プロセスインサイト：プロセス分析後に行うべきこと

編集者のメモ ：プロセスマイニングは初めてですか？入門書から始めることをお勧めします プロセスマイニングとは何ですか？ 。

次のような状況にあるとします。プロセス分析のすべてのステップを実行し、プロセスマイニングを使用して実際のプロセスを発見した部門を管理しているとします。これで、プロセスに関する洞察が得られました。

最終的には、人々がどのように働き、一般的にどのようなステップを踏むかを示す美しいプロセスモデルが得られます。あなたはすべてのデータを検証しましたが、実際、このプロセスモデルでの作業が真に反映されていることに誰もが同意しています。

もちろん、次の論理的な質問は「次は何ですか？」

インサイトをどうするか？

プロセスモデルはまさにそれ、モデルです。残念ながら、プロセスに関する知識を持っているだけでは、プロセスマイニングから価値を生み出すことはできません。

会社のプロセス所有者/実務家として持っている知識を、プロセスモデルから得られた知識と結び付ける必要があります。

このようにして、プロセスのどの部分を改善する必要があるか、組織にどのような変更を加えることができるかを実際に判断できます。

あなたは行動を起こし、本当の違いを生むことができます。

プロセスマイニングの洞察が他の企業をどのように変革したかをご覧ください。

違いを生むビジネスコンセプト

もちろん、すべてのプロセスは異なり、すべての企業はそれを異なる方法で実行しますが、多くのプロセスマイニングプロジェクトは、同様のビジネスコンセプトから利益を得る同様の目標を共有しています。

ここでは、プロセスマイニングプロジェクトを単なる概念から、プロセスの洞察に基づいた実際の変更をもたらすまでに、私たちがよく遭遇する5つの概念を紹介します。

1。プロセスコンテキスト

すべてのプロセスにはコンテキストがあります。

プロセスプロジェクトを準備する上で最も重要な目標の1つは、そのコンテキストを可能な限り完全にキャプチャすることです。プロセスモデルのコンテキスト情報により、データをより便利に表示できます。

コンテキスト情報を使用すると、最初は不自然に見える可能性のあるプロセスフローまたはタイミングを、ケースの条件の完全なセットに関連付けることができます。

この種の洞察は、プロセス改善における正しい次のアクションを策定し、行う予定の変更が正しいことを確認する上で非常に貴重です。

では、コンテキストの観点から何を探す必要がありますか？

一般に、プロセスに影響を与える可能性のあるすべての変数をキャプチャする必要があります。そのことを念頭に置いて、これらの変数はプロセスによって異なりますが、実践から何を探すことができるかの例を示しましょう。

あるプロジェクトでは、単純なサプライヤ情報が、プロセスマイニングがこれらのサプライヤに対する強力なコミュニケーション手段になるのに役立ちました。

標準の請求書発行アプリを使用しているサプライヤーとそのアプリを使用していないサプライヤーを対象としたプロセスフローの違いのデモンストレーションの結果、アプリの利点がすぐに明らかになりました。

請求書の情報が不足しているため、やり直しの量が大幅に減少し、支払い時間が大幅に短縮され、手作業が大幅に削減され、調達から支払いまでのプロセスが大幅に合理化されました。

2 。 プロセスフロー契約

すべてのプロセス所有者は、自分のプロセスがどのように流れるかについて考えています。

このアイデアは、チームが実行する必要のある特定の量のチェックについての明確な合意である可能性があります。もちろん、それはまた、どの部門が調査されるプロセスのどのステップを処理する必要があるかについての単なる予感かもしれません。

この知識をプロセスマイニングツールキットに追加することは、あらゆる形式の適合性チェックに不可欠であるだけでなく、実際のプロセス実践者からの多くの洞察で分析を充実させることもできます。

適合性チェックは、プロセスマイニングが容易にする最も強力な用途の1つです。期待されるプロセスを実行されたプロセスと実際に比較することにより、プロセスの所有者は、期待が満たされていない場所を確認し、それらの違いに対処できます。

適合性チェックとその利点についてのより詳細な調査は、私の同僚の1人によってすでに書かれています。興味があれば、それを読むことを強くお勧めします。

フロー分析のプロセス洞察は、ビジネス価値を得るために極端に複雑である必要はない場合もあります。

誰が特定のステップを実行したかを知るだけで、プロセス実行に対する経営陣の期待と実際の従業員のパフォーマンスに関する貴重なフィードバックがすでに得られる可能性があります。

