CMMSソフトウェアにアクセスする必要がある10人の主要ユーザー
CMMSに誰がアクセスできるかを知ることは、CMMSがスムーズに実行され、運用に役立つことを確認するための重要な部分です。適切なアクセス権を与えなかったり、あまりにも多くの人にアクセス権を与えたりすると、不正確なデータから安全性の失効、過剰支出など、あらゆることにつながる可能性があります。
目次
- ユーザーとは何ですか？：さまざまなレベルのCMMSアクセスを理解する
- 複数のCMMSユーザーがいる場合
- CMMSにアクセスできるのは誰ですか？
- CMMSにアクセスできないのは誰ですか？
- CMMSユーザーの成功を支援する方法
- CMMSユーザーに関する最後の言葉
ユーザーとは？：さまざまなレベルのCMMSアクセスを理解する
すべてのCMMSユーザーが同じように作成されるわけではありません。利用可能なアクセスのレベルを把握し、各レベルに誰を配置するかを決定することは、CMMSソフトウェアをセットアップし、その使用を最適化するために重要です。
- ユーザーのアクセスレベルによって、使用できる機能、表示される情報、およびユーザーが持つ制御のレベルが決まります。
- ほとんどのCMMSベンダーは、アクティブユーザーの数に応じて課金します。目標とプロセスについて彼らと話し合い、誰がどのくらいアクセスする必要があるかを彼らが推奨できるようにします。
- さまざまなレベルのアクセスにより、情報の正確性とタスクの効率が保証されます。
- 各操作には、実行している作業に応じてカスタマイズされたアクセスレベルを設定できます。中小企業のCFOはレポート機能へのアクセスを希望するかもしれませんが、大企業はその仕事を財務部門の他の誰かに任せるかもしれません。
誰かがCMMSにアクセスできない場合でも、メンテナンス作業要求を送信および追跡できます。財務部門のジョーまたはマーケティング部門のジェーンは、ユーザーでなくてもCMMSの力を利用できます。ログインせずにリクエストを送信、検索、並べ替え、追跡できる作業リクエストワークフローを備えたCMMSを選択してください。
[CMMSへの]適切なアクセスを許可しない、またはあまりにも多くの人にアクセスを許可しないと、データが不正確になり、監査に失敗し、安全性が失われ、作業指示が失われ、ダウンタイムが発生し、支出が過剰になる可能性があります。
一部の組織では、CMMSユーザーはほんの一握りで、通常はメンテナンスマネージャーです。これにより短期的にはお金を節約できますが、時間の経過とともに2つの大きな問題が発生する可能性があります。
- ユーザーが少ないほど、それらのユーザーにより多くの作業が必要になります。作業指示の記録、レポートの実行など、すべての責任を負います。
- 技術者から上級管理職まで、すべての人の努力と影響を制限します。保守作業を把握できないと、混乱、仕事の失敗、士気の低下、誤った意思決定、説明責任の欠如につながります。
一方、CMMSに組織内のさまざまな人々へのアクセスを許可することは、2つの大きな理由で有益です。
- これにより、メンテナンスはビジネス全体で共通の責任となり、メンテナンスチームは改善と成長の方法を見つけることができます。
- ビジネスの隅々から情報を収集して分析し、そのデータを使用してより多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。
CMMSにアクセスできるユーザー
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メンテナンスマネージャー/システム管理者
システム管理者がCMMSのコアユーザーである必要があるのは簡単です。これらは、ソフトウェアの日常的な使用を監督し、CMMSの選択、実装、および最適化に深く関わっている人々です。メンテナンスのほとんどの側面はマネージャーを介して実行されるため、管理者は管理者にアクセスできる必要があります。このようにして、資産の管理、レポートの作成などを行いながら、作業指示書の作成、スケジュール設定、優先順位付けを行うことができます。
<図>一部の組織では、CMMSユーザーは1人か2人で、通常はメンテナンスマネージャーです。これにより短期的にはお金を節約できますが、時間の経過とともに悪化するいくつかの非効率性が発生します。
ファシリティマネージャーおよび/またはオペレーションマネージャー
メンテナンスは、生産施設が機能する方法の重要な部分です。そのため、施設管理者と運用管理者はCMMSにアクセスする必要があります。効率の向上、予算の決定、監査の準備、在庫の購入などを行うには、さまざまな施設のメンテナンス情報、スケジュール、指標、パフォーマンスを確認できる必要があります。
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信頼性エンジニア、TPMマネージャー、および/または継続的改善のマネージャー
これらの役割の担当者は、CMMSで収集されたデータを取得し、数値を計算して実用的な情報に変換できる必要があるため、メンテナンスソフトウェアへの管理アクセス権を持っている必要があります。 CMMSの管理者になることで、必要なすべてのデータにアクセスし、レポートを実行し、ダウンタイムを削減し、効率を高め、コストを削減できるプロセスをCMMS内に作成できます。
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在庫管理者
在庫管理者にCMMSへの管理アクセスを許可すると、スペアパーツに関する情報のログ記録、履歴データの表示、最小数量の設定、および購入要求の送信が可能になります。これらすべてを合計すると、在庫の追跡と購入が改善されるため、メンテナンスチームは、すべてのジョブに対して適切な部品、適切な場所、適切な量を確保できます。また、より正確な記録と支出、および部門間のより良い調整がもたらされます。
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安全衛生担当者
健康と安全は、事故を減らし、コンプライアンスを維持するために監査に合格するために非常に重要です。 CMMSへの管理アクセスにより、これらの担当者は、認証、ポリシー、チェックリスト、監査結果など、すべての健康と安全に関する情報を1つのシステムにまとめることができます。これは、職場での安全上のリスクを軽減し、組織がコンプライアンスを維持できるようにするための優れた方法です。
