CAFM完全ガイド：コンピュータ支援施設管理で業務を効率化

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2024年12月23日更新

目次

• コンピュータ支援施設管理（CAFM）とは？
• CAFMを活用すべき組織
• CAFMのメリット
• CAFMとCMMSの違い
• CAFMのエキスパートベストプラクティス5選
• CAFMソフトウェア：施設管理をどう効率化するか
• よくある質問

重要なポイント

コンピュータ支援施設管理（CAFM）は、施設運営を合理化・改善するテクノロジーです。コンピュータソフトウェアとツールを使用して、スペースプランニング、メンテナンス、資産管理など、施設のさまざまな側面を管理・維持します。

施設管理は、特に複数の建物を持つ大企業にとって複雑で広範な責任を伴います。施設管理者として、テクノロジーの助けなしでは業務を効率化できないほど多くの活動を整理・監督する必要があります。

コンピュータ支援施設管理（CAFM）は、施設管理者が施設を整理・維持する方法をシンプルにするツールです。CAFM市場は成長しており、2021年の9億8,750万ドルから2032年までに20億ドル超に達すると予測されています（CAGR 7.1%）。効果的に導入すれば、CAFMシステムはコスト削減とワークフローの簡素化を実現します。しかし、CAFMを活用して施設を管理するための詳細を理解することも依然として重要です。

このガイドでは、CAFMの概要、仕組み、メリット、ベストプラクティスを解説し、この包括的なデジタルツールを最大限に活用できるよう支援します。

画像：Sean Pollock / Unsplash

効率的な施設管理は業界を問わず組織にとって不可欠です。従来の施設管理手法は、コンピュータ支援施設管理（CAFM）などの革新的ソリューションに置き換わりつつあります。 https://t.co/NbLF5Ow1K8

— AMACS (@amacspti) 2023年6月13日

コンピュータ支援施設管理は、施設管理者が建物運営に関連するすべての活動を整理・効率化するために使用するソフトウェアの一種です。施設管理者はCAFMを以下のタスクに活用します：

• メンテナンススケジューリング
• 従業員管理
• ワークフロー管理

CAFMは、物理的なワークスペースで起こるすべてのことを効率化するツールです。これには、施設内の人員、プロセス、オブジェクトが含まれます。例えば、大規模施設にはラベルが貼られた数百の資産があるかもしれません。施設管理者はCAFMソフトウェアを使ってこれらの資産を整理し、適切に維持管理します。

最終的に、デジタルシステムは必須の建物運営データを提供することで、施設管理者の時間とコストを節約します。今日のCAFMソフトウェアには幅広い機能があります。各CAFMシステムはビジネスによって異なりますが、一般的に以下の機能を含みます。

一般的な建物運営

CAFMは建物運営に関連する一般的なタスクを支援します。日常的な反復タスクを一か所に記録し、ワークフローをシンプルにし、重要な情報を短時間で提供します。

実際には、施設管理者がCAFMを使用して、単一のダッシュボードから建物のインターネット接続された複数の要素を制御できることを意味します：

• ドア
• HVACシステム
• 機械

異なるプラットフォーム間を切り替える代わりに、すべてを単一のダッシュボードで操作できます。

資産管理

小規模ビジネスであってもエンタープライズであっても、物理資産の管理は課題です。幸い、CAFMは資産の物理的な位置を特定し、メーカーやメンテナンス履歴などの関連情報を追跡することで、資産管理をシンプルにします。

画像：JESHOOTS.com / Pexels

メンテナンス管理

メンテナンス管理はあらゆる施設に不可欠ですが、各建物内のすべての設備、機械、システムを管理するのは困難です。CAFMソフトウェアは、各建物の資産に関連するすべてのデータを保持することで、事後対応型や是正メンテナンスから予防保全への移行を可能にします。

スペースと会議室の管理

複数の建物、部門、従業員を抱えるビジネスでは、スペースと会議室の予約管理が複雑になります。一部のCAFMシステムには、会議室の予約とセットアップを管理し、スペースの問題を防ぐ機能も搭載されています。

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CAFMを活用すべき組織

組織が小規模で、建物が1棟のみ、または現在CAFMなしで全てを管理できている場合、CAFMは適していないかもしれません。

しかし、以下のような組織にはCAFMが最適です：

• 大規模な建物を持つ
• 異なる場所に複数の建物を所有している
• 建物内で複雑な機能を実行している
• 多くの資産を所有し、多くの従業員を管理している

CAFMは可視性を向上させ、ワークフローを効率化するため、以下を含む多様な業界のビジネスに最適です：

• 不動産
• 政府
• 商業
• 医療
• 教育
• 製造

画像：energepic.com / Pexels

CAFMのメリット

CAFM登場以前、施設管理者は建物のレイアウト、リソース、資産に関する情報を紙で管理していました。膨大な情報を管理するには時間がかかるだけでなく、人的ミスの可能性も生じます。