3 。 タイミング契約

プロセスフローの横にあるタイミング プロセスマイニングプロジェクトで最も一般的に議論されているトピックの1つです。

すべてのプロセス所有者は、自分のプロセスが手抜きをせずに可能な限り効率的に実行されることを望んでいます。プロセスモデルだけでこれが何を意味するのかを定義することは不可能ですが。

プロセスのどの部分に必要以上に時間がかかっているかを効果的に分析するには、各プロセスステップにかかる時間についての知識が不可欠です。

各ステップにかかる時間を確認し、それをタイミングに関する予想と比較することで、ボトルネックを検出できます。 、リソースが不足している場所を区別する 、外部依存関係の場所を分析します プロセスを遅くするなど。

サプライヤーまたは顧客との契約にある条件を組み込むことで、プロセスがどのように行われるかをさらに詳細に調べることができます。

たとえば、買掛金プロセスで支払いの期日と実際の支払い日を完全に比較することで、不足している割引の種類の概要を具体的に把握できます。支払いが遅すぎるか、請求書の支払いが早すぎるという悪影響がある可能性があります。

もう1つの非常に自然な例は、チケットシステムのサービスレベルアグリーメント（SLA）です。

ほとんどすべてのヘルプデスクは、最初の応答時間や解決時間などのタイミングについて合意しています。時間外労働の原因を特定することで、これらのタイミングに関する主要業績評価指標（KPI）を改善し、顧客の満足度を高めることができます。

4 。 ユーザーベースの情報

プロセスマイニングから得られる最も興味深い結果のいくつかは、人々が一緒に働く方法を見ることで得られます。

複数のチームが関与する多くのプロセスでは、不必要なケースの責任のシフトの傾向を見つけることができます。これにより、プロセスの実行が遅れるだけでなく、従業員の日常業務に煩わしさが生じる可能性があります。

UiPathプロセスマイニングでプロセスステップを実行したチームを追加することで、プロセスフローが期待どおりであるかどうかだけでなく、ケースがさまざまなチームをどのように流れるかを確認できます。

予想されるチームフローと現状のチームフローの違いを見つけることで、情報が欠落している可能性のある場所や、より多くの構造を提供する必要がある場所を見つけることができます。

もちろん、このコンテキストでは、チームは、国、部門、施設のいずれであっても、あらゆる人々のグループです。さまざまなグループの人々の間の相互作用を表示することは、検出、探索、および行動するのに非常に興味深い場合があります。

5 。 進捗状況の監視

もちろん、プロセスマイニングを始めた多くの企業にとって、プロセス分析と発見は、テクノロジーがユーザーに提供する最も興味深い機能のようです。

ただし、プロセスディスカバリーでは、過去にプロセスがどのように実行されたかについての最初のベンチマークしか使用できません。ベンチマークでは、実用的な洞察が得られる可能性がありますが、アクションに従わないと、これらの洞察は空のままになります。

プロセスを何らかの形、形、または形式で変更した後、プロセスマイニングの論理的な次の使用法は、その変更がプロセスのパフォーマンスにどのような影響を与えるかを追跡することです。

あなたは実際に、初めて正しい道をたどっているより多くのケースを達成していますか？

KPIは変更に基づいて改善されていますか、それとも追加のアクションが必要ですか？

現在のプロセスを最新の状態に保つことなく、変更がどのような影響を及ぼしたかを判断することは不可能です。

そのため、プロセス分析プロジェクトの設定を成功させた後、次の議題は、より良いプロセスをどのように達成し、そのパフォーマンスをどのように測定するかです。

さらに深く掘り下げる：プロセス分析：プロセスマイニングの結果からビジネス価値を引き出す5つの方法

どのKPIが実際に適切に機能しているプロセスを示しており、これらのKPIを使用して定期的に変更を評価する方法を教えてください。

これらの質問に回答することで、継続的な改善サイクルにはるかに近づき、理想的なプロセスに移行できるようになります。

6 。 結論

プロセスディスカバリーは、ビジネス改善へのエキサイティングな旅の始まりにすぎません。

本当の違いは、組織に実装する変更、現在認識しているリスクを防ぐために実行するアクション、追加の予算、およびプロセスの洞察に従って実行する必要のある戦略のねじれにあります。

組織は、大きな変更の準備ができたら、プロセスマイニングの準備ができていることを忘れないでください。

しかし、これは成長し、ビジネスの幸福の持続可能で効率的なポイントに到達するためのあなたのチャンスです。

ハッピーマイニング！