施設管理ガイド：運用および管理戦略、プロジェクト管理、リーダーシップなど

ファシリティマネジメント（FM）は、食品からテクノロジー、製造からeコマースなど、さまざまな業界を含む幅広い分野です。ただし、各ビジネスのコアは最も近い競合他社とは完全に異なる場合がありますが、成功するファシリティマネジメントの実践は企業間で簡単に交換できます。実際のところ、これは基本的にすべてにある唯一の役職の1つです。 学校や病院などの公的機関から、倉庫の在庫を管理する企業などの民間企業まで、小規模から大規模の組織。

ただし、相互の傾向はさておき、施設管理の手順と手法は、ビジネスに高度に特化している必要があります。それらが使用されている場所。この分野は事業継続計画や防火性能などの複雑な詳細をカバーしているため、組織が施設管理手順の全体像を提供することが重要です。
このガイドでは、以下について説明します。>

• ファシリティマネジメントのコアコンピテンシー
• 運用および管理戦略
• 合理化された施設のプロジェクト管理
• ファシリティマネージャーのためのベストリーダーシッププラクティス
• 施設管理に関する追加リソース

ファシリティマネジメントのコアコンピテンシー

国際ファシリティマネジメント協会（IFMA）によると、ファシリティマネジメントは「人、場所、プロセス、テクノロジーの調整を考慮する」学際的な慣行です。分解すると、これは、施設管理者が、組織、安全性、セキュリティ、およびメンテナンスを含む施設のすべての側面の成功に加えて、重要な日常の運用慣行に責任があることを意味します。
1人または1つの小さなチームを配置するのは大変な仕事のように思えるかもしれません。 は 圧倒的な仕事ですが、覚えておくべき重要なことは、施設管理は健全なビジネスを構築するための1つの側面にすぎないという事実です。簡単に言えば、必要なすべての部門が施設管理者と協力して、ビジネスの全体的な成功を構築する必要があります。
施設管理の規律には次のようなものがあり、不十分な管理が組織の崩壊につながる可能性がある理由は次のとおりです。

• 安全性– 施設を占有するすべての従業員と顧客の安全を確保することは、施設管理チームの仕事です。この責任は、考えられるすべての環境衛生および安全問題、特に建物とその設備に関係する問題に及びます。そうしないと、罰金、事業の喪失、さらには経営者または事業の過失が死傷者または恒久的な環境被害を引き起こしたと見なされた場合の起訴という形で深刻な事業を意味する可能性があります。たとえば、火災は通常、施設管理者のレーダーの真上にあります。これは、十分な準備ができていれば、人命と貴重な在庫を節約できる予防可能な悲劇だからです。徹底した施設管理チームは、施設のすべての部分が最新であり、従業員が十分に訓練され、すべての許可と証明書が完全に有効であることを保証することにより、会社を最大限に保護できます。この機能には、安全で効率的な照明からフローリングの選択まで、すべてが含まれます。
• セキュリティ– 重要性に関しては、安全性に次ぐのは施設のセキュリティです。これは、施設管理チームが答えなければならないパズルのもう1つの重要な部分です。大企業や特に高価な在庫や設備を持っている企業は、セキュリティニーズを民間企業の形でアウトソーシングするのが賢明な選択かもしれませんが、それでも企業が能力を発揮できるようにするのは施設管理者の役割です。バイオメトリクスやウェアラブルなどのテクノロジーの進歩により、セキュリティの高い領域の厳密なアクセス制御を維持できるようになっていますが、これらの開発を常に把握し、スマートセキュリティテクノロジーへの投資を行うのは施設管理者の責任です。一般的な安全性に加えて、施設管理チームが最も高価なハードウェアを保護および維持するための技術的ノウハウを持っていることも重要です。この役割は、資産がコミュニティの安全と同じくらい厳密に保護されていることを二重に確認するため、重要な役割です。
• 保守と検査– 組織の焦点に関係なく、施設管理チームが実行できる最も不注意なことの1つは、建物の保守業務を怠ることです。 HVACシステムなどの設置済み機械を含む建物のすべての部分は、施設管理チームによって保守される必要があります。一部の施設には定期的なメンテナンスが必要な要素が無数に含まれているため、厳格なメンテナンススケジュールを確立して従うことで、施設のすべての可動部分と恒久的な部分を最新の状態に保ち、将来にわたって正常に機能させることができます。一般的なメンテナンスに加えて、検査も施設管理チームが常に準備しなければならないものです。彼らは、必要に応じて、毎年受ける可能性のある多くの正式な規制検査のために内部検査を実施することにより、ビジネスを準備することができます。もちろん、チームは、施設でハードウェア、在庫レベル、または容量が大幅に変更された場合も考慮に入れる必要があります。また、現在の手順に影響を与える可能性のある法律のすべての変更にも注意を払う必要があります。
• 事業継続計画– 効果的な施設管理チームを率いることの一部は、「最悪のシナリオ」の計画を意味します。つまり、災害が発生し、企業が業務を停止する余裕がない場合に備えて、各チームは計画を立てる権限を持って座る必要があります。たとえば、コミュニティカレッジが大規模な火災に耐え、当局が本館全体を全損と見なしたとします。コミュニティカレッジは現在、学期の真っ只中にあり、短くすることはできません。これは、事前の事業継続計画が重要な状況です。これが前述のシナリオで行われた場合、施設管理チームは、クラスを開催し、組織の管理業務を運営するための代替の場所をすでに考え出しているはずです。新しい会場に加えて、チームは、仮設施設のセキュリティ、メンテナンス、およびハードウェアのニーズについて、すでに確固たる計画を立てていたはずです。
• 日常業務– 施設の安全とセキュリティの連絡役を務めるだけでなく、発生する可能性のある固有の日常的な課題に対処するために施設管理チームを編成することも重要です。特定の組織がどのように構成されているかに応じて、これは、女性用トイレの漏れのある屋根の修理から、詰まったファックス機の修理まで、あらゆることを意味する可能性があります。

