自動化しないことの機会費用

自動化プログラムの構築、主導、スケーリング、およびアドバイザリーサポートの提供の過去5年間で私が学んだことがあるとすれば、それはこれです。自動化しないことには機会費用がかかります。経験から、プロセスの自動化を待つことのリスクとコストは、他のイニシアチブが完了するのを待つことで認識されるメリットをはるかに上回っていることを学びました。

非常に頻繁に、善意のある自動化センターオブエクセレンス（CoE）のリーダーやビジネススポンサーは、最後に自動化に集中するというコストのかかる間違いを犯します。 「最初に人とプロセスを安定させ、最後に自動化する」という考え方があります。

この記事では、逆張りの観点から、新しいプロセスや変更されるプロセスは最初から自動化して設計する必要があると主張します。すべてのエグゼクティブスポンサー、ビジネスユニットのリーダー、および自動化プログラムのリーダーは、ビジネスが短期的および長期的な目標を達成できるように、自動化の優先順位と緊急性を調整する必要があります。

Gartner Insightsの記事によると、平均的な企業は過去3年間に5つの主要な全社的な組織変更を経験しており、75％近くが今後3年間で主要な変更イニシアチブの数を増やすと予想しています。この不可避で絶え間ない変化は、組織が絶えず変化する市場と競争環境で成功するのに役立ちます。ビジネスプロセスをできるだけ早く自動化することは、ビジネスにとって競争上の優位性であり、わかりやすくシンプルです。

安定状態のプロセスはめったに存在しません

新しいプロセスが人間が実行できるように設計されている場合、新しいビジネス要件を満たすためにプロセスを変更する必要がある場合、または時間の経過とともに最適化される場合は、驚くことはありません。従うべき個々のステップ、使用されるシステム、関係者の経験に至るまで、すべてが時間とともに進化し続けます。

自動化、特にロボットプロセス自動化（RPA）は、混乱の少ない方法でプロセスの変更を加速するのに役立ちます。

たとえば、数か月以内に人材（HR）のオンボーディングプラットフォームを変更することを知っている組織を想像してみてください。システムの交換が完了し、新しいオンボーディングプロセスが完全に定義されて実行されて問題が解決されるまで待つのが最善であると主張する人もいるかもしれません。その後、自動化を検討する必要があります。

ただし、このアプローチを採用するにはコストがかかり、ビジネスユニットのリーダーが真剣に検討する必要があります。このアプローチでは、組織はシステムの交換を待つ間、数か月間、次善のプロセスで運用されます。このアプローチを「自動化ラスト」と呼びます。このアプローチと「自動化ファースト」アプローチの明確な違いを以下に示します。

自動化の最後の考え方は、現在からシステムが稼働するまでの間に大幅なボリュームの変更があり、組織の選択肢が限られている場合、組織にとって特にリスクが高くなります。この例では、ビジネスユニットをサポートするために会社が大規模な採用イニシアチブをとった場合、オンボーディングプロセスに圧力がかかり、組織はボリュームを処理するために追加のリソースを採用するか、既存の人に残業の負担をかける必要があります。従業員。

さらに、現在の状態のプロセスには、弱いリスク管理、データギャップ、新しいビジネス要件を処理できないなど、システムの交換によって具体的に対処される他のリスクや問題が存在する可能性があります。

RPAソリューションは、システムの交換に先立って迅速に構築および展開でき、迅速なROIを実現すると同時に、今後のイニシアチブに集中するための対象分野の専門家（SME）の能力をさらに解放します。

このHRオンボーディングの例では、RPAは、アカウントの設定の開始、システムアクセス要求、ハードウェアの調達、トレーニングの登録、マネージャーへの直接の通知、リマインダー、および不完全な手順の監査などのアクティビティに迅速に導入できます。短期的には、組織は容量を解放するか、自動化が提供する即時の規模でボリュームの増加に対処することさえできます。システムの交換が行われると、RPAプラットフォームを簡単かつ迅速に更新して新しいシステムに接続できるようになり、HR従業員の再トレーニングがさらに制限されます（または完全に回避されます）。

自動化が最後の手段である場合、人的被害が発生します

McKinsey＆Companyによると、変化の影響を受けた従業員の73％が、中程度から高いストレスレベルを経験していると報告しています。システムへの差し迫った変更の後にプロセスの自動化を待つことは、従業員の負担を増大させ、従業員のストレスの一因となる可能性があります。従業員は、少なくとも2回の変更管理を行う必要があります。