CAFMのデジタルツールは、膨大な書類の山に取って代わり、ワークフローを高速化し、ミスの可能性を大幅に減らします。全体的な組織目標と施設管理の日常業務を、シンプルで効率的な単一のダッシュボードで管理できます。

すべてのCAFMソフトウェアは異なり、一見無限に思えるほど多くの便利なツールを提供します。CAFMのメリットはセットアップとビジネスの課題によって異なりますが、通常はコスト削減と効率向上が含まれます。

1. データ洞察の向上

CAFMソフトウェアは施設に関する重要な指標を追跡します。データを自動的に収集し、直感的なダッシュボードで表示するため、手動でレポートを作成する必要がありません。何より、どのタスクが最も重要かを示す重要な洞察をハイライトします。

CAFMはデータをより効率的に収集するため、ビジネスが所有するすべての建物と資産のデータを収集できます。ナレッジベースの意思決定への移行を目指すなら、CAFMは必須です。

画像：Vlada Karpovich / Pexels

2. 生産性の向上

施設管理は決して小さな仕事ではありません。幸い、CAFMを使えばすべての建物、資産、タスクを単一のダッシュボードで迅速に管理できます。

CAFMは施設管理者に正確なデータを提供し、最終的に建物をより効率的に運営できるようにします。日常的な予防保全タスクと緊急修理コールの両方で、整理されたデータに素早くアクセスできます。細かい作業ではなく、人間の手が必要なタスクに注力できます。

CAFMシステムは通常、施設管理者だけでなく他の従業員にも役立つツールとリソースを提供します。例えば、スペースを予約したい従業員は、CAFMプログラムを使って会議室を素早く予約できます。カレンダーやその他の手動システムに頼る代わりに、チームはビジネスに集中できます。

3. コスト削減

適切に管理された建物はコストが低く抑えられます。施設支出を削減する必要があるなら、CAFMは必須です。以下のような方法でコストを削減します：

• オンサイトのスペース利用を最大化し、追加の倉庫やオフィスの購入・リースの必要性を減らす
• インテリジェントなメンテナンススケジュールで資産寿命を延ばす
• 施設管理者の業務負荷を減らし、追加採用の必要性を減らす
• エネルギー使用量を分析し、無駄を特定する
• リアルタイム追跡で計画外ダウンタイムのリスクを減らす
• データドリブンな意思決定をより短時間で実現する

画像：bridgesward / Pixabay

4. 契約業者管理の改善

CAFMのメリットは、施設内の人員管理にも及びます。請負業者や下請け業者など、社外の人員と頻繁に調整する場合、CAFMは全員を同じページに保ちます。

CAFMを使えば、以下の機能でサードパーティの契約業者を簡単に管理できます：

• プロジェクトがスケジュール通りに進んでいるか確認する定期的なチェックイン
• すべての契約業者と最新の安全情報を共有
• 施設ルールの遵守を契約業者のワークフローに組み込み
• 契約業者の報酬管理

修理やその他の施設関連業務を外部委託するのは、社内雇用より安いことが多々あります。これらのサードパーティチームの管理は必ずしも容易ではありませんが、CAFMはこれらのタスクを既存のワークフローに取り込み、アウトソーシングをシンプルにします。

5. サステナビリティの向上

よりサステナブルなビジネスを目指していますか？ CAFMソフトウェアはあらゆる形の廃棄物を削減し、環境に貢献します。効率的なプロセスと廃棄物削減はコスト削減になるだけでなく、企業をよりエコフレンドリーにします。

プロジェクトに必要なリソースのみを使用するルールをCAFMシステムで作成できます。例えば、水使用量を減らしたい場合、CAFMが使用量を追跡し、制限に近づくとアラートを出します。

データドリブンな洞察を活用して、リソースを過剰使用している箇所を特定し、グリーンイニシアチブ（と予算）を軌道に乗せましょう。

画像：StartupStockPhotos / Pixabay

CAFMとCMMSの違い

似ていますが、CAFMはコンピュータ化メンテナンス管理システム（CMMS）とは異なります。CMMSはワークスペース内の設備管理、特にその設備のメンテナンスに焦点を当てています。

CMMSソフトウェアシステムが扱うタスク：

• 建物内のメンテナンスと修理に関連する活動の計画と追跡
• メンテナンスリソースと資産パフォーマンスの測定
• 作業指示と在庫購入のスケジューリング
• データを使用した資産追跡

