博物館メンテナンスに革命を：USSイントルピッドでのCMMS成功事例

Hippo導入スペシャリストのMike Sokulskiが、航空母艦から博物館になったUSSイントルピッドで新しいCMMSをセットアップするために到着したとき、メンテナンスが紙とペンまたはスプレッドシートを使っていると想定していました。しかし、水面下のさらに深い場所には、もっと恐ろしい何かがあったかもしれません…

Mikeは今、日光から遠く離れ、古い軍艦の奥深くで、イントルピッドが最終航海から帰還して以来、ずっとメンテナンス部門を運営していた誰かがいたのではないかと恐れています。この一人の人物は、すべての資産を内外から知り尽くしていました。冷たいパイプに手をかざし、「指先で聴く」ことでボイラーを調整しました。HVACがちょうど良い状態になると、2階分離れた場所の切れた電球の匂いを嗅ぎ分けられました。この人物はその船を愛し、船も超自然的な所有欲のような形で彼を愛し返していました…

今日まで、この話全体がMikeを震え上がらせます。ただ平凡なホラーストーリーの前提のように聞こえるからだけではありません。プロとして、すべての組織知識を一人の頭の中に閉じ込めておくことは、本当のホラーショーの前兆だと知っているからです。その一人が病気で休んだり、新しい仕事に移ったり、退職したりしたら、すべての知識とノウハウが彼らと共に消えてしまいます。

さらに恐ろしいのは：もしその人物が……あなただったら？あなたが博物館で、この壊れやすい唯一の知識とノウハウのコピーを抱えている人だったら？それなら、あなたはほんの少しの不運で、自分だけの実話ホラーストーリーのヒーローになります。あるいはヒーローの直属または間接の上司かもしれません。それも悪いことです。ホラーストーリーで誰も上手くいきません。

OK。吸血鬼と戦うなら、近くの聖水瓶と尖った木の杭を探すでしょう。狼男なら銀の弾丸。しかしこの特定のケースでは、最良の武器はフル機能のクラウドベースCMMSになるでしょう。それは、簡単に失われる知識とノウハウの問題を解決するだけでなく、いくつかの問題にも役立ちます。でも覚えておいてください。どんなホラーストーリーの始まりでも、主要キャストはまずモンスターが実在することを他の全員に納得させるために時間を費やさなければなりません。つまり、CMMSを手に入れる前に、組織のはしごの上下で、あなたがそれを必要としていることを人々に納得させる必要があります。

博物館がCMMSを必要とする理由

博物館の存在意義全体は、知識の保護と普及です。政府のメンテナンスシステムを一人の頭の中に閉じ込めたり、容易に紛失する紙切れに書き留めたり、ランダムなメールに添付されたスプレッドシートに閉じ込めたりすることは、キュレーション、保存、教育というミュージオロジーの核心目標に反します。

Mikeがイントルピッドでセットアップを手伝ったHippoのようなフル機能のクラウドベースCMMSは、これらの目標を具体的に満たすように設計されています。

キュレーション：アクセス可能な一元化データベース

優れたクラウドベースCMMSは以下を助けます：

• 別々の個別バージョンなしですべてのデータを一緒に保持し、すべてが常に最新
• インターネット接続されたデスクトップやモバイルデバイスからすべてのデータにアクセス可能
• カスタマイズ可能なレポートでデータを提示

保存：データのバックアップとセキュリティ

優れたCMMSソフトウェアプロバイダーは、ソフトウェアをパッチし更新し、データを保護しバックアップし、すべてを裏でシームレスに行います。何も失うことはなく、すべてはあなたのものです。

博物館では、所有権は哲学的な質問になり得ます。博物館が本当にそれらの無価値な芸術作品を所有しているのか、それとも未来の世代のために信託して現在の管理者に過ぎないのか？まあ、CMMSプロバイダーにとっては全く疑問ではありません。データは常にあなたのものです。プロバイダーは単にあなたのためにベビーシッティングしているだけです。

