ライブフィールドデータが建設プロジェクト管理を効率化する4つの鍵

建設プロジェクトマネージャーの役割は、弱気な人には務まりません。彼らは現場で起きているすべての目の耳であり、オフィススタッフとその他の主要ステークホルダーを情報のループに入れておく責任があります。その上、計画、ベンチマーキング、時間とリスクの管理、リソース配分、プロジェクト予算の管理に時間を費やします。

最近まで、プロジェクトマネージャーには、紙、スプレッドシート、複数タイプのテクノロジーソリューションを含む、膨大な手作業ドキュメンテーションプロセスが必要で、その有効性を大幅に制限していました。幸い、ライブフィールドデータを持つことと共有できることが、そのすべてを変えます。ライブフィールドデータは、プロジェクトマネージャーにデータ管理ワークロードを軽減し、プロジェクトの人間的要素により注力し、地理的フットプリントを拡大し、全体的なプロジェクト生産性を向上させる能力を与えます。

ライブフィールドデータがリスクを露見させ、情報共有し、効率を改善する4つの主要領域

リアルタイムナレッジ

紙や対面での情報共有に頼るプロジェクトマネージャーは苦戦しています。COVID-19前、プロジェクトマネージャーはフィールドデータをオフィスに転送する際に遅延が生じていました。今、多くのオフィス従業員がリモートワークしているため、データを届ける一元的なオフィスロケーションがなくなり、ラグタイムは増大しています。このラグは、企業がデータをボタンクリック一つで収集・配布できるよう措置を講じることが極めて不可欠な理由の一つです。

ライブフィールドデータソリューションは、クラウドベースの時間追跡、機器追跡、写真・動画添付付きモバイルフォーム、進捗追跡、エンタープライズと給与システムとの統合などをサポートします。これらのツールを装備すれば、プロジェクトマネージャーはジョブサイトに物理的にいなくても、現場で起きていることの脈動を把握し、必要なら是正措置を講じられます。労働時間と進捗報告からの遅延を取り除くことで、プロジェクトマネージャーは従業員と機器の場所を迅速に調整し、ギャップを埋められます。すべての従業員がスマートフォン、タブレット、その他デバイスでクラウドベースソリューションに便利にアクセスできます。現場従業員が電波のない遠隔地で働いても、ライブフィールドデータは作業の進行に合わせてオフラインで収集され続け、デバイスが再びサービス圏内に入るとクラウドプラットフォームソリューションと同期・共有されます。

ライブフィールドデータプラットフォームは、収集されたフィールドデータの精度を劇的に向上させます。リアルタイムで収集され、会社の他のソフトウェアシステムに統合されるためです。これにより、手作業データ入力、入力ミス、ジョブコストの再配分が排除され、プロジェクトマネージャーを従業員進捗と接続します。データ収集が合理化され完全にデジタル化されることで、ERPでの最終レポートが正確になります。ライブフィールドデータにより、プロジェクトマネージャーはプロジェクトステータスレポートに自信を持ち、手作業の事後データ収集・入力にすべての時間を費やす代わりに、プロジェクトを収益性に向けてどう管理するか分析する時間を増やせます。

労務管理

労務コストは通常、建設プロジェクトで最大の変動費カテゴリーであり、コスト超過の最も重大なリスクの一つとなります。熟練労働者不足が2020年も建設業界のトップ課題の一つであるため、これらのリソースは貴重で、フルに活用される必要があります。

物理的にジョブサイトにいないとき、プロジェクトマネージャーには、従業員が実際に現場で作業していたのか、通りの向かいで朝食を食べていたのかを確実に知る方法がありません。また、従業員がタイムカードに丸一日分の労働を記入しているのか、早く現場を離れた日の仲間の分まで記入しているのかも確認できません。上記のような実質的なアウトプットなしに報告された労働時間がある場合、これは実質的なリスクファクターになります。また、プロジェクトで人為的な残業を生み、全体的な労務コストを劇的にエスカレートさせる可能性もあります。

プロジェクトマネージャーは、ジョブサイト数が増えるにつれ、労働時間とタスクの追跡に苦労することがよくあります。生産性の損失が追跡・緩和されなければ、あらゆるプロジェクトで容易に制御不能になり、利益を破壊し、顧客満足度を侵食します。

すべての作業員、職長、監督者の手にテクノロジーを渡すことは複雑ではありません。実は、スマートフォンでアプリを使うのと同じくらい簡単です。顔認証とジオフェンシング付きGPS追跡で、プロジェクトマネージャーは従業員の所在と、正しい従業員が打刻していることを把握できます。打刻写真がプロフィール写真と一致しない場合や、ジョブサイトのジオフェンス外で打刻された場合、プロジェクトマネージャーと現場監督者はリアルタイムでアラートを受け取れます。ライブフィールドデータにより、プロジェクトマネージャーは各コストコードの定期的な工数レポートを受け取り、従業員の時間と生産性を容易に追跡し、不正確または滞留したデータから生じる遅延を未然に防げます。

