リスクを軽減するためにビジネスプロセスを合理化する4つの方法

私たちは毎日、数年前に想像していたよりもはるかに高度で複雑な新しいテクノロジーとやり取りしています。これらの変更のほとんどにより、私たちの経験はより効率的、より速く、より安全になりました。

事業の支払いについても同じことは言えません。サプライチェーンと決済テクノロジーが進化するにつれて、すべての企業がプロセスを簡素化し、最も効率を上げることができたわけではありません。多くの場合、企業はサプライチェーンの一部として数百または数千ものサプライヤーを抱えており、そのすべてが異なる優先支払い方法と支払い条件を持っている可能性があります。時間をかけてチェックしないままにしておくと、支払いプロセスにかなりの無駄と非効率が生じ、それらのサプライヤーのために大量の銀行口座情報を保持するという危険な立場にあなたのビジネスを置く可能性があります。

その複雑さだけで生きることはもはや不可能です。企業間および企業から消費者への一連の支払いを行う必要があるため、平均的なサプライチェーンはサプライウェブのようになっています。特にCOVID-19によって引き起こされる継続的なビジネス継続性の課題の中で、これらのサプライヤーと消費者に迅速かつ安全に支払うことは、チェックと手動プロセスを悪夢にします。

現時点で、サプライチェーンの支払いへの取り組み方を変えなければならないことが明らかになったいくつかの方法があります。それらと、ビジネスがよりシンプルで効率的な日々を取り戻すために行うことができる簡単な（必ずしも簡単ではないにしても）変更を見てみましょう。

不正は増加していますが、効率は向上していません

昨年、金融専門家協会は、支払いの50％近くが依然として小切手で行われていると報告したため、小切手による支払いから始める必要があります。これらの支払いは常に詐欺の影響を受けやすく、比較的遅いため、小切手の詰め込みを調整することは、重要なプロジェクトにより多くの時間を費やすことができる財務チームに多くの時間を費やすことを意味します。新しいテクノロジーによって小切手は時間の経過とともにより安全になりましたが、小切手は依然として遅く、不正になりがちです。

グローバルな支払いニーズを持つ企業にとって、小切手に頼ることは完全に問題外です。国際的な支払いを行う従来の方法は、時間がかかり、費用がかかり、特に今日の気候において、世界中に送金するときに必要な適時性に欠けています。

それが小切手支払いの唯一の問題である場合は、歯を食いしばって、もう少し長くそれを乗り越えることができるかもしれません。残念ながら、パンデミックにより、高度なAP部門でさえ、手動のプロセスと紙によって悪化するビジネス継続性の課題を考慮に入れています。たとえば、高等教育機関は、従業員が遠隔地にいる夏にすでに取り組んでおり、COVIDの発生により、秋または冬に再び滞在する必要がある可能性があり、自動化と遠隔アクセスの必要性が明らかになっています。

リモートプロセスへの広範な移行も詐欺の急増につながり、連邦取引委員会は今年のCOVID-19による米国の事業損失で1340万ドルを報告しました。パンデミックが全国のオフィスを閉鎖する前の2020年のちょうど第1四半期に、PYMNTS.comは、企業がランサムウェアの支払いを33％増やしたと報告しましたが、その数は確実にさらに増加し​​ています。

トラブルに加えて、米国の郵便物は減速によって損なわれ、小切手の到着予定のわずかな遅れでさえ、サプライヤーパートナーに重大な影響を与える可能性があります。時間の経過とともに複数の支払いが発生すると、組織と組織の間に摩擦が生じ、AP機能とAR部門の両方が悪化する可能性があります。

Ardent Partnersによると、AP部門の60％が、請求書と支払いの承認を確保するのにかかる時間は、2020年以降に直面する最大の課題であり、サプライヤーへの支払いプロセスにさらに複雑さとフラストレーションを加えると述べています。 。これは、家族経営のメーカーや不動産会社など、大規模で複雑なサプライチェーンを持つ中小企業に特に関係があります。これらの企業には、現在、低速の手動プロセスから抜け出すためのスタッフやインフラストラクチャがない可能性があります。

セキュリティ、手動プロセス、および既存の非効率性へのリモートワークへの移行を追加すると、サプライチェーンに効果的に支払い、サプライヤを満足させるための課題が明らかになります。サプライヤー

