あなたの非営利団体は CMMS ソフトウェアから利益を得ることができますか?

すべてのドルが寄付されると、常にコスト削減のプレッシャーがかかります。その結果、非営利団体は、顧客の最前線での作業ではない領域 (メンテナンスなど) を削減することがよくあります。残念なことに、これはコストを押し上げる可能性があります。絶え間ない事後対応型の保守修理と混乱は、ボランティアや従業員の貴重な時間を奪うからです。絶え間ない故障とそれを修正するためのリソースがない場合、非営利団体は効果が低下し、全体的な使命に集中できなくなる可能性があります。

コンピュータ化されたメンテナンス管理システム (CMMS) は、あらゆる規模の組織がメンテナンスの責任を合理化しながら、コストを節約するのに役立ちます。 CMMS システムには、資産の寿命を延ばすプロアクティブなメンテナンス修理から、冗長な管理作業をデジタル システムに合理化することによる残業時間の削減まで、さまざまな方法で全体的なコストを削減する機能があります。読み進めて、非営利団体向けの CMMS ソフトウェアがあらゆる面で役立つことを学びましょう。

非営利団体を運営するビジネス

コストを抑えながら施設を維持することは多くの組織にとって課題ですが、非営利活動の性質上、それはさらに困難です。小規模な非営利団体には専任のメンテナンス マネージャーがいない場合があり、多くの場合、ボランティアがメンテナンスや修理作業の大部分を担当しています。出席率は予測不能であり、メンテナンス タスクを完了するのに十分な人数が常にいるとは限りません。修理を行う適切なスキルを持つボランティアを見つけるのが難しいことは言うまでもありません。

また、週に 1 ～ 2 回来てくれる人はメンテナンスの必要性をすべて理解してくれるわけではないため、何をする必要があるかを伝えることも困難です。また、何かが壊れて、それを修正する方法を知っているボランティアが 1 人か 2 人しかいない場合、誰も利用できない可能性があります。次のボランティアの日まで待つか、仕事をしてくれる外部の請負業者を探す必要があります。

多くの非営利団体は、寄贈された古い機器を使用しており、破損することが多く、その施設は特に修理が行き届いていない可能性があり、新しい建物よりも多くの維持管理が必要です。しかし、予測できない予算の制約があるため、メンテナンス タスクを可能な限り延期したいという誘惑は常にあります。

助成金や寄付キャンペーンは重要な非営利プログラムへの資金提供に役立ちますが、これらの資金は通常 1 つのプロジェクトに割り当てられ、施設の修理や保守には使用できません。つまり、わずかな予算で時代遅れの設備や施設を維持するために、経験の浅い (そして時には信頼できない) ボランティアに頼っていることになります。

CMMS ソフトウェアとは?

Computerized Maintenance Management System (CMMS) は、メンテナンス業務のあらゆる側面を合理化するソフトウェアです。次のことが容易になります:

• コンピューター化されたカレンダーでメンテナンス タスクをスケジュールし、自動化する
• クライアント、スタッフ、ボランティアに簡単な作業指示書リクエスト ポータルを提供する
• モバイル CMMS アプリを使用して作業指示書を追跡し、外出先で作成する
• 外部ベンダー向けにスケジュールされた作業指示書を作成する
• 設備や従業員のパフォーマンスを監視し、レポートを作成する

「ソフトウェアがなければ、メンテナンス担当者は紙の注文書やスプレッドシート、カレンダーなどの手作業で管理することを余儀なくされます」と、CMMS ソフトウェアと他のビジネス ソフトウェアを比較およびレビューする Web サイト、Software Advice の CMMS 市場調査員である Taylor Short 氏は言います。

CMMS は中小企業から多国籍企業まであらゆる企業で使用されていますが、一部の保守管理ソフトウェアは複雑なため、ほとんどの非営利団体にとって実用的ではありません。 Hippo CMMS は、最小の非営利団体にとって十分なユーザー フレンドリーでありながら、複雑なニーズを持つ大規模な組織にとって十分な機能を備えているように設計されています。

施設で募金活動やプレス イベントを開催していますか?

舞台裏でどんなに混沌とした状況が発生しても、募金活動やメディア イベントの間、組織は完璧に見える必要があります。建物は汚れがなく、空調が管理されている必要があり、施設の見苦しい損傷は修正する必要があります。

さらに、ゲストを楽しませたり情報を提供したりするために、AV システムやその他のめったに使用されない機器をセットアップする必要がある場合があります。マイク ケーブルの欠落や内部ヒューズの飛ばしは、寄贈者に感銘を与える効果的な基調講演と、組織の支援について考え直させる大失敗の違いを意味する可能性があります。

Hippo のオンデマンド作業指示書管理ソフトウェアは、大きなイベントの前にすべての修理およびセットアップ タスクを確実に完了するのに役立ちます。このツールを使用して、スタッフ、ボランティア、メンテナンス マネージャー、および外部の技術者を接続できます。追加した誰でも、必要に応じてメンテナンス リクエストを送信し、メンテナンス マネージャーにすぐに通知できます。

マネージャーは、各タスクをボランティアまたは外部の請負業者に割り当て、分類し、優先度をマークし、その他の関連する詳細を追加できます。マネージャーは、詳細なレポートにアクセスして、完了した作業指示書を追跡したり、期限切れのプロジェクトを発見したりすることもできます。

Hippo CMMS はどのデバイスからでも機能するため、組織内のシステムにアクセスできる人は誰でも作業指示書を更新できます。つまり、PA がセットアップされ、会議室が掃除されたことを知ることができます。マイクがオンにならないのに手遅れであることに気付くことはありません。

複数の物件を管理していますか?

