ライブフィールドデータがプロジェクト管理を合理化できる4つの方法

建設プロジェクトマネージャーの役​​割は、気の弱い人のためではありません。彼らは、現場で起こっているすべてのことの目と耳であり、オフィススタッフやその他の主要な利害関係者を常に把握する責任があります。その上、彼らは時間とリスクの計画、ベンチマーク、管理、およびリソースの配布とプロジェクト予算の管理に時間を費やしています。

最近まで、プロジェクトマネージャーになるには、紙、スプレッドシート、複数の種類のテクノロジーソリューションなど、多数の手動ドキュメントプロセスが必要でしたが、その効果は大幅に制限されていました。幸いなことに、ライブフィールドデータを持って共有する機能は、そのすべてを変えます。ライブフィールドデータにより、プロジェクトマネージャーは、データ管理の作業負荷を軽減し、プロジェクトの人的要素により集中して、地理的なフットプリントを拡大し、プロジェクト全体の生産性を向上させることができます。

ライブフィールドデータがリスクを明らかにし、情報を共有し、プロジェクトの効率を向上させることができる4つの主要な領域を次に示します。

リアルタイムの知識

紙や直接の情報共有に依存しているプロジェクトマネージャーは苦労しています。 COVID-19以前は、プロジェクトマネージャーはフィールドデータのオフィスへの転送が遅れることがよくありました。現在、非常に多くのオフィス従業員がリモートで作業しているため、企業にはデータを配信するための1つのセントラルオフィスの場所がないため、ラグタイムが長くなっています。この遅れは、企業がボタンをクリックするだけでデータを収集および配布できるようにするための措置を講じることが非常に重要である理由の1つです。

ライブフィールドデータソリューションは、クラウドベースの時間追跡、機器追跡、写真またはビデオの添付ファイル付きのモバイルフォーム、進行状況の追跡、企業および給与システムとの統合などのサポートを提供します。これらのツールを備えたプロジェクトマネージャーは、現場で起こっていることの脈動を把握し、現場に物理的に立ち会うことなく、必要に応じて是正措置を講じることができます。プロジェクトマネージャーは、労働時間と進捗状況の報告から遅延を取り除くことで、従業員と設備の場所をすばやく調整して、現場にいるかどうかに関係なく、ギャップを埋めることができます。すべての従業員は、スマートフォン、タブレット、その他のデバイスを介してクラウドベースのソリューションに便利にアクセスできます。フィールド従業員がサービスなしで遠隔地で作業している場合でも、ライブフィールドデータは作業が行われるときにオフラインで収集され続けるため、デバイスがサービスに戻った後、データをクラウドプラットフォームソリューションと共有および同期できます。

ライブフィールドデータプラットフォームは、リアルタイムで収集されてから会社の他のソフトウェアシステムに統合されるため、収集されたフィールドデータの精度を劇的に向上させます。これにより、手動によるデータ入力、キーイングエラー、およびジョブコストの再割り当てが不要になり、プロジェクトマネージャーと従業員の進捗状況が結び付けられます。データ収集が合理化され、完全にデジタル化されているため、ERPでの最終結果のレポートは正確です。ライブフィールドデータを使用すると、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトステータスのレポートに自信を持ち、ファクトデータの収集と入力後にすべての時間を手動で費やすのではなく、プロジェクトを収益性の高い方法で管理する方法の分析により多くの時間を費やすことができます。

労務管理

人件費は通常、建設プロジェクトの最大の変動費カテゴリであり、多くの場合、コスト超過の最も重大なリスクの1つになります。 2020年も建設業の最大の課題は熟練労働者の不足であり、これらの資源は貴重であり、十分に活用する必要があります。

物理的に現場にいないとき、プロジェクトマネージャーは、従業員が実際に現場にいて仕事をしていること、または通りを歩いて朝食を食べていることを確認する信頼できる方法を持っていません。また、従業員が1日の早い時間に現場を離れる場合に、従業員がタイムカードに丸一日の労働力を提出しているのか、乗組員の仲間のためにエヴレンを提出しているのか、はっきりとはわかりません。上記の例のように実際の出力がない労働時間が報告されている場合、これは重大なリスク要因になる可能性があります。これはまた、プロジェクトの人為的な残業につながり、全体的な人件費を大幅に増大させる可能性があります。

プロジェクトマネージャーは、特に現場の数が増えるにつれて、労働時間とタスクを追跡するのに苦労することがよくあります。生産性の損失は、追跡および軽減されない場合、どのプロジェクトでも簡単に制御不能になり、利益を破壊し、クライアントの満足度を損なう可能性があります。

すべての労働者、職長、監督者の手にテクノロジーを導入することは複雑ではありません。実際、スマートフォンでアプリを使用するのと同じくらい簡単です。顔認識とジオフェンスによるGPS追跡により、プロジェクトマネージャーは、従業員がどこにいるか、適切な従業員が出勤していることを知ることができます。現場のプロジェクトマネージャーとスーパーバイザーは、パンチ写真がプロフィール写真と一致しない場合、または発生時に現場のジオフェンスの外にいる場合に、従業員が出勤または退勤したときにアラートを受け取ることができます。プロジェクトマネージャーは、ライブフィールドデータを使用して、各コストコードに関する定期的な工数レポートを受信できるため、従業員の時間と生産性を簡単に追跡でき、不正確なデータや保持されたデータに起因する遅延を回避できます。

