ビジネスプロセスをシンプル化しリスクを最小化する4つの実証済み戦略

日々、数年前には想像もつかなかったほど高度で複雑な新技術と対話しています。これらの変化の多くにより、私たちの体験はより効率的で、速く、より安全になりました。

しかし、ビジネス決済においては同じことが言えません。サプライチェーンと決済テクノロジーが進化しても、すべての企業がプロセスをシンプル化し、最大の効率を得られたわけではありません。企業はしばしば数百、時には数千のサプライヤーをサプライチェーンの一部として抱え、彼らはそれぞれ異なる支払い方法と支払い条件を好む可能性があります。放置すれば、それは決済プロセスにおける相当な無駄と非効率をもたらし、それらサプライヤーの銀行口座情報を大量に保持するというリスクの高い立場にビジネスを置くことになります。

その複雑さとただ共存することはもはや不可能です。B2BとB2Cの多様な決済を行う必要性が、平均的なサプライチェーンをサプライウェブのように複雑にしています。COVID-19がもたらす継続的なビジネス継続性の課題の真っ只中で、それらサプライヤーと消費者に迅速かつ安全に支払うことは、小切手と手動プロセスを悪夢に変えます。

現在の瞬間が、サプライチェーン決済へのアプローチを変えなければならないことを明確に示しているいくつかの理由があります。それらと、ビジネスをよりシンプルで効率的な時代に戻す、簡単（ただし必ずしも容易ではない）な変化を見ていきましょう。

詐欺は増加、効率は改善せず

小切手決済から始めなければなりません。財務プロフェッショナル協会が昨年報告した通り、決済の約50%が依然として小切手で行われています。これらの決済は常に詐欺に弱く、比較的遅く、小切手の封入作業に多くの時間を費やすことになり、ファイナンスチームの時間を、より重要なプロジェクトに使えなくしています。小切手は新技術でより安全になりましたが、依然として遅く、詐欺に脆弱です。

グローバルな決済ニーズを持つ企業にとって、小切手頼みは完全に問題外です。伝統的な国際決済手法は遅く、コストが高く、今日の気候下では特に、世界中にお金を送る際に必要なタイムリーさを欠いています。

それが小切手決済の唯一の問題なら、しばらくは歯を食いしばって耐えられるかもしれません。残念ながら、パンデミックにより、高度なAP（買掛金）部門でさえ、手動プロセスと紙によって悪化するビジネス継続性の課題と向き合うことを強いられています。例えば、高等教育機関はすでに、従業員がリモートワークとなり、秋や冬にCOVIDアウトブレイクで再びそうなる可能性がある夏を経験し、自動化とリモートアクセスの必要性が明らかになりました。

リモートプロセスへの広範なシフトは、詐欺の急増ももたらしました。連邦取引委員会は、今年COVID-19による米国ビジネス損失が1,340万ドルに上ると報告しています。2020年第1四半期だけで、パンデミックが全国のオフィスを閉鎖する前から、PYMNTS.comは企業のランサムウェア支払いが33%増加したと報告しており、この数は確実にさらに増えています。

問題を増やしているのは、米国郵便の遅延です。小切手の予定到着のわずかな遅延でも、サプライヤーパートナーに重大な影響を与えます。時間が経ち複数の支払いが重なれば、貴社とサプライヤーの間に摩擦を生み、双方のAP機能とAR（売掛金）部門を苛立たせることになります。

アーデント・パートナーズによると、AP部門の60%が、請求書と支払いの承認確保にかかる時間の長さを、2020年以降の最大の課題として挙げています。これが、サプライヤーへの支払いプロセスにさらなる複雑さとフラストレーションを加えています。これは特に、大規模で複雑なサプライチェーンを持つ中小企業、例えば家族経営のメーカーや不動産会社など、今日の遅い手動プロセスから抜け出すスタッフやインフラを持たない企業にとって関連性が高いです。

セキュリティ、手動プロセス、リモートワークへのシフトを既存の非効率に加えると、サプライチェーンに効果的に支払い、サプライヤーを満足させることの課題が明らかになります。サプライヤー

