スマートな在庫管理が中小企業の成長を促進する方法

中小企業——実はビジネスに携わるすべての人——は在庫管理で生きたり死んだりします。しかし管理を見る前に、「在庫とはそもそも何か？」と問う必要があります。

在庫の種類

先走る前に、在庫の実用的な定義を確立しましょう。広義には4つのタイプがあるため、実際には1つ以上の定義が必要です。注意しないと少し混乱する可能性があります。

原材料（フィードストック）

最終的な完成品を作るために使用する原材料です。ピザ屋を経営しているとしましょう。生地、ソース、個々のトッピングが原材料です。カヌーパドル工場なら木材とステイン。衣料品なら生地のボルト。

「原」という用語は少し誤解を招く可能性があります。なぜならこれも複数の意味を持つからです。最終的に、材料の「生」のレベルは業界によります。製材所なら原材料は木です。しかしスケートボード会社なら、原材料は合板シート（製材所から来る）になります。

仕掛品

ピザ屋に戻りましょう。原材料である食材を取り、すべて合わせてオーブンに入れます。焼いている間、それは原材料と販売可能なもののちょうど中間です。このタイプ、生産ラインにあるものは仕掛品在庫です。

どれくらいあるかは業界によります。ピザ屋なら、それほど多くはありません。オーブンがそれほど大きくないからです。冷蔵庫のチーズの方がオーブンで焼かれているチーズより常に多いでしょう。しかし航空機を製造しているなら、数ヶ月間生産ラインに在庫があるかもしれません。完成に近づくにつれ、仕掛品在庫は原材料よりずっと多くなります。

完成品

次のものは、より一般的な名前である「商品」と呼ぶとすぐに理解できます。これは販売準備が整った在庫です。しかし、完成品が別の業界の原材料になることも覚えておいてください。完成品を一般消費者や別の会社に販売できます。スケートボード会社が製材所から合板シートを購入することを思い出してください。製材所の完成品はスケートボード会社の原材料です。

業界が比率を決める

最初の3つについて、もう少し時間をかけて考える前に、4番目の在庫タイプに進みましょう。具体的に、異なる業界がそれぞれ異なる相対量を持つ様子を見てみます。

再びピザ屋に戻ります。原材料がほとんどで、仕掛品在庫が少し、完成品はほぼゼロです。食材を合わせて焼くのに時間がかからないため、注文が入ってから始められます。パイが完成したらすぐ出ていくため、完成品を多く抱えることはありません。

航空機製造についてはすでに話しました。天文学的な数の部品をゆっくり慎重に組み立てるため、在庫の多くが生産ラインに張り付いています。地元のドレスショップはどうでしょう？小売業界には完成品が大量にありますが、他の2タイプは基本的にありません。

スペアパーツと材料

4番目の在庫タイプは、あらゆる業界のあらゆるビジネスが持つもの、スペアパーツと材料です。何かが壊れたときのために手元に置いておくすべてのものです。ピザ屋ならオーブンの電球交換用。製材所なら予備の鋸刃。

在庫が何かなんとなくわかったところで、もう少し深く潜ってみましょう。

在庫：キー概念

FIFO vs LIFO

店から牛乳を買って帰ったと想像してください。冷蔵庫を開けると、ほぼ空のカートンがすでにあります。新しい牛乳を古いカートンの前におくか、後ろにおくか？あるいはバスを待って列に並んでいると想像してください。バスが来たら、誰が先に着いたか、最後に着いたかでどう乗るか？

両状況で、FIFO原則（先入れ先出し）に従っています。古い牛乳が先に使われます。バス停で最初にいた人が最初にバスに乗ります。最初に到着したもの（または人）が最初に使用（または行く）されます。

あと2つ状況を。ビュッフェレストランで皿を取ります。スタックの上から取るか、下から取るか？皿を載せて席に戻ろうとしたら、誰かが椅子を盗んでいったけど、隅にスタックがあるので問題なし。新しい椅子を取るとき、スタックの上から取るか下から取るか？

これらの状況では、スタックの上から皿と椅子を取ります。今度はLIFO原則（後入れ先出し）に従っています。最後に追加された皿が最初に使われます。最後に追加された椅子が最初に取り除かれます。

