施設管理者が CMMS のスプレッドシートを捨てている 9 つの理由

企業のビジネスのやり方は、ここ数年で劇的に変化しました。コンピュータ テクノロジは、リソース、材料、およびタイミングの節約に関するビジネス効率の向上に大きく貢献しています。 1970 年代後半に表計算ソフトウェアが登場し、従来の鉛筆と紙による会計および在庫管理のアプローチを大幅に改善したと見なされました。しかし、時間の経過とともに、これらのソフトウェア パッケージは、施設管理と生産プロセスを変更しただけでなく、企業が製品やサービスと通信し、エンド ユーザーに提供する方法を変革した新しいテクノロジの継続的な進化に対応するのに苦労しました。これらの要因と、それらがファシリティ管理にどのように関連しているかを考えると、さまざまな業界の企業がスプレッドシートの使用を再考し、コンピューター化されたメンテナンス管理ソフトウェア (CMMS) システムに目を向けていることは驚くべきことではありません。高度に洗練されたソフトウェア パッケージは、いつでもユーザーに施設の運用の概要を提供したり、個々の機器の状態を提供したりできます。

施設管理者にとってスプレッドシートが好まれなくなった理由をよりよく理解するには、スプレッドシートの機能を理解することが重要です。まず、スプレッドシートは紙に手動で作成するか、Microsoft Excel や Lotus 1-2-3 などのコンピューター プログラムを使用して作成します。表計算ソフトウェアを使用すると、行と列に配置されたデータをキャプチャ、表示、および操作できます。使用する形式に関係なく、スプレッドシートは通常、数値データと短いテキスト文字列を保持し、データの関係をグラフィカルに表示するように設計されています。ただし、スプレッドシートは一般に、データベースほど完全にデータ項目を構造化およびラベル付けする機能を提供せず、通常、データベースを照会する機能を提供しません。これらは低コストであり、基本的な情報を単純なチャートやリストに整理するのに最適ですが、資産管理や計画などのより複雑なタスクには適していません.

比較すると、現在の CMMS システムははるかに堅牢であり、企業は作業指示を追跡し、正確なレポートを迅速に生成し、予防保守または修理が必要な資産を即座に判断できます。運用データを確認することにより、CMMS はビジネス予測の作成に適しています。ソフトウェアの最近の革新には、安全なクラウドベースのインターフェイス、モバイル デバイスのアクセシビリティ、使いやすさをさらに向上させるペーパーレス機能が含まれます。これらの要因を考慮すると、現在、保守管理ソフトウェア プログラムは、保守管理システムの範囲、能力、および効率性に欠けるスプレッドシート パッケージに取って代わりつつあります。

以下は、利益と生産性を最適化するために活用できる 9 つの CMMS の利点です。

<強い>1.施設データの信頼性

2006 年に Information and Software Technology に掲載された調査によると、調査したスプレッドシートの 88% に見られるように、電子スプレッドシートにはエラーが発生しやすいことが報告されています。キーイング エラー、誤って割り当てられたセル、誤ったデータ範囲、および数式の誤りは、エラーの原因の一部です。結果として、エラーは結果をゆがめ、会社の業務に悪影響を与える可能性があります。 CMMS データ入力形式と精度チェックにより、このようなエラーが発生する可能性が減少します。

<強い>2.手遅れになるまで間違いに気付かないことが多い

スプレッドシートは、ユーザーが適切な数式を選択してデータを分析することに依存しています。入力したデータが正確であっても、間違った式を選択すると、結果に欠陥が生じます。これらのタイプのエラーがすぐに発見されない場合、その結果は事業運営に多大な損害を与える可能性があります。 CMMS は、事前にプログラムされた分析式により、このような事態が発生するリスクを排除します。

<強い>3.時間節約のメリット

スプレッドシートのデータ入力は非常に時間がかかるため、多くの企業は、スプレッドシートにデータを入力するためにスキルの低い従業員を雇っています。エラーが発生しやすいことを考えると、トレーニングを受けていない従業員にこの重要なタスクを管理させるのは危険です。保守管理ソフトウェア プラットフォームは、データ入力を容易にすると同時に、ユーザー権限によるアクセス制限も行います。この関数は、ユーザーがプログラム内で変更できる内容を制限し、エラーから保護します。

