正確なIT資産管理のための6つの実証済み戦略

企業は毎年、組織の役割を支える技術機器でスタッフを装備するために数百万ドルを費やしています。そのコストの一部は、摩耗や陳腐化した技術の交換に充てられます。また、適切なIT資産追跡を行わないことによるコストも発生します。
IT機器の追跡を怠ると、組織はすでに所有している機器やライセンスにお金を費やすことになります。従業員が異なるツールを必要とする役割に異動したり、会社を完全に去ったりすると、物品が紛失します。ビジネス・エリアで使用される機器をアップグレードする際にも、アイテムの追跡を見失いやすくなります。

会社が不要な機器コストで損失を出さない最善の方法は、堅実なIT資産追跡実践に従うことです。ビジネスは以下のメリットを得られます：

• メンテナンス・コストの削減
• ライセンス使用の最適化
• より正確な予算立案の支援
• 健全な機器購買決定の実現
• 監査への備え

現在のIT資産追跡プロセスに満足していないなら、これらのベストプラクティスを用いて自社に適した解決策を構築してください。

1. 徹底的な在庫監査を実施する
2. すべての関連情報を取得する
3. 資産ライフサイクルをマッピングする
4. ルールを確立する
5. コンプライアンスを確保する
6. 適切な自動化ソリューションを見つける

1. 徹底的な在庫監査を実施する

社内のすべての資産を特定しようとする考えは気が遠くなるかもしれません。デスクトップ・コンピュータだけの話ではありません。現在組織内で使用されているすべてのデスクフォン、モバイル・デバイス、個人用プリンター、さらには会社支給のヘッドセットを特定する必要があります。
すでにソフトウェアにインストールされているプログラムを使用してネットワーク資産を特定することで、範囲を絞り込みます。方法には以下が含まれます：

• ドメイン・スキャンによるWindowsデバイスの検出
• プリンター、Linuxコンピュータ、Mac、仮想マシン、プリンターのネットワーク・スキャン実施
• ホーム・ネットワーク上のエージェント・スキャンで登録ソフトウェアとその他のアイテムを特定
• 登録済みモバイル・デバイスの特定

これらのステップで在庫の大部分を特定できるはずです。従業員に、特定の資産を現在所持しているか確認してフォローアップしてください。

特定すべきIT資産

• サーバー
• キーボード
• マウス
• ソフトウェアと関連ライセンス
• サービス・パック
• タブレット
• スマートフォン
• デスクフォン
• ワークステーション
• ノートパソコン
• スキャナー
• ルーター
• プロジェクター
• タブレット

オフラインまたは追跡可能なソフトウェアに接続されていない資産について、フロア・ツー・フロアの徹底調査で仕上げてください。これはシャドーITハードウェアの特定にも役立ちます。

2. すべての関連情報を取得する

会社の各資産を特定したら、それぞれから識別データを取得し始めます。収集すべき最も重要な情報には以下が含まれます：

• アイテムの説明
• メーカーとモデル番号
• 製造元
• アイテムの購入コスト
• 現在所在する部門
• 指定オーナー
• アイテムの状態

この情報が揃っていれば、管理者や役員が追加機器ニーズを適切に評価できます。社内にすでに機器があるか、実際に購入が必要かがわかります。
すべての関連情報を資産追跡ソフトウェア・ソリューションに格納した、一意のバーコードを含むタグで各資産をタグ付けしてください。このコードをスキャンすれば、機器について知る必要のあるすべてがわかります。（ヒント：窃盗や改ざんが懸念される場合、セキュリティ・タグがこれらの行為を抑止します。）

3. 資産ライフサイクルをマッピングする

購入から廃棄まで、資産からどのタイプのパフォーマンスを期待しますか？ それらの期待を段階に分け、各段階に特定の状態を割り当ててください。それらのランキングを用いて、資産が現在その方法論のどこに位置するか評価してください。

ライフサイクル・マッピングの例

• 資産のリクエスト
• 購入承認
• 資産の取得
• 資産のインストールまたは導入（ソフトウェア、ハードウェア、新しい電話、サーバー）
• 資産の使用
• 資産の保管または修理
• 資産の引退許可
• 資産の廃棄

異なる資産のライフサイクルは異なります。ワークステーションが請負業者のために数ヶ月使用され、再び必要になるまで保管されることもあります。特定のユーザーがソフトウェアの別バージョンにアップグレードし、古いバージョンが別の従業員によって使用可能になることもあります。
このタイプの交換を慎重に追跡してください。変化や移行の期間に物事が隙間に落ちないようにしてください。

4. ルールを確立する

資産のチェックアウト、割り当て、廃棄に関して、明確な手順を整えてください。以下の基準を強制せずに、ある部門から別の部門への資産移動を許可しないでください：

• 誰が資産の管理を引き継ぐか
• 資産をITに返却する決定
• 資産に関する問題報告
• 資産廃棄のリクエスト

これらのプロセスを担当する特定の部門を設けることを検討してください。中小企業でも、IT資産追跡の役割を特定の従業員やエリアに指定すべきです。

5. コンプライアンスを確保する

IT資産追跡で見落とされがちな側面の一つは、アイテムが確立された基準を満たしているか確認することです。ネットワークが最後に徹底的な検査を受けたのはいつですか？ セキュリティ・ホールについて、使用中のサードパーティ・ソフトウェアを検査しましたか？ 会社データの偶発的または意図的な転送を防ぐため、モバイル・デバイスが暗号化されていることをどの程度確信していますか？
IT資産追跡プロセスを、組織のセキュリティを維持する貴重なツールに変えましょう。定期的な監査在庫を開始し、このタイプの情報のカタログ化を標準手順の一部にしてください。

6. 適切な自動化ソリューションを見つける

手動プロセスでIT資産追跡を開始すると、ヒューマン・エラーのリスクが高まります。また、異なる部門間で機器のステータスを調整するのも困難です。自動化プロセスを採用すれば、資産追跡を他の社内システムと統合できます。貴重なIT資産にタグを付ければ、バーコード・スキャナで簡単にスキャンでき、ヒューマン・エラーを排除し、ドキュメンテーションを高速化します。
これにより、他のエリアがレポート作成や予算策定など、独自の用途でデータを容易に取得できるようになります。また、資産データのロードと検証を担当する他のチーム・メンバーとのコラボレーションも促進されます。
何らかのIT資産追跡システムを導入することで、組織の効率を改善しましょう。会社のコストを節約し、社内全体での資産活用を整理・合理化できます。