実際には、CAFMとCMMSは以下の点で異なります：

• スコープ： CAFMはスペースプランニング、リソース配分、資産追跡を含むより広範なシステムです。CAFMはメンテナンス管理も扱えますが、CMMSはメンテナンス管理のみに特化しています。CMMSはメンテナンススケジューリング、追跡、記録を管理します。
• 機能： CMMSは設備寿命の監視と予防保全の管理に優れています。一方、CAFMはすべてのメンテナンス作業に加え、不動産管理と戦略的計画も管理します。
• 統合： CAFMはHR、財務、ITなどの他システムと統合でき、ビジネスにより多くの文脈を提供します。一方、CMMSは他のシステムと統合しません。

CMMSの一部のタスクと重複しますが、CAFMは施設管理へのより包括的なアプローチです。

会社がメンテナンス作業の支援のみ必要なら、通常より安価なCMMSで十分かもしれません。しかし、メンテナンスに加えてビジネスに関するより多くの情報が必要なら、CAFMが最適です。

画像：Ronald Carreño / Pixabay

CAFMのエキスパートベストプラクティス5選

CAFMソフトウェアは、ビジネスをより収益性が高く生産的なものにする投資です。しかし、ソフトウェアだけでは成果は生まれません。以下の5つのベストプラクティスに従って、CAFMソフトウェアの力で目標を達成しましょう。

1. 目標を特定する

コンピュータ支援施設管理システムは、ビジネスに実質的な変化をもたらすべきです。最大のニーズと課題に対応する必要があるため、CAFMシステムを購入する前にまず目標を特定することが極めて重要です。

例えば、メンテナンスが懸念事項なのか、複数施設全体で廃棄物を削減する方法を探しているのか。これらのニーズには異なるアプローチが必要なため、会社がこのソフトウェアから得るべき具体的な成果を明確にしましょう。これにより、ビジネスに具体的な成果をもたらす適切なCAFMソリューションを見つけやすくなります。

2. CAFMをカスタマイズする

CAFMシステムを選んだら、すべての主要な課題を解決できるようカスタマイズすることが重要です。CAFMシステムには多くの機能があるため、パーソナライズドなアプローチが必要です。ビジネスに最も適した機能を選び、必要に応じてカスタマイズしましょう。

CAFMをカスタマイズする方法：

• スペース管理、資産追跡などのさまざまなモジュールを追加
• ユーザー役割とアクセスレベルを変更
• カスタムフィールドとフォームを作成
• 会計、ERP、HRシステムと統合
• カスタマイズされたレポートテンプレートを作成

3. ワークフローを自動化する

CAFMソフトウェアではソフトウェア内でワークフローを作成できるため、施設関連タスクを自動化しやすくなります。ソフトウェアに自動化機能が含まれている場合、それを活用して生産性を高め、エラーを減らしましょう。

自動化を試みる項目：

• 作業指示の生成
• 予防保全スケジュール
• レポート生成
• スペースプランニング
• コンプライアンス管理
• 通知とアラート

画像：Albert Lozano / Shutterstock

4. ラベルの重要性を忘れない

CAFMソフトウェアを使えば、数百の資産と設備を一つのダッシュボードで追跡できます。しかし、最も高度なソフトウェアでも、高品質なラベルとタグでCAFMを補完する必要があります。

まず、ラベルがあれば各資産のメンテナンス活動を簡単にスキャンして記録できます。CAFMシステムはこれらのスキャンデータと施設作業員からの報告を使用して、施設と資産に関する洞察を生成します。

Camcodeのラベルはソフトウェア互換性があり、バーコードやQRスキャンで物理資産を簡単に追跡できます。リアルタイム資産追跡が必要なら、RFIDタグも最適です。これらのタグは最も過酷な作業条件に耐えられるよう設計されており、資産の寿命を通じてラベルが持続することを保証します。

5. データを活用して職場を改善する

CAFMソフトウェアは施設管理実務に関する大量のデータを収集します。CAFMは日常業務を支援するだけでなく、施設の長期的な機能も改善します。このデータをプラットフォーム内で眠らせるのではなく、ビジネスに役立つ変化をもたらすために活用しましょう。

例えば、CAFMシステムが夏場の水使用量が多いことや、特定タイプの資産が予想より早く摩耗していることを検知するかもしれません。問題をハイライトすれば、根本原因を解決できます。それが長期的なコスト削減と生産性向上の最善の方法です。

CAFMソフトウェア：施設管理をどう効率化するか

コンピュータ支援施設管理ソフトウェアは、施設管理者がより少ない時間でより多くの仕事をこなすためのツールを提供します。ドキュメントとワークフロー管理からコンピュータ化メンテナンス追跡と整理まで、CAFMプラットフォームは施設のアウトプットを大幅に向上させます。

このガイドのベストプラクティスに従ってCAFM投資からより多くの価値を引き出し、CAFMシステムをサポートする適切な物理インフラを確保してください。例えば、すべての資産、施設、設備に耐久性のあるラベルを選ぶことは重要です。

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画像：fauxels / Pexels

よくある質問