小規模な非営利団体は、優れたリーダーシップと少数の献身的なボランティアで運営できます。しかし、複数の物件にまたがって作業を行うと、施設の管理と建物のメンテナンスが大幅に複雑になります。

ロジスティクスはますますトリッキーになります。建物から建物へと情報が確実に流れるわけではないため、口コミや紙での作業指示書の管理に頼ることはできません。ある建物に置いたツールは、スタッフやボランティアが必要な修理を行うために借りるため、別の建物に行き着きます。一元化されたシステムがなければ、すべての施設のメンテナンスの進捗状況を報告するのに時間がかかります。

この組織の欠如は、緊急事態が発生するまで気付かれないことがよくあります。新しい建物の配管が壊れたり、電気が消えたりすると、手元にどの部品があるかわからないことに気付きます。ツールが最後に見た場所にあることを願うか、緊急のハードウェアの実行にお金を払うことができます.

Hippo CMMS ソフトウェアは、複数のサイトを維持するストレスを解消します。当社の資産および機器保守管理システムでは、フロア プランからすべての機器を表示し、画像、O&M マニュアル、およびその他の重要な情報を保存できるため、ボランティア、従業員、外部請負業者は常に重要なドキュメントを手元に置いておくことができます。部品が少なくなったときに在庫を補充するように在庫警告を設定したり、HVAC、給湯器など、一貫した調整が必要なあらゆるものの定期メンテナンスをスケジュールしたりすることもできます。

医療サービスを提供していますか?

ヘルスケアが関与する場合、小さな間違いが劇的な結果をもたらす可能性があります。大規模な非営利病院で働いている場合でも、小さな無料の診療所で働いている場合でも、施設を清潔に保ち、機器を正常に機能させることは、スタッフが提供する患者ケアの質に大きな違いをもたらします。

さらに、メンテナンス手順は、ヘルスケアではより複雑です。施設をいつどのように掃除する必要があるかについての特定の規則と、メンテナンスのスケジュールを複雑にする可能性のある厳格なアクセス制御ポリシーがあります。 MRI 装置のような特殊な機器は、外部の技術者を必要とするため、一貫して維持する必要があります。それに加えて、建物や設備の定期的なメンテナンスもすべて行う必要があります。

Hippo CMMS ソフトウェアは、あらゆる規模の組織にヘルスケアおよび病院の保守管理ソリューションを提供します。スケーラブルで無制限のユーザーが付属しているため、ヘッド管理者から特別な修理が必要な場合にのみ来る技術者まで、必要なすべての人に適切なレベルのアクセスを与えることができます.

医師、看護師、その他のスタッフは、メンテナンス マネージャーに作業要求を送信できます。メンテナンス マネージャーは、優先順位を付けて、清掃スタッフ、請負業者、または外部の技術者にリアルタイムで割り当てることができます。管理者は、予防保全活動のタスク リストを自動的に作成するようにソフトウェアを設定することもできます。このリストは、作業員がポータブル デバイスで受信および更新できます。

このソフトウェアは請負業者の情報を整理して保存するため、専門的な予防保守も簡単に追跡できます。明日床をこすり洗いする必要がある場合でも、外部の技術者が 6 か月後に X 線装置を修理する必要がある場合でも、Hippo CMMS は自動的に作業指示書を送信して追跡します。

施設内の資産はかけがえのないものですか?

ギャラリーや美術館の静かで物思いにふける雰囲気は、忙しい医療施設とは正反対のように見えるかもしれませんが、どちらも保守スタッフによる細心の注意が必要です。気候制御システムに必要なメンテナンスを怠ると、貴重な絵画や文化的遺物が損傷する可能性があります。間違った洗浄剤を使用すると、唯一無二の骨董品が台無しになってしまう可能性があります。

Hippo CMMS ソフトウェアは、人的ミスの可能性を減らします。作業指示は口頭で伝えられたり、紙に書き留められたりするのではなく、ソフトウェアで記録および追跡され、必要に応じて詳細が記録されます。予防保守の作業指示書には段階的なタスク チェックリストが含まれており、各作業指示書への標準化されたアプローチを保証します。

それは些細な違いではありません。壊れやすいコレクションの各アイテムまたはセクションの特定の指示で満たされたバインダーでクリーニングクルーを送ることは実際的ではありません.しかし、Hippo を使えば簡単です。各作業者は、スマートフォンまたはタブレットから個々の作業指示書を受け取り、各作業に関する特別な注意事項が記載されています。より大きな説明責任とより多くの情報があれば、メンテナンス スタッフの各メンバーは、当然のことながら作業を処理することができます。

コードや検査についていくのに苦労していますか?

米国で事業を行っている場合、おそらくすでに OSHA と労働法に引っかかっているでしょう。また、従うべき建物の安全規則もあります。煙探知器と消火器を維持し、散らからないようにするための退出方法です。住宅または医療サービスの提供、技能の教育または機械工場の運営、製品の販売、または調理と食品の提供を行う場合、追加のコードがあります。組織が行うほぼすべてのことで、コンプライアンス要件が追加されます。検査に 1 回失敗すると、多額の罰金が科され、施設が閉鎖され、評判が損なわれる可能性があります。

Hippo CMMS ソフトウェアを使用すると、すべての詳細を簡単に把握できます。出口が明確であることを確認するなどの日常的なコンプライアンス タスクは、必要に応じて繰り返される自動作業指示に変えることができます。 CMMS はメンテナンス マネージャーに自動的に通知するため、煙探知機のチェックなど、数か月に 1 回しか行わなければならない作業も忘れないようにします。

非営利団体では、すべてのドルが重要です。非効率的な保守部門は、予算を圧迫し、組織の効率を低下させる可能性があります。 Hippo CMMS は 非営利団体 に役立ちます 舞台裏で行われているすべての作業を完了させながら、ミッションのためにより多くのお金を節約してください。