CMMSソフトウェア：医療施設での不十分な在庫管理の治療

病院の在庫を管理していると想像してみてください。あなたの成功は、「私はどんなアイテムを持っていますか？」のような質問に正確に答えることにかかっています。と「各アイテムはどれくらい持っていますか？」

また、回答を長期にわたって正確に保つ方法も必要になります。病院はペースの速い環境であり、現代医学には多くの使い捨ての使い捨てデバイスが含まれます。在庫レベルは、日ごと、さらには時間ごとに大きく変動する可能性があります。

解決策は、CMMSソフトウェアの在庫追跡機能です。これにより、最後の舌圧子に至るまで、すべてのアイテムを最新の状態に保つことができます。

仕組みは次のとおりです。新しい在庫が入ってきたときはいつでも、それはスキャンされ、CMMSを介してレコードに自動的に追加されます。システム全体がクラウドベースであるため、情報はいつでもどこからでも利用できます。 CMMSは、物事がいつ使用されたかを追跡することもできます。たとえば、モーターが調整可能なベッド上にある場合、交換部品は作業指示書に示され、技術者が作業指示書を閉じると、部品は在庫記録から自動的に削除されます。

それは印象的ですが、それはほんの始まりでもあります。在庫追跡により、さまざまな重要な質問に対する回答が得られます。各質問に答える鍵は、CMMSソフトウェアを使用して、在庫内のアイテムに関する正しい情報を収集して保持することです。これらの質問のいくつかと、CMMSソフトウェアを使用してそれらに答える方法を見てみましょう。

必要なものをすばやく見つけるにはどうすればよいですか？

必要な情報： 名前、説明、物理的な場所。

何かを見つけられないことは、まったく持っていないこととまったく同じです。

アイテムの名前だけでなく、説明も含めるようにしてください。ほとんどの人は正確な名前を知っていますが、一部の人は何かがどのように見えるか、またはそれが何をするかしか知りません。名前と説明の両方を追加すると、複数の名前を持つアイテムの問題も解決されます。たとえば、舌圧子はスパチュラと呼ばれることもありますが、これまでに使用されたのは1つのことだけです。

在庫が複数の施設に分割されている場合は、必ず各アイテムの場所を含めてください。これは、システムのサイズと洗練度に応じて、部屋と同じくらい一般的で、正確な棚と箱と同じくらい具体的である可能性があります。

どうすればもっと購入できますか？

必要な情報 ：購入サプライヤーの連絡先の詳細、部品番号、シリアル番号、現在の価格表。

これは、補充時に迅速かつ簡単に注文するために必要なすべての情報です。 CMMSベースの在庫追跡のためにこの情報を持つことの本当の利点は、注文する必要がないことです。 CMMSがあなたに代わってそれを行います。補充のしきい値を設定すると、ソフトウェアは既存のレベルと推定リードタイムを使用して、次の注文をいつ行うかを計算できます。

アイテムに欠陥がある場合はどうすればよいですか？

必要な情報： メーカーの連絡先の詳細、購入サプライヤーの連絡先の詳細、および保証ロット番号

次のステップを決定する際には、保証に関する情報が重要になります。場合によっては、メーカーに連絡する必要がありますが、他の場合には、保証請求は購入サプライヤーによって処理されます。いずれにせよ、ロット番号があると、同じ不良バッチからの在庫内の他のすべてを簡単に追跡し、それを返送することもできるため、頭痛の種を減らすことができます。

いつ補充する必要がありますか？

必要な情報 ：重要度

批判的なレベルは、ボックスの側面に書かれていません。これは、在庫内のアイテムごとに自分で計算する必要があるものです。基本的に、これは「このアイテムなしでこの病院を運営するのはどれほど難しいか」という質問に対する答えです。

化学分析装置と除細動器を比較することで、これがどのように機能するかを確認できます。デバイスは患者の心臓を再起動するために使用されるため、除細動器の方が重要であるように思われるかもしれません。一方、化学分析装置はそれほど重要ではないようです。それが壊れたとき、医者はただ血液検査を命じることができません。しかし、化学分析装置はより高い重要度を持っています。ラボには化学分析装置が1つしかない可能性がありますが、病院全体に多くの除細動器があります。働いていない人は他にもたくさんいます。化学分析装置が機能しない場合、ラボ全体が停止します。

重要度を決定したら、スペアパーツの安全な在庫レベルと再注文のしきい値を設定できます。上記の例では、化学分析装置用に十分なものがあるかもしれませんが、除細動器用のオンサイトはありません。

結論

在庫管理を成功させるには、何を持っているか、どれだけ持っているかを判断することから始めます。しかし、それだけではありません。回答したい質問、在庫追跡で伝えたいストーリーを考えることで、必要な情報と、CMMS内でそれを最適に整理する方法を決定できます。

参考資料

PEW Research Center：Internet＆Technology（2017）MobileFactSheet。