。アルコールと塩素系漂白剤を混ぜるとクロロホルムと塩酸が生成。低濃度でめまい、高濃度で皮膚、目、肺、腎臓、肝臓に損傷、最終的に死に至ります。

タイプ、使用順序、接触時間

クリーナーと消毒剤は異なり、最高の結果を得るには、正しい製品を正しい順序で使う必要があります。

一般的に、クリーナーで油分と有機物を除去してから消毒します。表面を清掃したら、細菌を殺す化学物質を含む消毒剤を塗布。「力任せにこするのが一番」と思われがちですが、消毒では、製品が働くのに十分な「接触時間」を最初に与える必要があります。

清掃製品の安全な混合と適切な使用方法は、CMMSワークオーダーのステップバイステップ手順書とカスタマイズ可能なチェックリストでカバーできます。テンプレートを使えば、このすべての情報を衛生化関連のすべてのワークオーダーに含められます。新しいワークオーダーが必要なとき、情報満載のテンプレートから始め、追加情報を足せばよいのです。

一部の学校とキャンパスでは、技術者が安全かつ効果的に働くために必要なすべての情報を持てるよう、新しいトレーニング教材を作成しています。しかし、全員を「トレーニング済み」として認定するのはプロセスが必要で、全員が同時にトレーニングを受けられるわけではありません。これを回避するには、タスクを割り当てる前に技術者のプロフィールを確認し、必要なトレーニングを受けているかチェックします。

衛生スケジュールの追加は解決策の一部に過ぎません。他に何を変えるべきでしょうか？

CMMSソフトウェアで予防保全スケジュールを調整

新しい衛生タスクとは別個に、既存の予防保全スケジュールの一部を強化すべきです。プログラムがないなら、今が開始の時です。一般的に予防保全は以下をもたらします：

• 稼働率の向上
• 資産寿命の延長
• 在庫管理の容易化
• 効率の改善
• 安全性の向上

これらはすべて重要ですが、COVID-19下では「極めて重要」になります。

一部PMを強化

業界を問わず組織があらゆるコスト削減を強いられています。つまりメンテナンス部門は、より少ない人員で、より厳しいコスト管理下で、より多くのことをしなければなりません。今、重要資産で非計画ダウンタイムが発生するのは最悪です。ボイラーが止まるのは今ではありません。必要なものがオンラインであり続けるよう、重要資産の予防保全の頻度と量を増やします。

一部PMを一時停止

同時に、完全に中止すべきPMもあります。小学校なら、屋外遊具の定期点検は不要。ほとんどの地域で立ち入り禁止です。大規模大学キャンパスなら、食堂厨房の一部資産の定期メンテを一時停止できます。遊休資産には同レベルの注意は不要です。

PMを一時停止すれば、レポート作成も楽になります。月末に、そもそもやるべきではなかった「未実施PM」の山をかき分ける必要がなくなります。現在の状況に合った形で部門の時間を使うため、一時停止は理にかなっています。こう考えましょう：夏場は日曜夜に芝生に水をやるスケジュールでも、日曜午後に雷雨があったらスケジュールに従う意味はありません。

優れたCMMSなら、PMスケジュールを数クリックで一時停止・再開できます。

見過ごされていたPMへ切り替え

時間的余裕ができたら、後回しになっていたすべての予防保全をついに追いつけます。信頼性と効率を積み上げる小さなプロジェクトに時間を投資できます。将来のためのより良いワークフロー確立にも時間を使えます。これにはCMMSソフトウェア導入も含まれます。好況時でも、定常業務をこなしながらCMMS導入のためのデータ収集・整理をするのは困難です。生産ラインが止まり、オフィススペースが使われていない今、再開時に成功するための準備ができます。

予防保全スケジューリングの一部は、適切な部品と資材を適切なタイミングで用意することです。教室のプロジェクタースクリーン修理が予定されていれば、作業に必要な部品を手元に置く必要があります。では、在庫管理の最良の方法は？

