効果的なIT資産追跡のための6つのベストプラクティス
企業は、組織の役割をサポートするために必要な技術機器をスタッフに備えさせておくために、毎年何百万ドルも費やしています。これらのコストの一部には、古くなったテクノロジーや古いテクノロジーの交換が含まれます。企業が適切なIT資産の追跡を行っていないことが原因で発生するものもあります。
IT機器の追跡が失われると、組織は、既に所有している機器やライセンスにお金を費やしてしまう可能性があります。従業員が別のツールを必要とする役割に切り替えたり、会社を完全に辞めたりすると、物事は見当違いになります。また、ビジネスエリアで使用される機器をアップグレードすると、アイテムを見失うこともあります。
会社が不要な機器のコストでお金を失うのを防ぐ最善の方法は、堅実なITに従うことです。資産追跡慣行。ビジネスには次のメリットがあります：
- メンテナンスコストの削減
- ライセンス使用の最適化
- より正確な予算編成を考え出すのに役立ちます
- 健全な機器の購入を決定できるようにする
- 監査の準備をしておく
あなたの会社の現在のIT資産追跡プロセスに満足していませんか？これらのベストプラクティスを使用して、組織に適したソリューションを考え出します。
- 徹底的な在庫監査を行う
- 関連するすべての情報を取得する
- 資産のライフサイクルを計画する
- ルールを確立する
- 準拠していることを確認する
- 適切な自動ソリューションを見つける
1。徹底的な在庫監査を行う
社内のすべての資産を見つけようとするという考えは、気が遠くなる可能性があります。デスクトップコンピュータについて話しているだけではありません。組織内で現在使用されているすべてのデスクフォン、モバイルデバイス、パーソナルプリンタ、さらには会社発行のヘッドセットを見つける必要があります。
ソフトウェアにすでにインストールされているプログラムを使用して、ネットワーク資産を見つけて絞り込みます。これを行う方法は次のとおりです。
- ドメインスキャンを実行しているWindowsデバイスの検索
- プリンター、Linuxコンピューター、Mac、仮想マシン、およびプリンターのネットワークスキャンを実行する
- ホームネットワークでエージェントスキャンを実行して、登録済みのソフトウェアやその他のアイテムを探します
- 登録済みのモバイルデバイスを特定する
これらの手順は、在庫の大部分を特定するのに役立ちます。現在、特定の資産を所有していることを従業員に確認してフォローアップします。 
検索するIT資産
- サーバー
- キーボード
- マウス
- ソフトウェアおよび関連するライセンス
- サービスパック
- タブレット
- スマートフォン
- デスクフォン
- ワークステーション
- ノートパソコン
- スキャナー
- ルーター
- プロジェクター
- タブレット
最後に、オフラインになっている可能性のある資産、または資産を追跡できるソフトウェアに接続されていない可能性のある資産を床から床までスイープします。これは、シャドーITハードウェアの特定にも役立ちます。
2。関連するすべての情報を収集する
会社の各資産を見つけたら、それぞれから識別データの取得を開始します。収集する必要がある最も重要な情報は次のとおりです。
- アイテムの説明
- メーカー番号とモデル番号
- メーカーは誰ですか
- 商品の購入費用
- 現在配置されている部門
- 指定された所有者
- アイテムの状態
この情報を適切に配置することで、管理者やその他の幹部は、追加の機器のニーズを適切に評価できます。機器がすでに社内にあること、または実際に購入する必要があるかどうかがわかります。
各資産に、資産追跡ソフトウェアソリューションに保存されているすべての関連情報を含む一意のバーコードを含むタグを付けます。このコードをスキャンすると、機器について知っておく必要のあるすべてのことがわかります。 （役立つヒント：盗難や改ざんが懸念される場合は、セキュリティタグがこれらの活動を阻止するのに役立ちます。）
3。資産のライフサイクルを計画する
購入から引退まで、資産にどのようなパフォーマンスを期待しますか？それらの期待を段階的にレイアウトし、それぞれに特定の状態を割り当てます。これらのランキングを使用して、資産が現在その方法論のどこにあるかを評価します。
ライフサイクルマッピングの例
- アセットのリクエスト
- 購入の承認
- アセットの取得
- アセット（ソフトウェア、ハードウェア、新しい電話、サーバー）のインストールまたは展開
- アセットの使用
- アセットの保存または修復
- 資産の廃止を許可する
- 資産の処分
さまざまな資産のライフサイクルは異なります。ワークステーションは、請負業者のために数か月間使用され、その後、再び必要になるまで保管される場合があります。特定のユーザーは、ソフトウェアの別のバージョンにアップグレードして、別の従業員が使用できるように古いバージョンを解放する場合があります。
このタイプの交換を注意深く追跡します。変化や移行の時期に物事が隙間から落ちないようにしてください。
4。ルールを確立する
資産のチェックアウト、割り当て、および廃止に関しては、明確な手順が整っていることを確認してください。以下に何らかの基準を適用せずに、ある部門から別の部門への移動を許可しないでください。
- 資産を管理しているのは誰か
- 資産をITに戻す決定
- アセットに関する問題を報告する人
- 資産の廃止を求めるリクエスト
これらのプロセスを担当する特定の部門を設立することを検討してください。中小企業でも、IT資産追跡の役割を特定の従業員または領域に指定する必要があります。
5。準拠していることを確認する
IT資産追跡の見落とされている側面の1つは、アイテムが確立された基準を満たしていることを確認することです。ネットワークが最後に徹底的な検査を受けたのはいつですか。セキュリティホールに使用されているサードパーティソフトウェアを調べましたか？企業データの偶発的または意図的な転送を防ぐためにモバイルデバイスを暗号化したことをどの程度確信していますか？
IT資産追跡プロセスは、組織を安全に保つための貴重なツールに変えることができます。定期的な監査インベントリを開始し、このタイプの情報のカタログ化を標準手順の一部にします。
6。適切な自動化ソリューションを見つける
手動プロセスでIT資産の追跡を開始すると、人的エラーのリスクが高まります。また、異なる部門間で機器のステータスを調整することも困難です。自動化されたプロセスを採用することで、資産追跡を他の会社のシステムと統合することができます。貴重なIT資産にタグを付けると、バーコードスキャナーで簡単にスキャンできるため、人的エラーがなくなり、ドキュメントが高速化されます。
これにより、他の領域で、レポートの取得や予算の作成など、自分で使用するデータを簡単に取得できます。また、資産データの読み込みと検証を担当する他のチームメンバーとのコラボレーションも容易になります。
ある種のIT資産追跡システムを実装することにより、組織の効率を向上させます。会社のお金を節約し、会社全体の資産の活用を整理して合理化するのに役立ちます。
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