組織の規模に関係なく、上層部が施設をもたらすことが重要です。信頼できる有能なチームを雇用または外部委託できるマネージャー。また、すべての企業が安全志向の個人で満たされているわけではないため、施設を占有する労働者や顧客の擁護者として行動するのはこのマネージャーの仕事です。このレベルの粘り強さと施設管理の範囲における細部への注意が必要です。実際、それはビジネスや命さえも救うことができます。

運用および管理戦略

現在主宰しているグローバルファシリティマネジメント組織である国際ファシリティマネジメントアソシエーションは、これらのリーダーに、ビジネスの資産の将来を保護することに関して、より戦術的で賢明なアプローチを取るよう求めています。
IFMAのStrategic施設計画 ホワイトペーパーでは、組織は「ミス、遅延、失望、顧客の不満を回避するのに役立つ」ため、施設管理者にSFP（戦略的施設計画）の実施を呼びかけています。前述の安全性とメンテナンスの重い責任に加えて、IFMAは、マネージャーが組織の効率を向上させるために、通常の職務を超えて検討を開始することを望んでいます。
これを効果的に行うには、マネージャーは2つのことをまとめる必要があります。 ：1）戦略的施設計画および2）施設のマスタープラン。それぞれがビジネスの全体的な生産性をどのように強化できるかを見てみましょう。

• 戦略的施設計画（SFP）– 包括的なSFPを作成するために、IFMAは、管理者に3つの非常に重要なことを最初に理解するように促します。組織のコアバリューまたは変化するバリュー、および施設がバリューを反映する方法、ファシリティの詳細な分析のコンパイルです。 、場所、機能、および状態を含み、最後に、組織の目標が施設に関するランプアップまたはランプダウンにどのように役立つかについての基本的な理解。マネージャーが適切な部門でこれらのベンチマークのすべてを確認し、効果的な日常業務を実行しながら組織の野心をサポートする方法を見つけることができれば、それらは真の「戦略的」サポートシステムとして機能します。この「現在」と「将来」の融合により、関係するすべての関係者は、可能な限り最も効果的な方法で変更に取り組むことができます。
• 施設マスタープラン– 施設管理者は、施設のマスタープラン、つまり「建物を組み込んだ物理的環境」を検討するフレームワークを常に作り直しているはずですが、それはそれぞれが可能な限り包括的であることを意味するわけではありません。日常のタスクと将来のスペース使用分析の両方を考慮に入れた全体的なマスタープランを見てみましょう。

施設マスタープランに含めるべき内容は次のとおりです。

1. ゾーニング、規制、契約の評価
2. スペース標準/ベンチマークの説明
3. 宇宙利用プログラム
4. ワークフロー分析
5. エンジニアリングの評価と計画
6. 計画のブロック、適合、または積み重ね
7. 構想用地計画またはキャンパス計画
8. 建築イメージの概念
9. 長期保守計画
10. 建設見積もり
11. フェーズまたはシーケンス計画（シーケンスまたはプロジェクト）

施設管理者が適切なフットワークを行って施設に影響を与えるすべての部門と連絡を取ると、将来的に収益性の高い動きをするため、組織をサポートするための準備が整います。

合理化された施設のプロジェクト管理

施設管理者のゲームの名前は安全性、保守、計画であるため、建物内および建物内のすべてがスムーズに実行されるように、管理者がプロジェクトのランドリーリストを作成して実行する必要があることは当然のことです。 。
これは、プロジェクト管理戦術が施設の全体的な効率を合理化する方法の例です。