CMMSソフトウェアの自動在庫管理で重要サプライチェーンを確保

在庫管理の目標は、「適切な部品を、適切なタイミングで、適切な価格で」持つことです。誤算で必要なときに部品がなければ、通常は追加料金で特急配送を依頼してカバーします。通常なら、常に適切な部品が手元にあるとは限りませんが、忍耐とお金があれば、最終的に入手できます。しかしCOVID-19はサプライチェーンに新たな圧力をかけています。これまで以上にミスの余地はありません。リードタイムが延びているため、在庫切れのずっと前に発注する必要があります。

紙やスプレッドシートでも可能ですが、CMMSソフトウェアの方が簡単です。第一に、ワークオーダーに関連付けられた部品と資材を使って、在庫数をリアルタイムで最新に保ちます。プロジェクタースクリーンの例に戻ると、ワークオーダーが完了すると同時に、ソフトウェアが関連部品を在庫から差し引きます。常に在庫数を正確に把握できます。第二に、数がカスタマイズ可能な最小値を下回ると即座にアラートを送り、発注のタイミングを知らせます。購買モジュールが次のステップの多くを自動化し、サプライヤーへの連絡を容易にします。

学区や複数施設を持つ大規模キャンパスでは、在庫共有もメリットがあります。CMMSソフトウェア内からすべての在庫を簡単に確認できます。当面は、サプライヤーから発注するより、別施設から部品と資材を調達する方がはるかに簡単です。

作業を計画するのは一つ、確実に実行させるのは別問題。予防保全スケジュールが守られていることをどう確認するか？ 透明性を確保し、説明責任を果たすには？

カテゴリとレポートでワークオーダーを追跡

衛生化と予防保全をスケジュールするのは第一歩。次に、COVID-19関連タスクを追跡し、何も漏れがないか確認する必要があります。一つの方法は、オンデマンドと予防保全のワークオーダーにカテゴリを追加すること。紙ベースなら、日付を黄色の蛍光ペンでマークするなど簡単な方法。スプレッドシートなら、フォント色を変えるなど。レポート作成時に、すべての重要ワークオーダーをまとめて抽出できます。

以下を確認する必要があります：

• 完了PM数
• 期限内完了PM数
• 期限内完了PMの割合

紙やスプレッドシートでは時間がかかりますが可能です。CMMSソフトウェアと自動生成レポートなら、ずっと簡単。関連するすべてのワークオーダーとPMを同じカテゴリに入れれば、ソフトウェアがデータを集め、グラフを作成し、KPIを計算します。

レポート作成方法に関わらず、頻度を上げるのが賢明。プロセスに隙間があれば、即座に発見し対処する必要があります。

CMMSソフトウェアでリモートワーク

ソーシャルディスタンスの必要性は最大の課題の一つ。チームが密に働き、口頭で情報共有し、詰まったら歩いて行って質問するのに慣れているなら、COVID-19は巨大な影響を与えます。当たり前だったこと、肩を並べて働き、対面で話すことが突然失われたら、効果的に仕事をするのは不可能に感じられます。どうチームを組織すれば、誰も「オフィスに立ち寄る」ような簡単なことができない状況で？

明確で信頼できる新しいコミュニケーションチャネルを見つける必要があります。情報を標準化し、チームメンバー間でスムーズに流れるようにする方法が必要です。さらに、全員をループに入れ、情報をリアルタイムで更新する方法が必要です。

グループメールや電話ツリーなど選択肢はあります。すでに使っていれば、欠点もご存知でしょう。クラウドコンピューティングで支えられたCMMSソフトウェアは、遠く離れていてもチームをつなぎとめます。部門のすべてのデータが一つの中央データベースに保存され、バックアップされ、安全に守られます。でも、安全なだけでなく、アクセス可能です。あなたとチームは、インターネット接続されたあらゆるデスクトップ、ノートPC、モバイルデバイスからログオンできます。一度CMMSに入れば、場所は関係ありません。以下が可能です：

• ワークオーダーの生成、割り当て、追跡
• 予防保全タスクのスケジュールと追跡
• 在庫管理
• レポートの自動生成

ここまでカバーしたすべてが、リモートで実行可能です。

Hippo CMMSとあなた

COVID-19パンデミックはすべてを変えたように感じられ、誰もが多くの不確実性と向き合っています。しかし、決して変わらないことが一つあります。私たちは常にここにいて、お手伝いします。CMMSと教育施設、あるいは他の業界について質問があれば、今すぐご連絡ください。お話ししましょう。