これら2原則には、同じ名前の関連したが異なる会計用語があるため少し注意が必要です。今は詳しく立ち入りませんが、それらが存在し、会計士が在庫についてどう考えるかに関連していることを知っておくことは重要です。

A、B、C分析

もう一度想像上のピザ屋、特にトッピングについて考えてみましょう。基本の安価なチーズ、少し高級なチーズ、そしてトリュフ、超高価な地下キノコ。すべて原材料ですが、価値の違いにより、カテゴリーに分けるのが理にかなっています。一般的に3つ、A、B、Cに分け、企業へのコスト割合と全体在庫割合を見てバランスを取ろうとします。

トリュフはA。年間在庫予算の70%を占めるが、総在庫の20%のみ。
高級チーズはB。年間在庫予算の25%を占めるが、総在庫の30%のみ。
基本チーズはC。年間在庫予算の5%のみだが、総在庫の50%を占める。

A、B、C分析の利点は、各カテゴリーをコントロール（追跡と保護の別の言い方）にどれだけ労力をかけるか考えられることです。基本チーズはメインクーラーに積み、高級チーズは奥の棚に、トリュフはオフィスに鍵をかけて保管できます。発注スケジュールも別々に設定可能。基本チーズは大量に消費するので週に数箱の納品を設定。高価なトリュフはレベルを厳密に監視し、必要な分だけ正確に発注。実地棚卸しでもメリットがあります。トリュフはAなので、すべてを一つずつ数えます。基本チーズはCなので、箱の数を足すだけの大雑把なカウントで済み、小袋一つ一つを数える必要がなく、大幅な時間と労力の節約になります。

保有コストと損失、すなわちシュリンクエージ

ピザ屋に飽きて、また牛乳を買いに店へ。牛乳がセールのとき、車に積めるだけ買うか、いつもと同じ量だけ買うか？

節約は素晴らしいですが、冷蔵庫には限られたスペースしかなく、庭の物置に余分なカートンを保管するわけにはいきません。追加の冷蔵庫を買うこともできますが、購入と運用の長期コストが、今日の牛乳節約で賄えるでしょうか？たとえ非常に安い冷蔵庫をソーラーで動かせても、腐るか誰かの手に渡る前にその余分な牛乳を全部飲めるでしょうか？おそらく無理です。

結局、決して品切れさせずに可能な限り最小量の牛乳を持つのが最も理にかなっています。そうすれば保有コストは低く、腐敗や盗難による損失を回避できます。ここからJITシステムが生まれます。在庫がジャストインタイム、つまり必要になる直前に納品されます。あなたが牛乳を保管するコストを払う代わりに、それらのコストを店に押し付けます。店を心配しないでください。彼らはあらゆる規模の経済性を持っており、はるかに簡単かつ安価です。

追跡がすべてをまとめる

これらの概念を実践に移すのはすべて効果的な追跡にかかっています。リアルタイムで在庫量を知らせるシステムが必要です。時間の経過とともに、この履歴データを使って傾向を見つけ、在庫管理を微調整できます。

在庫がいつ入ってきたかの正確な記録があれば、FIFOまたはLIFOシステムを確立できます。

A在庫を厳しく監視するのは、カウントが常に正確で最新なら簡単です。

保有コストと損失の削減は、過去の使用を見られるようになって初めて可能です。今どれくらいあるか、通常どれくらい使うか、リードタイム（さらに在庫を注文するのにかかる時間）を見れば、発注点（再注文閾値）を設定できます。在庫がこの閾値を下回ったら、もっと仕入れる時期だとわかります。

次のステップ

在庫追跡にはいろいろな方法がありますが、伝統的なものはエラーが起きやすく時間がかかります。紙とペンやスプレッドシートで全てをやろうとする代わりに、在庫追跡ソフトウェアを検討する価値があります。専用の在庫管理ソフトウェアがあります。あなたの具体的な状況とニーズが何が最適かを決めます。

データをリアルタイムで最新かつ安全に保つことに懸念がある——あるべきですが——時間やIT専門知識がない場合は、サブスクリプション型のクラウドベースソリューションを探してください。良いプロバイダーはソフトウェアを更新し、データをバックアップし、裏でシームレスに行います。そしてデータは常にあなたの所有物です。彼らはただあなたのためにそれを安全に保管しているだけです。