リモートチームの在宅勤務発送で直面する5つのハードルと克服法

多くの企業にとって、今年の共有オフィススペースからの大量脱出は、従業員に最適なテクノロジーツールとクラウドベースのエンタープライズシステムを整備し、リモートワークを支援するための慌ただしい取り組みを引き起こしました。特に難しいのは、郵便室や発送部門など、従来は集中型の企業構造に依存していたプロセスの解決策です。

従業員が離れた場所から、ビジネス文書や荷物を安全・効率的・コスト効率よく郵送・発送できる、全社的なソリューションをどう効果的に展開するか？

以前は4つの本社オフィスを管理していた組織が、4,000の在宅オフィスを効果的に管理する方法を模索しなければなりません。書類をメールカートに放り込んだり、小包をメールセンターに持ち込んだりすることはできません。最終的に、それらのプロセスを通常管理していた重要な部族知識（暗黙知）を失ってしまいました。

現在の環境でどれだけの在宅オフィス拠点があっても、通常は物理的な場所で中央チームが管理する5つの主要な導入フェーズ（オンボーディング、設定、ゴーライブ）をいかに自動化・制御するかを解決する必要があります。

1. システムのセットアップ

まず第一に、選択した新しいクラウドベースのシステムが、キャリアアカウントとエンドユーザー権限を迅速かつ容易に作成できることを確認してください。シンプルなExcelリストのアップロードや、人事管理システム（HRMS）との連携を通じて、情報を迅速にロードできる一括インポート機能があるか確認してください。これは、面倒な手動データ入力作業によって導入が妨げられないようにする上で極めて重要です。

また、自社の集中型郵便・発送業務を明確に理解し、それらを役割固有のワークフローに変換できることも不可欠です。ユーザーインターフェースを望む働き方に適応させるツールがあるか確認してください。関係者を特定し、プロセス早期から巻き込んで、システムが強制する必要があるすべてのプロセスと要件を取得できるようにします。プロジェクトチャンピオンを選び、管理者とスペシャリストを横断的なチームとして結集させ、システム設定を完遂させる任務を与えます。

2. バーチャルオンボーディングとトレーニング

システム設定が完了したら、在宅オフィスソリューションをチーム全体に展開する準備が整います。プロジェクトチャンピオンが誰かをチームに周知し、ユーザーがシステムでオンボーディングする際に生じる質問や問題に対応できる中心的な連絡窓口とします。

ユーザーには、職場学習スタイルの多様性に対応したブレンド型のオンボーディングとトレーニングリソースを提供し、画一的なアプローチを避けます。視覚型学習者には製品デモとトレーニング動画が、聴覚型学習者にはそれらの音声コンポーネントが役立ちます。言語型学習者は構造化されたユーザーガイドを好むかもしれません。体験型（ハンズオン）学習者は、練習用のサンプルプロジェクトでいきなり実践したがるでしょう。

3. データセキュリティの徹底

リモート在宅オフィスの郵便・発送システムを提供すれば、インターネット接続があるあらゆる場所からチームが働けますが、多くの企業にとってこれは重大なセキュリティとコンプライアンスの懸念を引き起こします。従業員がアクセスするデバイスと接続を管理できなくなるからです。

自社のセキュリティプロトコルを見直し、ビジネスとリモートワーカーの両方を保護するポリシーを確立することが重要です。シングルサインオン（SSO）アクセスを活用し、可変可視権限、ルールベースの権限設定、自動承認プロセスといったシステムのセキュリティ機能を活用して対策を強化してください。これにより、誰がシステムにアクセスでき、その中で何を見て、何をできるかを中央で管理し続けられます。

4. 従業員の賛同（バイイン）を獲得する

「馬を水辺に連れて行けるが、水を飲ませることはできない」ということわざがあります。同様に、スタッフに安全なリモートシステムを整え、使い方を教えても、実際に使わせるのは別の課題です。実際、新しいソフトウェアが失敗するのは、ツール自体の機能ではなく、ユーザー採用の欠如が原因であることがほとんどです。

従業員にキャリアや発送方法を自由に選ばせると、支出の管理を失う、あるいは郵便局やキャリア発送センターで行列に並ぶことで安全リスクが生じるといった事態を招きます。

トップダウンで、コミットした経営幹部から新しい在宅発送ソリューションの重要性を伝えることが不可欠です。なぜこのシステムを導入するのか？ どう会社のビジネス目標達成に貢献するのか？ 各従業員の役割でどうメリットがあるのか？ アプリを特定ワークフローに適応させることでここに役立ちます。

投資の「なぜ」を個別化することが特に重要です。このシステムを、リモート運営中の通常業務を単に円滑化するためだけでなく、従業員にメリットをもたらす投資として強調してください。仕事を楽にする、面倒な作業を効率化・排除する、これまでになかった洞察や機能を与えるといった点です。

5. ユーザーアカウンタビリティ（説明責任）の追跡

従業員の賛同を促すだけでは不十分です。それを制御し、追跡する必要があります。理想的には、すべてのユーザーが生成する郵便・発送トランザクションを取り込む単一トランザクションデータベースに基づくレポート機能を通じて行います。特定キャリア向けのポイントソリューションやシングルキャリアソリューションはデータサイロを生み、統合コストセンター照合レポートの実行を妨げます。これは、すべてのキャリアについて期待コストと実際コストの乖離や予算超過を発見するのに役立つはずです。

ユーザー活動の監視に加え、多くのソリューションでは非アクティブユーザーをハイライトするレポートを実行できます。また、会社ポリシーに従わない「ならず者（ローグ）」シッパーを特定できます。例えば、グランドサービスで安く済むのにエクスプレスキャリアサービスを使う、システムを私的発送に不正利用するといったケースです。

システムの未利用や不適切な利用は、往々にしてトレーニングと認識不足に起因します。システム管理設定ツールで対処できるペインポイントについて、従業員にフィードバックを促してください。

COVID-19危機がいつ収束するかはまだ不透明ですが、確実なのは、従業員も雇用主も在宅勤務のメリットを認識していることです。多くの組織が、パンデミック後も在宅勤務オプションを「ニューノーマル」として受け入れ続けるでしょう。

したがって、企業はすべてのキャリアとすべてのユーザーに対応する一元管理された郵便・発送ソリューションで、コストと効率を管理しながら従業員の安全を守り続けられます。

ボブ・マレーは、ピアブリッジのマネージングディレクターです。