<強い>4.スプレッドシートは、データ関係の限られたビューしか提供しません

かなりの技術的専門知識と時間があれば、スプレッドシートをプログラムして、非常に狭い範囲内でデータを分析することができます。ただし、資産の追跡、在庫、その他の保守および予防保守スケジューリングなどのワークフロー タスクの分析を提供することはできません。 CMMS にはこれらの機能があり、レポートが組み込まれているため、資産の履歴、部品、作業に関する洞察を簡単に得ることができます。特別な技術トレーニングなしですべて完了します。

<強い>5.施設の保守レポートを自動化してシンプルに

スプレッドシートでレポートを生成することは可能ですが、CMMS と比較すると、作成が最もユーザー フレンドリーではありません。円グラフ、散布図、棒グラフのいずれであっても、スプレッドシート レポートは視覚的に魅力的でなく、すぐに利用できるものではありません。ユーザーはリアルタイムですぐに情報を求めているため、保守管理ソフトウェア (施設管理ソフトウェアとも呼ばれます) は、マウスをクリックするか、タブレットをタップするだけで、表計算プログラムで必要な数式を入力する必要なく、これを行うことができます。

<強い>6.重要な施設管理指標に関する詳細情報を提供します

CMMS は、施設管理用に特別に設計されています。スプレッドシートはそうではありません – 少なくとも、洗練されたプログラミングなしではそうではありません。メンテナンス ソフトウェアは、特別なプログラミング スキルを必要とせずに、企業の機能に特に関連するさまざまな指標を提供できます。たとえば、CMMS は次のメトリックをリアルタイムで生成できます。 MTBF (平均故障間隔); MTTR (平均修理時間)

7.他のソフトウェアおよび設備アプリケーションとの統合

ファシリティ メンテナンス ソフトウェアの大きな魅力は、電子メール、会計ソフトウェア、ERP システム、Active Directory などの他のソフトウェアと連携できることです。スプレッドシートにはこれらの機能がありません。これらの最近の CMMS イノベーションは、その有効性を拡大し、施設管理者にさらなる時間節約のメリットを提供します。

<強い>8.予防保守のスケジュール

予防保守ソフトウェア (PM) は、施設全体の運営を支援するため、企業の効率化の中心です。ただし、さまざまな機器で PM を実施することは、特に大規模な運用では簡単な作業ではありません。多くの場合、単一の機器の PM には複数のタスクまたは手順が含まれます。スプレッドシートは、スケジュールされた保守プロトコルを作成したり、それらを実施するための通知やリマインダーを送信したりできないため、この分野で特に制限されています。 PM をスケジュールできることは、設備管理者にとって CMMS を非常に魅力的なものにしている理由です。CMMS は、各機器に関連するすべてのタスクのチェックリストを提供し、定期的なスケジュールを作成し、通知とリマインダーを送信し、レポートを作成できるからです。定期的な PM を実施することで、予期しない機器の故障が減り、ダウンタイムが短縮されます。

9.施設全体の機能を改善

どの企業にも、標準的なスプレッドシート プログラムの機能を超えた多くの側面があります。これらには、労働稼働率の監視、作業指示書の作成、供給品と部品の注文書の提出が含まれます。総合的に考えると、メンテナンス ソフトウェアは、設備管理者が技術者の割り当て、定期的なメンテナンスのスケジュールを立てるのに最適な時期、および機器の交換について十分な情報に基づいた決定を下すのに役立ちます。

今日、幅広い業界セクターの企業は、成長して収益を上げるための最も効率的かつ効果的な方法を見つけるという課題に直面しています。かつて、スプレッドシートは施設管理者にとって優れた低コストのソリューションでした。ただし、大規模な組織では、数百または数千のデータ ポイントを含むスプレッドシート プログラムを維持することは非現実的です。組織の資産とサービスがペースの速い困難な環境で成長し、進化するにつれて、スプレッドシートで最新の情報を維持すること、特に情報に基づいた意思決定に必要な包括的なレポートを作成することは、論理的に困難になります。 CMMS ソフトウェアはこの問題に対する答えであり、スプレッドシートを使いこなせなくなった組織の数が増えているのはそのためです。