ライブフィールドデータは、ERPへのデータ収集統合を自動化し、新しいコストコード、プロジェクト、従業員がデータ収集アプリと自動的に同期されることを保証します。これにより、現場従業員がリアルタイムで正確に時間を入力し、適切なコストコードやプロジェクトに配分でき、プロジェクトマネージャーに追加作業を強いません。

機器配分

建設プロジェクトは会社機器の最適化に依存します。ライブフィールドデータなしでは、誰がどの機器を持っていて、どのプロジェクトに割り当てられているかがわからず、従業員に適切な機器を渡して安全かつ効率的に作業させることが困難です。現場の従業員と監督者は、不要な電話、テキストメッセージ、追加メールで適切な機器を探したり、プロジェクトマネージャーが適切な自社機器を特定できずに不必要なレンタルをしたりします。

これらの非効率は小さく見えますが、システマチックなリソース問題はプロジェクトの寿命を通じて大きなコストに積み上がります。ライブフィールドデータは、機器在庫、割り当て、使用状況への正確なリアルタイム可視性をプロジェクトマネージャーに与えます。プロジェクトマネージャーは、実際の資産使用に基づいて新しい機器購入やレンタルをプロアクティブに計画したり、モバイルアプリを通じたメンテナンスリクエストに基づいて修理をスケジュールしたりできます。また、どの機器が過少利用または過剰利用されているかも把握できます。

作業員による生産進捗をリアルタイムで閲覧でき、スタッフを強みを最大限に活かせる場所に再配分する柔軟性が得られます。こうしたインサイトにより、機器使用のバランスを取って資産耐用年数を延ばし、資産交換コストを削減する、適切に労働力を管理して不要な残業を避けるといったアクションが可能になります。適切な配分により、適切なツールが適切な場所に適切なタイミングであり、作業員が遅延なく作業を進められます。

ステークホルダーコミュニケーション

現場からオフィスへのコミュニケーションは、ジョブサイト全体でのコミュニケーションと同様に、あるいはそれ以上に困難です。ハイレベルでは、内部・外部ステークホルダーは、プロジェクトがスケジュール通りか、予算内か、潜在的な将来リスクがあるかを知りたいと思っています。プロジェクトマネージャーがこの種の可視性を持つには、日次ログレポート、労働時間、コストコード別完了数量、完了した安全レポートを示すライブフィールドデータへのアクセスが必要です。手作業データ収集と処理では、このレベルの可視性を持つことは困難です。

プロジェクトマネジメントの観点から、ライブフィールドデータはゲームを完全に変えました。現場監督者は、マークアップ付き写真添付のモバイルフォームでプロジェクトの日次ステータスを明確に伝え、自動的にプロジェクトマネージャーに送信します。プロジェクトマネージャーは、複数の紙フォームから日次ログレポートをまとめ、様々な写真添付メールを掘り起こして正しい写真を使っているか確認し、プロジェクトステータス会議でプロジェクトの現在のステータスを正確に伝える必要がなくなりました。内部・外部ステークホルダーは、プロジェクトマネージャーの負担を増やすことなく、リアルタイムで日次ログレポートを受け取ります。プロジェクトマネージャーは、正確なライブフィールドデータに基づき、オーナー、デベロッパー、主要内部プロジェクトステークホルダーとプロジェクトステータス会議で日次ログレポートを議論できます。

小規模プロジェクトでは、マークアップ・注釈付き写真・動画埋め込みのライブフィールドデータモバイルフォームが、追加プロジェクトマネージャーの必要性を排除できます。自動化された日次ログレポートが、プロジェクトステータスをより完全かつ正確に伝えるからです。実例として、ノースカロライナの電気請負業者が、写真・動画統合のライブデジタルフォームを使用し、リアルタイムのメディアリッチモバイルフォームが、追加プロジェクトマネージャーを雇うよりも、プロジェクトステータス情報をより正確・効果的・効率的に伝達することを発見しました。ライブフィールドデータは各プロジェクトマネージャーの効果を拡張し、会社のボトムラインを維持しました。

建設プロジェクトは、入札から完了まで適切に実行するために広範な計画と管理を必要とします。プロジェクトマネージャーが手一杯なのは控えめな表現です。ライブフィールドデータは、プロジェクトマネージャーの焦点をデータ収集・記録からレビュー・分析へとシフトさせました。盲目的に、または数週間・数ヶ月前のデータで飛ぶ時代は過去のものです。タスク完了とともにデータが即座に利用可能になることで、プロジェクトを完全に手に負えない状態から効果的に管理された状態へと移行できます。ライブフィールドデータソリューションは、プロジェクトマネージャーに重要データ追跡、レポート、生産性を向上させるツールを提供します。

Mike Merrill氏はWorkMaxの共同創業者兼最高執行責任者です。