教育：情報を与えるワークオーダー

堅牢なワークオーダーソフトウェアは、技術者にダウンタイムを削減し実作業時間を増やすために必要なすべてを提供するデータ豊富なワークオーダーを提供します。これには：

• ステップバイステップの手順
• 操作とメンテナンスマニュアル
• インタラクティブフロアプラン
• ベストプラクティスチェックリスト
• 資産作業履歴

では、博物館と優れたCMMSが同じ原則を共有しているのはわかりましたが、実践的な日常レベルではどうでしょう？CMMSは博物館が直面する日常的な課題をどう解決するのでしょうか？

インタラクティブマップで資産検索が容易に

世界最古の博物館の一つで、現在第2位の規模を誇るロシア・サンクトペテルブルクのエルミタージュ美術館は、6棟の建物で総面積719,480平方フィートをカバーしています。規模は想像しがたく、閑散期で群衆に詰まっていなくても、平均的な訪問者がすべての建物を回るのに数日かかります。その上、世界中の博物館と同様、コレクションをローテーションし、季節ごと、年ごと、単発の展示を年間を通じて提供しています。

博物館が常に変化する迷路であることは、効率的に資産を見つける必要があるメンテナンス部門にとって真の課題を提示します。「石棺の後ろのプラグをチェック」をPM（予防保全ワークオーダー）に書けません。石棺が年間数ヶ月しか展示されないなら。しかし、優れたCMMSはスケジュール済みとオンデマンド両方のワークオーダーにインタラクティブフロアマップを提供します。技術者は正確にどこに行くべきかを見られ、タスク間の時間を節約し、実作業時間を増やせます。

PMが無価値なものを守る

モナ・リザを囲む高セキュリティ、温湿度管理、カメラフラッシュ反射防止ケースは、平均的な博物館には少し大げさかもしれませんが、すべての博物館は施設環境がコレクションの寿命を延ばすか縮めるかを考える必要があります。

フル機能CMMSには予防保全モジュールがあり、基本的に予防保全ワークオーダーをスケジュールし、すべてがチェックされ、小さな問題が大きな問題に発展する前に修正されることを保証します。

良い例は消火システムです。ハイテクな非腐食性蒸発フォームでなくても構いません。展示室全体に通常の消火器を配置しているだけかもしれません。各消火器が適切に充填されているかチェックするPMをスケジュールできます。もう一つの例はHVACシステム。ルーチンチェックと修理をスケジュールすることで、絵画が高湿度にさらされることがないよう保証できます。

CMMSで構築・管理できる予防保全スケジュールは、コレクションを守る以上のことをします。収益源も守ります。これらは独自の意味で「無価値」です。ルーブル美術館は年間900万人以上の来館者を迎え、その大半は夏です。ピークシーズンの前日に屋根の一部が崩落したらどうなるか想像してください。コレクションが損傷しなくても、来館者数は大幅に減少します。施設を定期的かつ体系的にチェックすることで、博物館は問題を早期に検出し、最も混乱を招かない時期に修理をスケジュールできます。

レポートモジュールで理事会と対話

多くが私立コレクションとして始まりましたが、現在では博物館は通常、政府、非営利団体、またはそれらのフランケンシュタイン的怪物のような組み合わせによって運営されています。一般的に資金は厳しく、厳しく管理されており、特に小規模博物館ではそうです。資金があっても、理事会はメンテナンス部門の支援よりコレクション拡大に関心があることが多いです。

優れたCMMSに組み込まれたレポートモジュールは、突然あなたが理事会の言語——数字、グラフ、チャート——を話せるため、理事会とのコミュニケーションを容易にします。例えば、部品と材料を追跡することで、どの資産が運営コストを最も圧迫しているかがわかります。今では、ただ何かを交換するための資金を理事会に頼むのではなく、あなたの主張を証明する数字を見せられます。

CMMSが恐怖を安らぎに変える

博物館とCMMSソフトウェアは、哲学的原則を共有する同類の魂です。同時に、実践的な日常レベルでは、CMMSは博物館運営をずっと容易にします。資産をより速く見つけ、コレクションと収益源の両方を守り、ついに理事会と共通言語を共有できます。

あなたが部門で頭の中にすべての知識とノウハウを抱えている人、またはこの人のために働いている人、彼らがあなたのために働いている人なら、このストーリーから抜け出し、暗闇に潜む問題とハラハラドキドキの緊張のないものに切り替える時です。