ライブフィールドデータは、ERPとの間で収集されたデータの統合も自動化します。これにより、新しいコストコード、プロジェクト、または新しい従業員がデータ収集アプリと自動的に同期されます。これにより、現場の従業員は時間を正確に入力し、プロジェクトマネージャーに余分な作業をすることなく、プロジェクトマネージャーにリアルタイムで適切なコストコードまたはプロジェクトに割り当てることができます。

機器の割り当て

建設プロジェクトは、会社の設備の最適化に依存しています。誰がどの機器を所有し、どのプロジェクトに割り当てられているかを知るためのライブフィールドデータがないと、従業員に安全かつ効率的に作業を行うための適切な機器を提供することが困難になる可能性があります。現場の従業員と監督者は、不要な電話をかけたり、テキストメッセージや追加のメールを送信して適切な機器を見つけたり、プロジェクトマネージャーが適切な所有機器を見つけられないときに不要なアイテムを借りたりすることに時間を浪費します。

これらの非効率性は小さいように見えるかもしれませんが、体系的なリソースの問題は、プロジェクトの存続期間にわたって大きなコストになります。ライブフィールドデータにより、プロジェクトマネージャーは、機器の在庫、割り当て、および使用状況を正確にリアルタイムで確認できます。プロジェクトマネージャーは、実際の資産使用量に基づいて新しい機器の購入やレンタルを積極的に計画したり、モバイルアプリを介してメンテナンス要求に基づいて修理をスケジュールしたりできます。また、どの機器が十分に活用されていないか、または過剰に活用されているかを確認します。

労働者の生産進捗状況をリアルタイムで確認できるため、スタッフの長所を最大限に活用できる場所にスタッフを柔軟に再配置できます。これらのタイプの洞察により、機器の使用のバランスを取り、資産の耐用年数を延長し、資産の交換コストを削減するなどの行動を取ることができます。または、不必要な残業を避けるために労働力を適切に管理します。適切な配布により、適切なツールが適切な場所に適切なタイミングで配置され、作業者が遅滞なく作業を継続できるようになります。

利害関係者とのコミュニケーション

現場からオフィスへのコミュニケーションは、現場全体と同じくらい難しいとは言えませんが、難しい場合があります。大まかに言えば、内部および外部の利害関係者は、プロジェクトがスケジュールどおりであり、予算内であるかどうか、および潜在的な将来のリスクがあるかどうかを知りたいと考えています。プロジェクトマネージャーがこの種の可視性を得るには、日次ログレポート、労働時間、コストコード別の完了数量、および完了した安全レポートを示すライブフィールドデータにアクセスする必要があります。手動でデータを収集して処理するプロジェクトマネージャーにとって、このレベルの可視性を確保することは困難です。

プロジェクト管理の観点から、ライブフィールドデータはゲームを完全に変えました。フィールドスーパーバイザーは、マークアップ付きの写真が添付されたモバイルフォームを使用してプロジェクトの日々の状況を明確に伝え、プロジェクトマネージャーに自動的に送信します。プロジェクトマネージャーは、複数の紙のフォームから日次ログレポートを編集する必要がなくなり、写真が添付されたさまざまな電子メールを調べて、プロジェクトステータス会議でプロジェクトの現在のステータスを正確に伝えるために適切な写真を使用していることを確認する必要があります。内部および外部の利害関係者は、プロジェクトマネージャーの作業負荷を増やすことなく、リアルタイムで毎日のログレポートを受け取ります。プロジェクトマネージャーは、正確なライブフィールドデータに基づいて、プロジェクトステータスミーティングで所有者や開発者、または主要な内部プロジェクトの利害関係者と日次ログレポートについて話し合うことができます。

小規模なプロジェクトでは、ライブフィールドデータを含むモバイルフォームとマークアップと注釈を含む埋め込み写真により、自動化された日次ログレポートがプロジェクトのステータスをより完全かつ正確に伝達するため、追加のプロジェクトマネージャーが不要になります。実際の例では、写真とビデオの統合を備えたライブデジタルフォームを使用するノースカロライナ州の電気工事請負業者は、リアルタイムのメディアが豊富なモバイルフォームが、追加のプロジェクトマネージャーを雇うよりも正確、効果的、効率的にプロジェクトステータス情報を転送することを発見しました。ライブフィールドデータは、各プロジェクトマネージャーの有効性を拡張し、会社の収益を維持しました。

建設プロジェクトでは、入札から完成まで適切に実行するために、広範な計画と管理が必要です。プロジェクトマネージャーが手をいっぱいに持っていると言うのは控えめな表現です。ライブフィールドデータにより、プロジェクトマネージャーの焦点は、データの収集と記録から、データのレビューと分析に変わりました。ブラインドで飛行したり、数週間または数か月前のデータを使用したりする時代は過去のものとなりました。タスクが完了したらすぐにデータを利用できるようにすることで、プロジェクトを完全に扱いにくく、効果的に管理することができます。ライブフィールドデータソリューションは、プロジェクトマネージャーに、重要なデータの追跡、レポート、および生産性を向上させるために必要なツールを提供します。

Mike Merrillは、WorkMaxの共同創設者兼最高執行責任者です。