テクノロジーが解決する3つの主要なジョブコスト課題

正確な時間管理の重要性

正確な時間追跡は、建設ビジネスにおいて労務コストを管理し収益性を達成するために不可欠であり、成功するビジネスとそうでないビジネスを分ける要因です。

労務コストが適切なプロジェクトやタスクに配賦されていない、または完了作業量が間違っている場合、プロジェクト予算をコントロールすることは困難です。精度はプロジェクトの損益に直接影響します。

リアルタイムクラウドソリューションの威力

効果的なジョブコスト管理と時間追跡は、収集されるデータの質に左右されます。幸い、今日のリアルタイムクラウドベースソリューションはこれらのプロセスを効率化し、ビジネスの他の主要データポイントも接続できます。会計、給与、ジョブコスト、時間追跡、資産管理、ERPプログラムを統合することで、適切なソリューションは全体の可視性を高め、より良い意思決定を可能にします。

現場でよくある3つの頭痛の種と解決策

請負業者と現場監督がジョブコストと時間追跡システムで直面する、頭痛の種となる3つのシナリオと、レベルアップがストレス軽減、人的エラー軽減、プロジェクト利益増大にどう役立つかを見ていきます。

頭痛の種No.1：労働時間と常に変わるタスクの追跡

チームの労働時間と生産性の追跡は、各メンバーが紙やスプレッドシートベースのタイムカードを正確に維持することに依存しています。しかし、これらは記入に貴重な時間を要するだけでなく、不整合が生じやすいのです。多くの場合、これらのタイムカードは作業完了から数日、時には数週間後に記入されます。また、チームメンバーが誤って非アクティブなコストコードを入力したり、時間を漏らしたり、現場滞在時間や特定タスクの作業時間を過大評価したりすることもあります。

リアルタイムのクラウドベース時間追跡は、建設プロジェクトの真のジョブコスト管理を実現することでこの問題を解決します。紙のタイムシートやスプレッドシートを後で記入するのを待つ代わりに、各チームメンバーはスマートフォンでクラウドベースのアプリを開き、PINで認証し、取り組むプロジェクトを選択し、実行するタスクを選び、その日の作業に使用する機器を選択します。入力を確認すると、アプリは従業員の自撮り写真を撮り、物理的位置を確認します。アプリの顔認識機能が従業員の自撮り写真とプロフィール写真を比較し、不一致があればアラートを出します。

顔認識機能付き時間追跡ソリューションにより、正しい人が適切なプロジェクトに完全な精度で労働時間を割り当てていることがわかり、ジョブコストがより正確になります。時間追跡アプリがERPや給与システムと統合されると、ジョブコストデータはクラウドで利用可能かつ承認済みとなり、最終的に処理とレポートのために対応するデータフィールドにプッシュされます。チームがタスクを切り替える際（例：セメント混合からセメント流し込みへ）、各メンバーは前のタスクをクロックアウトせずに次のタスクを選択するだけです。各タスク切り替えは3秒未満で完了します。従業員はその日の作業が終了したときのみクロックアウトすればよいのです。

最も正確なジョブコストを得るには、発生した瞬間にジョブコストデータを収集するのが最善です。インターネットアクセスや十分な携帯データ通信がない場合でも、従業員は発生した瞬間にジョブコストを取得し、クロックイン/アウトできます。

リアルタイム追跡は、請負業者に正確なジョブコストレポートのための最高のデータを提供し、プロジェクトのリアルタイム進捗を把握し、問題を最も早い段階で発見します。これにより、請負業者はプロジェクトの収益を守る最良の機会を得られます。

頭痛の種No.2：アプリケーション間でデータがOut-of-sync状態

請負業者は長年、ジョブコスト精度向上のためにテクノロジーを使用してきました。一部はまだ紙を使用し、他はスプレッドシートやスタンドアロンソフトウェアを使用しています。手書き収集からスプレッドシートへの移行で多少の改善はありますが、ほとんどのスプレッドシートには計算や入力エラーが含まれています。多くの企業が紙でデータを収集し、スプレッドシートに入力し、さらにソフトウェアに再入力しています。