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• 範囲と予算の両方のニーズを含むプロジェクトスケジュールの確立
• 開発と作業の進捗状況について、従業員とコンサルタントを含むすべての労働者に助言する
• プロジェクトごとに透過的なデータベースを維持して、スケジュール、予算、または人員の変更について上層部にリアルタイムで通知されるようにします
• 発生する可能性のある規制の変更についてすべての従業員が適切に認定されるようにするための包括的なトレーニングスケジュールの編集
• 提案されたすべての建設プロジェクトの予算見積もりを実施する
• 施設のシステムのサービスまたはメンテナンスのアップグレードを調整する
• 会議を実施し、スペースの近代化に必要となる可能性のある必要なスペースの変更について承認を得る
• 新しいISO41001、施設管理–管理システム–使用ガイダンス付きの要件など、該当するすべての規制基準が満たされていることを確認するための内部監査プロセスを開発する

ISO経由のスクリーンショット

もちろん、インフラストラクチャのすべての問題に最初に対処する 施設の安全とセキュリティを確保するために最も重要です。

ファシリティマネージャーのためのベストリーダーシッププラクティス

すでにお察しのとおり、施設管理は大規模で複雑な作業であり、強力で前向きな、そして何よりも責任を持って取り組む必要があります。 施設のニーズを可能な限り全体論的に考えるリーダー。これらの資質を持っていることに加えて、最も情報に通じたマネージャーは、ベルトの下で長年の多様な業界経験を持っているか、その分野で専門的な学位を取得しています。この分野では継続教育も一般的であり、施設管理者が現在の傾向とベストプラクティスを最新の状態に保つのに役立つ施設管理コースがいくつかあります。

これで、熟練した施設管理者が紙の上でどのように見えるかがわかりました。 、組織の安全性と効率性を保証するために実装できる最も効果的なリーダーシップの実践について詳しく見ていきましょう。

• 将来に関しては、上層部と同じページにあります– このガイド全体で述べたように、強力なファシリティマネージャーになるということは、将来を見据えることを意味します。災害時の事業継続計画の作成から他の部門とのオープンなコミュニケーションの維持まで、マネージャーは、施設とスタッフが変更に対応する準備ができている場合にのみ、真のリーダーになることを理解しています。
• 彼らは計画と予算を立てる方法を知っています– 施設管理者は、施設のインフラストラクチャのすべての部分の現在の価値と、アップグレードにかかる時間を知っています。彼らはまた、予算のニーズがどのように衰退し、前進するかについて鋭敏に理解しているため、権力に対する予算の変更を正確に提案することができます。
• 彼らは素晴らしいチームを育てる感覚を持っています– 組織の特定のニーズに応じて、施設管理者は、施設の労働者、請負業者、さらにはコンサルタントの雇用とトレーニングを担当する場合があります。つまり、マネージャーは、各ポジションの義務と制約、および最も有能なチームを可能にするためにそれらがどのように協力するのが最善であるかを本質的に理解する必要があります。これらのチームメンバーは、最終的に施設の安全性とセキュリティを管理していることを忘れないでください。これは、何かがうまくいかなかった場合の責任に関して組織を壊す可能性のある非常に重要な仕事です。
• 彼らは喜んで耳を傾けます– 施設の管理者が、施設と物理的に切り離されている可能性のある大きなシフトを要求する上層部に不満を感じるのは当然ですが、それは彼らが間違っているという意味ではありません。 。ダイナミックなリーダーは、提案やアイデアに耳を傾けることで、すべての部門と協力します。そうすることで、結果に関係なく、部門間の関係を強化する、オープンで安全なコミュニケーションラインを作成します。

ファシリティマネジメントはやりがいのある仕事であり、テクノロジーの進歩により古いプロセスが新しい合理化されたアプローチに再形成されるにつれて、ますます複雑になっています。最高の施設管理者は、効率を高めながらリスク（財政リスクや安全リスクなど）を最小限に抑えて収益にプラスの影響を与えるスマートテクノロジーへの投資のバランスをとる方法を正確に理解しています。要するに、施設管理は、今日の多くの業界にわたる運用のバックボーンです。

施設管理に関する追加リソース

施設管理のベストプラクティスの詳細については、次のリソースにアクセスしてください。

• IFMAナレッジライブラリ
• 施設管理とリーダーシップの本質
• ファシリティマネジメントのエグゼクティブビューの再定義
• ファシリティマネージャーの後継者育成計画
• ファシリティマネジメントにおけるコストリーダーシップを推進する6つの方法
• ファシリティマネージャーの6つの本質的な特徴
• 施設管理の簡単な歴史
• ファシリティマネジメントトレーニング
• 施設管理はどのくらい重要ですか？
• あなたの会社があなたのような施設管理の専門家を必要とするトップ10の理由

Camcodeの製品と追跡ソリューション：

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