CMMSで技術者トレーニングを加速：施設管理者のための部族知識継承

ビジネスの成功は、そこで働く人々の能力に大きく依存します。十分に訓練されたスタッフなしでは、企業が最大の潜在能力を発揮することは unlikely です。

製造業の世界では、不十分なトレーニングが生産遅延を招き、コスト増と収益減に直結します。シンプルに言えば、不十分に訓練されたスタッフが運営上の赤字を生みます。

運営赤字を抱える多くの企業で、根本原因は「部族知識（tribal knowledge）」の維持・伝達不能にあります。ビジネスにおける部族知識とは、古参従業員の間で共有されているが文書化されていない会社運営に関する情報。この非文書情報が、古参社員が去る前に新入社員に引き継がれない時に問題が発生します。残念ながら、しばしばクリティカルな運営情報が文書化されていないため、新入社員に伝達されない限り、重要な知識が永遠に失われます。このことを踏まえると、すべての運営手順を適切に文書化することが、継続的な会社機能だけでなく、長期的な生存可能性と成功に不可欠なのは明らかです。

ここでは、コンピュータ化保全管理システム（CMMS）が、企業の部族知識を維持し、新入メンテナンス・サービス技術者のあらゆる業務面でのトレーニングを容易にする方法をいくつか紹介します。要するに、CMMSプラットフォームは、すべてのメンテナンス運営と関連情報を適切に文書化・保存し、新旧すべての従業員が体系的にアクセスできるようにすることで、これを実現します。

工事依頼データ

CMMSソフトウェアが新人技術者を工事依頼プロセスの最初から最後までガイドできることに加え、このモジュールにはすべての必須会社資産に関する貴重な情報が含まれています。新人メンテナンス技術者にとって価値があるのは、システムのデータベースに保存されている資産の運用・保守マニュアルにアクセスできること。メンテナンス手順に不慣れな技術者は、マニュアルを参照して詳細な指示と参考画像を得られます。また、特定資産の工事依頼履歴を確認可能。過去に何が問題となり、どう解決されたかが分かります。CMMSなら、マウスクリックやタブレットタップ一つで必要な情報が得られ、不確実性が排除されます。

インタラクティブなフロアプランとサイトマップ

すべてのシステムにこの機能があるわけではありませんが、搭載されているものは貴重です。特に多数の資産を持つ大規模施設や、技術者が複数の異なるロケーションで作業する企業で威力を発揮。CMMSシステムで特定資産を検索すると、会社データベースに保存されたフロアプラン上でその正確な位置を即座に特定できます。他の技術者のガイドなしで、サービスが必要な資産を特定できることは、スタートしたばかりの技術者にとって大きなメリット。より早く自立でき、他の技術者の時間を解放します。

予防保全スケジュール

予防保全は、多くの企業がメンテナンスニーズ管理のためにCMMSを選ぶ最大の理由。主目的はすべての会社設備の定期メンテナンスチェックを監督・スケジュール・報告することですが、CMMSの予防保全コンポーネントは技術者トレーニングにも優れたツールです。予防保全モジュールが新人メンテナンス技術者を支援する方法：

• PMスケジューリング機能で、メンテナンス管理者は工事依頼を委任・追跡可能。新人技術者の場合、その能力に最適な工事依頼を割り当て、期限内に完了・クローズさせられます。CMMSで工事依頼の進捗を追跡できるため、完了に時間がかかりすぎている場合にヘルプを提供できます。1時間で完了すべき工事依頼が2時間経ってもクローズされていれば、管理者は問題を把握できます。

• 品質管理チェックとして、CMMSには新人技術者が工事依頼を単独でクローズできないようにする機能も。これにより管理者は、メンテナンス点検が正しく行われているかを二重チェックしてから、自らCMMSシステムで工事依頼をクローズできます。新人技術者が一定期間在籍したら、ユーザー権限設定を調整可能です。

より一般的に、PMはコンピュータ化保全管理ソフトウェアがいかに部族知識を保存するかの好例。会社が新資産を導入すると、PMスケジュールは製造元推奨に従って設定されます。しかし時間とともにメンテナンス部門はスケジュールを調整し始めます。資産修理履歴を見て、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを把握。技術者の資産に関する直接経験を考慮に入れ、独自のPMスケジュールを設定し、関連するコツとヒントをPMに盛り込みます。

主要業績評価指標（KPI）

KPIは、企業が主要ビジネス目標をどれだけ効果的に達成しているかについて情報を提供する定量的に測定された値。KPIは、資産稼働率、回避コスト、コンプライアンス率、需要予測、顧客満足度など、企業固有の目標に基づいて設定されます。新人技術者のパフォーマンス評価のため、CMMSには人員リソースに特化した月次KPIを実施する機能があります。この指標を使えば、管理者は新人技術者が過重労働か、あるいは挑戦不足かを評価・通知できます。

結論

新入社員の採用には、彼らを訓練するための時間・労力・リソースへのコミットメントが必要。適切なトレーニングを怠ると、生産性、安全性、従業員のモチベーション・満足度・定着率など、多くの面でリスクが生じます。CMMSプログラムは全体的なメンテナンス管理の堅牢なソリューションを提供するだけでなく、新人技術者のトレーニングとパフォーマンス監視という付加価値も備えています。これらを合わせると、CMMSシステムは効果的で収益性の高い会社運営のための費用対効果に優れた生産的リソースと言えます。