RPAが不動産業界に革命をもたらす仕組み

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、不動産のような伝統的セクターの変革において重要な役割を果たします。

RPAは不動産業界の変革において大きな役割を担います。この技術により、不動産会社は煩雑な手作業を自動化し、不動産プロフェッショナルがビジネスに付加価値をもたらす業務により多くの時間を割けるようになります。

本記事では、不動産業界がRPAを導入すべき理由、メリット、課題、導入しない場合の影響、そして2つのケーススタディを通じてそのポイントを補強します。

不動産業界：バックオフィスプロセスの非効率

現在、不動産組織は、多くの伝統的業界と同様に、バックオフィスプロセスの効率化において課題を抱えています。ドキュメント管理、請求書処理、これらの文書からのデータ抽出といった業務には、多くの時間と集中力を要します。

これらのタスクは極めて重要ですが、完了までに相当な時間と労力を消費します。

Retransformのテクノロジー担当バイスプレジデント、Ranjit PV氏によれば、最近では不動産会社が「これらの非効率を改善し、同時にコストを削減し、これらの活動のターンアラウンドタイムを改善する方法を一貫して模索しています。」

これを達成する最良の方法の一つが、RPAやロボティクスの導入です。

RPAは、「相当な時間と人的資本を消費する、煩雑で繰り返しの多いタスクを容易に自動化することを可能にします」とPV氏は付け加えます。

インハウス、アウトソース、または24/7デジタルワーカー

従来、伝統的業界では、RPAのような技術ソリューションをサービスプロバイダーにアウトソースするか、社内導入するかの二択を迫られてきました。

しかし、PV氏によれば、現在は第三の選択肢があります。

「RPA導入を検討している不動産会社には、バーチャルアシスタントやバーチャル従業員という代替案があります。これらが新しいテクノロジーソリューションのオンボーディング作業を行います。」

RPAのメリット

不動産業界でRPAを導入するメリットは数多くあります。

デジタル環境でタスクがより速く完了するため、多くの業務の効率が向上します。

繰り返しタスクの自動化と、ボットが24時間365日稼働することによるターンアラウンドタイムの改善が、コスト削減につながります。

データ入力のようなタスクの精度も大幅に向上します。ボットが一度プログラムされれば、気を散らすことも失敗もないからです。

そして、おそらく最も重要なメリットは、手作業を自動化することで従業員の時間を節約できる点です。従業員は、人間の手が必要な領域、より革新的な領域、収益を生む活動へシフトできます。

「RPAの導入は人的リソースの評価を解放します。コンプライアンスの観点からも、境界を定義すれば、ボットはその範囲内で作業し、ビジネスのコンプライアンスを確保します」とPV氏は付け加えます。

ケーススタディ

不動産セクターにおけるRPAのメリットを実証するため、PV氏は2つのケーススタディを提供しました。

1. 物流不動産

クライアントは、ハイバリア・ハイグロース市場に焦点を当てたグローバルリーダーの物流不動産企業です。上場REIT（不動産投資信託）として、顧客と投資家に世界で最もモダンで地理的に多様な流通スペースプラットフォームを提供しています。比類なき顧客サービスと持続可能な開発へのコミットメントで知られています。

ユースケース

クライアントはSalesforceでビジネス機会を管理し、Yardi Voyagerでリースを管理しています。機会（新規リースと更新リース）は最初にSalesforceに入力され、クローズ後に手作業でYardi Voyagerに入力されていました。このプロセスは時間がかかり、人的ミスが発生しやすいものでした。さらに、Yardi Voyagerへのリース1件の入力に50分かかっていました。

これらの課題を克服するため、クライアントは以下の基準を満たすソリューションを求めていました：

• Salesforceからクローズしたビジネス機会を取得し、Yardi Voyagerでのリース作成を自動化する
• プロセス中のエラーをスクリーンショットと通知で追跡する
• Yardi Voyagerでのリース作成成功を通知する
• エンドツーエンドのプロセスで監査証跡を維持する

提供されたソリューション

Retransformは不動産ドメインでの豊富な経験とRPAの専門知識を活かし、Salesforceで既に利用可能な情報を用いて、Yardi Voyagerへのリース手動入力プロセスを自動化する実用的なソリューションを開発しました。