依然として多くのエラーポイントとギャップがあり、時間を浪費し精度の課題を引き起こします。単純なデータ収集・入力エラーが高コストな想定を招く可能性があります。これに対し、コントロール付きのモダンな統合システムでは、すべてのジョブコストデータがインシンク状態を保ちます。このようなガードレールは、請負業者のジョブコスト管理を改善し、彼らが立てる予測が最終的に実施される作業と密接に一致するよう支援します。

ERPと給与システムが時間追跡アプリとリアルタイムで統合されると、プロジェクトコスト構造が同一となる相互接続システムが生まれます。これにより、現場から収集するデータの方法が、ERPでのジョブコストレポートのデータ構造と一致し、正確なジョブコストレポートと給与処理が可能になります。また、変更注文によりプロジェクト中盤で新しいタスクが追加された場合、ERP統合によってそのタスクが時間追跡アプリに自動的に追加され、現場従業員が新しいタスクを選択できるようになります。さらに高度な統合では、プロジェクト固有のコストコードのみを表示し、従業員が間違ったコストコードを選択するのを防ぎます。

時間追跡ソリューションはERPのプロジェクトコスト構造をミラーリングするため、現場監督はプロジェクト労務予算がどう影響を受けているかを把握し、予算超過の兆候を早期に察知して、プロジェクトを予算内に収めるためのタイムリーな意思決定が可能になります。

仮想的な例：コンクリート歩道工事のクルーが出勤します。クロックイン時に、昨日の変更注文からERP経由で新しいコストコード（例：歩道への鉄筋マット追加）が時間追跡アプリに追加されていました。現場監督が従業員に伝え、従業員は新しいタスクを選択できます。誤入力や別プロジェクト・別日・別レートのコード使用の可能性はありません。チームがタスクを完了するにつれ、時間追跡アプリとERPシステムが継続的にデータを共有し、現場監督に労務と生産合計の継続的な更新を提供します。最も重要なのは、予算見積もりと実際のコストを比較できるため、スケジュールと予算を守り、すべての労務が請求可能かつ説明責任を果たせるようにしつつ、プロジェクト中盤の変更や追加にも対応できることです。

頭痛の種No.3：非効率な手動プロセスへの対処

データを紙、スプレッドシート、プログラムで別の場所に移動するのは信じられないほど時間がかかります。現場監督はチームに仕事に時間を使ってほしいのであって、管理作業に時間を浪費してほしくありません。今日、全建設会社の26.4%が、自社のソフトウェアソリューションのどれも互いに通信していないと述べています。そこに登場するのが統合ソリューションで、作業員がシンプルなタスクを速さと精度で完了できるよう支援します。

ライブ現場データ収集機能付きクラウドベースシステムでは、ジョブコストレポートが最新データから作成され、すべてのプロジェクトのすべてのタスクの現在のステータスが表示されます。この情報により、請負業者はプロジェクトステータスの変化を発生時に把握し、調整が必要なときに迅速な意思決定が可能になります。

別の例：紙のタイムカードを使用すると、給与担当者は給与情報を給与システムに手動入力し、その後経理担当者やプロジェクトマネージャーがコストコードごとの時間数を入力し、適切なプロジェクトに割り当てる必要があります。さらに、コストコードごとの生産数量をERP、見積ソフトウェア、スプレッドシートに入力する必要があります。給与担当者は従業員1人あたり最大5分をデータ入力に費やし、経理担当者やプロジェクトマネージャーも同程度の時間をERPへのジョブコストデータ入力に費やします。リアルタイム時間追跡アプリなら、時間エントリー、完了生産単位、ジョブコスト配賦を即座に記録し、そのデータを給与とERPシステムに統合します。

ある足場会社の従業員は、給与データの手動入力と従業員の時間が適切なプロジェクトにコード化されていることの確認に、毎日4〜5時間を費やしていました。書類のスキャンとデジタル保存のための整理も必要でした。クラウドベース時間追跡アプリに移行し、労務とジョブコストをリアルタイムで収集するようになってから、手動プロセスを1日1時間に削減し、生産性が78%向上しました。

結論

すべての建設プロジェクトには動く要素があり、現場監督の注意を分散させます。時間追跡の効率化、ジョブコスト改善、ある部門から別の部門への重要データ移転など、リアルタイムクラウドベースソリューションは不本意なエラーを排除し、入札をより競争力のあるものにし、不要な頭痛を取り除きます。

Mike Merrill氏はWorkMaxの共同創業者兼最高運営責任者です。