複雑さと詐欺リスクを減らす方法

それが問題の全容です。さて、どうやって解決するかという問題だけが残ります。

幸い、それは見たほど困難ではありません。ほとんどの企業にとって、サプライチェーン決済を合理化し、より効率的かつ安全にすることは、互いに積み上げる4つの方法で達成できます。それらを概説します。

• 主要機能をデジタルプロセスで合理化する。 これは、支払いプロセスでの効率化に関して ruthless（徹底的）になる絶好のタイミングです。デジタル決済への移行と支払いセキュリティの強化に取り組めば、スタッフの時間を大きな視点の項目に集中させられます。その大きな視点の項目の一つが、さらなる支払いの合理化です。単に小切手を決済ミックスから外すだけでも、特に巨大なサプライチェーンを持つ製造業、ヘルスケアプロバイダー、その他の垂直業界ではゲームチェンジャーになります。

これを行う最良の方法の一つは、サプライヤーユニバースを監査し、誰に最も頻繁に支払いを行っているか、それらの支払いが通常どの程度の規模か、どう支払われているかを把握することです。これにより、バーチャルカードとACHへのオンボーディングを優先すべき相手、スタッフが介入してサプライヤー関係を維持すべき相手、さらにはどのサプライヤーを利用し続けるかの変更を検討すべき相手を優先順位付けできます。大規模なサプライチェーンをデジタル決済に転換するには時間がかかりますが、貴社とサプライヤーの双方にとって努力する価値があります。

• サプライヤー関係を優先する。 請求書をメールで送り、それがいつ承認されるか見えないまま、長い間小切手を待たされるサプライヤーの立場になって考えてみてください。そのシナリオでは、貴社のAP部門は戦略的パートナーというより、彼らが対処しなければならない厄介な存在であり、そのサプライヤーとの関係は損なわれます。

請求書ステータスを追跡する方法を、理想的には安全なデジタルポータルを通じて提供すれば、劇的な効果があります。強化された送金情報と支払い履歴詳細を備えた安全なデジタル決済を提供すれば、現金適用が容易になり、パートナーとしての立場がさらに向上します。より良い支払い体験は、より良いサプライヤー関係に等しく、特に期日通りの支払いに極めて依存している中小企業にとって重要です。

• セキュリティプロセスとテクノロジーを強化する。 サプライヤーの銀行口座詳細を保持していれば、詐欺への潜在的曝露は重大です。 数十年役立ってきたプロセスにしがみついているなら、それはどのビジネスも受け入れるべきではない形でリスクを抱え込むことになります。 スタッフがリモートワーク中に怪しい支払いリクエストを受けた際の対処法について適切に訓練されていなければ、それは潜在的に巨大な問題です。

堅牢なセキュリティを持つ決済ネットワークを見つけることは、銀行口座詳細の保持リスクと、スタッフのミスに関連するリスクの一部を除去できるため、優れた第一歩です。それに伴うデジタル決済への移行は、小切手決済に関連する伝統的な詐欺リスクの一部を除去しますが、マルチファクタ認証の導入や、スタッフへのベストプラクティス訓練（ググって、銀行口座変更を要求する電話番号が本当にサプライヤーの番号か確認するなど）といった保護策も依然として講じるべきです。

• 適切なソリューションを見つける。 結局のところ、ゼロから独自のAPソリューションを構築するリソースがない限り、こうした変化を可能にするパートナーを見つける必要があります。デジタル決済を通じた自動化に注力し、堅牢な決済セキュリティプロトコルとテクノロジーを誇り、パートナーシップによってどうサプライチェーン決済を合理化・シンプル化できるかを明確かつ簡潔に説明できるパートナーを探してください。ERPや既存の銀行関係とシームレスに統合できるソリューションを確保し、追加の作業と頭痛の種を避けたいものです。

我々はサプライヤーと支払いを手渡しする時代に戻ることはありませんが、数十年にわたりサプライチェーン決済を定義してきた複雑さは、まだ排除できます。より良い自動化、より良いセキュリティ、より良い可視化がそこへ導きます。今こそ変化を起こすのにこれ以上ないタイミングです。

ビル・ウォードウェル氏は、ボトムライン・テクノロジーズの戦略・製品・ビジネス運営担当シニアバイスプレジデントです。