危機における良好なコミュニケーションの重要な要素

サプライチェーン管理に携わっている場合は、潜在的な脆弱性を強化するために、独自の継続性計画のいくつかを再検討している可能性があります。あなたがそうするように、注目すべき1つの領域は、危機的コミュニケーションプロセスです。

優れた運用計画はそれ自体を物語っていません。組織は、人々が必要な場所にいることを保証し、必要なことを実行し、すべてを機能させるために知っておくべきことを知るために、積極的かつ効果的なコミュニケーションプロセスを必要としています。

社内外で、問題が発生する前または発生したときに適切な人に通知し、問題が解決したときに通知を受け取る必要があります。そうでなければ、情報の流れが悪いことに関連する外部からの圧力は、すでに緊張している状況を悪化させるだけです。

コミュニケーションの準備

優れた危機的コミュニケーションプロセスは包括的であり、組織に合わせてカスタマイズされていますが、サプライチェーン管理の責任者が心に留めておくべき重要な考慮事項がいくつかあります。

• 危機の可能性または差し迫った危機が発生する可能性があることを通知してから最初の1時間以内に実行可能な、危機コミュニケーション計画を策定します。
• 危機的コミュニケーション計画にコミュニケーションチームの割り当てが組み込まれていることを確認します。これには、通常はコミュニケーションの問題に関与しない組織のメンバーが含まれます。これは、情報収集、状況監視、および迅速な意思決定にとって重要です。
• 危機のずっと前に、危機コミュニケーションチームのキャプテンを指名します。これは、CEOである必要はなく、コミュニケーションの責任者である必要もありません。むしろ、危機的コミュニケーションの準備を常に推進する責任を負っている人物です。
• スポークスパーソンを指名するためのプロセスがあります。 CEOの場合もあれば、状況に非常に近い人物の場合もあります。確かに、これらは状況に応じた決定ですが、それらを行うための基準が必要です。ここでの重要な必要性は、音声の一貫性を通じてメッセージの一貫性を確保することです。主要な利害関係者は、問題について信頼できると見なす情報源から一貫して情報を入手する必要があります。
• 情報を収集して検証し、各視聴者に重要なメッセージを作成するためのシステムを作成します。
• すべての重要な利害関係者グループの現在のシステムと連絡先情報を維持して、すぐに連絡できるようにします。
• 危機的コミュニケーションの実装インフラストラクチャは、緊急時のテキストやメールから、ニュースメディアのアラートやソーシャルメディアへの投稿まで、必要なあらゆるコミュニケーションチャネルの力を活用できるように設計されていることを確認してください。多くの場合、昔ながらの電話チェーンと対面の会議が依然として必要です。
• スポークスパーソンと意思決定者が、危機的コミュニケーションへの対応を実装する方法について要求されるずっと前に、指導を受けていることを確認してください。危機的コミュニケーション計画が作成され、承認され、隠されて、必要なときに忘れられるだけの場合、組織はほとんど役に立ちません。

Tim O’Brienは、ピッツバーグを拠点とするコーポレートコミュニケーション会社O’BrienCommunicationsの創設者です。