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技術者
技術者は、CMMSのユーザーとして即座に含まれる必要があります。それらは、CMMSとその機能を最も使用して保守を行うものになります。管理アクセス権を持つ技術者はほとんどいませんが、作業指示書の表示、通知の受信、資産プロファイルへの情報の追加、および修理と検査のプロセスに不可欠なその他のタスクを実行できる必要があります。これにより、データがリアルタイムで記録されるようにしながら、効率的、正確、安全になります。
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制作担当者
ラインスーパーバイザー、機械オペレーター、およびその他の生産担当者は、毎日機器を操作します。つまり、故障の兆候を早期に検出し、故障が発生したときに現場にいることがよくあります。 CMMSにアクセスできることで、生産担当者は要求を送信したり、作業指示書に詳細を追加したりできるため、問題を早期に発見し、修理プロセスをより効率的に行うことができます。オペレーターには、CMMSで基本的なメンテナンスタスクを割り当てることもできます。これには、機器のクリーニングなどがあり、時間を節約し、機器を健全に保ち、技術者をより大規模で熟練した仕事に解放します。
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請負業者
常にオンサイトにいるとは限らない、または組織と直接提携しているとは限らない請負業者やサードパーティの技術者は、CMMSにゲストアクセスできる必要があります。これにより、作業指示書、タスクリスト、リソースを表示しながら、メモを追加したり、タスクを完了したりできます。ただし、CMMSにたまにしかアクセスしないため、本格的なユーザーである必要はありません。
<図>CMMSにアクセスできることで、生産担当者は要求を送信したり、作業指示書に詳細を追加したりできるため、問題を早期に発見し、修理プロセスをより効率的に行うことができます。
エグゼクティブとシニアリーダーシップ
経営幹部やその他の上級リーダーは、可能な限りすべてのデータを使用して、会社に関する大きな決定を下します。 CMMSにアクセスできることで、主要な成果、課題、KPIなど、メンテナンス操作のパフォーマンスに関するループが維持されるため、情報に基づいた決定を下し、メンテナンスを組織の成功に不可欠であると見なすことができます。上級管理職は、CMMSを日常的に使用しないため、CMMSへのアクセスを制限するだけで済みます。
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IT部門
ITチームは、CMMSを含む会社のデジタルインフラストラクチャ全体を監督します。 ITチームにCMMSへのアクセスを許可すると、ITチームは、適切なポリシーと手順に従っていることを確認するために、ソフトウェアプロバイダーによって実行される統合、ソフトウェア更新、データストレージおよびセキュリティタスクを監視できます。
CMMSにアクセスできないのは誰ですか？
簡単に言うと、上記のリストにない人は、おそらくCMMSにアクセスする必要はありません。他の部門の従業員は、多くの場合、生産や保守にほとんどまたはまったく接触していません。これらの従業員にアクセスとトレーニングを提供するためのコストと労力は、メリットを上回ります。一部のメンテナンスリクエストはこれらの担当者から寄せられますが、CMMSの統合により、スタッフはCMMSを採用しなくても、快適なシステムを使用できます。
誰がCMMSを使用すべきかを知ることは、最初のステップにすぎません。これらの従業員も、システムを一貫して適切に使用する必要があります。 CMMSの実装を成功させるには、多くの場合、ユーザーの採用にかかっています。これは、スタッフが新しいテクノロジーに慣れることに依存しています。
CMMSを選択する前に、全員のフィードバックを入手してください
CMMSにチームに適した機能がない場合、またはユーザーが新しいプロセスに適応することを望まない場合、投資は無駄になります。 CMMSを選択する際に誰と話すかを決定し、新しいルーチンの採用についてどのように感じているかを尋ね、必要なものを検討し、ソフトウェアを購入して実装するときに確実に対処することが重要です。
資産管理ポリシーを作成する
資産管理ポリシーは、資産管理の一連の指針、意図、目標、および方法を提供するため、誰もが施設への選択と貢献に自信を持っています。資産管理ポリシーは、明確に定義された一連のプロセスと境界をユーザーに提供することにより、CMMSユーザーに力を与えるのに役立ちます。ユーザーが十分な情報に基づいて意思決定を行えるようになると、CMMSに慣れ、新しいソフトウェアをより迅速かつ簡単に採用できる可能性が高くなります。
CMMSにチームに適した機能がない場合、またはユーザーが新しいルーチンに適応することを望まない場合、投資は無駄になります。
CMMSチャンピオンを選択
CMMSチャンピオンは、ベンダー、上級管理職、およびユーザーと調整して、CMMSが実装され、その潜在能力を最大限に発揮できるようにします。実装戦略、オンボーディングプログラム、トレーニングプランを構築することでユーザーの採用を促進し、ソフトウェアが重要である理由、ソフトウェアがどのように影響を与えるか、効果的に使用する方法をすべてのユーザーが理解できるようにします。また、CMMSチャンピオンは、CMMSについて質問、課題、または提案があるユーザーの主要な連絡先となることで、すべての人が新しいテクノロジーへの移行に関与できるようにします。
CMMSユーザーに関する最後の言葉
施設ごとに、CMMSユーザーの定義は少し異なります。ただし、保守管理者、技術者、信頼性エンジニアなど、保守ソフトウェアの成功の中心となる主要なユーザーがいくつかいます。また、これらのユーザーがソフトウェアを適切かつ一貫して使用するように促す方法に焦点を当てることも重要です。その完璧なバランスを見つけることは、CMMSが繁栄し、保守作業がビジネスにより多くの価値をもたらすことができる基盤を作成します。
機器のメンテナンスと修理