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ホームオフィスへの5つのハードル輸送—そしてそれらを克服する方法

多くの企業にとって、今年の共有オフィススペースからの大規模な流出は、リモートワークをサポートするための最適なテクノロジーツールとクラウドベースのエンタープライズシステムを従業員に提供するためのスクランブルにつながりました。特に難しいのは、メールルームや配送部門など、従来は一元化された企業構造に依存していたプロセスのソリューションです。

従業員がビジネス資料をさまざまな場所から安全、効率的、コスト効率よく郵送および発送できるようにする全社的なソリューションをどのように効果的に展開しますか?

たとえば、以前に4つの企業オフィスを管理していた可能性のある組織は、4,000のホームオフィスを効果的に管理する方法を理解する必要があります。単に郵便カートに書類を投げたり、郵便センターで小包を降ろしたりすることはできません。最終的には、これらのプロセスを通常管理する重要な部族の知識を失ってしまいます。

現在の環境にあるホームオフィスの場所の数に関係なく、管理するために中央チームに通常依存する5つの主要な実装フェーズに沿って、オンボーディング、構成、および稼働を自動化および制御する方法を理解する必要があります。物理的な場所で。

1。システムのセットアップ

何よりもまず、選択した新しいクラウドベースのシステムで、キャリアアカウントとエンドユーザー権限をすばやく簡単に作成できるようにします。単純なExcelリストのアップロードまたは人事管理システム(HRMS)との統合のいずれを使用しても、情報を迅速にロードできる一括インポート機能があることを確認します。これは、面倒な手動のデータ入力タスクによって実装が妨げられないようにするために重要です。

また、会社の一元化された郵送および出荷業務を明確に理解して、役割固有のワークフローに変換できるようにすることも重要です。システムに、ユーザーインターフェイスを作業方法に適合させるためのツールがあることを確認してください。関与する必要のある人を特定し、プロセスの早い段階で関与させて、システムが実施する必要のあるすべてのプロセスと要件を把握できるようにします。プロジェクトチャンピオンを選び、システムの構成を正常に完了まで確認できる、部門の枠を超えたチームの管理者とスペシャリストを団結させます。

2。仮想オンボーディングとトレーニング

システムが構成されたら、ホームオフィスソリューションをチーム全体に展開する準備が整います。プロジェクトのチャンピオンが誰であるかをチームが把握していることを確認します。これは、システムにユーザーが参加しているときに発生する可能性のある質問やその他の問題に対処できる中心的な連絡窓口です。

万能のアプローチを取るのではなく、複数の職場の​​学習スタイルに対応する、混合されたオンボーディングとトレーニングのリソースをユーザーに提供します。視覚学習者は製品デモとトレーニングビデオの恩恵を受け、聴覚学習者はこれらのツールが聴覚コンポーネントも提供する場合に役立ちます。ただし、口頭の学習者は構造化されたユーザーガイドを好むかもしれませんが、運動感覚の(実践的な)学習者は、おそらく練習できるサンプルプロジェクトを使ってすぐに飛び込みたいと思うでしょう。

3。データセキュリティの実施

リモートホームオフィスの郵送および配送システムを提供することで、チームはインターネット接続があればどこからでも作業できますが、多くの企業にとって、これはセキュリティとコンプライアンスに関する重大な懸念を引き起こします。従業員がアクセスするデバイスと接続を管理する機能が失われます。

会社のセキュリティプロトコルを再評価し、ビジネスとリモートワーカーの両方を保護するポリシーを確立することが重要です。必ずシングルサインオン(SSO)アクセスを利用し、システムのセキュリティ機能を利用して、可変の可視性権限、ルールベースの権限設定、自動承認プロセスなどの取り組みを強化してください。これにより、システムにアクセスできるユーザーと、システム内でユーザーが表示および実行できる内容を一元管理できます。

4。従業員の賛同を確保する

格言が進むにつれて、あなたは馬を水に導くことはできますが、彼に飲ませることはできません。同様に、スタッフに安全なリモートシステムを装備し、その使用方法をトレーニングすることもできますが、そうすることは別の課題です。実際、ほとんどの場合、新しいソフトウェアが失敗するのは、ツール自体の機能ではなく、ユーザーの採用が不足しているためです。

従業員を一人にして、自分の運送業者や郵送や配送の方法を選択すると、支出を管理できなくなる可能性があります。さらに悪いことに、郵便局や運送業者の配送センターで列に並んで待っていると、安全上のリスクが生じます。

新しいホームオフィスの輸送ソリューションの重要性を示すには、熱心な経営幹部からのトップダウンのコミュニケーションが不可欠です。なぜこのシステムを実装しているのですか?それはどのように会社のビジネス目標に向けて役立つのでしょうか?それは彼らの役割において各従業員にどのように利益をもたらしますか?ここでは、アプリを特定のワークフローに適合させることが役立ちます。

投資の背後にある「理由」を個別化することは特に重要です。遠隔操作中の通常のビジネスを促進するだけでなく、従業員に利益をもたらすために行われた投資としてシステムを強調します。仕事を簡単にしたり、面倒なタスクを合理化または排除したり、以前にはなかった追加の洞察や機能を提供したりします。 。

5。ユーザーの説明責任の追跡

ただし、従業員の賛同を促すだけでは不十分です。また、それを制御して追跡する必要があります。理想的には、すべてのユーザーによって生成された郵送および出荷トランザクションをキャプチャする単一のトランザクションデータベースに基づくレポート機能を介して。ポイントシッピングソリューションまたはシングルキャリアソリューションは、統合されたコストセンター調整レポートを実行できないようにするデータサイロを作成します。そうしないと、すべてのキャリアの予想コストと実際のコストの間の予算超過や不一致を見つけるのに役立ちます。

多くのソリューションでは、ユーザーアクティビティの監視に加えて、レポートを実行して非アクティブなユーザーを強調表示できます。また、地上サービスの方が安価な場合にエクスプレスキャリアサービスを使用したり、システムを使用して不正な個人の出荷を処理したりするなど、会社のポリシーに従わない「不正な」荷送人を特定することもできます。

多くの場合、システムの使用の欠如または不適切な使用は、トレーニングと認識に帰着します。システム管理構成ツールで対処できる問題点に関するフィードバックを提供するように従業員に促します。

COVID-19の危機がいつ治まるかはまだはっきりしていませんが、確かなことは、従業員と雇用主が同じように在宅勤務のメリットを認識していることです。多くの組織は、パンデミックをはるかに超えた「ニューノーマル」としてこのオプションを採用するでしょう。

したがって、企業は、すべての運送業者とすべてのユーザー向けに一元管理された郵送および配送ソリューションを使用して、従業員の安全を維持しながら、コストと効率を引き続き管理できます。

Bob Malleyは、Pierbridgeのマネージングディレクターです。


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