クライアントの要件を満たすため、RetransformはBOTがSalesforceからクローズした機会を取得し、これらのリースをYardi Voyager内で作成・修正する包括的なRPAソリューションを設計・開発しました。

メリット

Yardi Voyagerへのリース作成の手動処理時間は1件あたり50分以上でした。BOTなら10分未満で完了します。これにより、大幅な時間短縮、データ入力の精度向上、リソース節約が実現しました。

2. 商業不動産

クライアントは業界をリードする、最大手の商業不動産・金融組織の一つです。50年以上の経験を持ち、商業不動産関連サービスやオルタナティブ投資ファンド（リミテッド・パートナーシップ、機関投資家向けファンド、非上場・上場REIT）を提供するメンバー企業の創造、開発、支援を専門としています。

ユースケース

クライアントはERPシステムをJD EdwardsからYardiへ移行していました。移行対象データの量は膨大（約500GB）でした。移行後、移行データの正確性を検証する必要がありました。これはソースシステム（JDE）のデータとデスティネーションシステム（Yardi）を比較する作業です。手作業で行えば、チームで数カ月かかる作業でした。

クライアントは以下のエンティティについて、データの正確性を検証する自動化ソリューションを必要としていました：

• 物件
• リース
• ユニット
• GL残高：サブシディアリ＆サブレジャーセグメント
• GL残高：予算統合
• GL：セグメント別
• GL：帳簿別
• GL：会社レベル
• 売上記録

提供されたソリューション

クライアントの要件を満たすため、Retransformは複数のBOTを開発するRPAソリューションを設計・開発しました。これらは24/7稼働し、JDEのデータとYardiを比較・検証します。JDEのレポートテンプレートは、Yardiの固有識別子にマッピングされ、事前に定義されました。

BOTはJDEレポートからデータを抽出し、Yardiで対応するレコードを検索し、各データポイントを比較しました。プロセス終了時に、検証中に見つかったすべての不一致をハイライトした照合レポートを生成します。

メリット

データ検証の手動処理には2カ月以上かかるところ、BOTは2週間で完了しました。大幅な時間とリソースの節約に加え、BOTはすべての不一致を迅速に特定し、アプリケーションの本番稼働前に手作業で修正できました。

課題

上記の通り明確なメリットがあるにもかかわらず、RPAのような比較的新しい技術を伝統的業界に導入するには、いくつかの課題があります。

不動産のようなセクターでは、スペースの売買・賃貸に焦点が当たるため、取締役レベルでも組織全体でも、ITチーム以外では技術的側面への関心が薄く、新興技術への後発対応になりがちです。

「ロボティック・プロセス・オートメーション」という用語が不動産業界の人々を威圧し、これらの新技術導入の大きな阻害要因となっています。

「一つはチェンジマネジメントです」とPV氏。「組織全体でRPAのようなものを導入する変革を推進できるチャンピオンが必要です。」

「もう一つの課題は、自動化すべき適切なプロセスを特定することです。RPA導入には従うべき一定のルールがあるからです。」

この課題を克服するため、PV氏はモジュール方式でのRPA導入を提案します。

「小さく始め、手の届く果実（低いハードルのプロセス）を自動化します。ビジネスの他の部分がこれらのクイックウィンのメリットを理解し、段階的な改善を見れば、技術のより広範な採用がよりスムーズになり、抵抗も少なくなります。」

課題はあるものの、RPAは確実に勢いを増し、不動産セクターで重要な足場を築きつつあります。その主な理由は、プロセス改善を目的としており、ビジネスユーザーがこの考えに共感できるからです。

RPA——不動産業界における競争優位性

RPAや類似技術を導入しない不動産会社は、導入している会社と競争する上で苦戦するでしょう。RPAを導入した先進的な企業の方が、競合より効率的になるからです。

「RPAは本質的にリスクが低く、非侵襲的な技術です。組織はシステムに大きな変更を加える必要がなく、効率、作業品質、ターンアラウンドタイム、顧客満足度などを向上させます。RPA導入で得られるものは多大ですが、リスクは最小限です。」