まず、従業員は、システムの変更が行われたときに変更管理を1回実行し、プロセスのステップがどのように変更されたかを学習し、新しいシステムの使用方法を学習する必要があります。多くの場合、このラウンドを通過するには、新しいシステムのトレーニングを受けるための専用の時間が必要です。

変更管理の第2ラウンドは、プロセスのステップを実行するための自動化が最終的に構築されたときに、システムの稼働後に行われます。このラウンドでは、従業員はロボットが実行する手順と、ロボットとロボットの間の相互作用を学習する必要があります。短期間だけその知識を使用するためにシステムとプロセスを学ぶ必要があることは、従業員にとって苛立たしく、組織にとって無駄です。

従業員にとって最も簡単な方法は、今すぐプロセスに自動化を導入し、ロボットによって実行されるステップを調整することによって、基盤となるシステムの変更を含むプロセスへの変更を管理することにより、変更管理を1回行うことです。

ソフトウェアロボットのこれらのコード変更を行うにはコストがかかると言う人もいますが、組織はその変更を1か所で行っているだけです。一方、現在の状態では、組織は、数十人または数百人の従業員のトレーニングとコミュニケーションを管理する必要があるため、容量と機会費用の点ではるかに多くの投資を行っています。さらに、人との変更管理がある場合は常に、新しいシステムをナビゲートする知識と経験が不足しているため、プロセス全体にリスクがあります。

また、RPAを使用すると、自動化を迅速かつ低コストで変更できることにも注意する必要があります。

すべての組織は、混乱が少なく時間のかかるものは何かを自問する必要があります。単一の自動化でコード変更を実行するか、組織内の数十人（またはそれ以上）の従業員で変更管理を実行します。

期限付きの機会

タイミングは、組織の成功または失敗に重要な役割を果たします。競争が激化する世界では、戦略的な意思決定と迅速な行動が必要です。あなたの会社と同じ業界やセクターに、企業全体のすべてのビジネスユニットにロボットを積極的に展開している組織があります。これらの組織には、効率の向上、コストの削減、顧客満足度の向上、従業員の維持、リスクの軽減、期限付きの機会と長期的な規模を獲得する能力の提供など、目標とする戦略的目標があります。

これまで、キャパシティが迅速に必要とされる短期的な機会をつかむ唯一の選択肢は、請負業者を採用するか、迅速な雇用を行うか、従業員に可能な限り残業させることでした。自動化により、組織はロボットをすぐに利用できるようになり、瞬時に拡張できるようになりました。

私が最近見た最も良い例は、COVID-19パンデミックの影響でした。ボリュームの変動は、ほぼすべての業界で発生しました。中小企業向けローン、住宅ローン、オンライン注文、配送サービス、モバイルサービスは、人間の労働力の規模と速度を考えると処理できない処理量があったため、これらの分野の組織が危機に瀕しているほんの一例です。 。重要なプロセスをロボットがすでに支援している組織は、他の組織にはない機会をつかむことができました。

ソース

このパターンは、世界的大流行に限定されません。上の図に示すように、組織のボリュームを突然シフトさせる可能性のある多くの外部要因があります。組織は、ビジネスオペレーションに不可欠であり、時間の経過とともにボリュームが増加する可能性が高いすべてのプロセスを自動化することを目標にする必要があることは理にかなっています。そうすることで、期限付きの機会をつかむことができないというリスクから組織を保護します。さらに、ボリュームが時間の経過とともに徐々に増加するため、自動化によるスケーリングには継続的なメリットがあります。

自動化の時期は今です

ビジネスクリティカルなプロセスの自動化を待っているのはなぜですか？このブログ投稿で説明したように、早めに行うことで、次のことが確実になります。

• 中断することなく、短期的および長期的なボリュームの増加に備えています

• 貴重な従業員からキャパシティを解放することで、短期的に利益を得ることができます

• 従業員の変更管理の量を減らします

安定性が自動化されるのを待つことで、これは決して実現しない可能性があり、組織を競争上の不利な立場に置く可能性があります。

システムの交換、プロセスの最適化、およびリソースのシフトは組織内で常に行われるため、戦略的なビジネス目標を迅速に達成するには、今すぐ自動化を統合する必要があります。

「UiPathLive 」では、このトピックについて業界のリーダーと詳細に話し合いました。 ：「自動化する時間です」イベントです。見逃しましたか？引き続き録音にアクセスできます。