複雑さと不正のリスクを軽減する方法

それが問題の範囲です。ここで問題となるのは、単にそれをどのように解決するかです。

幸いなことに、それは見た目ほど難しくはありません。ほとんどの企業にとって、サプライチェーンの支払いをより効率的かつ安全にしながら合理化することは、4つの方法で達成できます。これらはすべて相互に構築されています。それらの概要を説明しましょう。

• デジタルプロセスで主要な機能を合理化します。 これは、支払いプロセスの効率を見つけることになると、冷酷になるのに最適な時期です。デジタル決済に切り替えて決済のセキュリティに取り組んでいる場合は、スタッフが全体像の項目に集中するための時間を解放できます。特にメーカー、ヘルスケアプロバイダー、および大規模なサプライチェーンを持つ他の業種にとって、支払いミックスから小切手を取得するだけでゲームチェンジャーになるため、これらの全体像の1つは支払いをさらに合理化する可能性があります。

これを行うための最良の方法の1つは、サプライヤユニバースを監査し、最も頻繁に支払いを行う相手、通常の支払い額、および支払い方法を確認することです。再支払われます。これは、仮想カードとACHのオンボーディング対象者、サプライヤとの関係を維持するためにスタッフが介入する必要がある場所、さらには使用しているサプライヤに変更を加えることを検討する可能性がある場所に優先順位を付けるのに役立ちます。大規模なサプライチェーンをデジタル決済に変換するには時間がかかりますが、ビジネスとサプライヤーの両方にとって努力する価値があります。

• サプライヤーとの関係を優先します。 請求書を電子メールで送信し、その請求書がいつ承認されるかがわからないサプライヤーの立場になって、小切手を受け取るのを長い間待っていることに気づきます。そのシナリオでは、AP部門は戦略的パートナーよりも厄介な問題であり、そのサプライヤーとの関係が損なわれる可能性があります。

理想的には安全なデジタルポータルを介して請求書のステータスを追跡する方法を提供すると、驚異的な効果が得られます。送金情報と支払い履歴の詳細が強化された安全なデジタル支払いを提供することで、現金の申し込みが簡単になり、パートナーとの関係がさらに向上します。より良い支払い体験は、特に時間通りに支払われることに非常に依存している可能性が高い中小企業にとって、より良いサプライヤー関係に相当します。

• セキュリティプロセスとテクノロジーを強化します。 サプライヤーの銀行口座の詳細を保持している場合、不正にさらされる可能性は非常に高くなります。何十年にもわたって役立ってきたが、現時点では不適切なプロセスに固執している場合は、ビジネスが本来あるべきではない方法でリスクを受け入れています。スタッフがリモートで不審な支払い要求を受け取った場合の対処方法について適切なトレーニングを受けていない場合、それは潜在的に大きな問題になります。

堅牢なセキュリティを備えた支払いネットワークを見つけることは、銀行口座の詳細を保持するリスクとスタッフがミスを犯すことに関連するリスクの両方を取り除くことができるため、優れた最初のステップです。うまくいけば付属するデジタル決済への切り替えにより、小切手決済に関連する従来の不正リスクの一部が取り除かれますが、アカウントに多要素認証などの保護手段を導入し、グーグルを含むベストプラクティスについてスタッフをトレーニングする必要があります。銀行口座の変更を要求する電話番号がサプライヤーの電話番号であることを確認します。

• 適切な解決策を見つけてください。 最終的に、独自のAPソリューションを最初から構築するためのリソースがない限り、この種の変更を可能にするパートナーを見つける必要があります。デジタル決済による自動化に焦点を当て、堅牢な決済セキュリティプロトコルとテクノロジーを誇り、それらと提携することでサプライチェーン決済を合理化および簡素化する方法を明確かつ簡潔に説明できる人を探してください。追加の作業や頭痛の種を避けるために、ソリューションがERPや既存の銀行との関係とシームレスに統合されるようにする必要があります。

サプライヤとの支払いのやりとりに戻ることは決してありませんが、何十年にもわたってサプライチェーンの支払いを定義してきた複雑さを解消することはできます。より優れた自動化、より優れたセキュリティ、およびより優れた可視性により、そこに到達できます。現在のように変更を加える時間はありません。

Bill Wardwellは、Bottomline Technologiesの戦略、製品、および事業運営の上級副社長です。